7 raisons de surveiller les employés
La surveillance des employés est devenue plus courante depuis la pandémie de coronavirus, lorsque tout le monde travaillait à domicile. La demande est restée forte même si les gens sont de retour au bureau. Les recherches de logiciels de surveillance des employés comme Wolfeye ont augmenté de 75 % depuis le confinement de mars 2020. Mais quelles sont les raisons de la surveillance des employés ?
Il existe 7 raisons principales pour surveiller les employés :
- Pour suivre et augmenter la productivité
- Pour comprendre comment le temps est passé
- Pour évaluer la performance des employés au bureau et à distance
- Pour empêcher le vol des données de l’entreprise
- Pour minimiser les distractions
- Pour prévenir le burn-out
- Pour faire économiser de l’argent à l’entreprise sur les logiciels
Explorons chacune de ces raisons en détail ci-dessous. Continuez à lire pour en savoir plus sur les motivations pour la surveillance des employés et sur la façon dont un logiciel comme Wolfeye peut bénéficier à votre organisation.
Suivi et augmentation de la productivité des employés
La surveillance des employés peut être utilisée comme un outil pour suivre la productivité des employés pendant la journée de travail. Les données collectées lors de la surveillance sont utilisées pour élaborer des stratégies visant à améliorer le flux de travail. Les données collectées relatives à la productivité incluent les applications utilisées par vos employés et la durée pendant laquelle ils les utilisent.
Une autre façon dont la surveillance augmente la productivité est qu’elle permet à la direction de l’entreprise de suivre les erreurs et de travailler pour les corriger plus rapidement. Plus vite les erreurs sont détectées, plus vite elles peuvent être corrigées.
Une surveillance constante met en évidence les forces que chaque individu apporte au lieu de travail tout en accomplissant des tâches. Savoir dans quoi tout le monde excelle augmente la productivité parce que les gens en font plus lorsqu’ils aiment le travail qu’ils font.
La productivité est une statistique importante car si les employés ne maîtrisent pas leur travail, les projets ne sont pas terminés et l’entreprise en souffre. Leur réputation est entachée et ils perdront des revenus.
Comprendre comment les employés passent leur temps
La surveillance donne à la direction une meilleure idée de la façon dont les personnes qui travaillent sous leur direction utilisent leur temps. Lorsque les employés consacrent trop de temps à des activités non professionnelles et à la socialisation, la productivité diminue. Un logiciel de surveillance peut suivre le temps que les ordinateurs passent inactif et le temps passé par les employés.
De plus, les logiciels de surveillance découragent les employés de passer trop de temps à éviter le travail. Grâce à Wolfeye, les employeurs peuvent voir quels logiciels les employés utilisent, à quelles réunions ils ont participé et combien de temps ils consacrent aux tâches.
Les membres de l’équipe administrative peuvent utiliser le suivi pour recevoir des alertes en cas de violation de la politique de l’entreprise. Cela permet de traiter les violations au fur et à mesure qu’elles se produisent et d’éviter qu’elles ne se reproduisent fréquemment.
Évaluation des performances des employés à distance et au bureau
Un logiciel comme Wolfeye suit et permet de mesurer les mesures de performance. Cela peut également aider à faire correspondre le travail à travers le département et à mettre en évidence les erreurs commises. Savoir quels domaines doivent être améliorés signifie que des plans peuvent être élaborés pour y remédier. Les erreurs courantes peuvent également être contournées grâce à ce processus.
Les mesures de performance ne doivent pas seulement être prises à la fin d’un projet, mais également lors de sa mise en œuvre. De cette façon, les chefs de projet peuvent fournir des conseils et donner des commentaires, ce qui garantit la réussite de celui-ci.
Les employeurs peuvent voir si leurs employés atteignent les objectifs de qualité attendus et mettre en place des plans d’action pour ceux qui sont sous-performants. Les employés pourront alors voir où ils doivent s’améliorer et travailler pour devenir des atouts complets pour leur organisation.
Protection des données de l'entreprise
Les violations de données sur le lieu de travail ont un impact sérieux. Les entreprises perdent non seulement les données et les projets pour lesquels elles ont travaillé si dur à collecter et à réaliser, mais également des informations essentielles dont elles ont besoin pour fonctionner.
Une étude menée par Verizon a révélé que 82 % des violations de données étaient causées par des erreurs humaines. Il peut s’agir d’une erreur ou d’un oubli de faire quelque chose. La gestion des violations de données coûte du temps et de l’argent aux organisations.
Un logiciel de surveillance comme Wolfeye peut aider à empêcher le vol de données. Il peut détecter les menaces et alerter les bonnes personnes en cas de risque de violation. Il existe également des fonctionnalités de protection des données qui peuvent être activées pour répondre aux besoins uniques d’une entreprise.
