Guia para iniciantes em software de monitoramento de funcionários

Há um número crescente de empresas que incorporam software de monitoramento de funcionários em seus negócios diários. No entanto, muitos outros não sabem muito sobre isso e, portanto, não têm certeza se devem adotá-lo.

O software de monitoramento de funcionários é uma ferramenta eficaz que fornece aos empregadores insights exclusivos sobre como seus funcionários estão gastando suas horas de trabalho. O software de monitoramento de funcionários fornece dados quantificáveis, tornando-o muito melhor do que o monitoramento manual.

Leia abaixo para obter mais informações sobre software de monitoramento de funcionários.

O que é software de monitoramento de funcionários?

O software de monitoramento de funcionários pode ajudar os empregadores a obter dados abrangentes sobre os funcionários e como eles utilizam suas horas de trabalho. Esses dados também incluem uma revisão dos programas utilizados pelos funcionários, bem como a proporção do seu tempo dedicado às tarefas e deveres relacionados ao trabalho.

O software de monitoramento de funcionários basicamente mantém controle sobre tudo o que um funcionário faz enquanto trabalha, desde os sites que visita e as mensagens que envia até os aplicativos que inicia e os arquivos que baixa.

Manter o controle sobre os funcionários é importante por dois motivos: primeiro, para garantir que ninguém viole as regras e, segundo, para garantir a produtividade e a responsabilidade dos funcionários.

Recursos do software de monitoramento de funcionários

A eficácia do software de monitoramento de funcionários depende muito de suas capacidades. É por isso que cada empresa lhes dá atenção e consideração especial. O software de monitoramento de funcionários precisa incluir uma ampla variedade de recursos para poder monitorar e avaliar cada ação realizada pelos trabalhadores.

Gerenciamento de projetos

Esse recurso auxilia no monitoramento e administração de projetos em andamento dentro de uma organização. Ajuda os gerentes de projeto a atribuir trabalhos, dividir recursos, estabelecer prioridades e acompanhar o progresso.

Capturas de tela em tempo real

Este recurso permite que os usuários do software de monitoramento de funcionários mantenham registros da tela ou capturem screenshots para obter evidências visuais das atividades realizadas pelos funcionários. Tem aplicações em treinamento, controle de qualidade e conformidade regulatória.

Painel amigável

Esse recurso ajuda a fornecer uma interface simples para recuperar as informações específicas que os empregadores precisam rastrear.

Relatórios

Este recurso fornece relatórios e análises abrangentes que ajudam os empregadores a obter insights sobre a alocação de tempo dos funcionários, desempenho, padrões de produtividade e medidas de conformidade. As informações coletadas são úteis para a tomada de decisões e para melhorar a eficiência geral.  

Agendamento

Com esta ferramenta, os líderes de equipe podem definir diversos parâmetros e regras para gerar e distribuir cronogramas aos seus funcionários automaticamente. Gerencia os processos planejados, reduz conflitos e garante cobertura total, o que economiza esforço e tempo.

Registro de teclas

Esse recurso permite que os empregadores vejam cada tecla que o funcionário digita usando o teclado. Você pode usar esta função para ficar atento a comportamentos suspeitos ou detectar violações de segurança.

Monitoramento de sites

Monitoramento de páginas da Web significa acompanhar quais sites os funcionários visitam quando estão no horário de trabalho. Compila todas as informações sobre os sites visitados, a duração de cada visita e as páginas acessadas.

Todas essas informações são utilizadas para fazer uma análise do comportamento dos funcionários na Internet.

Monitoramento de aplicativos

Essa ferramenta torna mais fácil acompanhar e registrar os aplicativos que os funcionários usam. O monitoramento de aplicativos também monitora quais programas os funcionários usam, quanto tempo gastam neles e qualquer possível uso indevido.

Monitoramento de bate-papo

Com a ajuda do monitoramento de chat ao vivo, os supervisores podem acompanhar os bate-papos contínuos entre clientes e agentes de suporte em tempo real.

Esta ferramenta é útil para os gestores porque lhes permite avaliar o nível de serviço ao cliente prestado e identificar áreas onde os funcionários podem necessitar de instruções adicionais.

Monitoramento de e-mail

O monitoramento de e-mail permite que as empresas monitorem e analisem os e-mails que seus funcionários enviam e recebem. Ele também permite que você veja o texto e os anexos de e-mails recebidos e enviados para que você possa ficar de olho em como seus funcionários conversam entre si.

