Hoe u werknemers kunt controleren die vanuit huis werken
Het monitoren van werknemers die vanuit huis werken is een geweldige manier om kwaliteits- en productiviteitsdoelen te bereiken en uw externe personeel te motiveren om op schema te blijven. Maar met zoveel ethische en juridische kwesties rond het monitoren van werknemers, kan het een uitdaging zijn om externe werknemers effectief te volgen zonder de grenzen van moraliteit en legaliteit te doorbreken. Dus, hoe moet je het aanpakken?
De beste manier om thuiswerkende werknemers te volgen, is door pc-bewakingssoftware te gebruiken om activiteiten zoals het voltooien van taken en hoe werknemers hun tijd besteden te volgen en te documenteren. U kunt ook externe werknemers volgen met behulp van projectbeheer, tijdregistratie en zelfrapportagesystemen.
De rest van dit artikel behandelt de verschillende manieren waarop u uw werknemers die thuis werken effectief kunt volgen zonder iemand op de tenen te trappen. Laten we er meteen in duiken.
1. Volg alle activiteiten met pc-bewakingssoftware
Sinds de pandemie hebben meer bedrijven moeten overstappen door werknemers thuis te laten werken om de workflow in stand te houden. Dit heeft echter één groot probleem doen rijzen: besteden werknemers hun tijd op de juiste manier aan als ze vanuit huis werken?
Bedrijven hebben altijd verschillende systemen gebruikt om de productiviteit van werknemers bij te houden en de gegevensbeveiliging ter plaatse te waarborgen. Het is echter veel moeilijker om thuiswerkende werknemers te volgen dan ter plaatse, en dat is waar pc-monitoring van pas komt.
Hoe kan pc-bewakingssoftware helpen?
PC-bewakingssoftware zoals Wolfeye Remote Screen geeft inzicht in de werkdaggewoonten van werknemers . Het laat u weten of ze productief zijn of tijd doorbrengen op websites en apps die ze tijdens werkuren niet zouden moeten gebruiken door dingen te controleren zoals:
- Activiteit van de webbrowser. De software verzamelt gegevens van zoekmachines, browsergeschiedenis en aangeklikte links. Hiermee kunt u bijhouden hoe elke werknemer zijn tijd online besteedt en welke websites ze bekijken.
- Kijken op sociale media. Werknemers die de tijd van het bedrijf verspillen aan sociale media-websites en -apps is een groot probleem. Het vermindert de productiviteit van de workflow en de winst van het bedrijf. PC-monitoring kan bijhouden welke werknemers sociale media gebruiken en hoeveel tijd ze daaraan besteden.
- Taak- en programmaactiviteit. Door de tijdgewoonten bij te houden van werknemers die aan taken werken en toegang te krijgen tot programma’s, kunt u hun productiviteit tijdens werkuren bekijken. Het kan u ook helpen bij het identificeren van de sterke en zwakke punten van specifieke werknemers voor bepaalde taken, aangewezen apps of programma’s. Bovendien biedt het rapporten zodat u kunt identificeren welke programma’s gunstig zijn voor de algehele productiviteit van uw personeel.
- Inhoud van e-mail en berichten. Met deze monitoringsoftware kunt u instant messaging en verzonden en ontvangen e-mails bekijken, inclusief eventuele gedeelde bijlagen. Deze functie kan cruciaal zijn voor gevoelige gegevens, zoals financiële of andere vertrouwelijke informatie. Het helpt u kwaadaardige e-mails en lekken van gevoelige informatie te identificeren en de productiviteit van werknemers bij te houden.
Een dergelijke uitgebreide monitoring verhoogt de productiviteit door een fenomeen dat bekend staat als het Hawthorne-effect . Wanneer werknemers weten dat hun activiteit wordt gecontroleerd, zullen ze zich waarschijnlijk op hun best gedragen, wat de productiviteit verhoogt.
Uw bedrijf moet niet alleen gegevens van projecten, winsten en verliezen bijhouden, maar ook de productiviteit en workflow van elke werknemer. Een monitoringsysteem kan een algemeen beeld geven om te helpen identificeren wat werkt en wat niet. Het helpt ook te identificeren wie productief is en wie achterloopt op de rest van het team.
Voor meer informatie over hoe software voor het monitoren van werknemers jou en je bedrijf kan helpen, bekijk je ons andere artikel, “ Hoe werkt computerbewakingssoftware? ”
2. Gebruik projectbeheersoftware
Projectmanagementsoftware is een uitstekend hulpmiddel om de voortgang van projecten te visualiseren. Het houdt ook relevante taken bij die zijn gedelegeerd aan individuele werknemers, inclusief degenen die thuis werken.
