7 motivi per monitorare i dipendenti
Il monitoraggio dei dipendenti è diventato più comune dalla pandemia di coronavirus, quando tutti lavoravano da casa. La domanda è rimasta forte anche se le persone sono tornate in ufficio. Le ricerche di software di monitoraggio dei dipendenti come Wolfeye sono aumentate del 75% dal blocco di marzo 2020. Ma quali sono le ragioni per monitorare i dipendenti?
Ci sono 7 motivi principali per monitorare i dipendenti:
- Per monitorare e aumentare la produttività
- Per capire come viene speso il tempo
- Valutare le prestazioni dei dipendenti in sede e da remoto
- Per evitare che i dati aziendali vengano rubati
- Per ridurre al minimo le distrazioni
- Per prevenire il burnout
- Per risparmiare i soldi dell’azienda sul software
Esploriamo ciascuno di questi motivi in dettaglio di seguito. Continua a leggere per saperne di più sulle motivazioni per il monitoraggio dei dipendenti e su come un software come Wolfeye può portare vantaggi alla tua organizzazione.
Monitoraggio e aumento della produttività dei dipendenti
Il monitoraggio dei dipendenti può essere utilizzato come strumento per tenere traccia della produttività dei dipendenti durante la giornata lavorativa. I dati raccolti durante il monitoraggio vengono utilizzati per elaborare strategie per migliorare il flusso di lavoro. I dati raccolti relativi alla produttività includono le applicazioni utilizzate dai dipendenti e il periodo di tempo in cui le utilizzano.
Un altro modo in cui il monitoraggio aumenta la produttività è che consente alla leadership aziendale di tenere traccia degli errori e lavorare per risolverli in modo più efficiente in termini di tempo. Più velocemente vengono rilevati gli errori, prima possono essere corretti.
Un monitoraggio costante evidenzia i punti di forza che ogni individuo porta sul posto di lavoro durante il completamento delle attività. Sapere in cosa eccellono tutti aumenta la produttività perché le persone ottengono di più quando apprezzano il lavoro che stanno facendo.
La produttività è una statistica importante perché se i dipendenti non sono al passo con il loro lavoro, i progetti non vengono completati e l’azienda ne risente. La loro reputazione è danneggiata e perderanno entrate.
Capire come i dipendenti trascorrono il loro tempo
Il monitoraggio offre alla direzione un’idea migliore di come le persone che lavorano sotto di loro utilizzano il loro tempo. Quando i dipendenti trascorrono troppo tempo in attività non lavorative e socializzano, la produttività diminuisce. Il software di monitoraggio può tenere traccia del tempo che i computer trascorrono inattivi e della quantità di tempo personale che i dipendenti trascorrono.
Inoltre, il software di monitoraggio scoraggia i dipendenti dal trascorrere troppo tempo evitando il lavoro. Utilizzando Wolfeye, i datori di lavoro possono vedere quale software utilizzano i dipendenti, a quali riunioni hanno partecipato e quanto tempo dedicano alle attività.
I membri del team amministrativo possono utilizzare il monitoraggio per ricevere avvisi quando si verificano violazioni della politica aziendale. Ciò consente di affrontare le violazioni nel momento in cui si verificano e impedisce che si ripetano frequentemente.
Valutazione delle prestazioni dei dipendenti remoti e in sede
Software come Wolfeye tiene traccia e consente di misurare le metriche delle prestazioni. Può anche aiutare a far corrispondere il lavoro in tutto il dipartimento ed evidenziare gli errori commessi. Sapere quali aree devono essere migliorate significa che è possibile fare piani per affrontarle. Gli errori comuni possono anche essere aggirati attraverso questo processo.
Le metriche delle prestazioni non dovrebbero essere prese solo alla fine di un progetto, ma anche durante la sua implementazione. In questo modo, i responsabili del progetto possono fornire indicazioni e feedback, il che ne garantisce il completamento con successo.
I datori di lavoro possono vedere se i loro lavoratori stanno raggiungendo gli obiettivi di qualità attesi e impostare piani d’azione per coloro che hanno prestazioni inferiori. I dipendenti saranno quindi in grado di vedere dove devono migliorare e lavorare per diventare risorse a tutto tondo per la loro organizzazione.
Protezione dei dati aziendali
Le violazioni dei dati sul posto di lavoro hanno un impatto serio. Le aziende non solo perdono i dati e i progetti che hanno lavorato così duramente per raccogliere e completare, ma anche le informazioni chiave di cui hanno bisogno per funzionare.
Uno studio condotto da Verizon ha rilevato che l’82% delle violazioni dei dati è stato causato da errori umani. Potrebbe trattarsi di commettere un errore o dimenticare di fare qualcosa. Affrontare le violazioni dei dati costa alle organizzazioni tempo e denaro.
