Comment surveiller les employés travaillant à domicile
La surveillance des employés qui travaillent à domicile est un excellent moyen d’atteindre des objectifs de qualité et de productivité et de motiver votre main-d’œuvre distante à rester sur la bonne voie. Mais avec tant de problèmes éthiques et juridiques liés à la surveillance des employés, il peut être difficile de suivre efficacement les employés à distance sans enfreindre les limites de la moralité et de la légalité. Alors, comment faut-il s’y prendre ?
La meilleure façon de surveiller les employés travaillant à domicile consiste à utiliser un logiciel de surveillance pour PC pour suivre et documenter les activités telles que l’achèvement des tâches et la façon dont les employés utilisent leur temps. Vous pouvez également surveiller les employés distants à l’aide de systèmes de gestion de projet, de suivi du temps et d’auto-déclaration.
Le reste de cet article couvrira les différentes façons dont vous pouvez surveiller efficacement vos employés travaillant à domicile sans marcher sur les pieds de qui que ce soit. Plongeons dedans.
1. Suivez toutes les activités avec le logiciel de surveillance PC
Depuis la pandémie, de plus en plus d’entreprises ont dû pivoter en permettant aux employés de travailler à domicile dans le but de maintenir le flux de travail. Cependant, cela a soulevé une préoccupation majeure : les employés utilisent-ils leur temps de manière appropriée lorsqu’ils travaillent à domicile ?
Les entreprises ont toujours utilisé divers systèmes pour suivre la productivité des employés et assurer la sécurité des données sur site. Cependant, le suivi des employés travaillant à domicile est beaucoup plus difficile que de le faire sur place, et c’est là que la surveillance des PC est utile.
Comment le logiciel de surveillance PC peut-il aider ?
Un logiciel de surveillance pour PC comme Wolfeye Remote Screen donne un aperçu des habitudes de travail des employés . Il vous permet de savoir s’ils sont productifs ou s’ils passent du temps sur des sites Web et des applications qu’ils ne devraient pas utiliser pendant les heures de travail en surveillant des éléments tels que :
- Activité du navigateur Web. Le logiciel collecte les données des moteurs de recherche, les historiques de navigation et les liens cliqués. Cela vous permet de suivre la façon dont chaque employé utilise son temps en ligne et les sites Web qu’il consulte.
- Visualisation des médias sociaux. Les employés qui perdent le temps de l’entreprise sur les sites Web et les applications de médias sociaux sont un énorme problème. Il réduit la productivité du flux de travail et les bénéfices de l’entreprise. La surveillance des PC peut suivre les employés utilisant les médias sociaux et le temps passé dessus.
- Tâche et activité de programme. Le suivi des habitudes de temps des employés travaillant sur des tâches et accédant à des programmes peut vous aider à voir leur productivité pendant les heures de travail. Il peut également vous aider à identifier les forces et les faiblesses d’employés spécifiques sur certaines tâches, applications désignées ou programmes. De plus, il fournit des rapports vous permettant d’identifier les programmes qui sont bénéfiques pour la productivité globale de votre personnel.
- Contenu des e-mails et des messages. Ce logiciel de surveillance vous permet de visualiser la messagerie instantanée et les e-mails envoyés et reçus, y compris les pièces jointes partagées. Cette fonctionnalité peut être cruciale pour les données sensibles, telles que les informations financières ou autres informations confidentielles. Il vous aidera à identifier les e-mails malveillants et les fuites d’informations sensibles et à suivre la productivité des employés.
Une surveillance aussi complète augmente la productivité grâce à un phénomène connu sous le nom d’ effet Hawthorne . Lorsque les employés savent que leur activité est surveillée, ils adoptent probablement leur meilleur comportement, ce qui augmente la productivité.
Votre entreprise doit suivre non seulement les données des projets, les bénéfices et les pertes, mais également la productivité et le flux de travail de chaque employé. Un système de surveillance peut fournir une vue d’ensemble pour aider à identifier ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Cela permet également d’identifier qui est productif et qui est à la traîne par rapport au reste de l’équipe.
Pour en savoir plus sur la façon dont le logiciel de surveillance des employés peut vous aider, vous et votre entreprise, consultez notre autre article, « Comment fonctionne le logiciel de surveillance informatique ? ”
2. Utiliser un logiciel de gestion de projet
Le logiciel de gestion de projet est un excellent outil qui permet de visualiser l’avancement du projet. Il assure également le suivi des tâches pertinentes déléguées aux employés individuels, y compris ceux qui travaillent à domicile.
