Mag een werkgever uw persoonlijke apparaten controleren?
Er zijn veel manieren waarop we communiceren en toegang krijgen tot informatie. Nu smartphones en andere persoonlijke apparaten in bedrijven groeien, rijst de vraag hoeveel uw werkgever kan controleren.
Werkgevers kunnen uw persoonlijke apparaten monitoren als u ze voor uw werk gebruikt en gaan akkoord met een contract dat monitoring toestaat. Bedrijven kunnen uw telefoon, tablet, laptop of elk ander apparaat dat u gebruikt voor werkgerelateerde doeleinden monitoren, en de meeste doen precies dat.
In dit artikel wordt besproken of het oké is voor werkgevers om uw persoonlijke apparaten te monitoren met behulp van bijvoorbeeld computerbewakingssoftware zoals Wolfeye . Laten we erop ingaan!
Waarom werkgevers uw persoonlijke apparaten kunnen controleren
Er zijn veel redenen waarom uw werkgever uw persoonlijke apparaten wil controleren, vooral als u ze voor uw werk gebruikt.
Voorkom de verspreiding van vertrouwelijke informatie
Ongeacht uw functietitel, u komt waarschijnlijk vertrouwelijke bedrijfsinformatie tegen wanneer u werkgerelateerde programma’s opent. Zelfs dingen die in een zakelijke e-mail worden gedeeld, kunnen zeer vertrouwelijk zijn en kunnen schade toebrengen aan het bedrijf of klanten als u ze buiten het bedrijf deelt.
Dit betekent dat bedrijven die hun werknemers toegang geven tot vertrouwelijke informatie een manier nodig hebben om te garanderen dat werknemers die informatie naar niemand sturen. Dit is gemakkelijker te doen binnen de computers en apparaten van het bedrijf. Bedrijven kunnen beperken waar werknemers informatie naartoe sturen en tot welke websites ze toegang hebben.
Bedrijven die het gebruik van bedrijfsinformatie op persoonlijke apparaten toestaan, hebben nog steeds een manier nodig om ervoor te zorgen dat informatie veilig is. Dit kunnen ze doen door de persoonlijke apparaten van medewerkers te monitoren.
Bewaak interacties
Een andere belangrijke reden waarom bedrijven persoonlijke apparaten willen monitoren, is om interacties in de gaten te houden. Dit kunnen interacties zijn tussen verschillende werknemers of zelfs communicatie tussen werknemers en klanten.
Interacties met klanten zijn belangrijk om bij te houden in elk bedrijf. Bedrijven willen deze interacties monitoren, zodat medewerkers contact houden met klanten en een papieren spoor bijhouden bij klachten of fouten. Als een klant een probleem heeft met de interactie van een medewerker, is het belangrijk om een reservekopie te hebben.
Zelfs als werknemers niet rechtstreeks met klanten communiceren, willen bedrijven toch de interacties van werknemers in de gaten houden. Dit is om kopieën van werknemersinteracties te bewaren voor het geval er een meningsverschil is. Het is ook goed om bewijs te hebben als een medewerker op ongepaste wijze met een ander communiceert.
Als een bedrijf werknemers toegang geeft tot bedrijfscommunicatie op hun persoonlijke apparaten, kan het monitoren van die apparaten klanten en werknemers beschermen. In plaats van partij te kiezen bij een meningsverschil, stelt het volgen van die gesprekken het bedrijf in staat te begrijpen wat er is gebeurd en een weloverwogen beslissing te nemen.
Productiviteit op afstand
Als u persoonlijke apparaten gebruikt om op afstand te werken, kan uw werknemer dat apparaat controleren om ervoor te zorgen dat u productief blijft terwijl u niet op kantoor werkt. Bedrijven kunnen nu toetsenbordaanslagen, inactiviteit en andere belangrijke factoren bijhouden die beter kunnen bepalen hoeveel u thuis werkt.
