Como saber se os funcionários usam dispositivos de trabalho para uso pessoal
Se você gerencia uma pequena empresa, deve monitorar o que seus funcionários estão fazendo em seus computadores de trabalho para evitar roubo de tempo e risco de vazamento de dados. Mas como você pode fazer isso?
Você pode descobrir se seus funcionários estão usando dispositivos de trabalho para uso pessoal instalando um software de monitoramento de desktop, usando uma ferramenta de colaboração no local de trabalho, criando um e-mail comercial para seus funcionários ou solicitando ao departamento de TI que verifique os sites acessados por meio da empresa. Wi-fi.
Se você quiser saber mais sobre essas técnicas de monitoramento de funcionários e descobrir qual pode ser a mais adequada para o seu negócio, continue lendo! É exatamente isso que discutiremos no artigo de hoje.
1. Instale o software de monitoramento de desktop nos dispositivos da sua empresa
Os dispositivos de monitoramento de desktop são uma virada de jogo para empregadores e gerentes que desejam monitorar a atividade de seus funcionários nos dispositivos da empresa.
Esta é, de longe, a maneira mais eficaz de descobrir o que os funcionários estão fazendo nos computadores da empresa, pois oferece várias opções diferentes para monitorar seus funcionários.
Quais são esses recursos? Bem, isso dependerá de qual software de monitoramento de desktop você escolher e do seu plano de assinatura. Mas aqui está uma lista de alguns exemplos do tipo de dados que você pode rastrear por meio deles:
- Você pode rastrear todas as teclas digitadas em seu computador comercial, o que significa que poderá descobrir o que seus funcionários estão digitando.
- Você poderá ver quando seus funcionários estão online e quando estão inativos.
- Você pode acompanhar o uso de mídia social dos funcionários durante o horário de trabalho.
- Você poderá rastrear as atividades de mídia social de seus funcionários, mesmo que eles façam login em suas contas privadas.
- Você pode ver o conteúdo exato das telas de seus funcionários em tempo real por meio de capturas de tela feitas automaticamente pelo software ou por meio de uma transmissão ao vivo gravada discretamente das telas de seus funcionários.
Agora, há uma tonelada de bons softwares de monitoramento de desktop por aí que você pode escolher, mas para poupar o trabalho de pesquisa, aqui está um que eu recomendo que você verifique:
Wolfeye
Wolfeye remote screen é um software de monitoramento de desktop projetado especificamente para proprietários de pequenas empresas que desejam monitorar o uso de computadores comerciais por seus funcionários e pais que desejam manter o controle dos computadores domésticos de seus filhos.
Uma vez que este software está posicionado para ser usado por proprietários de pequenas empresas e famílias, também é muito mais econômico do que outro software; você pode obter uma assinatura de 1 ano por apenas $ 97 por PC.
O que você recebe em troca? Bem, você pode acessar totalmente quase qualquer atividade que ocorra em seu computador comercial por meio da incrível variedade de recursos que o Wolfeye oferece.
Suas características mais notáveis são:
- Monitoramento de tela do PC ao vivo – Você pode ver tudo o que está acontecendo na tela do computador da sua empresa em tempo real.
- Capturas de tela e sites visitados – Wolfeye enviará periodicamente capturas de tela da tela do computador e registrará uma lista de todos os sites visitados.
- Presença Indetectável – O Wolfeye inicia automaticamente e de forma invisível toda vez que o PC de destino é inicializado.
- Vigilância Remota – Você pode ver o que está acontecendo nos dispositivos da empresa, mesmo que não estejam sendo usados nas instalações da empresa.
2. Faça com que os funcionários trabalhem na ferramenta de colaboração do espaço de trabalho
Outra ótima maneira de ficar de olho nas atividades de seus funcionários é transferindo todas as comunicações internas (e atribuições aplicáveis) para qualquer ferramenta popular de colaboração no espaço de trabalho. Exemplos dessas ferramentas incluem Slack, ClickUp , Google Workspace, Microsoft Teams, Asana e muito mais.
Como empregador, você geralmente tem o direito de entrar em contato com essas empresas de colaboração e extrair os bate-papos e os dados de sua empresa. Normalmente, você só terá permissão para fazer isso se tiver o seguinte:
- O plano correto para sua ferramenta de colaboração do espaço de trabalho e
- A aprovação ou autorização da empresa de colaboração proprietária dessa ferramenta de colaboração para extrair os dados de seus funcionários.