Projectmanagementsoftware biedt verschillende voordelen voor bedrijven met externe medewerkers. Het helpt bij zaken als:
- Projectplanning en -organisatie.
- Realtime volgen.
- Projectie van risico’s en budgetkosten.
- Workflow en gegevens centraliseren.
- Het stellen van doelen en mijlpaalbeloningen.
Gezamenlijk verbeteren deze voordelen de communicatie, de duidelijkheid van doelen en de productiviteit tussen teamleden.
Vooral effectieve communicatie is essentieel voor elke werkplek die de projectworkflow wil volgen. Zaken als statusveranderingen, voortgang en taaktoewijzingen moeten effectief en tijdig worden gecommuniceerd.
Projectbeheersoftware is ontworpen om de communicatie te stroomlijnen door middel van centralisatie. Wanneer alle opmerkingen, plannen, suggesties en beslissingen op één platform worden gedocumenteerd, is het voor individuen, teams en afdelingen gemakkelijker om samen te werken aan een gemeenschappelijk doel. Het netto-effect is een verhoogd moreel, een betere werkkwaliteit en een hoger succespercentage van projecten.
Naast het stroomlijnen van de communicatie, kunt u met projectmanagementsoftware waken over de productiviteit en het tijdsbeheer van uw thuiswerkende medewerkers. Dit wordt mogelijk gemaakt door ingebouwde tijdregistratietools waarmee externe medewerkers de tijd kunnen registreren die aan specifieke taken is besteed.
Populaire voorbeelden van projectmanagementtools zijn Asana, Trello en ClickUp.
3. Gebruik tijdregistratiesoftware voor thuiswerkers
Met tijdregistratiesoftware kunt u bijhouden hoe uw werknemers hun tijd gedurende de werkdag gebruiken. Sommige software biedt handmatige start- en stoptimers voor het starten en beëindigen van taken, terwijl andere automatische bewakingsfuncties hebben.
Tijdregistratietools bieden structuur aan medewerkers. Dit helpt hen meer zelfbewust te worden van tijdmanagement en motiveert hen om hun tijd effectief te gebruiken.
Tijdregistratietools zijn ook gunstig voor werkgevers. Ze helpen hen de productiviteit bij te houden door prestatieverdiensten te volgen, zoals aanwezigheid, tijd besteed aan specifieke taken en lengte en frequentie van pauzes.
4. Implementeer een zelfrapportagesysteem
Start een zelfrapportagesysteem waarbij werknemers die vanuit huis werken een rapport van hun dagelijkse productiviteit moeten opsturen. Om het af te dwingen, moet u hen verantwoordelijk houden voor hun workflow en communicatie met teamgenoten en supervisors.
Deze strategie houdt uw medewerkers betrokken bij het uitvoeren van taken. Het is ook een geweldige manier om vragen en zorgen te communiceren en essentiële medewerkers op de hoogte te houden van hun vorderingen.
Bovendien kan zelfgerapporteerde informatie inzicht geven in welke projecten, bronnen of programma’s werken, wat u kunt doen om uw externe medewerkers te helpen hun workflow te stroomlijnen en wat sommige personen tegenhoudt.
Het enige probleem met het monitoren van externe medewerkers via een zelfrapportagesysteem is dat het te veel op vertrouwen vertrouwt.
U moet erop kunnen vertrouwen dat uw medewerkers accurate rapportages leveren. Dit is gemakkelijker gezegd dan gedaan bij grotere teams, omdat sommige personen kunnen liegen of een vertekend beeld geven van hun werklast en verantwoordelijkheden. Gelukkig kunt u deze maas in de wet verhelpen door een zelfrapportagesysteem te koppelen aan andere hierboven besproken monitoringmethoden.
Laatste gedachten
Het kan een uitdaging zijn voor zowel het bedrijf als de werknemers om zich aan te passen van de werkstroom op locatie naar externe functies. Overweeg een van de hierboven besproken oplossingen voor bewaking op afstand om ervoor te zorgen dat productiviteit en tijdbeheer geen problemen zijn voor thuiswerkers.
Onthoud dat u niet per se bij één oplossing hoeft te blijven. Zolang u de tijd en infrastructuur heeft, kunt u verschillende oplossingen combineren voor effectieve bewaking op afstand.