De meeste bedrijven geven er de voorkeur aan om bedrijfsapparaten te gebruiken voor werken op afstand, omdat het hen meer controle geeft over wat werknemers op het apparaat zetten. Als het toestel van jou is, maar je bent toch van plan het voor je werk te gebruiken, kan je werkgever vragen om er software op te installeren die maximale controle mogelijk maakt.
Cyberbeveiliging
Hoewel uw persoonlijke apparaat van u kan zijn, kan het voor uw werkgever een probleem zijn als er bedrijfsinformatie op staat als er iets met uw apparaat gebeurt. Bedrijven willen misschien uw apparaat controleren om er zeker van te zijn dat u geen vertrouwelijke informatie verstuurt, maar wat gebeurt er als iemand uw apparaat steelt of erin hackt?
In het tijdperk van technologie moeten we consequent werken om onze informatie te beschermen. Bedrijven denken hetzelfde over hun informatie. Als iemand uw telefoon zou stelen, heeft hij mogelijk toegang tot bedrijfsinformatie die hij voor snode doeleinden kan gebruiken.
Dit is ook de reden waarom bedrijven van u kunnen eisen dat u een wachtwoord hebt om toegang te krijgen tot uw apparaat. Zelfs op persoonlijke apparaten is het gebruikelijk dat mensen op zijn minst toegang hebben tot hun zakelijke e-mail. Als iemand uw apparaat steelt, krijgt die persoon toegang tot uw zakelijke e-mail en alle informatie in die e-mails.
Bedrijven kunnen dus uw apparaat controleren om er zeker van te zijn dat u genoeg doet om de informatie te beschermen. Ze kunnen controleren of u uw werkwachtwoorden al dan niet op uw apparaat opslaat en andere dingen die later een beveiligingsrisico kunnen worden.
Tijddiefstal voorkomen
U hebt waarschijnlijk sporadisch gehoord over tijddiefstal tijdens werkvergaderingen, omdat werkgevers zich er altijd zorgen over hebben gemaakt. Sommigen richten zich misschien op productiviteit als het gaat om tijddiefstal, maar dat is niet de enige zorg van de bedrijven. Natuurlijk wil je baas dat je productief bent op het werk, maar er zijn andere manieren waarop werknemers tijd kunnen stelen dan dat ze niet erg productief zijn.
Ten eerste is er de ” buddy punch “. Dit verwijst naar het laten inklokken door een andere werknemer voordat je daar aankomt. Dit is een goede manier om berisping voor te laat komen te voorkomen, maar het is onnauwkeurig. Bedrijven kunnen dus uw apparaten monitoren, zodat dit niet gebeurt. Door uw locatie, apparaatactiviteit en de computer waarop u hebt ingeklokt te controleren, kunt u dit voorkomen.
Een ander type tijddiefstal dat bedrijven kunnen afschrikken met apparaatbewaking, is het nemen van langere pauzes. Dit is niet erg voor degenen die overdag geen pauzes hoeven bij te houden, maar veel mensen moeten zich aan een pauzeschema houden. Werknemers die langer werken dan de toegestane pauzetijden kunnen hun productiviteit aantasten en hun team te kort doen komen.
Bedrijven kunnen dus besluiten om de apparaten van werknemers te monitoren om te bevestigen dat werknemers voldoende pauzes nemen. Dit kan ten goede komen aan bedrijven en andere werknemers die het misschien moeilijk hebben zonder de hulp van mensen die in die tijd zouden moeten werken.
Gemakkelijker vertrek van werknemers
Een groot voordeel van bedrijven die de persoonlijke apparaten van werknemers monitoren, is dat het vertrek van werknemers gemakkelijker wordt. Zelfs werknemers die op goede voet vertrekken, zouden geen toegang meer moeten hebben tot bedrijfsinformatie. Bedrijven kunnen gemakkelijker controleren of de informatie waartoe de werknemer tijdens het dienstverband toegang had, bij vertrek geen risico loopt.
