Comment savoir si les employés utilisent des appareils de travail à des fins personnelles
Si vous gérez une petite entreprise, vous devez surveiller ce que font vos employés sur leurs ordinateurs de travail pour éviter le vol de temps et les risques de fuite de données. Mais comment pouvez-vous faire cela?
Vous pouvez savoir si vos employés utilisent des appareils de travail à des fins personnelles en installant un logiciel de surveillance de bureau, en utilisant un outil de collaboration sur le lieu de travail, en créant un e-mail professionnel pour vos employés ou en demandant au service informatique de contrôler les sites accessibles via l’entreprise. Wifi.
Si vous souhaitez en savoir plus sur ces techniques de surveillance des employés et découvrir celles qui pourraient convenir à votre entreprise, continuez à lire ! C’est exactement ce dont nous parlerons dans l’article d’aujourd’hui.
1. Installez le logiciel de surveillance de bureau sur les appareils de votre entreprise
Les appareils de surveillance de bureau changent la donne pour les employeurs et les gestionnaires qui souhaitent surveiller l’activité de leurs employés sur les appareils de l’entreprise.
C’est, de loin, le moyen le plus efficace de savoir ce que font les employés sur les ordinateurs de l’entreprise, car il leur offre plusieurs options différentes pour surveiller leurs employés.
Quelles sont ces fonctionnalités ? Eh bien, cela dépendra du logiciel de surveillance de bureau que vous choisissez et de votre plan d’abonnement. Mais voici une liste de quelques exemples du type de données que vous pouvez suivre à travers ceux-ci :
- Vous pouvez suivre toutes les frappes sur votre ordinateur professionnel, ce qui signifie que vous pourrez savoir ce que vos employés tapent.
- Vous pourrez voir quand vos employés sont en ligne et quand ils sont inactifs.
- Vous pouvez suivre l’utilisation des médias sociaux par les employés pendant les heures de travail.
- Vous pourrez suivre les activités des médias sociaux de vos employés, même s’ils se connectent à partir de leurs comptes privés.
- Vous pouvez voir le contenu exact des écrans de vos employés en temps réel soit grâce à des captures d’écran prises automatiquement par le logiciel, soit grâce à une diffusion en direct enregistrée discrètement des écrans de vos employés.
Maintenant, il y a une tonne de bons logiciels de surveillance de bureau parmi lesquels vous pouvez choisir, mais pour vous éviter les soucis de recherche, en voici un que je vous recommande de consulter :
Wolfeye
Wolfeye Remote Screen est un logiciel de surveillance de bureau conçu spécifiquement pour les propriétaires de petites entreprises qui souhaitent surveiller l’utilisation des ordinateurs professionnels par leurs employés et les parents qui souhaitent garder un œil sur les ordinateurs personnels de leurs enfants.
Étant donné que ce logiciel est conçu pour être utilisé par les propriétaires de petites entreprises et les ménages, il est également beaucoup plus économique que les autres logiciels. vous pouvez obtenir un abonnement d’un an pour seulement 97 $ par PC.
Qu’obtiens-tu en retour? Eh bien, vous pouvez accéder pleinement à presque toutes les activités qui se déroulent sur votre ordinateur professionnel grâce à l’incroyable gamme de fonctionnalités qu’offre Wolfeye .
Ses caractéristiques les plus notables sont :
- Surveillance en direct de l’écran du PC – Vous pouvez voir tout ce qui se passe sur l’écran de votre ordinateur professionnel en temps réel.
- Captures d’écran et sites Web visités – Wolfeye vous enverra périodiquement des captures d’écran de l’écran de l’ordinateur et enregistrera une liste de tous les sites Web visités.
- Présence indétectable – Wolfeye démarre automatiquement et de manière invisible à chaque démarrage du PC cible.
- Surveillance à distance – Vous pouvez voir ce qui se passe sur les appareils de l’entreprise, même s’ils ne sont pas utilisés dans les locaux de l’entreprise.
2. Amener les employés à travailler sur l'outil de collaboration de l'espace de travail
Un autre excellent moyen de surveiller de plus près les activités de vos employés consiste à transférer toutes les communications internes (et les affectations applicables) vers n’importe quel outil de collaboration d’espace de travail populaire. Des exemples de tels outils incluent Slack, ClickUp , Google Workspace, Microsoft Teams, Asana, etc.
En tant qu’employeur, vous avez généralement le droit de contacter ces entreprises collaboratives et d’extraire les conversations et les données de votre entreprise. En règle générale, vous ne serez autorisé à le faire que si vous disposez des éléments suivants :
- Le bon plan pour votre outil de collaboration d’espace de travail, et
- L’approbation ou l’autorisation de l’entreprise de collaboration qui possède cet outil de collaboration pour extraire les données de vos employés.
