Comment fonctionne un logiciel de surveillance informatique ?

Les organisations comptent de plus en plus sur les logiciels de surveillance informatique pour assurer le bon fonctionnement de leurs opérations . Pour mettre les choses en perspective, une étude de la Commission européenne montre que les recherches en ligne sur les stratégies que les entreprises peuvent utiliser pour surveiller les employés travaillant à domicile ont augmenté d’environ 1705 % en avril 2020 en raison de la pandémie de COVID-19.

De plus, une  étude du MIT de 2013 sur l’impact de cette technologie a établi qu’un logiciel de surveillance des employés améliore les bénéfices jusqu’à 7 %.

Cette nouvelle technologie change la donne en collectant des données sur les systèmes et les réseaux et en donnant aux entreprises les informations dont elles ont besoin pour réussir.

Voici un aperçu de la façon dont cette technologie capture des informations cruciales :

Suivi de l’historique du navigateur

Le suivi de l’historique de navigation d’un PC peut fournir aux employeurs et aux parents des informations précieuses sur ce qu’un employé ou un enfant fait en ligne.

Plus précisément, cette étape consiste à collecter des informations sur ce qu’un utilisateur donné consulte en ligne, telles que :

• Les requêtes qu’ils ont tapées dans un navigateur
• Les liens sur lesquels ils ont cliqué
• Les moteurs de recherche qu’ils ont ouverts

Grâce à ces informations, vous pouvez identifier rapidement les baisses de productivité d’un employé sans raison apparente et prendre des mesures correctives, notamment en le conseillant ou en l’avertissant. Et si vous êtes un parent, vous pouvez identifier les sites nuisibles que votre enfant visite et les mettre sur liste noire, en protégeant les plus jeunes en ligne.

Journalisation du contenu des e-mails

La journalisation du contenu des e-mails est un outil pratique qui vous permet de savoir comment vos comptes de messagerie professionnels ou familiaux sont utilisés . Dans ce cas, le logiciel prend des instantanés des e-mails entrants et sortants. En conséquence, vous pouvez facilement suivre le temps que les employés passent sur des e-mails productifs ou avec qui vos enfants communiquent en ligne.

Vous trouverez ci-dessous quelques détails cruciaux collectés par la journalisation du contenu des e-mails :

• Le nom et l’adresse de l’expéditeur
• Le nom et l’adresse du destinataire
• La ligne d’objet et le contenu du corps de l’e-mail
• Toutes les pièces jointes

Vous pouvez ensuite utiliser ces informations pour réprimer tout e-mail malveillant provenant de sources extérieures ou identifier les e-mails potentiellement dangereux que les employés pourraient envoyer. De cette façon, vous protégez les secrets commerciaux sensibles tout en encourageant une productivité accrue.

Un exemple : la journalisation du contenu des e-mails peut s’avérer utile si votre entreprise traite des informations sensibles, telles que les noms de clients et les détails de carte de crédit. Il vous permet de surveiller le personnel qui peut accéder à ce type de données, les dissuadant de les envoyer au-delà des limites de votre réseau.

Surveillance des messages instantanés

Nous savons tous combien il est important de rester en contact avec ses collègues et sa famille. Dans de tels cas, les messages instantanés (IM) nous aident à relayer immédiatement des informations cruciales, aidant en cas d’urgence et de missions urgentes.

Cependant, les conversations par messagerie instantanée peuvent être risquées pour votre entreprise si elles ne sont pas contrôlées, et une perte de productivité ou des informations confidentielles pourraient facilement passer. Cependant, c’est là que les logiciels de surveillance informatique sont utiles.

La technologie peut capturer des informations en temps réel lorsque les employés (ou les enfants) interagissent à l’aide des plateformes de messagerie instantanée que vous leur fournissez, vous tenant au courant du contenu qu’ils partagent ou reçoivent sur ces plateformes. La technologie de surveillance des employés (ou logiciel de contrôle parental) est utile dans ce contexte en enregistrant les données suivantes :

• Avec qui votre employé (ou enfant) discute.
• Le texte de conversation.
• Quand c’est arrivé.
• Tous les fichiers ou vidéos partagés – tout en collectant les adresses IP pertinentes.