Réduire l'incidence de l'épuisement professionnel et ses effets
L’épuisement professionnel demeure un problème majeur partout au pays. Selon Deloitte, 77 % des personnes interrogées dans une enquête menée auprès de 1 000 personnes ont été victimes d’épuisement professionnel au moins une fois. L’épuisement professionnel implique un épuisement mental et physique, une insatisfaction extrême à l’égard du travail et une détérioration générale de la santé mentale.
Les symptômes courants de l’épuisement professionnel comprennent l’insomnie, la fatigue, l’irritabilité et la dépression. La meilleure façon de prévenir l’épuisement professionnel des employés est de créer une culture qui comprend l’importance et respecte un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée.
Un logiciel de surveillance peut aider les employeurs à maintenir un bon équilibre entre le travail et la maison pour tous les membres de leur organisation en suivant l’engagement global des employés. Toute personne y ayant accès peut voir comment un employé se concentre et comment la productivité fluctue tout au long de la journée.
Si les données de suivi indiquent de courtes sessions de productivité élevée immédiatement suivies de longues périodes de peu ou pas de travail accompli, cet employé est susceptible de souffrir d’épuisement professionnel.
Réduire le budget logiciel d'une organisation
L’utilisation d’un programme comme Wolfeye aide les entreprises à dépenser moins en logiciels. Au lieu d’avoir plusieurs logiciels pour surveiller différentes choses ou générer des données, ils peuvent avoir un logiciel complet et en faire plus à la fois.
Le logiciel peut également aider les entreprises à identifier les logiciels peu ou pas utilisés en suivant l’activité des employés. Les logiciels sous-utilisés peuvent être soit supprimés pour réduire le budget, soit remplacés par quelque chose qui répond mieux aux besoins de l’entreprise.
Quels sont les types d'outils de surveillance des employés ?
Les logiciels informatiques ne sont pas le seul moyen pour les entreprises de surveiller leurs employés, bien qu’ils aient récemment gagné en popularité. Les autres outils utilisés pour surveiller les employés comprennent :
- Surveillance vidéo : suivi de la productivité des employés et d’autres mesures grâce à la surveillance en direct. Également utilisé à des fins de sécurité et à des fins juridiques, car les images peuvent être visionnées à tout moment
- Cartes-clés : elles sont le plus souvent utilisées pour accéder aux zones et pour pointer les quarts de travail. Les cartes-clés ont également une puce qui détaille l’emplacement à des fins de présence.
- Surveillance du réseau : toutes les entreprises suivent l’activité sur leurs réseaux wifi dans une certaine mesure. Il les aide à se protéger contre les menaces en ligne en gardant une trace du trafic réseau, des sites Web visités, des fichiers ouverts et stockés et du temps passé en ligne, entre autres.
- Surveillance des e-mails : le suivi des e-mails aide à prévenir le phishing et autres cyberattaques. Le service informatique a un accès complet à toute l’activité sur les e-mails professionnels
- Suivi GPS : tous les véhicules de l’entreprise disposent d’un suivi GPS pour effectuer des livraisons et se déplacer entre les sites ou effectuer des travaux sur le terrain. Le suivi de ces données aide les entreprises à comprendre la quantité de travail effectuée sur différents sites
- Keylogging : suivi de tout ce qui est tapé sur l’ordinateur pendant le travail pour voir si les employés respectent l’éthique
La surveillance a lieu sur le lieu de travail de toutes sortes de façons. Si vous travaillez dans le secteur de la santé ou dans un autre secteur avec beaucoup d’informations personnelles et protégées, les cartes-clés sont utilisées tous les jours, mais vous ne saviez probablement pas qu’elles font partie de la surveillance.
Comment choisir un logiciel de surveillance des employés
Un grand nombre de logiciels de surveillance des employés ont été créés pour répondre à la demande accrue. Pour cette raison, il peut être difficile de choisir le logiciel qui répond le mieux aux besoins de l’organisation. Voici quelques facteurs à prendre en compte lorsque vous parcourez un logiciel de surveillance pour vous aider à faire ce choix.
