Cómo saber si los empleados usan dispositivos de trabajo para uso personal

Si administra una pequeña empresa, debe monitorear lo que hacen sus empleados en sus computadoras de trabajo para evitar el riesgo de robo de tiempo y fuga de datos. Pero, ¿cómo puedes hacer esto?

Puede averiguar si sus empleados están usando dispositivos de trabajo para uso personal instalando un software de monitoreo de escritorio, usando una herramienta de colaboración en el lugar de trabajo, creando un correo electrónico comercial para sus empleados o solicitando al departamento de TI que controle los sitios a los que se accede a través de la empresa. Wifi.

Si desea obtener más información sobre estas técnicas para monitorear a los empleados y descubrir cuál podría ser adecuada para su negocio, ¡siga leyendo! Esto es exactamente lo que discutiremos en el artículo de hoy.

1. Instale el software de monitoreo de escritorio en los dispositivos de su empresa

Los dispositivos de monitoreo de escritorio son un cambio de juego para los empleadores y gerentes que desean monitorear la actividad de sus trabajadores en los dispositivos de la empresa.

Esta es, con mucho, la forma más efectiva de averiguar qué están haciendo los empleados en las computadoras de la empresa porque les brinda varias opciones diferentes para monitorear a sus empleados.

¿Cuáles son estas características? Bueno, eso dependerá del software de monitoreo de escritorio que elija y de su plan de suscripción. Pero aquí hay una lista de algunos ejemplos del tipo de datos que puede rastrear a través de estos:

  • Puede realizar un seguimiento de todas las pulsaciones de teclas en la computadora de su empresa, lo que significa que podrá averiguar qué están escribiendo sus empleados.
  • Podrá ver cuándo sus empleados están en línea y cuándo están inactivos.
  • Puede realizar un seguimiento del uso de las redes sociales de los empleados durante las horas de trabajo.
  • Podrá realizar un seguimiento de las actividades en las redes sociales de sus empleados, incluso si inician sesión desde sus cuentas privadas.
  • Puede ver el contenido exacto de las pantallas de sus empleados en tiempo real, ya sea a través de capturas de pantalla tomadas automáticamente por el software o mediante una transmisión en vivo grabada discretamente de las pantallas de sus empleados.

Ahora hay un montón de buenos programas de monitoreo de escritorio entre los que puede elegir, pero para evitarle el problema de la investigación, aquí hay uno que le recomiendo que consulte:

 

Wolfeye

Wolfeye Remote Screen es un software de monitoreo de escritorio diseñado específicamente para propietarios de pequeñas empresas que desean monitorear el uso de las computadoras comerciales por parte de sus empleados y padres que desean controlar las computadoras de sus hijos en casa.

Dado que este software está posicionado para ser utilizado por propietarios de pequeñas empresas y hogares, también es mucho más económico que otro software; puede obtener una suscripción de 1 año por solo $ 97 por PC.

¿Qué obtienes a cambio? Bueno, puede acceder completamente a casi cualquier actividad que tenga lugar en la computadora de su empresa a través de la increíble gama de funciones que ofrece Wolfeye .

Sus características más destacables son:

  • Monitoreo de pantalla de PC en vivo : puede ver todo lo que sucede en la pantalla de la computadora de su empresa en tiempo real.
  • Capturas de pantalla y sitios web visitados : Wolfeye le enviará periódicamente capturas de pantalla de la pantalla de la computadora y registrará una lista de todos los sitios web visitados.
  • Presencia indetectable : Wolfeye se inicia de forma automática e invisible cada vez que se inicia la PC de destino.
  • Vigilancia remota : puede ver lo que sucede en los dispositivos de la empresa, incluso si no se utilizan dentro de las instalaciones de la empresa.

2. Haga que los empleados trabajen en la herramienta de colaboración Workspace

Otra excelente manera de vigilar más de cerca las actividades de sus empleados es cambiar todas las comunicaciones internas (y las asignaciones correspondientes) a cualquier herramienta popular de colaboración en el espacio de trabajo. Ejemplos de tales herramientas incluyen Slack, ClickUp , Google Workspace, Microsoft Teams, Asana y más.

