8 grandi esempi di monitoraggio dei dipendenti
Le aziende non possono sperare di essere efficienti se i loro dipendenti trascorrono le ore d’ufficio seduti inattivi o chiacchierando con gli amici. Pertanto, i datori di lavoro devono adottare misure per monitorare i dipendenti. Ma quali sono alcuni esempi di monitoraggio dei dipendenti?
Alcuni ottimi esempi di monitoraggio dei dipendenti includono l’utilizzo di app di monitoraggio dei dipendenti, spazi di lavoro virtuali, e-mail aziendali, smart card, software di recupero dati, videosorveglianza, software di gestione della rete e software di prevenzione della perdita di dati (DLP).
In questo post parlerò di alcuni strumenti e metodi eccellenti che puoi utilizzare per tenere d’occhio i tuoi dipendenti. Quindi, se hai faticato a supervisionare i tuoi dipendenti, continua a leggere!
1. Software di monitoraggio dei dipendenti
Con il lavoro fisico, è facile individuare chi lavora e chi no. Tutto quello che devi fare è guardare i filmati di videosorveglianza in diretta di qualsiasi parte dell’ufficio e vedere cosa sta facendo il tuo dipendente.
Tuttavia, poiché sempre più lavori prevedono lo stare seduti davanti a uno schermo e premere i tasti, è difficile dire se i dipendenti stiano effettivamente lavorando; o utilizzando dispositivi di lavoro per uso personale. L’unico modo per essere sicuri sarebbe quello di sbirciare nello schermo di ogni dipendente e vedere cosa stanno effettivamente facendo.
Ma dal momento che non è pratico, i manager devono trovare un altro modo per vedere cosa stanno facendo i loro dipendenti sullo schermo. È qui che entra in gioco il software di monitoraggio dello schermo . Consente ai datori di lavoro di visualizzare ciò che accade sugli schermi dei dispositivi di lavoro dei dipendenti, sostanzialmente l’equivalente digitale della videosorveglianza.
Come funziona? Tutto ciò che i datori di lavoro devono fare è scaricare il software di monitoraggio dei dipendenti nei PC aziendali e pagare la quota di abbonamento del software. Una volta fatto ciò, saranno in grado di monitorare da remoto quasi tutto ciò che accade sui dispositivi di lavoro da qualsiasi parte del mondo.
Ogni software di monitoraggio dei dipendenti viene fornito con il suo set unico di funzionalità; tuttavia, puoi aspettarti alcune funzionalità standard da quasi tutti i software di monitoraggio. Questi sono:
Monitoraggio del tempo
Il monitoraggio del tempo è una funzionalità standard in quasi tutti i dispositivi di monitoraggio dei dipendenti. Attraverso queste funzionalità, i datori di lavoro possono monitorare esattamente quando viene utilizzato un dispositivo di lavoro, quando viene chiuso, quando vengono aperte determinate app e quando vengono chiuse.
Inoltre, attraverso il monitoraggio del tempo, i dipendenti possono valutare se stanno utilizzando i dispositivi di lavoro in modo efficiente per l’azienda o se trascorrono del tempo sui social media durante l’orario di lavoro.
Registrazione dello schermo dal vivo e schermate
Le catture dello schermo dal vivo assumono la forma di schermate o registrazioni dello schermo dal vivo. Questa funzione consente ai datori di lavoro di vedere i contenuti esatti sullo schermo di un dispositivo di lavoro in qualsiasi momento, in modo che i datori di lavoro sappiano sempre esattamente per cosa vengono utilizzati i dispositivi di lavoro.
Inoltre, la funzione di registrazione dal vivo ha spesso la possibilità di registrare e archiviare le registrazioni dello schermo. In questo modo, i datori di lavoro possono verificare l’utilizzo di qualsiasi dispositivo di lavoro aziendale ogni volta che sono liberi.
Monitoraggio di siti Web/app
Le funzionalità di tracciamento di siti Web e app del software di monitoraggio dei dipendenti consentono ai datori di lavoro di visualizzare un elenco completo di ciascun sito Web o applicazione utilizzato in un computer di lavoro e la quantità di tempo trascorso su di esso. In questo modo, i datori di lavoro possono sapere se un dispositivo di lavoro viene utilizzato per giocare o trascorrere del tempo sui social media.