Ces données vous seront-elles utiles ? Eh bien, oui et non. Vous voyez, lorsque vous extrayez les chats et les analyses de vos employés de l’outil de collaboration géré par votre entreprise, vous avez accès à une tonne de données.
Maintenant, ces données incluent des informations qui pourraient vous être utiles, mais elles incluent principalement du bruit. Ainsi, en tant qu’employeur, il est peu probable que vous consultiez régulièrement ou fréquemment ces données.
Néanmoins, c’est une bonne option à avoir si vous dirigez une entreprise et que vous souhaitez suivre les progrès de votre employé et si vous souhaitez régler des différends.
Deux grands espaces de travail où vous pouvez surveiller ces données incluent :
Slack
Slack est une plateforme de communication d’espace de travail numérique permettant aux entreprises de choisir leur structure/organisation de communication.
En tant que propriétaire/gérant d’entreprise, vous pouvez demander un chat et d’autres analyses de données à Slack, et (à condition que vous soyez abonné au plan “plus”) Slack approuvera votre demande et vous enverra ces données.
Microsoft Teams
Microsoft Teams est un espace de communication et de collaboration d’entreprise. À l’aide de Teams, vous pouvez accéder aux données de vos employés via eDiscovery, un outil de recherche qui leur permet de surfer sur des chats privés et des e-mails dans Teams. Cependant, vous devez d’abord obtenir une approbation et une autorisation de conformité légale pour accéder à cette fonctionnalité.
3. Créez des e-mails professionnels pour vos employés
En tant qu’employeur, vous avez un accès complet à tous les e-mails que les employés envoient ou reçoivent sur leur messagerie professionnelle. Ainsi, créer des e-mails professionnels pour chaque employé peut être une excellente idée si vous souhaitez surveiller les e-mails qu’ils envoient ou reçoivent de parties internes ou externes.
Cela ne s’arrête pas là. En tant qu’employeur, vous pouvez également opter pour un logiciel d’enregistrement de frappe qui fait des copies de tous les e-mails envoyés et reçus via l’e-mail professionnel et de tous les brouillons d’e-mails que vos employés peuvent avoir créés mais jamais envoyés.
Cependant, il est important de noter qu’être aussi intrusif mettra probablement à rude épreuve votre relation avec vos employés.
La confidentialité des employés est importante, mais si vous ressentez le besoin d’accéder à leurs e-mails, assurez-vous d’être totalement transparent avec vos employés à ce sujet et assurez-vous de leur donner la possibilité d’envoyer des e-mails privés en les marquant « confidentiels ».
Dans quelle mesure ces e-mails vous seront-ils utiles ? Eh bien, en ce qui concerne le suivi quotidien des activités des employés, pas grand-chose. Il n’est pas pratique de parcourir chaque e-mail que chaque employé de votre organisation envoie ou reçoit quotidiennement.
Cependant, lorsqu’il s’agit de résoudre des conflits, la recherche dans ces e-mails peut aider à résoudre les problèmes.
4. Vous pouvez surveiller les sites auxquels vos employés accèdent via le réseau de l'entreprise
Que vos employés soient sur leurs appareils personnels ou professionnels, s’ils sont connectés au réseau Wi-Fi de l’entreprise, votre entreprise aura accès à tous les sites Web que vos employés recherchent sur Internet.
Vous ne pourrez peut-être pas voir ce que font vos employés sur ce site Web, mais cela vous indiquera au moins si vos employés recherchent du contenu lié au travail sur Internet ou utilisent leurs heures de bureau pour faire des achats en ligne.
Conclusion
En résumé, surveiller l’utilisation des appareils de travail par les employés est important pour :
- Assurez-vous que les employés n’utilisent pas le temps et les ressources de l’entreprise pour leurs affaires personnelles.
- Assurez-vous que les données de l’entreprise restent protégées et qu’aucun employé ne divulgue, intentionnellement ou non, des informations à des tiers.
Cela dit, les employeurs peuvent généralement surveiller l’activité des employés sur les appareils de travail de quatre manières. Ceux-ci sont:
- Dispositifs de surveillance de bureau
- Outils de collaboration d’espace de travail gérés par l’entreprise
- E-mails professionnels
- Wifi d’entreprise
Vous pouvez utiliser n’importe laquelle de ces solutions (ou une combinaison de celles-ci ou toutes à la fois) pour surveiller vos employés, mais assurez-vous de savoir comment filtrer les “données de bruit”.