Un logiciel de gestion de projet offre plusieurs avantages aux entreprises ayant des employés distants. Cela aide avec des choses comme:
- Planification et organisation du projet.
- Suivi en temps réel.
- Projection des risques et des coûts budgétaires.
- Centralisation du flux de travail et des données.
- Fixer des objectifs et des récompenses d’étape.
Ensemble, ces avantages améliorent la communication, la clarté des objectifs et la productivité des membres de l’équipe.
Une communication efficace, en particulier, est essentielle pour tout lieu de travail cherchant à suivre le flux de travail du projet. Des éléments tels que les changements de statut, les progrès et les affectations de tâches doivent être communiqués efficacement et en temps opportun.
Le logiciel de gestion de projet est conçu pour rationaliser la communication grâce à la centralisation. Lorsque tous les commentaires, plans, suggestions et décisions sont documentés sur une seule plateforme, il est plus facile pour les individus, les équipes et les services de collaborer vers un objectif commun. L’effet net est un moral remonté, une meilleure qualité de travail et un taux de réussite des projets plus élevé.
En plus de fluidifier la communication, un logiciel de gestion de projet vous permet de veiller sur la productivité et la gestion du temps de vos collaborateurs en télétravail. Ceci est facilité par des outils de suivi du temps intégrés qui permettent aux employés distants d’enregistrer le temps passé sur des tâches spécifiques.
Des exemples populaires d’outils de gestion de projet sont Asana, Trello et ClickUp.
3. Utilisez un logiciel de suivi du temps pour les télétravailleurs
Un logiciel de suivi du temps vous permettra de suivre la façon dont vos employés utilisent leur temps tout au long de la journée de travail. Certains logiciels fournissent des minuteries de démarrage et d’arrêt manuels pour le début et la fin des tâches, tandis que d’autres ont des fonctions de surveillance automatique.
Les outils de suivi du temps fournissent une structure aux employés. Cela aide à les rendre plus conscients de la gestion du temps et les motive à utiliser leur temps efficacement.
Les outils de suivi du temps sont également bénéfiques pour les employeurs. Ils les aident à suivre la productivité en surveillant les mérites de la performance tels que l’assiduité, le temps consacré à des tâches spécifiques, ainsi que la durée et la fréquence des pauses.
4. Mettre en place un système d'auto-déclaration
Lancez un système d’auto-déclaration qui oblige les employés travaillant à domicile à envoyer un rapport de leur productivité quotidienne. Pour l’appliquer, tenez-les responsables de leur flux de travail et de la communication avec leurs coéquipiers et leurs superviseurs.
Cette stratégie gardera vos employés engagés dans l’accomplissement des tâches. C’est également un excellent moyen de communiquer des questions et des préoccupations et de tenir les membres essentiels du personnel au courant de leurs progrès.
De plus, les informations autodéclarées peuvent donner un aperçu des projets, des ressources ou des programmes qui fonctionnent, de ce que vous pouvez faire pour aider votre main-d’œuvre distante à rationaliser son flux de travail et de ce qui retient certaines personnes.
Le seul problème avec la surveillance des employés distants via un système d’auto-déclaration est qu’il repose trop sur la confiance.
Vous devez faire confiance à vos employés pour fournir des rapports précis. C’est plus facile à dire qu’à faire avec des équipes plus grandes, car certaines personnes peuvent mentir ou fournir une évaluation biaisée de leur charge de travail et de leurs responsabilités. Heureusement, vous pouvez remédier à cette lacune en associant un système d’auto-déclaration à d’autres méthodes de surveillance décrites ci-dessus.
Dernières pensées
Il peut être difficile pour l’entreprise et les employés de passer d’un flux de travail sur site à des postes distants. Pour vous assurer que la productivité et la gestion du temps ne sont pas des problèmes pour ceux qui travaillent à domicile, envisagez l’une des solutions de surveillance à distance décrites ci-dessus.
N’oubliez pas que vous n’êtes pas obligé de vous en tenir à une seule solution. A condition d’avoir le temps et l’infrastructure, vous pouvez combiner plusieurs solutions pour une télésurveillance efficace.