 Ces détails peuvent varier selon le logiciel que vous utilisez, mais l’essentiel est qu’ils vous aident à protéger les données de votre entreprise (et à éviter les ennuis à vos enfants).

 Mise en garde : certains employés peuvent se sentir mal à l’aise s’ils savent que vous surveillez leurs messages, alors établissez une politique claire sur ce qui est autorisé et ce qui ne l’est pas bien à l’avance. En outre, envisagez de les confiner à l’utilisation de plates-formes et de comptes de messagerie instantanée fournis par l’entreprise, tels que Slack ou Microsoft Teams, pour vous assurer que toutes les conversations sont enregistrées.

Cela garantit également que vous n’empiétez pas sur leur vie privée ou que vous n’enfreignez pas la loi sur le suivi de leurs comptes ou appareils privés.

Enregistrement de l’activité sur les réseaux sociaux

Outre le suivi des e-mails et des messages instantanés, le logiciel de surveillance des employés peut enregistrer l’activité d’un utilisateur sur les réseaux sociaux. Votre entreprise peut utiliser ces informations pour identifier la manière dont le personnel interagit avec les clients actuels et potentiels sur des sites tels que :

• Twitter
• Facebook
• LinkedIn

La technologie recueille des informations cruciales sur des activités telles que la façon dont les employés répondent aux requêtes et leurs attitudes et comportements envers les clients. De cette façon, cela vous aide à identifier les cas où les employés publient du contenu inapproprié ou se comportent de manière inappropriée, nuisant à votre réputation.

N’oubliez pas que trois acteurs principaux constituent une menace importante pour la réputation de votre entreprise sur les réseaux sociaux :

• Vos employés
• Vos clients
• L’organisation elle-même (vous pouvez en savoir plus à ce sujet dans cette étude )

En prenant des captures d’écran en temps réel de l’activité des médias sociaux, le logiciel de surveillance des employés vous aide à vous assurer que les interactions sont gérées de manière professionnelle et conformément aux valeurs de votre entreprise.

Et dans le contexte familial, vous pouvez utiliser un logiciel de contrôle parental pour vérifier l’activité de votre enfant sur les réseaux sociaux et le protéger des dangers, tels que la cyberintimidation.

Saviez-vous? Selon le Cyberbullying Research Center, environ 37 % des adolescents aux États-Unis ont subi une forme de cyberintimidation à un moment donné. Par conséquent, il est préférable de prendre les mesures nécessaires pour protéger vos enfants, et l’utilisation de la technologie de surveillance informatique en fait partie.

Documenter l’activité des employés

La documentation des activités des employés est une pièce cruciale du puzzle concernant la gestion de votre personnel. Avec les bonnes informations à portée de main, vous pouvez évaluer l’activité et la productivité de chaque employé lorsqu’il est affecté à différentes tâches, ce qui vous aide à les associer à leur meilleure adéquation.

Le logiciel de surveillance des employés fonctionne à cet égard en capturant les informations suivantes :

• La durée qu’un employé consacre à une activité
• Les sites Web que votre personnel visite pendant les heures de travail
• Les documents auxquels ils accèdent ou qu’ils partagent

Dans certains cas, ce logiciel est livré avec des fonctionnalités avancées, telles que le géofencing , qui vous avertit lorsque l’appareil d’un employé a été emmené en dehors de sa zone désignée ou a dépassé une certaine limite de vitesse (crucial si vous possédez une entreprise de camionnage).

Suivi des temps d’utilisation des applications

Un logiciel de surveillance des employés vous dit bien plus que ce sur quoi chaque personne travaille – il peut révéler qui est le plus productif et comment les ressources de l’entreprise, telles que les applications, sont utilisées.

