Come monitorare i dipendenti che lavorano da casa
Monitorare i dipendenti che lavorano da casa è un ottimo modo per raggiungere obiettivi di qualità e produttività e motivare la tua forza lavoro remota a rimanere in pista. Ma con così tanti problemi etici e legali che circondano il monitoraggio dei dipendenti, può essere una sfida monitorare efficacemente i dipendenti remoti senza violare i confini della moralità e della legalità. Quindi, come dovresti procedere?
Il modo migliore per monitorare i dipendenti che lavorano da casa è utilizzare il software di monitoraggio del PC per tenere traccia e documentare attività come il completamento delle attività e il modo in cui i dipendenti utilizzano il proprio tempo. Puoi anche monitorare i dipendenti remoti utilizzando la gestione dei progetti, il monitoraggio del tempo e i sistemi di autosegnalazione.
Il resto di questo articolo coprirà i vari modi in cui puoi monitorare efficacemente i tuoi dipendenti che lavorano da casa senza pestare i piedi a nessuno. Immergiamoci subito.
1. Tieni traccia di tutte le attività con il software di monitoraggio del PC
Dopo la pandemia, più aziende hanno dovuto cambiare direzione consentendo ai dipendenti di lavorare da casa nel tentativo di mantenere il flusso di lavoro. Tuttavia, questo ha sollevato una grande preoccupazione: i dipendenti utilizzano il loro tempo in modo appropriato quando lavorano da casa?
Le aziende hanno sempre utilizzato vari sistemi per monitorare la produttività dei dipendenti e garantire la sicurezza dei dati in loco. Tuttavia, monitorare i dipendenti che lavorano da casa è molto più difficile che farlo in loco, ed è qui che il monitoraggio del PC torna utile.
In che modo il software di monitoraggio per PC può essere d’aiuto?
Un software di monitoraggio per PC come Wolfeye Remote Screen fornisce informazioni sulle abitudini lavorative dei dipendenti . Ti consente di sapere se sono produttivi o trascorrono del tempo su siti Web e app che non dovrebbero utilizzare durante l’orario di lavoro monitorando cose come:
- Attività del browser web. Il software raccoglie i dati del motore di ricerca, le cronologie del browser e i collegamenti cliccati. Ciò ti consente di tenere traccia di come ogni dipendente utilizza il proprio tempo online e quali siti Web sta visualizzando.
- Visualizzazione sui social. I dipendenti che sprecano il tempo dell’azienda sui siti Web e sulle app dei social media sono un grosso problema. Riduce la produttività del flusso di lavoro e il profitto dell’azienda. Il monitoraggio del PC può tenere traccia dei dipendenti che utilizzano i social media e del tempo trascorso su di essi.
- Compito e attività del programma. Il monitoraggio delle abitudini temporali dei dipendenti che lavorano su attività e l’accesso ai programmi può aiutarti a vedere la loro produttività durante l’orario di lavoro. Può anche aiutarti a identificare i punti di forza e di debolezza di dipendenti specifici su determinate attività, app designate o programmi. Inoltre, fornisce report in modo da poter identificare quali programmi sono vantaggiosi per la produttività complessiva del personale.
- Contenuti e-mail e messaggi. Questo software di monitoraggio ti consente di visualizzare la messaggistica istantanea e le e-mail inviate e ricevute, inclusi eventuali allegati condivisi. Questa funzione può essere cruciale per i dati sensibili, come informazioni finanziarie o altre informazioni riservate. Ti aiuterà a identificare e-mail dannose e fughe di informazioni sensibili e a tenere traccia della produttività dei dipendenti.
Tale monitoraggio completo aumenta la produttività attraverso un fenomeno noto come effetto Hawthorne . Quando i dipendenti sanno che la loro attività viene monitorata, probabilmente si comporteranno al meglio, il che aumenta la produttività.
La tua azienda deve tenere traccia non solo dei dati di progetti, profitti e perdite, ma anche della produttività e del flusso di lavoro di ciascun dipendente. Un sistema di monitoraggio può fornire una visione d’insieme per aiutare a identificare cosa funziona e cosa no. Aiuta anche a identificare chi è produttivo e chi è in ritardo rispetto al resto del team.
Per ulteriori informazioni su come il software di monitoraggio dei dipendenti può aiutare te e la tua azienda, consulta il nostro altro articolo, ” Come funziona il software di monitoraggio del computer?”