Monitoraggio della sequenza di tasti
Il tracciamento dei tasti è un’altra funzionalità standard nella maggior parte delle applicazioni di monitoraggio dei dipendenti. Indica ai datori di lavoro esattamente ciò che i loro dipendenti hanno digitato sui loro dispositivi di lavoro, il che significa che possono calcolare se i loro dipendenti stanno digitando e-mail relative al lavoro durante l’orario d’ufficio o semplicemente chattando con gli amici.
Ora che sai quali sono le applicazioni di monitoraggio dei dipendenti, potresti volerne testare una. Per risparmiarti la fatica della ricerca, ho elencato due raccomandazioni in basso:
Wolfeye – Miglior rapporto qualità-prezzo
Wolfeye è il software di monitoraggio dei dipendenti perfetto per le piccole imprese che hanno pochi lavoratori da monitorare e hanno un budget limitato. Il piano di abbonamento del software include tutte le funzionalità di cui le piccole imprese hanno bisogno per tenere d’occhio i propri dipendenti. Esempi di tali caratteristiche includono cose come:
- Screenshot a tempo
- Registrazione dello schermo dal vivo
- Elenco dei siti web visitati
- Avvio invisibile dell’app e altro ancora.
La parte migliore? Puoi ottenere tutte queste funzionalità per soli $ 97 all’anno, un vero affare rispetto ad altre app di monitoraggio.
DeskTime – Per le aziende più grandi
Se hai molti dipendenti da monitorare e sei disposto a investire molti soldi per supervisionarli, allora DeskTime è la soluzione di monitoraggio dei dipendenti perfetta per te.
Ottimizzata per le aziende più grandi, questa app è ricca di funzionalità necessarie per tenere traccia delle attività dei dipendenti, pianificare e gestire progetti e automatizzare le attività che richiedono tempo.
Alcune delle caratteristiche più degne di nota di questa applicazione includono quanto segue:
- Rilevamento automatico del tempo
- Rapporto sulla produttività
- Opzione tempo privato
- Monitoraggio dell’app
- Cattura dello schermo
- Monitoraggio del progetto
- Monitoraggio di siti Web/app e altro ancora
2. Monitoraggio dell'area di lavoro online
Gli spazi di lavoro online sono strumenti virtuali in cui le persone collaborano e comunicano tra loro per lavorare su progetti o gestire un’attività virtuale.
Gli spazi di lavoro online sono fondamentali per le aziende sia virtuali che fisiche. Per le aziende virtuali, gli spazi di lavoro online fungono da centro per tutta la collaborazione e la comunicazione, poiché non c’è altro modo in cui dipendenti e manager possono interagire tra loro.
D’altra parte, per le imprese fisiche, questi strumenti possono aiutare a strutturare la comunicazione e aiutare nella gestione dei progetti.
In entrambi i casi, i manager sarebbero interessati a scoprire come ogni dipendente utilizza il proprio spazio virtuale, se sta lavorando o meno alle attività assegnategli e quali progressi sta facendo ogni giorno.
Fortunatamente, gli strumenti di collaborazione virtuale come Slack, i team Microsoft e Google Workspace dispongono di funzionalità di analisi integrate che consentono agli amministratori dell’area di lavoro (datori di lavoro) di tenere traccia delle prestazioni individuali e collettive.
Che tipo di dati possono monitorare utilizzando questi spazi di lavoro? Bene, praticamente tutto ciò che accade nell’area di lavoro.
Le esatte opzioni di analisi dipendono da software a software, ma generalmente, come amministratore di un’area di lavoro virtuale (a condizione che tu abbia sottoscritto il piano giusto), puoi visualizzare tutti i record di chat dell’area di lavoro, incluse le chat individuali tra due membri del team.
Puoi anche vedere chi è online e quali sono i loro schemi di accesso (ad esempio, in quali giorni si connettono di solito allo spazio e per quanto tempo).
Oltre a questo, gli spazi di lavoro virtuali ti consentono di pianificare progetti, stabilire obiettivi secondari, fissare scadenze e assegnarli a singoli o team all’interno del tuo spazio di lavoro.
