8 excellents exemples de surveillance des employés

Les entreprises ne peuvent pas espérer être efficaces si leurs employés passent des heures de bureau assis à ne rien faire ou à discuter avec des amis. Ainsi, les employeurs doivent prendre des mesures pour surveiller les employés. Mais quels sont quelques exemples de surveillance des employés ?

Quelques bons exemples de surveillance des employés incluent l’utilisation d’applications de surveillance des employés, d’espaces de travail virtuels, de courriels professionnels, de cartes à puce, de logiciels de récupération de données, de vidéosurveillance, de logiciels de gestion de réseau et de logiciels de prévention des pertes de données (DLP).

Dans cet article, je parlerai d’excellents outils et méthodes que vous pouvez utiliser pour surveiller de près vos employés. Alors, si vous avez du mal à superviser vos employés, continuez à lire !

1. Logiciel de surveillance des employés

Avec le travail physique, il est facile de repérer qui travaille et qui ne travaille pas. Tout ce que vous avez à faire est de regarder les images de vidéosurveillance en direct de n’importe quelle partie du bureau et de voir ce que fait votre employé.

Cependant, comme de plus en plus d’emplois consistent à s’asseoir devant un écran et à appuyer sur des touches, il est difficile de dire si les employés travaillent réellement ; ou l’utilisation d’appareils de travail à des fins personnelles. La seule façon d’en être sûr serait de jeter un coup d’œil sur l’écran de chaque employé et de voir ce qu’il fait réellement.

Mais comme cela n’est pas pratique, les managers doivent trouver un autre moyen de voir ce que font leurs employés à l’écran. C’est là qu’intervient le logiciel de surveillance d’écran. Il permet aux employeurs de voir ce qui se passe sur les écrans des appareils de travail des employés, essentiellement l’équivalent numérique de la vidéosurveillance.

Comment ça marche? Tout ce que les employeurs ont à faire est de télécharger le logiciel de surveillance des employés sur les PC de l’entreprise et de payer les frais d’abonnement au logiciel. Une fois cela fait, ils pourront surveiller à distance presque tout ce qui se passe sur les appareils de travail de n’importe où dans le monde.

Chaque logiciel de surveillance des employés est livré avec son ensemble unique de fonctionnalités ; cependant, vous pouvez vous attendre à certaines fonctionnalités standard de presque tous les logiciels de surveillance. Ceux-ci sont:

 

Suivi du temps

Le suivi du temps est une fonctionnalité standard dans presque tous les appareils de surveillance des employés. Grâce à ces fonctionnalités, les employeurs peuvent savoir exactement quand un appareil de travail est utilisé, quand il est fermé, quand certaines applications sont ouvertes et quand elles sont fermées.

De plus, grâce au suivi du temps, les employés peuvent évaluer s’ils utilisent efficacement les appareils de travail pour l’entreprise ou s’ils passent du temps sur les réseaux sociaux pendant les heures de travail.

 

Enregistrement d’écran en direct et captures d’écran

Les captures d’écran en direct prennent la forme de captures d’écran ou d’enregistrements d’écran en direct. Cette fonctionnalité permet aux employeurs de voir le contenu exact sur l’écran d’un appareil de travail à tout moment, afin que les employeurs sachent toujours exactement à quoi servent les appareils de travail.

De plus, la fonction d’enregistrement en direct offre souvent la possibilité d’enregistrer et de stocker des enregistrements d’écran. De cette façon, les employeurs peuvent vérifier l’utilisation de n’importe quel appareil de travail de l’entreprise chaque fois qu’ils sont libres.

 

Suivi du site Web/de l’application

Les fonctionnalités de suivi des sites Web et des applications du logiciel de surveillance des employés permettent aux employeurs de voir une liste complète de chaque site Web ou application utilisé dans un ordinateur de travail et le temps passé dessus. De cette façon, les employeurs peuvent savoir si un appareil de travail est utilisé pour jouer à des jeux ou passer du temps sur les réseaux sociaux.

