Est-il légal de surveiller les appareils personnels des employés ?
De nombreux lieux de travail d’aujourd’hui sont passés au travail à distance, que ce soit à domicile ou ailleurs. Les employeurs ont besoin d’approches alternatives pour s’assurer que leurs employés font un usage productif de leur temps, généralement en surveillant. Mais que se passe-t-il si l’employé utilise un ordinateur portable personnel ?
La surveillance des appareils personnels des employés est légale aux États-Unis si l’employé donne son consentement. Le formulaire de consentement doit donner un aperçu détaillé de ce que l’employeur surveillera et comment. Dans certains États, aucun consentement n’est légalement requis pour surveiller des appareils strictement à usage professionnel.
Lisez la suite pour en savoir plus sur la façon dont vous pouvez surveiller vos employés sans enfreindre les lois.
Comment surveiller légalement les appareils personnels des employés
Aux États-Unis, la surveillance des appareils d’autres personnes est généralement illégale en vertu de la loi fédérale , mais il existe quelques exceptions . Si vous êtes un employeur et envisagez de surveiller vos employés, vous devez vous familiariser avec la Loi sur la confidentialité des communications électroniques ( ECPA ) et les autres lois pertinentes.
Vous avez probablement remarqué qu’il est plus faisable financièrement pour votre entreprise de permettre à vos employés de travailler à domicile. Pour aller plus loin, vous leur avez peut-être demandé d’utiliser leur propre ordinateur portable dans la mesure du possible. Mais la seule façon de vous assurer qu’ils sont réellement productifs et qu’ils travaillent le bon nombre d’heures est via la surveillance.
Le moyen le plus simple de le faire est d’utiliser un logiciel de surveillance de bureau à distance tel que Wolfeye Remote Screen . Mais avant d’entrer dans les détails de l’utilisation de tels logiciels, il est judicieux de couvrir tous les aspects juridiques de la surveillance des appareils personnels des employés.
L’ECPA vous permet de surveiller légalement les appareils de vos employés si :
- Vous avez fourni l’appareil, ou
- Ils ont donné leur consentement.
En tant que tel, la surveillance des appareils personnels de votre employé nécessite qu’il vous donne légalement son consentement pour le faire. Cela signifie simplement leur fournir un formulaire de consentement et leur demander de télécharger le logiciel de votre choix.
Pour vous assurer de ne pas rencontrer de problèmes juridiques, assurez-vous d’indiquer clairement ce que le logiciel surveillera avant de demander à vos employés de le télécharger.
Appareils personnels vs appareils d'entreprise
Comme je l’ai mentionné précédemment, si vous fournissez à vos employés un appareil avec lequel travailler (y compris des ordinateurs portables, des téléphones, des tablettes, etc.), il n’est pas nécessaire de demander leur consentement. Vous avez le droit légal de surveiller les appareils que vous fournissez. . La plupart des employeurs informent encore leurs employés qu’ils sont surveillés.
Les formulaires de consentement sont une exigence lors de la surveillance des appareils personnels, car vous pouvez supposer que l’employé ne limitera pas son utilisation de l’appareil aux activités liées au travail. Même si vos employés utilisent l’appareil uniquement pour le travail, vous ne pouvez pas le considérer comme un appareil d’entreprise à moins que votre entreprise n’ait acheté l’appareil .
Bien qu’il existe certains avantages pour les employés qui utilisent des appareils personnels à la place de ceux de l’entreprise, il existe également de nombreux risques .
Les seules circonstances dans lesquelles les appareils personnels peuvent être surveillés sans consentement sont :
- Par les forces de l’ordre (le cas échéant)
- Lorsqu’un parent surveille son enfant mineur légal (moins de 18 ans), car l’enfant n’est pas assez âgé pour donner son consentement
En fait, de nombreux parents surveillent librement les appareils de leurs enfants sans aucune répercussion légale.
Ce qu'il faut inclure dans un formulaire de consentement pour la surveillance des employés
Nous avons établi que pour surveiller les appareils personnels de vos employés, le consentement est une exigence non négociable. Si ce consentement est obtenu de manière inappropriée ou si les détails de ce consentement ne sont pas en règle, vous pourriez vous retrouver face à une poursuite très sérieuse.
Vous devez comprendre que le consentement est un terme défini par la loi et qu’il y a des moments où la manière dont le consentement est obtenu est très spécifique. Par exemple, voici quelques-unes des règles particulières données concernant le consentement à la surveillance en Europe (où le règlement général sur la protection des données ( RGPD ) s’applique) :
- Le consentement doit être explicite et donné sans coercition .
- Ce n’est pas obligatoire . Autrement dit, tout employé peut légalement refuser de donner son consentement à être surveillé sans crainte de représailles.
- L’employé doit être libre de révoquer son consentement à tout moment.
Il est préférable de communiquer toutes ces informations dans le formulaire de consentement, et il est préférable de ne pas faire pression sur les employés pour qu’ils les donnent. Soyez prêt si une partie de votre personnel refuse de donner son consentement et rappelez-vous que vous n’aurez pas le droit légal de les punir pour cela.
Incluez également un aperçu détaillé de tous les appareils que vous avez l’intention de surveiller, les heures que vous surveillerez et exactement ce que vous surveillerez. Cela inclut des informations indiquant si vous enregistrerez des frappes au clavier, des enregistrements de microphone ou toute autre chose.
Il est conseillé d’informer tous les employés potentiels que vous aurez besoin de leur consentement pour les surveiller, même avant leur embauche. Le maintien d’un environnement de travail sain encouragera vos employés (actuels ou potentiels) à consentir à être surveillés, surtout si vous vous assurez de protéger leur vie privée.
Avantages de la surveillance des employés
Vous vous demandez peut-être s’il vaut la peine de consacrer du temps et des efforts pour surveiller les appareils personnels ou professionnels de vos employés. D’autant plus que de plus en plus de personnes travaillent à distance de nos jours, vous avez de nombreux avantages à gagner en tant qu’employeur. Voici quelques-uns des avantages les plus courants revendiqués par les employeurs :
- La surveillance des employés augmente la productivité et la responsabilité de leurs employés.
- Il est plus facile de gérer des projets en suivant le temps passé sur le projet par différents départements. Cela inclut l’utilisation du temps suivi pour facturer les heures facturables aux clients.
- Il offre une protection contre les violations de données, les escroqueries par hameçonnage et les logiciels malveillants .
- Il fournit une voie légale pour protéger les informations sensibles des clients .
Dernières pensées
L’essentiel est que surveiller les employés sur leurs appareils personnels ou professionnels n’est pas facile, mais il est nécessaire de s’assurer que vous obtenez les performances pour lesquelles vous payez. Si vous passez par les voies légales appropriées et créez un environnement de travail sûr, vous pourrez probablement obtenir le consentement de vos employés pour les surveiller légalement.
De nos jours, la surveillance électronique des employés est tout aussi courante que les caméras de vidéosurveillance dans les grandes épiceries d’entreprise. Il n’y a aucune raison d’hésiter à protéger votre entreprise et à tenir vos employés responsables des heures qu’ils prétendent effectuer lorsqu’ils travaillent à distance.
Sources
- Bureau of Justice Assistance : Loi de 1986 sur la confidentialité des communications électroniques (ECPA)
- Hitachi Systems Security Inc. : Le débat sur les appareils personnels : vos employés devraient-ils les utiliser au travail ?
- EU : Qu’est-ce que le GDPR, la nouvelle loi européenne sur la protection des données ?