Inoltre, puoi impostare promemoria per le attività che si stanno avvicinando alle scadenze e registrarne i progressi. In questo modo, gli spazi di collaborazione virtuale ti consentono di tenere d’occhio i progressi dei tuoi dipendenti in merito a diversi incarichi e persino di valutare le loro prestazioni in diversi periodi di tempo.
Con così tante opzioni di monitoraggio disponibili, gli spazi di lavoro virtuali sono uno dei migliori strumenti di supervisione nell’arsenale di un datore di lavoro, in particolare per quanto riguarda la comunicazione e la valutazione dei progressi.
3. Monitoraggio della posta elettronica di lavoro
Il monitoraggio della posta elettronica è un’altra opzione che i datori di lavoro possono utilizzare per vedere cosa stanno facendo i loro dipendenti. Le aziende possono abbonarsi ai servizi di hosting di posta elettronica e ottenere il proprio dominio di posta elettronica personalizzato e privato.
In questo modo, possono assegnare a ciascun dipendente un indirizzo email aziendale univoco. Ora, queste email non sono canali privati. I datori di lavoro hanno diritti di amministratore per l’intero dominio e possono controllare qualsiasi e-mail inviata o ricevuta tramite l’e-mail aziendale di qualsiasi dipendente.
Inoltre, i datori di lavoro possono anche sfogliare tutti i messaggi non inviati (noti anche come bozze) sull’account di ogni singolo dipendente.
Attraverso il monitoraggio della posta elettronica, i datori di lavoro possono tenere traccia di tutti i messaggi inviati a parti esterne e vedere se i dipendenti utilizzano l’orario di lavoro per la corrispondenza commerciale o i contatti e-mail personali.
Per quanto riguarda la pratica, il monitoraggio della posta elettronica non è uno strumento di monitoraggio quotidiano dei dipendenti. Questo perché sarebbe quasi impossibile per i datori di lavoro leggere ogni posta inviata all’account di ogni dipendente.
Pertanto, questo metodo di supervisione è più adatto per controlli situazionali periodici, ovvero è possibile per i datori di lavoro esaminare le e-mail dei dipendenti solo ogni pochi mesi o se desiderano indagare su una situazione che si è sviluppata.
4. Monitoraggio tramite software di recupero dati
Le applicazioni di recupero dati non sono create per il monitoraggio dei dipendenti, ma se utilizzate correttamente possono aiutare i datori di lavoro a tenere traccia delle attività di navigazione dei propri dipendenti.
Il software di recupero dati aiuta a ripristinare i dati di un’azienda nel caso in cui vengano eliminati accidentalmente. In che modo questo è correlato al monitoraggio dei dipendenti? Ebbene, il monitoraggio dell’attività di navigazione dei dipendenti è una parte essenziale del monitoraggio dei dipendenti. Tuttavia, i dipendenti possono eliminare la loro attività di ricerca prima che i datori di lavoro possano esaminarla.
Se i datori di lavoro eseguono il backup dei browser dei propri dispositivi di lavoro utilizzando un software di recupero dati, possono ripristinare la cronologia delle ricerche e scoprire cosa stavano facendo i dipendenti. In questo modo, il software di monitoraggio dei dati può essere utilizzato per supervisionare i dipendenti.
5. Carte d'identità intelligenti
Le carte d’identità intelligenti sono un modo eccellente per monitorare i dipendenti all’interno dei locali fisici della tua azienda. Le carte d’identità intelligenti (o smart card) contengono chip che possono essere scansionati alle porte utilizzando scanner. Ogni volta che una tessera viene scansionata, il sistema verifica se il titolare è autorizzato ad accedere a quella parte dei locali dell’azienda. Se lo sono, possono entrare; in caso contrario, viene rifiutato l’accesso.
In questo modo, i manager sanno chi accede a quali parti dei locali dell’azienda ea che ora, rendendo molto più facile per loro ritenere i dipendenti responsabili.
Un altro ottimo modo in cui le smart card aiutano le aziende a mantenere i dipendenti responsabili è consentire ai datori di lavoro di monitorare la presenza dei propri lavoratori. Ogni volta che un dipendente entra nei locali dell’azienda, scansiona la propria tessera all’ingresso e il sistema registra automaticamente l’ora esatta in cui è entrato nell’edificio.