 

Suivi des frappes

Le suivi des frappes est une autre fonctionnalité standard dans la plupart des applications de surveillance des employés. Il indique aux employeurs exactement ce que leurs employés ont tapé sur leurs appareils de travail, ce qui signifie qu’ils peuvent savoir si leurs employés tapent des e-mails liés au travail pendant les heures de bureau ou discutent simplement avec des amis.

Maintenant que vous savez ce que sont les applications de surveillance des employés, vous voudrez peut-être en tester une. Pour vous épargner la peine de faire des recherches, j’ai énuméré deux recommandations ci-dessous :

 

Wolfeye – Meilleur rapport qualité-prix

Wolfeye est le logiciel de surveillance des employés parfait pour les petites entreprises qui ont peu de travailleurs à surveiller et qui ont un budget limité. Le plan d’abonnement du logiciel comprend toutes les fonctionnalités dont les petites entreprises ont besoin pour surveiller de près leurs employés. Des exemples de telles fonctionnalités incluent des éléments tels que :

  • Captures d’écran chronométrées
  • Enregistrement d’écran en direct
  • Liste des sites visités
  • Démarrage d’application invisible, et plus encore.

La meilleure partie? Vous pouvez obtenir toutes ces fonctionnalités pour seulement 97 $ par an, une aubaine par rapport aux autres applications de surveillance.

 

DeskTime – Pour les grandes entreprises

Si vous avez beaucoup d’employés à surveiller et que vous êtes prêt à investir beaucoup d’argent pour les superviser, alors DeskTime est la solution de surveillance des employés parfaite pour vous.

Optimisée pour les grandes entreprises, cette application regorge de fonctionnalités dont vous avez besoin pour suivre les activités de vos employés, planifier et gérer des projets et automatiser les tâches chronophages.

Certaines des fonctionnalités les plus remarquables de cette application sont les suivantes :

  • Suivi automatique du temps
  • Rapport de productivité
  • Option temps privé
  • Suivi des applications
  • Capture d’écran
  • Suivi de projet
  • Suivi du site Web/de l’application et plus encore

2. Surveillance de l'espace de travail en ligne

Les espaces de travail en ligne sont des outils virtuels où les gens collaborent et communiquent entre eux pour travailler sur des projets ou gérer une entreprise virtuelle.

Les espaces de travail en ligne sont cruciaux pour les entreprises virtuelles et physiques. Pour les entreprises virtuelles, les espaces de travail en ligne constituent le centre de toute collaboration et communication, car il n’y a pas d’autre moyen pour les employés et les responsables d’interagir les uns avec les autres.

En revanche, pour les entreprises physiques, ces outils peuvent aider à structurer la communication et aider à la gestion de projet.

Dans les deux cas, les managers seraient intéressés à savoir comment chaque employé utilise son espace virtuel, s’il travaille ou non sur les tâches qui lui sont assignées, et quels progrès il fait au quotidien.

Heureusement, les outils de collaboration virtuelle comme Slack, les équipes Microsoft et Google Workspace disposent de fonctionnalités d’analyse intégrées qui permettent aux administrateurs de l’espace de travail (employeurs) de suivre les performances individuelles et collectives.

Quel type de données peuvent-ils surveiller à l’aide de ces espaces de travail ? Eh bien, pratiquement tout ce qui se passe dans l’espace de travail.

Les options d’analyse exactes dépendent d’un logiciel à l’autre, mais généralement, en tant qu’administrateur d’espace de travail virtuel (à condition que vous ayez souscrit au bon plan), vous pouvez afficher tous les enregistrements de discussion de l’espace de travail, y compris les discussions individuelles entre deux membres de l’équipe.

Vous pouvez également voir qui est en ligne et quels sont leurs schémas de connexion (c’est-à-dire, quels jours se connectent-ils généralement à l’espace et pendant combien de temps).

En dehors de cela, les espaces de travail virtuels vous permettent de planifier des projets, de définir des sous-objectifs, de fixer des délais et de les attribuer à des individus ou à des équipes au sein de votre espace de travail.