Un software di monitoraggio come Wolfeye può aiutare a impedire il furto dei dati. Può cercare minacce e avvisare le persone giuste se esiste la possibilità di una violazione. Esistono anche funzionalità di protezione dei dati che possono essere attivate per soddisfare le esigenze specifiche di un’azienda.
Riduzione dell'incidenza del burnout e dei suoi effetti
Il burnout sul posto di lavoro rimane un grave problema in tutto il paese. Secondo Deloitte, il 77% degli intervistati in un sondaggio condotto su 1.000 persone ha sperimentato il burnout almeno una volta. Il burnout comporta esaurimento mentale e fisico, estrema insoddisfazione per il lavoro e declino generale della salute mentale.
I sintomi comuni del burnout includono insonnia, affaticamento, irritabilità e depressione. Il modo migliore per prevenire il burnout dei dipendenti è creare una cultura che comprenda l’importanza e rispetti un sano equilibrio tra lavoro e vita privata.
Il software di monitoraggio può aiutare i datori di lavoro a mantenere un giusto equilibrio tra lavoro e casa per tutti i membri della loro organizzazione monitorando il coinvolgimento complessivo dei dipendenti. Chiunque abbia accesso può vedere come si concentra un dipendente e come la produttività diminuisce e fluisce nel corso della giornata.
Se i dati di tracciamento indicano brevi sessioni di alta produttività immediatamente seguite da lunghi periodi di poco o nessun lavoro svolto, è probabile che quel dipendente stia vivendo un esaurimento.
Riduzione del budget per il software di un'organizzazione
L’utilizzo di un programma come Wolfeye aiuta le aziende a spendere meno in software. Invece di avere più software per monitorare cose diverse o generare dati, possono avere un software completo e fare più cose contemporaneamente.
Il software può anche aiutare le aziende a identificare quale software ha poco o nessun utilizzo monitorando l’attività dei dipendenti. Il software sottoutilizzato può essere rimosso per ridurre il budget o sostituito con qualcosa che meglio si adatta alle esigenze dell’azienda.
Quali sono i tipi di strumenti di monitoraggio dei dipendenti?
Il software per computer non è l’unico modo in cui le aziende possono monitorare i propri dipendenti, anche se recentemente ha guadagnato una grande popolarità. Altri strumenti utilizzati per monitorare i dipendenti includono:
- Monitoraggio video : monitoraggio della produttività dei dipendenti e di altre metriche attraverso la sorveglianza in tempo reale. Utilizzato anche per scopi di sicurezza e legali poiché i filmati possono essere rivisti in qualsiasi momento
- Keycard : sono utilizzate più spesso per accedere alle aree e per timbrare i turni. Le keycard hanno anche un chip che specifica la posizione ai fini della presenza.
- Monitoraggio della rete : tutte le aziende tengono traccia dell’attività sulle proprie reti wifi in una certa misura. Li aiuta a proteggersi dalle minacce online tenendo traccia, tra le altre cose, del traffico di rete, dei siti Web visitati, dei file aperti e archiviati e del tempo trascorso online
- Monitoraggio della posta elettronica : il monitoraggio della posta elettronica aiuta a prevenire il phishing e altri attacchi informatici. Il reparto IT ha accesso completo a tutte le attività sulle e-mail di lavoro
- Tracciamento GPS : tutti i veicoli aziendali dispongono di tracciamento GPS per effettuare consegne e viaggiare tra le località o svolgere lavori sul campo. Il monitoraggio di questi dati aiuta le aziende a capire quanto lavoro viene svolto nei diversi siti
- Keylogging : tenere traccia di tutto ciò che è stato digitato sul computer mentre si lavora per vedere se i dipendenti rispettano l’etica
Il monitoraggio avviene all’interno del posto di lavoro in tutti i modi. Se lavori nel settore sanitario o in un altro settore con molte informazioni personali e protette, le chiavi magnetiche vengono utilizzate ogni giorno, ma probabilmente non sapevi che fanno parte del monitoraggio.
Come scegliere un software di monitoraggio dei dipendenti
Un gran numero di software di monitoraggio dei dipendenti è stato creato per soddisfare l’aumento della domanda. Per questo motivo, può essere difficile scegliere il software che meglio soddisfa le esigenze organizzative. Ecco alcuni fattori da considerare durante la navigazione nel software di monitoraggio per aiutarti a fare questa scelta.
