¿Las empresas en los EE. UU. necesitan revelar que rastrean una computadora?
La pandemia ha obligado a muchas empresas a cambiar a configuraciones de trabajo remotas, pero esto no cambia el hecho de que algunos empleadores aún necesitan monitorear y acceder a las computadoras y dispositivos de sus empleados para realizar un seguimiento del rendimiento laboral y los niveles de productividad.
Las empresas no necesitan revelar que rastrean una computadora a menos que sean de Connecticut, Delaware, Texas y Nueva York. Estos cuatro estados de los Estados Unidos tienen leyes que exigen que las empresas informen a los empleados sobre el uso del software de monitoreo con anticipación.
Este artículo explorará las legalidades del monitoreo de empleados en los EE. UU. y recomendará algunos de los mejores software de monitoreo de empleados.
El monitoreo de empleados es legal en los EE. UU.
En los EE. UU., la supervisión de los empleados es completamente legal. Las regulaciones de monitoreo en los EE. UU. brindan a las empresas la libertad de vigilar lo que hacen sus trabajadores en los dispositivos proporcionados por la empresa. Sin embargo, el monitoreo de los empleados debe estar respaldado por razones comerciales legítimas.
Los empleadores no están legalmente obligados por la ley federal a informar a sus empleados que están siendo monitoreados. Solo cuatro estados de EE. UU. lo exigen.
Los empleadores están obligados por el Estatuto General de Connecticut 31-48d y el Código 19-7-705 de Delaware Del. 6 a notificar con anticipación a su personal antes de usar cualquier software de monitoreo. También se aplican las leyes de protección de datos de Texas y Nueva York , que son más recientes.
Otros estados permiten que las empresas controlen a los empleados sin su conocimiento, y la mayoría de las leyes de privacidad les ofrecen un margen de maniobra para decidir hasta dónde pueden llegar con el software de control.
¿Se les permite a los empleadores rastrear las computadoras personales?
Los empleadores pueden tener la libertad de rastrear los dispositivos proporcionados por la empresa, pero ¿qué pasa con las computadoras personales? La respuesta simple es sí, pero con algunas advertencias.
Si usted es un empleado que quiere usar su propio dispositivo por motivos relacionados con el trabajo, entonces su empleador tiene derecho a rastrearlo siempre que haya establecido políticas para proteger los derechos de privacidad de los empleados.
Por ejemplo, supongamos que un empleado trae su propia computadora portátil al trabajo y la conecta al Wi-Fi de la empresa. Entonces, la empresa podría rastrear esta computadora portátil mientras está conectada a la red de la empresa. La misma regla se puede aplicar a los dispositivos utilizados en una configuración de trabajo desde casa. Si un empleador acepta que el empleado puede usar su propio dispositivo para trabajar, entonces el empleador puede tener derecho a rastrear ese dispositivo.
Políticas BYOD
Una de las mejores maneras para que los empleadores rastreen los dispositivos de sus empleados es usar una política de traiga su propio dispositivo. Estos acuerdos permiten a los empleados llevar sus computadoras portátiles, teléfonos inteligentes y otros dispositivos personales al trabajo. Sin embargo, deben dar su consentimiento para que su empleador rastree sus datos.
Esto es lo que debe saber antes de usar un acuerdo BYOD en su lugar de trabajo:
- Todos los empleados deben aceptar la política (y tienen derecho a rechazarla).
- El formulario de acuerdo tiene que explicar todos los datos que se recopilarán.
- Desviarse del acuerdo para recopilar información adicional es una violación en el lugar de trabajo.
- Debe tener claro el período de tiempo en el que rastreará los datos del empleado (durante las horas de trabajo, durante todo el día, etc.).
Es mejor informar a los empleados potenciales que fomenta las prácticas BYOD antes de contratarlos. Esto les permite optar por no participar en el proceso de incorporación antes de que tenga que agregarlos al sistema de empleo de su empresa.
La Ley de Privacidad de las Comunicaciones Electrónicas
Una ley federal conocida como la Ley de privacidad de las comunicaciones electrónicas ( ECPA ) protege los derechos de las empresas a controlar a sus empleados. Esta ley ha establecido el marco legal para los procedimientos de seguimiento y control de empleados desde 1986.
La Ley de Comunicaciones Almacenadas (SCA), que es su Título II, afirma el derecho del empleador a revisar documentos, archivos y otros datos creados por los empleados durante las horas de trabajo. Sin embargo, debe estar respaldado por razones comerciales válidas.
La ECPA permite que un empleador realice un seguimiento de todo el uso de una computadora propiedad de la empresa. Por ejemplo, los trabajadores remotos aún pueden hacer que su empleador rastree sus datos si aceptan los estándares de la ECPA.
Por qué los empleadores deberían usar un software de seguimiento de empleados
El empleado promedio solo dedica aproximadamente tres horas por día de trabajo productivo. La mayoría de los empleados pasan las horas restantes en las redes sociales, charlando con sus compañeros de trabajo y realizando otras actividades improductivas.
Para garantizar la responsabilidad, obtener información sobre cómo los empleados usan su tiempo y, en general, aumentar la productividad de los empleados, muchas empresas ahora utilizan software de monitoreo de empleados.
¿Cuál es el mejor software de seguimiento?
Hay muchos tipos de software de monitoreo de empleados en el mercado en este momento, pero elegir el mejor puede llevar mucho trabajo.
Cuando busque un software de monitoreo de empleados, querrá asegurarse de que tenga todas estas características necesarias:
- Debería poder monitorear una transmisión en vivo de las pantallas de sus empleados . Algunos programas de monitoreo le permiten ver todo en la pantalla del trabajador a medida que sucede. Puede ver todos los mensajes, sitios web y programas que abren en tiempo real.
- Las capturas de pantalla automatizadas pueden proporcionar datos históricos de los empleados . Si no desea ver la pantalla en tiempo real, puede configurar su software para tomar capturas de pantalla a intervalos de tiempo o cada vez que acceden a un nuevo sitio web. Puede ver toda la información en la página a medida que cambia, que es cuando cuenta más.
- Elija un programa que se ejecuta desapercibido . El inicio no notificará al empleado, pero se activará en el momento en que encienda su dispositivo.
- Supervise sus pantallas desde cualquier lugar al que vaya . Debería poder acceder a los datos de su software de monitoreo de empleados usando su teléfono inteligente, tableta o computadora portátil. Esto le permitirá acceder a todas las opciones antes mencionadas sin tener que visitar la oficina.
Si está buscando un software de monitoreo de empleados que pueda hacer todas las funciones anteriores, no busque más allá de Wolfeye Remote Screen . Esta herramienta es aplicable para rastrear el comportamiento de los empleados y monitorear el uso de Internet de los niños y el acceso no autorizado a la PC.
Conclusión
Es legal que las empresas supervisen los dispositivos y las computadoras personales proporcionados por la empresa para garantizar la responsabilidad y la productividad de los empleados. El seguimiento de empleados también puede ayudar a las empresas a mantener la seguridad de los datos.
Si usted es un empleador que quiere monitorear la computadora de un empleado sin divulgarlo, asegúrese de tener razones legítimas antes de hacerlo.
Fuentes
- Time Doctor: Employee Monitoring Laws Explained
- Work Time: 19 Most Asked Questions on U.S. Employee Monitoring Laws
- Business News Daily: Spying on Your Employees? Better Understand the Law First
- Proofhub: 11 Best Employee Monitoring Software You Can Use in 2023
- Los Angeles Times: So Your Employer Is Monitoring You. What You Should Know
- BJA: Electronic Communications Privacy Act of 1986 (ECPA)