Allo stesso modo, quando i dipendenti lasciano i locali dell’azienda, scansionano nuovamente le loro carte all’ingresso per aggiornare il sistema su quando escono dal lavoro.
6. Monitoraggio della rete
I datori di lavoro possono anche monitorare a quali siti Web accedono i dipendenti tramite il router dell’azienda. Questo è noto come monitoraggio della rete e molte aziende lo utilizzano per garantire che i dipendenti non accedano a siti Web dannosi che potrebbero minacciare i dati aziendali.
Un malinteso comune riguardo al monitoraggio della rete è che consenta ai datori di lavoro di leggere qualsiasi chat inviata o ricevuta attraverso la rete aziendale.
Questo semplicemente non è vero. I datori di lavoro non possono vedere le chat inviate tramite la rete aziendale a meno che non vengano inviate tramite siti non protetti. I siti non protetti non sono crittografati, quindi chiunque gestisca la rete può vedere qualsiasi attività eseguita sul sito.
Oltre a tenere traccia di ciò che i dipendenti cercano su Internet, il monitoraggio della rete può essere utilizzato anche per tenere traccia dei dipendenti che richiedono l’accesso a file aziendali sensibili. In questo modo, se trapelano informazioni sensibili sull’azienda, i dirigenti sapranno quali dipendenti ritenere responsabili della violazione.
7. Software per la prevenzione della perdita di dati (DLP).
Il software di prevenzione della perdita di dati è uno strumento di sicurezza che salvaguarda le informazioni sensibili di un’azienda classificando i suoi file su diversi livelli di sensibilità e quindi imponendo controlli di verifica in proporzione al suo livello di sensibilità.
In questo modo, l’applicazione impedisce l’accesso non autorizzato alle informazioni di un’azienda e le salva da una violazione dei dati.
Se una persona autorizzata accede a file sensibili, il software ne prende nota per motivi di responsabilità.
D’altra parte, se viene rilevata una violazione dei dati, il software blocca l’accesso ai dati per evitare che vengano divulgati.
8. CCTV o Videosorveglianza
La videosorveglianza è un metodo ampiamente utilizzato per il monitoraggio dei dipendenti. I team IT vengono assunti per installare una catena di telecamere posizionate strategicamente in tutti i locali aziendali in modo tale che quasi tutte le parti dell’edificio siano sorvegliate da telecamere (con l’eccezione di luoghi come i bagni, ovviamente).
Il filmato catturato da queste telecamere viene inserito nella sala di sicurezza dell’azienda, dove i membri del team di sicurezza monitorano qualsiasi attività nell’edificio.
Inoltre, tutti i filmati registrati vengono solitamente inviati e archiviati su server fuori sede per almeno un paio di mesi nel caso fosse necessario per qualche indagine.
Per questi motivi, la videosorveglianza è un ottimo modo per garantire che:
- I dipendenti non rubano nulla dal lavoro
- I dipendenti non stanno seduti inattivi durante il lavoro e
- I dipendenti non accedono a parti dell’edificio a cui non sono autorizzati ad accedere.
Pensieri finali
In sintesi, le aziende devono investire in strumenti e risorse che possano aiutarle a monitorare l’avanzamento del lavoro dei propri dipendenti; in caso contrario, non saranno mai in grado di aumentare l’efficienza delle loro operazioni.
Per fortuna, nell’era digitale, ci sono diversi strumenti e risorse che le aziende possono utilizzare per tenere sotto controllo i propri dipendenti:
- Software di monitoraggio dei dipendenti
- Monitoraggio dell’area di lavoro online
- Monitoraggio della posta elettronica
- Monitoraggio della rete
- Video sorveglianza
- Smart card
- Software di recupero dati
- Prevenzione della perdita dei dati
Usa l’opzione che meglio ti consente di tenere d’occhio i tuoi dipendenti in base alla natura della tua attività.
Fonti
- Digital Guardian: cos’è la prevenzione della perdita di dati (DLP)?
- Perspicace: quali sono le tecniche di monitoraggio sul posto di lavoro più comuni?
- Handy Recovery: come recuperare la cronologia cancellata su Chrome in (2022)
- Nolo: monitoraggio della posta elettronica: i tuoi datori di lavoro possono leggere i tuoi messaggi?