Como empleador, generalmente tiene derecho a comunicarse con estas empresas de colaboración y extraer chats y datos de su empresa. Por lo general, solo se le permitirá hacer esto si tiene lo siguiente:

  • El plan correcto para la herramienta de colaboración de su espacio de trabajo, y
  • La aprobación o autorización de la empresa de colaboración propietaria de esa herramienta de colaboración para extraer los datos de sus empleados.

¿Te servirán de algo estos datos? Bueno, sí y no. Verá, cuando extrae los chats y análisis de sus empleados de la herramienta de colaboración administrada por su empresa, obtiene acceso a una tonelada de datos.

Ahora, estos datos incluyen información que podría serle útil, pero en su mayoría incluye ruido. Por lo tanto, como empleador, es poco probable que revise estos datos de manera regular o frecuente.

Aún así, esta es una buena opción si tiene un negocio y desea realizar un seguimiento del progreso de sus empleados y si desea resolver cualquier disputa.

Dos excelentes espacios de trabajo donde puede monitorear dichos datos incluyen:

 

Slack

Slack es una plataforma de comunicación de espacio de trabajo digital que permite a las empresas elegir su estructura/organización de comunicación.

Como propietario/gerente de una empresa, puede solicitar un chat y otros análisis de datos de Slack y (siempre que esté suscrito al plan „plus“) Slack aprobará su solicitud y le enviará estos datos.

 

Microsoft Teams

Microsoft Teams es un espacio de comunicación y colaboración empresarial. Con Teams, puede acceder a los datos de sus empleados a través de eDiscovery, una herramienta de búsqueda que les permite navegar a través de chats privados y correos electrónicos en Teams. Sin embargo, primero debe obtener la aprobación y autorización para el cumplimiento legal para acceder a esta función.

3. Cree correos electrónicos comerciales para sus empleados

Como empleador, tiene acceso completo a todos los correos electrónicos que los empleados envían o reciben en su correo electrónico comercial. Por lo tanto, crear correos electrónicos comerciales para cada empleado puede ser una gran idea si desea controlar qué correos electrónicos envían o reciben de partes internas o externas.

No se detiene aquí. Como empleador, también puede optar por un software de registro de teclas que hace copias de todos los correos electrónicos enviados y recibidos a través del correo electrónico comercial y cualquier borrador de correo electrónico que sus empleados hayan creado pero que nunca enviaron.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que ser tan entrometido probablemente tensará su relación con sus empleados.

La privacidad de los empleados es importante, pero si siente la necesidad de acceder a sus correos electrónicos, asegúrese de ser completamente transparente con sus empleados al respecto y asegúrese de darles la opción de enviar correos electrónicos privados marcándolos como „confidenciales“.

¿Cuán útiles serán estos mensajes de correo electrónico para usted? Bueno, en cuanto al seguimiento diario de las actividades de los empleados, no mucho. No es práctico revisar cada correo electrónico que todos los empleados de su organización envían o reciben diariamente.

Sin embargo, cuando se trata de resolver conflictos, buscar en estos correos electrónicos puede ayudar a resolver problemas.

4. Puede monitorear los sitios a los que acceden sus empleados a través de la red de la empresa

Ya sea que sus empleados estén en sus dispositivos personales o dispositivos de trabajo, si están conectados a la red wifi de la empresa, su empresa tendrá acceso a todos los sitios web que sus empleados busquen en Internet.

Es posible que no pueda ver lo que hacen sus empleados en este sitio web, pero esto al menos le indicará si sus empleados están buscando contenido relacionado con el trabajo en Internet o si utilizan su horario de oficina para comprar en línea.

Conclusión

En resumen, monitorear el uso de los dispositivos de trabajo por parte de los empleados es importante para:

  • Asegúrese de que los empleados no utilicen el tiempo y los recursos del negocio para sus asuntos personales.
  • Asegúrese de que los datos comerciales permanezcan protegidos y de que ningún empleado filtre información a terceros de manera intencional o no.

Dicho esto, los empleadores generalmente pueden monitorear la actividad de los empleados en los dispositivos de trabajo de cuatro maneras. Estos son:

  • Dispositivos de monitoreo de escritorio
  • Herramientas de colaboración del espacio de trabajo gestionadas por la empresa
  • correos electrónicos comerciales
  • wifi empresa

Puede usar cualquiera de estas soluciones (o una combinación de ellas o todas a la vez) para monitorear a sus empleados, pero asegúrese de saber cómo filtrar los „datos de ruido“.

Fuentes

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