Privacidad en el monitoreo remoto: Estrategias para garantizarla
Si bien los softwares de monitoreo remoto para equipos empresariales son una solución efectiva para garantizar la productividad online. También representan un gran reto en cuanto a garantizar la privacidad y la confianza se refiere.
Afortunadamente, existen estrategias para garantizar la privacidad en el monitoreo remoto. A continuación, detallaremos cuáles son dichas formas para lograr que tus trabajadores se sientan seguros y tranquilos al ser monitoreados con este tipo de software.
El dilema entre monitoreo y privacidad
El monitoreo remoto tiene la finalidad de proteger los activos de la empresa, verificar el cumplimiento de políticas internas y optimizar la productividad. No obstante, esta vigilancia puede interpretarse como una invasión de la privacidad de los trabajadores.
Un empleado puede sentirse incómodo si cree que su patrón revisa conversaciones personales, realiza grabaciones de pantalla fuera de horario o incluso accede a su geolocalización sin autorización.
Por eso, el reto consiste en encontrar un equilibrio entre proteger los intereses de la organización sin vulnerar los derechos de los trabajadores o enfrentarse a alguna denuncia por acoso.
Marco legal y regulaciones sobre privacidad
Garantizar la privacidad en el monitoreo remoto comienza por respetar la legislación vigente. En muchos países existen normas estrictas sobre protección de datos y derechos laborales que las empresas deben cumplir.
Legislación en Latinoamérica
Para entender cómo lograr la privacidad en el monitoreo remoto, es importante conocer el marco legal que existe para Latinoamérica, región donde Wolf Eye es el mejor software para el monitoreo remoto de computadoras de empresas.
En México, la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares establece que debe existir un consentimiento, así como se debe proporcionar información sobre el uso de la información recopilada.
Por otro lado, en Colombia la Ley 1581 regula el manejo de datos personales bajo principios de legalidad y transparencia. Lo mismo sucede en otros países donde el cumplimiento de las reglas de gestión de datos personales no solo evita sanciones, sino que también transmite confianza y credibilidad a los empleados.
Principios éticos del monitoreo responsable
Más allá de la ley, las empresas deben adoptar principios éticos claros para garantizar un cumplimiento de los principios de privacidad en el monitoreo remoto.
Transparencia
Lo primero que debes hacer como directivo o gerente es informar de manera abierta qué se monitorea (correo laboral, tiempo de conexión, uso de software corporativo) y qué no (chats personales, redes sociales privadas) con este tipo de softwares.
Proporcionalidad
También es importante indicar que solo se recolecta la información necesaria para fines laborales, así como mostrar ejemplos o medidas que se toman para evitar excesos como grabar audio o video sin justificación.
Consentimiento
Siempre que sea posible, se debe obtener la autorización expresa de los empleados mediante políticas internas claras. Esto ayudará a garantizar la privacidad en el monitoreo remoto y fortalecer la relación de confianza empleado-patrón.
Estrategias para garantizar la privacidad en el monitoreo remoto
Si aún quedan dudas sobre cómo garantizar la privacidad en el monitoreo remoto, estas son algunas estrategias que nuestros clientes ponen en marcha en sus empresas.
Definir políticas claras de monitoreo
Para garantizar confianza se deben redactar políticas claras donde se detalle qué se supervisa, con qué herramientas y para qué fines. Al establecer dichas políticas por escrito (y darles una copia a los trabajadores), se evita la incertidumbre sobre qué se monitorea y se protege tanto a la empresa como a los trabajadores.
Uso de software especializado con enfoque en privacidad
Es recomendable elegir soluciones de monitoreo que integren controles de privacidad o herramientas que ayuden a gestionar la privacidad en el monitoreo remoto. Además, claro está, de que tengan también políticas claras sobre la recolección de este tipo de datos.
Separación entre dispositivos personales y corporativos
Cuando sea posible, las empresas deben dar equipos de trabajo dedicados como computadoras o celulares solo para desempeñar su empleo. Esto ayuda a reducir el riesgo de mezclar información personal con información de la empresa. Si no es viable, se pueden usar perfiles separados dentro de un mismo dispositivo para garantizar dicha división.
Limitación horaria en el monitoreo
Una buena práctica es configurar el software para registrar actividades únicamente dentro de la jornada laboral establecida, sobre todo, evitando el rastreo en tiempo de descanso o fuera de horarios. Esto ayudará a garantizar una percepción de privacidad en el monitoreo remoto.
Anonimización de datos en análisis colectivos
Aunque algunas empresas prefieren obtener datos puntuales de cada trabajador, otras optan por “hacer anónimos” los datos de modo que, o se usa un perfil genérico, o se agrupan en un solo reporte.
Encriptación y almacenamiento seguro
Todos los datos recolectados deben almacenarse en servidores seguros, con cifrado de extremo a extremo y accesos restringidos solo a personal autorizado. Incluso, si esto se hace en una unidad de almacenamiento o en una cuenta dentro del software del administrador.
Auditorías periódicas y cumplimiento normativo
Además, para garantizar la privacidad en el monitoreo remoto se recomienda realizar periódicamente procesos de monitoreo para revisar que el uso de estas herramientas se alinea con las leyes y con los principios éticos adoptados por la empresa.
El rol de la comunicación interna en la privacidad en el monitoreo remoto
La privacidad no se garantiza solo con tecnología, también se requieren de políticas fuertes que ayuden a proteger al trabajador de prácticas abusivas.
Lo primero que se debe hacer es informar empleados deben conocer desde el primer día de trabajo cómo funciona el monitoreo y qué medidas de privacidad se aplican. De igual forma, la capacitación es crucial en la privacidad en el monitoreo remoto.
Se recomienda realizar una formación en ciberseguridad la cual debe incluir también la explicación de los límites del monitoreo. Esto para que el equipo entienda que su privacidad está protegida.
Incluso se recomienda mostrar cómo es que funcionan estos softwares y qué se hará con los datos para que exista una mayor claridad y certeza. Esto permitirá revertir la percepción negativa sobre este tipo de programas de monitoreo.
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