Guide du débutant sur le logiciel de surveillance des employés
De plus en plus d’entreprises intègrent un logiciel de surveillance des employés dans leurs activités quotidiennes. Cependant, beaucoup d’autres n’en savent pas grand-chose et ne savent donc pas s’ils devraient l’adopter.
Le logiciel de surveillance des employés est un outil efficace qui fournit aux employeurs des informations uniques sur la façon dont leurs employés passent leurs heures de travail. Un logiciel de surveillance des employés vous fournit des données quantifiables, ce qui est bien meilleur qu’une surveillance manuelle.
Lisez ci-dessous pour plus d’informations sur le logiciel de surveillance des employés.
Qu'est-ce qu'un logiciel de surveillance des employés ?
Un logiciel de surveillance des employés peut aider les employeurs à obtenir des données complètes sur les employés et sur la manière dont ils utilisent leurs heures de travail. Ces données comprennent également un examen des programmes utilisés par les employés ainsi que la proportion de leur temps consacré aux tâches et fonctions liées au travail.
Un logiciel de surveillance des employés garde essentiellement un œil sur tout ce qu’un employé fait pendant son travail, depuis les sites Web qu’il visite et les messages qu’il envoie jusqu’aux applications qu’il lance et aux fichiers qu’il télécharge.
Garder un œil sur les employés est important pour deux raisons : premièrement, pour s’assurer que personne ne viole les règles, et deuxièmement, pour garantir la productivité et la responsabilité des employés.
Fonctionnalités du logiciel de surveillance des employés
L’efficacité d’un logiciel de surveillance des employés dépend fortement de ses capacités. C’est pourquoi chaque entreprise leur accorde une attention et une considération particulières. Le logiciel de surveillance des employés doit inclure une grande variété de fonctionnalités pour pouvoir surveiller et évaluer chaque action entreprise par les travailleurs.
Gestion de projet
Cette fonctionnalité facilite la surveillance et l’administration des projets en cours au sein d’une organisation. Il aide les chefs de projet à répartir le travail, à répartir les ressources, à établir des priorités et à suivre les progrès.
Captures d’écran en temps réel
Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs du logiciel de surveillance des employés de conserver des enregistrements de l’écran ou de capturer des captures d’écran afin d’obtenir des preuves visuelles des activités effectuées par les employés. Il a des applications dans la formation, le contrôle qualité et la conformité réglementaire.
Tableau de bord convivial
Cette fonctionnalité permet de fournir une interface simple pour récupérer les informations ciblées que les employeurs doivent suivre.
Rapports
Cette fonctionnalité fournit des rapports et des analyses complets qui aident les employeurs à obtenir des informations sur la répartition du temps des employés, les performances, les modèles de productivité et les mesures de conformité. Les informations recueillies sont utiles pour prendre des décisions et améliorer l’efficacité globale.
Planification
Avec cet outil, les chefs d’équipe peuvent définir divers paramètres et règles pour générer et distribuer automatiquement les plannings à leur personnel. Il gère les processus planifiés, réduit les conflits et assure une couverture complète, ce qui permet d’économiser du temps et des efforts.
Enregistrement de frappe
Cette fonctionnalité permet aux employeurs d’examiner chaque touche que l’employé tape à l’aide de son clavier. Vous pouvez utiliser cette fonction pour surveiller les comportements suspects ou détecter les failles de sécurité.
Surveillance du site Web
La surveillance des pages Web consiste à garder une trace des sites Web que les employés visitent lorsqu’ils sont en déplacement. Il rassemble toutes les informations concernant les sites Web visités, la durée de chaque visite et les pages Web consultées.
Toutes ces informations sont utilisées pour effectuer une analyse du comportement Internet des employés.
Surveillance des applications
Cet outil facilite le suivi et la journalisation des applications utilisées par les employés. La surveillance des applications permet également de suivre les programmes utilisés par les employés, le temps qu’ils y consacrent et toute utilisation abusive possible.
Surveillance des discussions
Grâce à la surveillance du chat en direct, les superviseurs peuvent garder un œil sur les discussions en cours entre les clients et les agents d’assistance en temps réel.
Cet outil est utile pour les managers car il leur permet d’évaluer le niveau de service client fourni et d’identifier les domaines dans lesquels les employés peuvent avoir besoin d’instructions supplémentaires.
Surveillance des e-mails
La surveillance des e-mails permet aux entreprises de surveiller et d’analyser les e-mails que leurs employés envoient et reçoivent. Il vous permet également de voir le texte et les pièces jointes des e-mails entrants et sortants afin que vous puissiez garder un œil sur la façon dont vos employés se parlent.