Als een bedrijf de persoonlijke apparaten van werknemers kan monitoren, kan het alle interne informatie van het apparaat wissen voordat de werknemer vertrekt. Werknemers die op goede voorwaarden vertrekken, vormen misschien niet zo’n groot beveiligingsrisico, maar degenen die op slechte voorwaarden vertrekken, kan het misschien niet schelen wat er met de vertrouwelijke informatie op hun apparaten gebeurt.
Hoeveel informatie kan een werkgever controleren op uw persoonlijke apparaat?
Hoewel werkgevers werkgerelateerde informatie op uw persoonlijke apparaat kunnen controleren, mogen ze niet alles controleren. De Amerikaanse wet op de privacy en bescherming van gegevens voorkomt dat werkgevers uw sms-berichten en andere informatie op uw persoonlijke apparaat kunnen controleren zonder uw toestemming of vooraf opgestelde beleidsregels.
Als uw werkgever uw gebruik van zakelijke apparaten wil controleren, heeft hij helemaal geen toestemming nodig. Dit wordt zelfs aangemoedigd door bedrijven in de hele VS om ervoor te zorgen dat werknemers deze middelen op de juiste manier gebruiken. Het monitoren van persoonlijke apparaten wordt echter iets moeilijker.
Als uw werkgever uw persoonlijke apparaten wil monitoren die niet werkgerelateerd zijn, heeft hij daarvoor uw toestemming nodig. Anders kunnen ze uw eigen persoonlijke apparaten die u niet gebruikt voor bedrijfscommunicatie niet in beslag nemen of controleren.
Uw eigen apparaat meenemen
Bedrijven kunnen een beleid hebben dat inhoudt dat u uw eigen apparaat meeneemt naar het werk. Dit komt vooral veel voor bij externe bedrijven die niet van werknemers verlangen dat ze naar het hoofdkantoor komen. In dit geval zouden ze willen dat u uw eigen computer, tablet of telefoon meeneemt naar het werk in plaats van er een te verstrekken.
Als uw bedrijf dit beleid heeft, kunnen ze alle apparaten die u voor uw werk gebruikt, controleren, ook al zijn het persoonlijke apparaten. Dergelijke bedrijven hebben vaak een bestaand beleid met betrekking tot het meebrengen van uw eigen materialen, zodat het bedrijf deze kan controleren.
Dit kan voor sommigen zorgwekkend zijn omdat het uw werkgever in staat stelt te controleren wat u in uw vrije tijd op uw apparaten doet. Omdat het bedrijf zijn software op uw apparaat zet, wordt het onderdeel van het bedrijfseigendom, waardoor ze het kunnen controleren. Hoewel ze waarschijnlijk niets geven om je persoonlijke sms’jes of apps die je downloadt, moet je oppassen dat je niet onprofessioneel handelt op die apparaten.
Het netwerk van het bedrijf gebruiken
Als u uw persoonlijke apparaten verbindt met de wifi van uw bedrijf , kunnen ze controleren wat u op uw telefoon doet. Het is vooral gebruikelijk dat bedrijven bepaalde websites blokkeren wanneer ze hun netwerk gebruiken, zelfs op uw eigen persoonlijke apparaat.
Hierdoor kan uw werkgever ervoor zorgen dat u op het werk geen gevaarlijke of ongepaste websites bezoekt. Het kan zijn dat u bepaalde websites helemaal niet kunt bezoeken, omdat het bedrijf ervoor kan kiezen om welke websites dan ook te blokkeren. Ze kunnen echter meer doen dan alleen onvriendelijke sites blokkeren.
Als je bedrijfswifi gebruikt , moet je op je werk kijken naar wat je zoekt. Hoewel ze kunnen bepalen welke websites u bezoekt, kunnen ze ook uw internetactiviteit zien. Dit is een andere manier voor bedrijven om uw persoonlijke apparaten te controleren, zelfs als u ze niet voor uw werk gebruikt.