Monitoramento de webcam

Esse recurso permite que as empresas assistam de longe a transmissão da webcam de qualquer funcionário por motivos de segurança ou para fornecer provas visuais. Ajuda a ficar de olho no que os funcionários estão fazendo, se estão seguindo os regulamentos da empresa e outras coisas.

Etapas para configurar o software de monitoramento de funcionários

Existem apenas três etapas básicas envolvidas na criação de um sistema de monitoramento de funcionários.

  • Registre-se no serviço de sua preferência.
  • Instale e baixe um agente de monitoramento para coletar dados de rastreamento de um terminal.
  • Faça login em sua conta no site para monitorar os resultados.

Em comparação com sistemas auto-hospedados tradicionais, você tem maior flexibilidade e conveniência à sua disposição com software baseado em nuvem, porque ele não está hospedado fisicamente em seu local de trabalho. Reduzir infraestruturas caras e complicadas é uma ótima maneira de economizar tempo e dinheiro.

Riscos do uso de software de monitoramento de funcionários

Depois de ler os recursos descritos acima, você pode ficar tentado a seguir em frente e registrar-se imediatamente em uma ferramenta de monitoramento. Mas antes de prosseguir, considere os seguintes riscos do uso de tais ferramentas e tenha em mente um plano sobre como mitigá-los:

Declínio do moral

Vários estudos mostraram que o uso de software de monitoramento de funcionários é uma forma eficaz de aumentar a produção. No entanto, também existem muitos dados disponíveis sobre os seus impactos negativos. Um estudo publicado no Journal of Organizational Behavior Research descobriu que alguns trabalhadores viam a prática como uma intrusão nos seus assuntos privados. Eles temem que a vigilância constante possa matar o seu entusiasmo e moral no trabalho.

Dependendo de quão intrusivo é um sistema de rastreamento de funcionários, ele pode fazer com que as pessoas se sintam ainda mais sob escrutínio, o que leva a maiores níveis de estresse. Este problema é particularmente grave quando o software de monitoramento é introduzido sem explicação adequada.

Levanta preocupações sobre privacidade

Uma pesquisa realizada pela ExpressVPN descobriu que 59% dos trabalhadores estão preocupados com a vigilância. Entretanto, 43% das pessoas dizem que isto é uma violação de confiança. Quase metade dos trabalhadores (48%) aceitaria uma redução salarial para proteger a sua privacidade.

Portanto, garantir aos colaboradores que sua privacidade será respeitada é essencial. Considere Wolfeye como um exemplo disso. O objetivo deste aplicativo é o rastreamento de desempenho, não a espionagem. As empresas podem usar este software apenas para analisar dados de produtividade.

Ele não coletará dados privados e confidenciais, como mensagens secretas, números de previdência social ou senhas.

Monitoramento de Funcionários: Considerações Legais

Embora a legalidade do monitoramento de funcionários seja muito contextual e específica do setor, há algumas considerações gerais a serem lembradas:

Leis Aplicáveis

As leis de proteção de dados e privacidade, as leis trabalhistas e outras legislações específicas do setor também se enquadram nesta categoria.

Um número crescente de países está a aprovar legislação sobre privacidade de dados, como o Regulamento Geral de Protecção de Dados da União Europeia e a Lei de Privacidade do Consumidor da Califórnia, aumentando os riscos para uma protecção adequada dos dados dos utilizadores.

O mesmo poderia ser dito sobre informações sobre funcionários, cujo compartilhamento poderia ser ilegal de acordo com leis de confidencialidade como a HIPAA (Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde). Você também deve estar ciente de quaisquer requisitos e restrições legais que digam respeito diretamente à sua empresa.

Consentimento do Funcionário

Quando se trata de determinar o escopo de suas operações de vigilância, a maioria dos empregadores nos Estados Unidos recebe uma quantidade significativa de liberdade pelas leis de privacidade federais e estaduais do país.

O consentimento dos funcionários é exigido por algumas leis locais e estaduais, mas a maioria não exige que as empresas informem os trabalhadores que estão sendo monitorados.

Estados como Connecticut e Delaware têm leis que tornam ilegal para os empregadores realizar qualquer tipo de monitoramento eletrônico de seus funcionários sem aviso prévio suficiente. A Lei de Privacidade das Comunicações Eletrônicas (ECPA) dos Estados Unidos fornece justificativa legal para dois tipos de vigilância de funcionários:

  1. Se uma empresa puder demonstrar que tem um “ objectivo comercial legítimo ” para monitorizar as comunicações electrónicas dos seus funcionários, então será concedida permissão do governo para o fazer.
  2. Um empregador também está autorizado a monitorar as comunicações no local de trabalho se tiver recebido o consentimento prévio do funcionário . Isso normalmente é feito por meio do processo de integração como parte da documentação regular preenchida no primeiro dia de trabalho.