Fonctionnalités nécessaires
La chose la plus importante à considérer est les fonctionnalités que vous souhaitez que le logiciel inclue. Après tout, le logiciel sera inutile s’il n’a pas les fonctionnalités dont vous avez besoin. Si vous avez besoin d’idées, certaines des fonctionnalités les plus populaires utilisées dans les logiciels de surveillance sont :
- Surveillance des pages Web : un journal en temps réel des pages Web visitées par les employés, y compris la date et l’heure de chaque visite
- Surveillance des applications : un journal en temps réel des logiciels utilisés par les employés sur leurs ordinateurs, y compris la date et l’heure d’utilisation
- Surveillance du chat en direct : suit les données de conversation sur des applications telles que Microsoft Teams et Slack, les horodatages indiquent la date et l’heure, où la conversation a eu lieu, qui a participé et ce qui a été dit
- Surveillance des e-mails : surveillance des applications mais pour les comptes de messagerie
- Surveillance des périphériques amovibles : suivi des lecteurs flash et autres équipements pouvant être retirés d’un ordinateur. Indique si ces appareils ont été utilisés et quels fichiers ont été téléchargés sur l’ordinateur ou téléchargés à partir de celui-ci
- Captures d’écran : des captures d’écran aléatoires sont prises de l’écran d’un employé afin que les managers puissent voir l’activité.
- Surveillance par webcam : permet aux managers d’activer les webcams pour voir si les employés sont à leur bureau ou non
- Blocage matériel : empêche les employés de télécharger du matériel que l’entreprise ne veut pas qu’ils utilisent
Toutes ces fonctionnalités surveillent l’activité et donnent aux managers une idée de ce que font leurs employés à tout moment s’ils suivent les procédures de l’entreprise et si le temps est bien utilisé. Cependant, certaines fonctionnalités telles que le suivi par webcam sont discutables en termes d’éthique et de légalité sur le lieu de travail, vous pouvez donc également en tenir compte.
Coût du logiciel
Ce n’est un secret pour personne que les logiciels de toutes sortes ont un prix élevé. Conservez le budget dont vous disposez pour le logiciel de surveillance des employés lorsque vous magasinez. Le prix de ces surveillances est basé sur le nombre d’utilisateurs qui y seront utilisés par mois. La plupart des logiciels ont un nombre minimum d’utilisateurs de cinq utilisateurs pour bénéficier des tarifs professionnels.
Le logiciel est soit exécuté sur site à l’aide d’une configuration physique, soit numériquement via le cloud. Le premier a un coût initial plus élevé en raison de la main-d’œuvre requise pour l’installation. Un groupe de professionnels de l’informatique doit également assurer le fonctionnement du serveur. Les logiciels cloud sont livrés sans ces coûts, mais sont gérés par un tiers, vous leur confiez donc vos données.
Le coût moyen d’un logiciel se situe entre 40 et 60 dollars par utilisateur et par an. Le coût minimum est de 20 $ par utilisateur et par an, et le plus cher est d’environ 150 $ par utilisateur et par an. Le coût varie en fonction du nombre d’utilisateurs et du nombre de fonctionnalités incluses dans le logiciel.
Convivialité du logiciel
Non seulement le logiciel a besoin des bonnes fonctionnalités, mais il doit également être convivial. De cette façon, la majorité des gens peuvent l’utiliser ou apprendre à l’utiliser même s’ils ne se considèrent pas comme des connaisseurs en technologie. La convivialité des logiciels a un impact direct sur la productivité. Plus les utilisateurs passent de temps à confondre les logiciels, moins ils ont de temps pour les tâches assignées
Chaque logiciel devrait avoir un moyen de demander de l’aide afin que les problèmes puissent être résolus au fur et à mesure qu’ils surviennent.
Qu’est-ce qui rend un logiciel convivial ?
Les meilleurs logiciels sont ceux que toute personne ayant des connaissances de base en informatique peut utiliser correctement. Voici quelques-unes des caractéristiques qui définissent un logiciel convivial :
- Processus d’installation et de mise à jour simple
- Une interface simplifiée et colorée pour minimiser la surcharge
- La navigation dans le logiciel pour accéder aux informations est facile à saisir
- Processus de fonctionnement rapides
- Aucun logiciel supplémentaire n’est nécessaire pour accéder aux fonctions essentielles
- Sécurité intégrée aux normes de l’industrie
Si le logiciel que vous choisissez répond à tous ou à la plupart de ces critères, votre équipe ne devrait avoir aucun problème à l’utiliser pour faire son travail. Un logiciel accessible signifie moins de temps et d’argent consacrés à la formation et moins de frustration chez les employés. C’est une chose positive pour toutes les parties concernées.
Conclusion
Les raisons d’acheter un logiciel de surveillance des employés incluent l’augmentation de la productivité, la compréhension du temps passé, l’évaluation des performances, la réduction des distractions, la protection des données, la prévention de l’épuisement professionnel et la réduction du budget logiciel. Il existe de nombreux types de logiciels de surveillance et il est essentiel que celui choisi ait les bonnes fonctionnalités, corresponde au budget et soit convivial.