Surveillance par webcam
Cette fonctionnalité permet aux entreprises de regarder à distance le flux webcam de n’importe quel employé pour des raisons de sécurité ou pour en donner une preuve visuelle. Cela permet de garder un œil sur ce que font les employés, s’ils respectent les réglementations de l’entreprise et d’autres choses.
Étapes pour configurer un logiciel de surveillance des employés
La mise en place d’un système de surveillance des employés ne comporte que trois étapes de base.
- Inscrivez-vous à votre service préféré.
- Installez et téléchargez un agent de surveillance pour collecter les données de suivi à partir d’un point de terminaison.
- Connectez-vous à votre compte sur le site Web afin de suivre les résultats.
Par rapport aux systèmes auto-hébergés traditionnels, vous disposez d’une plus grande flexibilité et d’une plus grande commodité avec les logiciels basés sur le cloud, car ils ne sont pas physiquement hébergés sur votre lieu de travail. Réduire les infrastructures coûteuses et encombrantes est un excellent moyen d’économiser du temps et de l’argent.
Risques liés à l'utilisation d'un logiciel de surveillance des employés
Après avoir lu les fonctionnalités décrites ci-dessus, vous pourriez être tenté de vous inscrire immédiatement à un outil de surveillance. Mais avant de continuer, considérez les risques suivants liés à l’utilisation de tels outils et ayez en tête un plan pour les atténuer :
Baisse du moral
Plusieurs études ont montré que l’utilisation d’un logiciel de surveillance des employés est un moyen efficace d’augmenter le rendement. Cependant, de nombreuses données sont également disponibles sur ses impacts négatifs. Une étude publiée dans le Journal of Organizational Behavior Research a révélé que certains travailleurs considéraient cette pratique comme une intrusion dans leurs affaires privées. Ils craignent qu’une surveillance constante ne tue leur enthousiasme et leur moral au travail.
Selon le degré d’intrusion d’un système de suivi des employés, il peut amener les gens à se sentir encore plus surveillés, ce qui entraîne des niveaux de stress plus élevés. Ce problème est particulièrement grave lorsqu’un logiciel de surveillance est introduit sans explication appropriée.
soulève des inquiétudes concernant la confidentialité
Un sondage mené par ExpressVPN a révélé que 59 % des travailleurs sont préoccupés par la surveillance. Pendant ce temps, 43 % des personnes interrogées estiment qu’il s’agit d’un abus de confiance. Près de la moitié des travailleurs (48 %) accepteraient une réduction de salaire pour protéger leur vie privée.
Il est donc essentiel de garantir aux employés que leur vie privée sera respectée. Considérez Wolfeye comme un exemple typique. L’objectif de cette application est le suivi des performances et non l’espionnage. Les entreprises peuvent utiliser ce logiciel uniquement pour analyser les données de productivité.
Il ne collectera pas de données privées et sensibles telles que des messages secrets, des numéros de sécurité sociale ou des mots de passe.
Surveillance des employés : considérations juridiques
Bien que la légalité de la surveillance des employés soit très contextuelle et spécifique à l’industrie, il y a quelques considérations générales à garder à l’esprit :
Lois applicables
Les lois sur la protection des données et la vie privée, le droit du travail et d’autres lois spécifiques au secteur entrent également dans cette catégorie.
Un nombre croissant de pays adoptent des lois sur la confidentialité des données, comme le Règlement général sur la protection des données de l’Union européenne et le Consumer Privacy Act de Californie, augmentant ainsi les enjeux pour une protection adéquate des données des utilisateurs.
La même chose pourrait être dite pour les informations sur les employés, dont le partage pourrait être illégal conformément aux lois sur la confidentialité comme la HIPAA (la Health Insurance Portability and Accountability Act). Vous devez également être conscient de toutes les exigences et contraintes légales qui concernent directement votre entreprise.
Consentement des employés
Lorsqu’il s’agit de déterminer l’étendue de leurs opérations de surveillance, la plupart des employeurs aux États-Unis disposent d’une grande liberté en vertu des lois fédérales et étatiques sur la protection de la vie privée.
Le consentement des employés est requis par certaines lois locales et étatiques, mais la plupart n’exigent pas que les entreprises informent les travailleurs qu’ils sont surveillés.
Des États comme le Connecticut et le Delaware ont des lois qui interdisent aux employeurs d’effectuer tout type de surveillance électronique de leurs employés sans préavis suffisant. L’Electronic Communications Privacy Act (ECPA) des États-Unis fournit une justification légale à deux types de surveillance des employés :
- Si une entreprise peut démontrer qu’elle a un « objectif commercial légitime » consistant à surveiller les communications électroniques de ses employés, le gouvernement lui accorde l’autorisation de le faire.
- Un employeur est également autorisé à surveiller les communications sur le lieu de travail s’il a obtenu le consentement préalable des employés . Cela se fait généralement via le processus d’intégration dans le cadre de la documentation régulière qui est remplie le premier jour d’emploi.