De plus, vous pouvez définir des rappels pour les tâches qui approchent de leurs échéances et comptabiliser leur progression. De cette façon, les espaces de collaboration virtuels vous permettent de suivre de près les progrès de vos employés concernant différentes missions et même d’évaluer leurs performances sur différentes périodes.

Avec autant d’options de surveillance disponibles, les espaces de travail virtuels sont l’un des meilleurs outils de supervision dans l’arsenal d’un employeur, en particulier en ce qui concerne la communication et l’évaluation des progrès.

3. Surveillance des e-mails professionnels

La surveillance des e-mails est une autre option que les employeurs peuvent utiliser pour voir ce que font leurs employés. Les entreprises peuvent souscrire à des services d’hébergement de messagerie et obtenir leur propre domaine de messagerie personnalisé et privé.

De cette façon, ils peuvent attribuer à chaque employé une adresse e-mail professionnelle unique. Maintenant, ces e-mails ne sont pas des canaux privés. Les employeurs ont des droits d’administrateur sur l’ensemble du domaine et peuvent vérifier tous les e-mails envoyés ou reçus via l’e-mail professionnel de n’importe quel employé.

De plus, les employeurs peuvent également parcourir tous les messages non envoyés (c’est-à-dire les brouillons) sur le compte de n’importe quel employé.

Grâce à la surveillance des e-mails, les employeurs peuvent suivre tous les messages envoyés à des tiers et voir si les employés utilisent les heures de travail pour la correspondance professionnelle ou les contacts e-mail personnels.

En pratique, la surveillance des e-mails n’est pas un outil de surveillance des employés au quotidien. En effet, il serait presque impossible pour les employeurs de lire chaque courrier envoyé au compte de chaque employé.

Ainsi, cette méthode de supervision est plus adaptée aux vérifications périodiques de la situation, c’est-à-dire qu’il n’est possible pour les employeurs de parcourir les courriels des employés que tous les quelques mois ou s’ils veulent enquêter sur une situation qui s’est développée.

4. Surveillance via un logiciel de récupération de données

Les applications de récupération de données ne sont pas conçues dans le but de surveiller les employés, mais lorsqu’elles sont utilisées correctement, elles peuvent aider les employeurs à suivre les activités de navigation de leurs employés.

Un logiciel de récupération de données permet de restaurer les données d’une entreprise en cas de suppression accidentelle. Quel est le lien avec la surveillance des employés ? Eh bien, le suivi de l’activité de navigation des employés est un élément essentiel de la surveillance des employés. Cependant, les employés peuvent supprimer leur activité de recherche avant que les employeurs ne puissent la parcourir.

Si les employeurs sauvegardent les navigateurs de leurs appareils de travail à l’aide d’un logiciel de récupération de données, ils peuvent restaurer leur historique de recherche et découvrir ce que faisaient les employés. De cette façon, un logiciel de surveillance des données peut être utilisé pour superviser les employés.

5. Cartes d'identité intelligentes

Les cartes d’identité intelligentes sont un excellent moyen de surveiller les employés à l’intérieur des locaux physiques de votre entreprise. Les cartes d’identité intelligentes (ou cartes à puce) contiennent des puces qui peuvent être scannées aux portes à l’aide de scanners. Chaque fois qu’une carte est scannée, le système vérifie si le titulaire est autorisé à accéder à cette partie des locaux de l’entreprise. S’ils le sont, ils sont autorisés à entrer; sinon, l’accès leur est refusé.

De cette façon, les managers savent qui accède à quelles parties des locaux de l’entreprise et à quel moment, ce qui leur permet de responsabiliser beaucoup plus facilement les employés.

Les cartes à puce aident également les entreprises à responsabiliser leurs employés en permettant aux employeurs de suivre l’assiduité de leurs employés. Chaque fois qu’un employé entre dans les locaux de l’entreprise, il scanne sa carte à l’entrée et le système enregistre automatiquement l’heure exacte à laquelle il est entré dans le bâtiment.