Esses dados serão úteis para você? Bem, sim e não. Veja bem, quando você extrai os bate-papos e análises de seus funcionários da ferramenta de colaboração administrada pela empresa, você obtém acesso a uma tonelada de dados.
Agora, esses dados incluem informações que podem ser úteis para você, mas incluem principalmente ruído. Portanto, como empregador, é improvável que você se veja regularmente ou com frequência examinando esses dados.
Ainda assim, esta é uma boa opção se você administra um negócio e deseja acompanhar o progresso de seu funcionário e se deseja resolver quaisquer disputas.
Dois grandes espaços de trabalho onde você pode monitorar esses dados incluem:
Slack
O Slack é uma plataforma de comunicação de espaço de trabalho digital que permite às empresas escolher sua estrutura/organização de comunicação.
Como proprietário/gerente de negócios, você pode solicitar um bate-papo e outras análises de dados do Slack e (desde que você tenha assinado o plano “plus”) o Slack aprovará sua solicitação e enviará esses dados a você.
Microsoft Teams
O Microsoft Teams é um espaço de comunicação e colaboração empresarial. Usando o Teams, você pode acessar os dados de seus funcionários por meio do eDiscovery, uma ferramenta de pesquisa que permite que eles naveguem por bate-papos e e-mails privados no Teams. No entanto, primeiro você deve ser aprovado e liberado para conformidade legal para acessar esse recurso.
3. Crie e-mails comerciais para seus funcionários
Como empregador, você tem acesso total a todos os e-mails que os funcionários enviam ou recebem em seus e-mails comerciais. Portanto, criar e-mails comerciais para cada funcionário pode ser uma ótima ideia se você quiser monitorar quais e-mails eles estão enviando ou recebendo de terceiros internos ou externos.
Não para por aqui. Como empregador, você também pode optar por um software keylogger que faz cópias de todos os e-mails enviados e recebidos por meio do e-mail comercial e de qualquer rascunho de e-mail que seus funcionários possam ter criado, mas nunca enviado.
No entanto, é importante observar que ser tão intrusivo provavelmente prejudicará seu relacionamento com seus funcionários.
A privacidade do funcionário é importante, mas se você sentir necessidade de acessar seus e-mails, certifique-se de ser totalmente transparente com seus funcionários sobre isso e certifique-se de dar a eles a opção de enviar e-mails privados, marcando-os como „confidenciais“.
Quão úteis essas mensagens de e-mail serão para você? Bem, em relação ao monitoramento diário das atividades dos funcionários, não muito. É impraticável passar por cada e-mail que todos os funcionários da sua organização enviam ou recebem diariamente.
No entanto, quando se trata de resolver conflitos, pesquisar esses e-mails pode ajudar a resolver problemas.
4. Você pode monitorar sites que seus funcionários acessam por meio da rede da empresa
Quer seus funcionários estejam em seus dispositivos pessoais ou de trabalho, se estiverem conectados à rede wi-fi da empresa, sua empresa terá acesso a todos os sites que seus funcionários pesquisarem na Internet.
Você pode não conseguir ver o que seus funcionários fazem neste site, mas pelo menos isso informará se seus funcionários estão pesquisando conteúdo relacionado ao trabalho na Internet ou usando o horário de expediente para fazer compras online.
Conclusão
Resumindo, monitorar o uso dos dispositivos de trabalho pelos funcionários é importante para:
- Assegure-se de que os funcionários não estejam usando o tempo e os recursos da empresa para assuntos pessoais.
- Certifique-se de que os dados de negócios permaneçam protegidos e que nenhum funcionário vaze intencionalmente ou não qualquer informação para terceiros.
Dito isso, os empregadores geralmente podem monitorar a atividade dos funcionários nos dispositivos de trabalho de quatro maneiras. Estes são:
- Dispositivos de monitoramento de área de trabalho
- Ferramentas de colaboração do espaço de trabalho administrado pela empresa
- e-mails comerciais
- wi-fi empresa
Você pode usar qualquer uma dessas soluções (ou uma combinação delas ou todas de uma vez) para monitorar seus funcionários, mas certifique-se de saber como filtrar os “dados de ruído”.