Mas o litígio ainda pode acontecer mesmo com o consentimento de ambas as partes. Hoje, a maioria dos processos judiciais de monitoramento iniciados por funcionários incluem demissões relacionadas à má conduta dos funcionários com veículos ou dispositivos eletrônicos fornecidos pela empresa.

À medida que as tecnologias de rastreamento continuam a evoluir, poderá haver um aumento no número de ações judiciais movidas contra empregadores que utilizam tecnologias de ponta no trabalho.

As empresas devem certificar-se de examinar as normas legais que devem ser cumpridas em relação ao consentimento e fazer questão de garantir que os funcionários sejam adequadamente informados sobre as operações de monitorização, bem como sobre os direitos que possuem. Quando o consentimento dos funcionários for necessário, certifique-se de documentá-lo e mantê-lo registrado.

Políticas de salvaguarda

As empresas devem tomar precauções para proteger os dados de monitoramento. Proteja informações confidenciais dos funcionários armazenando-as com segurança e limitando quem pode acessá-las. Criptografe, anonimize e armazene dados conforme exigido por quaisquer regras de proteção de dados que possam ser aplicadas.

Legitimidade

Como mencionado anteriormente, as empresas devem certificar-se de que existem fins comerciais legítimos para as suas operações de monitorização.

O nível de monitoramento deve corresponder à importância que você atribui às informações monitoradas, como segurança, produtividade, conformidade ou proteção. Não invada a privacidade de seus funcionários conduzindo vigilância desnecessária ou excessiva.

Confidencialidade

As empresas podem garantir a confidencialidade determinando antecipadamente quem terá acesso e como utilizarão os dados de monitoramento. Restrinja o acesso às informações apenas àqueles que precisam delas e apenas para os fins especificados, como avaliar o desempenho, investigar violações de segurança ou monitorar a conformidade.

É uma boa ideia conversar com um advogado sobre as regras e regulamentos que se aplicam ao seu negócio e área, a menos que você já tenha um especialista jurídico interno.

Implementação Eficaz de Software de Monitoramento de Funcionários

Digamos que você conclua que monitorar os funcionários no escritório pode ser benéfico e, como resultado, você decidiu monitorar como seus funcionários utilizam suas horas de trabalho. Você até selecionou a solução adaptada às suas necessidades e agora está preparado para começar a monitorar sua equipe.

Antes de começar, há algumas coisas que você deve sempre lembrar de fazer e outras que você deve evitar para manter a gerência longe de problemas e manter a satisfação de sua equipe.

Informe sua equipe

O objetivo do monitoramento dos colaboradores é melhorar o nível de transparência que existe entre a equipe e a gestão. Portanto, se você vai monitorar sua equipe, é justo avisá-los.

Não invada a privacidade dos funcionários

Evite usar o rastreamento de funcionários para obter informações sobre a vida privada de seus funcionários, mesmo que o software registre algo particular. Uma coisa é ficar de olho no desempenho dos seus funcionários, mas é imoral e ilegal usar essas informações para analisar suas vidas pessoais.

Monitore para aumentar a produtividade

Os funcionários ficarão mais motivados se forem capazes de avaliar como se comparam aos demais membros da equipe. Simplificando, ninguém quer ser o membro da equipe que apresenta o pior desempenho geral.

Não intimide os funcionários

Se você deseja melhorar a produtividade de seus funcionários, use a confiança e a abertura como ferramentas, em vez da intimidação. Isto é especialmente verdadeiro quando se trata de trabalhadores seniores ou mais experientes.

Veja o panorama geral

Recomendamos que você use ferramentas de monitoramento para identificar tendências gerais de produtividade, em vez de analisar cada ação de cada um de seus funcionários. Também é recomendável fornecer à sua equipe alguma margem de manobra para incidentes isolados.

Não microgerencie

Microgerenciar os esforços de sua equipe diminuirá o moral da equipe e terá o potencial de aumentar a taxa de rotatividade de funcionários. Permita que sua equipe tenha liberdade para tomar suas próprias decisões e use o monitoramento dos funcionários como nada mais do que uma ferramenta para mantê-los no caminho certo.

Conclusão

Portanto, agora que você tem uma compreensão abrangente do que envolve o software de monitoramento de funcionários e o que deve considerar, pode prosseguir e empregá-lo em seu negócio. Pode ser uma ferramenta inestimável para o sucesso da sua empresa.

Fontes

Artigos.

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