Hoe u uw persoonlijke apparaten privé kunt houden
Als u er zeker van wilt zijn dat uw werkgever niet alles kan meekijken wat u doet op uw privétoestel, moet u dit gescheiden houden van uw werk. Dit betekent dat u alleen toegang tot uw werkinformatie op bedrijfsapparaten mag hebben.
Zelfs het hebben van alleen uw zakelijke e-mail op uw persoonlijke apparaat vormt een beveiligingsrisico voor bedrijven en zij kunnen ervoor kiezen om uw apparaat te controleren. Bedenk eens hoeveel vertrouwelijke informatie u elke dag intern over het bedrijf ziet of verstuurt. Die informatie is veel minder veilig wanneer u deze vanaf uw apparaat opent.
U moet uw eigen persoonlijke apparaten dus gescheiden houden van uw werk als u wilt voorkomen dat ze door uw werkgever worden gecontroleerd. Anders zullen ze er waarschijnlijk voor kiezen om ze te controleren.
Wees op de hoogte van het beleid
Omdat geen enkele wet bedrijven in de weg staat om uw apparaten te monitoren, moet u zich altijd bewust zijn van het bedrijfsbeleid rond monitoring. Dit maakt deel uit van het contract dat u tekent wanneer u wordt aangenomen, maar de informatie is meestal op veel plaatsen voor u beschikbaar.
Raadpleeg het personeelshandboek als u dat heeft, of u kunt ook contact opnemen met HR voor informatie. Lees de controleregels in de arbeidsovereenkomst goed door, zodat u geen enkele regel over het hoofd ziet.
Laat het werk op het werk
Een van de beste manieren om te bevestigen dat een bedrijf uw persoonlijke apparaten niet controleert, is door uw werk- en persoonlijke apparaten gescheiden te houden. Dit begint met het werk op het werk te laten. Door uw zakelijke e-mail van uw persoonlijke apparaat te houden, kunt u een betere balans tussen werk en privéleven krijgen, terwijl u uw apparaat privé houdt en volledig gescheiden houdt van uw werkgever.
Laat uw werkapparaten dus zoveel mogelijk achter als u niet aan het werk bent en controleer uw werk niet op uw persoonlijke apparaten. Door alles gescheiden te houden, kunt u uw eigen apparaten privé houden.
Verwacht monitoring
De beste manier om apparaatmonitoring door de werkgever te benaderen, is ervan uit te gaan dat ze elk apparaat monitoren dat op de een of andere manier met uw werk is verbonden. Als u apparaten heeft die door uw bedrijf zijn geleverd, zullen zij uw activiteit daarop volgen. Als u op elk apparaat toegang heeft tot beveiligde informatie over het bedrijf, verwacht dan dat zij deze zullen controleren om zichzelf te beschermen.
Voordat u uw persoonlijke apparaat aan het bedrijf verstrekt, moet u ervoor zorgen dat u duidelijk weet wat hun verwachtingen zijn. Dit is de beste manier om te garanderen dat u zich aan de regels houdt en geen risico loopt op tussenkomst van het bedrijf door toegang te krijgen tot bepaalde websites op uw persoonlijke apparaten.
Laatste gedachten
Werkgevers kunnen uw persoonlijke apparaten in de gaten houden als u via hen toegang heeft tot bedrijfsinformatie of toegang hebt tot het bedrijfsnetwerk wanneer u daar bent. Ze doen dit om verschillende redenen, maar ze willen er vooral voor zorgen dat hun informatie veilig is, zelfs op uw apparaat.
Zorg ervoor dat u met uw werkgever praat over hun beleid voor apparaatbewaking. Zorg er ook voor dat u voorzichtig bent met de websites die u bezoekt en berichten die u verzendt op gecontroleerde apparaten. Anders kunt u op het werk in de problemen komen.