Funzionalità necessarie
La cosa più importante da considerare sono le funzionalità che si desidera includere nel software. Dopotutto, il software sarà inutile se non ha le funzionalità di cui hai bisogno. Se hai bisogno di idee, alcune delle funzionalità più popolari utilizzate nel software di monitoraggio sono:
- Monitoraggio delle pagine Web : un registro in tempo reale delle pagine Web visitate dai dipendenti, inclusa la data e l’ora di ciascuna visita
- Monitoraggio dell’applicazione : un registro in tempo reale del software utilizzato dai dipendenti sui propri computer, inclusa la data e l’ora di utilizzo
- Monitoraggio della chat dal vivo : traccia i dati della conversazione su app come Microsoft Teams e Slack, i timestamp mostrano la data e l’ora, dove si è svolta la conversazione, chi ha partecipato e cosa è stato detto
- Monitoraggio della posta elettronica : monitoraggio dell’applicazione ma per gli account di posta elettronica
- Monitoraggio dei dispositivi rimovibili : monitoraggio delle unità flash e di altre apparecchiature che possono essere rimosse da un computer. Mostra se questi dispositivi sono stati utilizzati e quali file sono stati caricati sul computer o scaricati da esso
- Screenshot : vengono acquisiti screenshot casuali dello schermo di un dipendente in modo che i manager possano vedere l’attività.
- Monitoraggio tramite webcam : consente ai manager di attivare le webcam per vedere se i dipendenti sono alla scrivania o meno
- Blocco hardware : impedisce ai dipendenti di scaricare hardware che l’azienda non vuole che utilizzino
Tutte queste funzionalità monitorano l’attività e danno ai manager un’idea di cosa stanno facendo i loro dipendenti in ogni momento se stanno seguendo le procedure aziendali e se il tempo viene utilizzato bene. Tuttavia, alcune funzionalità come il tracciamento della webcam sono discutibili in termini di etica e legalità sul posto di lavoro, quindi potresti prendere in considerazione anche questo.
Costo software
Non è un segreto che il software di qualsiasi tipo abbia un prezzo elevato. Mantieni il budget che hai per il software di monitoraggio dei dipendenti mentre fai acquisti. Il prezzo di questi monitoraggi si basa su quanti utenti ci saranno al mese, la maggior parte dei software ha un numero minimo di utenti di cinque utenti per qualificarsi per le tariffe aziendali.
Il software viene eseguito in loco utilizzando una configurazione fisica o digitalmente attraverso il cloud. Il primo ha un costo iniziale maggiore a causa della manodopera richiesta per l’installazione. Un gruppo di professionisti IT deve anche mantenere il server in esecuzione. Il software cloud viene fornito senza questi costi, ma è gestito da una terza parte, quindi affidi loro i tuoi dati.
Il costo medio per il software è ovunque da $ 40-60 per utente all’anno. Il costo minimo è di $ 20 per utente all’anno e il più costoso è di circa $ 150 per utente all’anno. Il costo varia in base al numero di utenti presenti e al numero di funzionalità incluse nel software.
Facilità d’uso del software
Non solo il software ha bisogno delle giuste funzionalità, ma deve anche essere facile da usare. In questo modo, la maggior parte delle persone può usarlo o imparare a usarlo anche se non si considera esperto di tecnologia. La facilità d’uso del software ha un impatto diretto sulla produttività. Più tempo gli utenti trascorrono confusi sul software, meno tempo hanno per le attività assegnate
Ogni software dovrebbe avere un modo per contattare il supporto per aiutare in modo che i problemi possano essere risolti non appena si presentano.
Cosa rende un software user-friendly?
I migliori software sono quelli che chiunque abbia una conoscenza di base dei computer può utilizzare correttamente. Ecco alcune delle caratteristiche che definiscono un software user-friendly:
- Semplice processo di installazione e aggiornamento
- Un’interfaccia snella e colorata per ridurre al minimo il sovraccarico
- La navigazione attraverso il software per accedere alle informazioni è facile da comprendere
- Processi operativi rapidi
- Non è necessario alcun software aggiuntivo per accedere alle funzioni essenziali
- Sicurezza standard di settore integrata
Se il software che scegli soddisfa tutti o la maggior parte di questi criteri, il tuo team non dovrebbe avere problemi a usarlo per portare a termine il proprio lavoro. Un software accessibile significa meno tempo e denaro utilizzati per la formazione e meno frustrazione tra i dipendenti. È una cosa positiva per tutte le parti coinvolte.
Conclusione
I motivi per l’acquisto del software di monitoraggio dei dipendenti includono l’aumento della produttività, la comprensione di come viene speso il tempo, la valutazione delle prestazioni, la riduzione al minimo delle distrazioni, la protezione dei dati, la prevenzione del burnout e la riduzione del budget del software. Esistono molti tipi di software di monitoraggio ed è fondamentale che quello scelto abbia le caratteristiche giuste, si adatti al budget e sia facile da usare.