2. Utilizzare il software di gestione dei progetti
Il software di gestione dei progetti è uno strumento eccellente che visualizza l’avanzamento del progetto. Tiene inoltre traccia delle attività rilevanti delegate ai singoli dipendenti, compresi quelli che lavorano da casa.
Il software di gestione dei progetti offre numerosi vantaggi per le aziende con dipendenti remoti. Aiuta con cose come:
- Pianificazione e organizzazione del progetto.
- Monitoraggio in tempo reale.
- Proiezione dei rischi e dei costi di bilancio.
- Centralizzazione del flusso di lavoro e dei dati.
- Stabilire obiettivi e premi per traguardi.
Collettivamente, questi vantaggi migliorano la comunicazione, la chiarezza degli obiettivi e la produttività tra i membri del team.
Una comunicazione efficace, in particolare, è essenziale per qualsiasi luogo di lavoro che desideri tenere traccia del flusso di lavoro del progetto. Cose come cambiamenti di stato, progressi e assegnazioni di attività devono essere comunicate in modo efficace e tempestivo.
Il software di gestione dei progetti è progettato per semplificare la comunicazione attraverso la centralizzazione. Quando tutti i commenti, i piani, i suggerimenti e le decisioni sono documentati in un’unica piattaforma, è più facile per singoli, team e reparti collaborare per raggiungere un obiettivo comune. L’effetto netto è un aumento del morale, una migliore qualità del lavoro e un tasso di successo del progetto più elevato.
Oltre a semplificare la comunicazione, il software di gestione dei progetti ti consente di controllare la produttività e la gestione del tempo dei tuoi dipendenti che lavorano da casa. Ciò è facilitato da strumenti di monitoraggio del tempo integrati che consentono ai dipendenti remoti di registrare il tempo dedicato a attività specifiche.
Esempi popolari di strumenti di gestione dei progetti sono Asana, Trello e ClickUp.
3. Utilizzare il software di monitoraggio del tempo per i lavoratori remoti
Il software di monitoraggio del tempo ti consentirà di tenere traccia di come i tuoi dipendenti utilizzano il loro tempo durante la giornata lavorativa. Alcuni software forniscono timer di avvio e arresto manuali per l’inizio e la fine delle attività, mentre altri dispongono di funzionalità di monitoraggio automatico.
Gli strumenti di monitoraggio del tempo forniscono una struttura per i dipendenti. Questo aiuta a renderli più consapevoli della gestione del tempo e li motiva a utilizzare il loro tempo in modo efficace.
Gli strumenti di monitoraggio del tempo sono utili anche per i datori di lavoro. Li aiutano a tenere traccia della produttività monitorando i meriti delle prestazioni come la frequenza, il tempo dedicato a compiti specifici e la durata e la frequenza delle pause.
4. Implementare un sistema di autosegnalazione
Avvia un sistema di autosegnalazione che richieda ai dipendenti che lavorano da casa di inviare un rapporto sulla loro produttività giornaliera. Per farla rispettare, considerali responsabili del loro flusso di lavoro e della comunicazione con compagni di squadra e supervisori.
Questa strategia manterrà i tuoi dipendenti impegnati nel completamento delle attività. È anche un ottimo modo per comunicare domande e preoccupazioni e tenere aggiornati i membri essenziali del personale sui loro progressi.
Inoltre, le informazioni auto-riportate possono fornire informazioni su quali progetti, risorse o programmi stanno funzionando, cosa puoi fare per aiutare la tua forza lavoro remota a semplificare il proprio flusso di lavoro e cosa trattiene alcune persone.
L’unico problema con il monitoraggio dei dipendenti remoti attraverso un sistema di autosegnalazione è che si basa troppo sulla fiducia.
Devi fidarti dei tuoi dipendenti per fornire rapporti accurati. Questo è più facile a dirsi che a farsi con team più grandi perché alcuni individui possono mentire o fornire una valutazione distorta del proprio carico di lavoro e delle proprie responsabilità. Fortunatamente, puoi affrontare questa scappatoia associando un sistema di autosegnalazione con altri metodi di monitoraggio discussi sopra.
Pensieri finali
Può essere difficile sia per l’azienda che per i dipendenti passare dal flusso di lavoro in loco a posizioni remote. Per garantire che la produttività e la gestione del tempo non siano un problema per chi lavora da casa, prendi in considerazione una delle soluzioni di monitoraggio remoto discusse sopra.
Ricorda che non devi necessariamente attenersi a una soluzione. Finché hai il tempo e l’infrastruttura, puoi combinare diverse soluzioni per un monitoraggio remoto efficace.