De même, lorsque les employés quittent les locaux de l’entreprise, ils scannent à nouveau leur carte à l’entrée pour mettre à jour le système lorsqu’ils quittent le travail.

6. Surveillance du réseau

Les employeurs peuvent également surveiller les sites Web auxquels les employés accèdent via le routeur de l’entreprise. C’est ce qu’on appelle la surveillance du réseau, et de nombreuses entreprises l’utilisent pour s’assurer que les employés n’accèdent à aucun site Web malveillant qui pourrait menacer les données de l’entreprise.

Une idée fausse courante concernant la surveillance du réseau est qu’elle permet aux employeurs de lire tous les chats envoyés ou reçus via le réseau de l’entreprise.

Ce n’est tout simplement pas vrai. Les employeurs ne peuvent pas voir les chats envoyés via le réseau de l’entreprise à moins qu’ils ne soient envoyés via des sites non sécurisés. Les sites non sécurisés ne sont pas chiffrés, de sorte que toute personne gérant le réseau peut voir toute activité effectuée sur le site.

Outre le suivi de ce que les employés recherchent sur Internet, la surveillance du réseau peut également être utilisée pour suivre les employés qui demandent l’accès à des fichiers commerciaux sensibles. De cette façon, en cas de fuite d’informations sensibles sur l’entreprise, les cadres supérieurs sauraient quels employés tenir pour responsables de la violation.

7. Logiciel de prévention des pertes de données (DLP)

Un logiciel de prévention des pertes de données est un outil de sécurité qui protège les informations sensibles d’une entreprise en classant ses fichiers selon différents niveaux de sensibilité, puis en imposant des vérifications proportionnelles à son niveau de sensibilité.

De cette façon, l’application empêche l’accès non autorisé aux informations d’une entreprise et la protège d’une violation de données.

Si une personne autorisée accède à des fichiers sensibles, le logiciel en prend note à des fins de responsabilité.

D’autre part, si une violation de données est détectée, le logiciel bloque l’accès aux données pour éviter qu’elles ne soient divulguées.

8. CCTV ou vidéosurveillance

La vidéosurveillance est une méthode de surveillance des employés largement utilisée. Des équipes informatiques sont embauchées pour mettre en place une chaîne de caméras stratégiquement placées dans les locaux de l’entreprise, de sorte que presque toutes les parties du bâtiment sont sous surveillance par caméra (à l’exception des endroits comme les salles de bains, bien sûr).

Les images capturées par ces caméras sont transmises à la salle de sécurité de l’entreprise, où les membres de l’équipe de sécurité surveillent toute activité dans le bâtiment.

De plus, toutes les séquences enregistrées sont généralement envoyées et stockées sur des serveurs hors site pendant au moins deux mois au cas où elles seraient nécessaires pour une enquête.

Pour ces raisons, la vidéosurveillance est un excellent moyen de s’assurer que :

  • Les employés ne volent rien au travail
  • Les employés ne restent pas inactifs pendant le travail et
  • Les employés n’accèdent pas aux parties du bâtiment auxquelles ils ne sont pas autorisés à accéder.

Dernières pensées

En résumé, les entreprises doivent investir dans des outils et des ressources qui peuvent les aider à suivre la progression du travail de leurs employés ; sinon, ils ne pourront jamais augmenter l’efficacité de leurs opérations.

Heureusement, à l’ère numérique, il existe plusieurs outils et ressources que les entreprises peuvent utiliser pour contrôler leurs employés :

  • Logiciel de suivi des employés
  • Surveillance de l’espace de travail en ligne
  • Surveillance des e-mails
  • Surveillance du réseau
  • Vidéosurveillance
  • Carte à puce
  • Logiciel de récupération de données
  • Prévention de la perte de données

Choisissez l’option qui vous permet le mieux de garder un œil attentif sur vos employés selon la nature de votre entreprise.

Sources

Des articles.

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