Mais un litige peut toujours avoir lieu même si les deux parties y consentent. Aujourd’hui, la plupart des poursuites judiciaires engagées par les employés incluent des licenciements liés à une mauvaise conduite d’un employé avec des véhicules ou des appareils électroniques fournis par l’entreprise.
À mesure que les technologies de suivi continuent d’évoluer, le nombre de poursuites intentées contre les employeurs qui utilisent des technologies de pointe au travail pourrait augmenter.
Les entreprises doivent veiller à examiner les normes juridiques qui doivent être respectées en matière de consentement et s’assurer que les employés sont correctement informés des opérations de surveillance ainsi que des droits dont ils disposent. Lorsque le consentement des employés est requis, assurez-vous de le documenter et d’en conserver une trace.
Politiques de sauvegarde
Les entreprises doivent prendre des précautions pour protéger les données de surveillance. Protégez les informations sensibles des employés en les stockant en toute sécurité et en limitant les personnes pouvant y accéder. Chiffrez, anonymisez et stockez les données comme l’exigent les règles de protection des données qui peuvent s’appliquer.
Légitimité
Comme mentionné précédemment, les entreprises doivent s’assurer que leurs opérations de surveillance répondent à des objectifs commerciaux légitimes.
Le niveau de surveillance doit correspondre à l’importance que vous accordez aux informations surveillées, telles que la sécurité, la productivité, la conformité ou la sûreté. N’envahissez pas la vie privée de vos employés en effectuant une surveillance inutile ou excessive.
Confidentialité
Les entreprises peuvent garantir la confidentialité en déterminant dès le départ qui aura accès aux données de surveillance et comment elles les utiliseront. Restreindre l’accès aux informations uniquement à ceux qui en ont besoin, et uniquement aux fins spécifiées, telles que l’évaluation des performances, l’enquête sur les failles de sécurité ou le suivi de la conformité.
C’est une bonne idée de parler à un avocat des règles et réglementations qui s’appliquent à votre entreprise et à votre région, à moins que vous ne disposiez déjà d’un spécialiste juridique en interne.
Mise en œuvre efficace d'un logiciel de surveillance des employés
Disons que vous concluez que la surveillance des employés au bureau peut être bénéfique et que, par conséquent, vous avez décidé de garder un œil sur la façon dont vos employés utilisent leurs heures de travail. Vous avez même sélectionné la solution adaptée à vos besoins et vous êtes désormais prêt à commencer le suivi de votre personnel.
Avant de commencer, il y a quelques choses que vous devez toujours vous rappeler de faire et d’autres que vous devriez éviter de faire afin d’éviter des ennuis à la direction et à la satisfaction de votre personnel.
Informez votre équipe
Le but du suivi des employés est d’améliorer le niveau de transparence qui existe entre l’équipe et la direction. Donc, si vous comptez surveiller votre personnel, il est tout à fait juste de le leur faire savoir.
N’envahissez pas la vie privée des employés
Évitez d’utiliser le suivi des employés pour avoir un aperçu de la vie privée de vos employés, même si le logiciel enregistre quelque chose de privé. C’est une chose de surveiller les performances de vos employés, mais il est immoral et illégal d’utiliser ces informations pour examiner leur vie personnelle.
Surveillez pour augmenter la productivité
Les employés seront plus motivés s’ils sont capables d’évaluer comment ils se situent par rapport aux autres membres de l’équipe. En termes simples, personne ne veut faire partie de l’équipe dont les performances globales sont les plus mauvaises.
N’intimidez pas les employés
Si vous souhaitez améliorer la productivité de vos employés, utilisez la confiance et l’ouverture comme outils plutôt que l’intimidation. Cela est particulièrement vrai lorsqu’il s’agit de travailleurs seniors ou plus expérimentés.
Ayez une vue d’ensemble
Nous vous recommandons d’utiliser des outils de surveillance pour identifier les tendances globales de productivité au lieu d’examiner chaque action de chacun de vos employés. Il est également recommandé de laisser une certaine marge de manœuvre à votre personnel en cas d’incidents isolés.
Ne faites pas de microgestion
La microgestion des efforts de votre équipe fera baisser le moral de votre équipe et pourrait potentiellement augmenter le taux de roulement du personnel. Donnez à votre personnel la liberté de prendre ses propres décisions et utilisez la surveillance des employés comme un simple outil pour les garder sur la bonne voie.
Conclusion
Ainsi, maintenant que vous avez une compréhension globale de ce qu’implique un logiciel de surveillance des employés et de ce que vous devez prendre en compte, vous pouvez continuer et l’utiliser dans votre entreprise. Cela peut s’avérer être un outil précieux pour la réussite de votre entreprise.