Voici comment cela fonctionne:

• Le logiciel enregistre la durée pendant laquelle chaque personne utilise des applications et des programmes spécifiques.
• Il génère ensuite des rapports personnalisés indiquant les applications les plus fréquemment utilisées, ce qui vous permet d’allouer les fonds de manière plus stratégique.
• Il suit également le temps qu’il faut au personnel pour terminer les affectations sur différents programmes, vous aidant à évaluer leur productivité. Par exemple, il peut vous montrer la durée qu’un utilisateur spécifique a mis pour répondre aux requêtes spécifiques des clients sur les réseaux sociaux, afin que vous puissiez attribuer aux employés les sujets spécifiques auxquels ils peuvent répondre dans les plus brefs délais.

Cela vous aide à comprendre quelles applications ou programmes stimulent la collaboration ou la productivité au sein de l’organisation – comme les plates-formes de chat ou les solutions de stockage de documents – et lesquels ralentissent les opérations en raison de l’épuisement des ressources (comme les jeux). Imaginez désormais intégrer ces connaissances basées sur les données à chaque réunion.

Mais ce n’est pas tout! En suivant les temps d’utilisation des applications, le logiciel de surveillance informatique gère les progrès et les succès de votre équipe . Vous pouvez repérer un employé efficace qui exécute rapidement les tâches ou identifier où vous pouvez gagner du temps et de l’argent en encourageant le multitâche.

Journalisation des accès au serveur de fichiers

La sécurité des données est essentielle et la meilleure façon de protéger votre entreprise contre les risques potentiels de cybersécurité consiste à enregistrer les accès au serveur de fichiers.

Dans ce cas, la solution de surveillance des employés suit toutes les activités sur vos serveurs de fichiers, telles que :

• Qui a accédé à quels fichiers.
• Quand ils l’ont fait.
• Et ce qu’ils ont fait aux fichiers.

De plus, il enregistre les changements au fil du temps. Par exemple, cette technologie peut vous aider à déterminer si quelqu’un a modifié ou volé des informations sensibles. De cette façon, vous pouvez appliquer des politiques qui dissuadent de tels comportements et garantissent que votre entreprise respecte les lois sur la confidentialité des données.

Journalisation et vérification de l’installation du logiciel

Un autre mode de fonctionnement important des logiciels de surveillance informatique consiste à enregistrer et à vérifier les installations de logiciels. Supposons que votre entreprise interdise l’utilisation de certaines applications (ou que vous craigniez que vos enfants téléchargent et installent des logiciels contenant du contenu nuisible). Dans ce cas, une solution automatisée qui suit ces activités est essentielle.

Un logiciel de surveillance informatique peut vous aider en enregistrant et en journalisant tout logiciel que vos employés tentent d’installer, vous permettant de savoir s’ils ont accidentellement ou intentionnellement installé des logiciels malveillants ou des logiciels espions sur vos systèmes. Par conséquent, vous pouvez rapidement repérer les activités suspectes et prendre des mesures correctives avant qu’il ne soit trop tard.

Un mot d’avertissement sur l’utilisation d’un logiciel de surveillance des employés : malgré les immenses avantages de l’utilisation d’un logiciel de surveillance des employés, il est préférable de vous assurer que vous vous conformez à toutes les lois pertinentes sur la confidentialité des données dans votre pays.

À cet égard, voici quelques lignes directrices à considérer :

• N’installez pas cette technologie sur les appareils personnels de vos employés sans leur consentement. Au lieu de cela, faites-le sur l’équipement de l’entreprise où vous avez plus de contrôle et de droits.
• Ne surveillez les employés que si vous avez un intérêt légitime, comme l’amélioration de la productivité ou l’application des politiques de l’entreprise.
• Gardez les données que vous collectez privées et sécurisées.

Voici une courte vidéo de la BBC décrivant comment les entreprises utilisent un logiciel de surveillance des employés :