Hoe te weten of werknemers werkapparaten voor persoonlijk gebruik gebruiken
Als u een klein bedrijf leidt, moet u controleren wat uw werknemers op hun werkcomputers doen om tijddiefstal en gegevenslekken te voorkomen. Maar hoe kun je dit doen?
U kunt erachter komen of uw werknemers zakelijke apparaten voor persoonlijk gebruik gebruiken door desktopmonitoringsoftware te installeren, een tool voor samenwerking op de werkplek te gebruiken, een zakelijke e-mail voor uw werknemers te maken of de IT-afdeling te vragen om de sites die via het bedrijf worden bezocht, te controleren. Wifi.
Als u meer wilt weten over deze technieken voor het monitoren van werknemers en wilt weten welke geschikt zijn voor uw bedrijf, lees dan verder! Dit is precies wat we in het artikel van vandaag zullen bespreken.
1. Installeer desktopbewakingssoftware op de apparaten van uw bedrijf
Apparaten voor desktopmonitoring zijn een doorbraak voor werkgevers en managers die de activiteiten van hun werknemers op bedrijfsapparaten willen volgen.
Dit is verreweg de meest effectieve manier om erachter te komen wat werknemers van plan zijn op bedrijfscomputers, omdat het hen verschillende opties biedt om hun werknemers te monitoren.
Wat zijn deze functies? Welnu, dat hangt af van de desktopbewakingssoftware waarvoor u kiest en uw abonnement. Maar hier is een lijst met enkele voorbeelden van het soort gegevens dat u hiermee kunt volgen:
- U kunt alle toetsaanslagen op uw zakelijke computer volgen, wat betekent dat u kunt achterhalen wat uw werknemers typen.
- U kunt zien wanneer uw medewerkers online zijn en wanneer ze inactief zijn.
- U kunt het gebruik van sociale media van werknemers tijdens werkuren volgen.
- U kunt de sociale media-activiteiten van uw medewerkers volgen, zelfs als ze inloggen vanaf hun privéaccounts.
- U kunt de exacte inhoud van de schermen van uw werknemers live zien via screenshots die automatisch door de software worden gemaakt of via een discreet opgenomen live-uitzending van de schermen van uw werknemers.
Nu zijn er heel veel goede desktop-monitoringsoftware waaruit je kunt kiezen, maar om je de moeite van het zoeken te besparen, raad ik je aan om deze eens te bekijken:
Wolfeye
Wolfeye remote screen is software voor desktopbewaking die speciaal is ontworpen voor eigenaren van kleine bedrijven die het gebruik van zakelijke computers door hun werknemers willen controleren en voor ouders die de thuiscomputers van hun kinderen in de gaten willen houden.
Aangezien deze software is gepositioneerd om te worden gebruikt door eigenaren van kleine bedrijven en huishoudens, is deze ook veel budgetvriendelijker dan andere software; u kunt een abonnement van 1 jaar krijgen voor slechts $ 97 per pc.
Wat krijg je ervoor terug? Welnu, u hebt volledig toegang tot bijna elke activiteit die plaatsvindt op uw zakelijke computer via de ongelooflijke reeks functies die Wolfeye biedt.
De meest opvallende kenmerken zijn:
- Live pc-schermmonitoring – U kunt alles live zien gebeuren op het scherm van uw zakelijke computer.
- Schermafbeeldingen en bezochte websites – Wolfeye stuurt u periodiek schermafbeeldingen van het computerscherm en registreert een lijst van elke bezochte website.
- aanwezigheid – Wolfeye start automatisch en onzichtbaar op elke keer dat de doel-pc opstart.
- Surveillance op afstand – U kunt zien wat er gebeurt op bedrijfsapparaten, zelfs als deze niet binnen het bedrijfsterrein worden gebruikt.
2. Laat medewerkers werken aan Workspace Collaboration Tool
Een andere geweldige manier om de activiteiten van uw werknemers beter in de gaten te houden, is door alle interne communicatie (en toepasselijke opdrachten) over te hevelen naar een populaire tool voor samenwerking op de werkvloer. Voorbeelden van dergelijke tools zijn Slack, ClickUp , Google Workspace, Microsoft Teams, Asana en meer.
Als werkgever heb je meestal het recht om contact op te nemen met deze samenwerkingsbedrijven en de chats en gegevens van je bedrijf op te halen. Meestal mag u dit alleen doen als u over het volgende beschikt:
- Het juiste plan voor uw werkruimtesamenwerkingstool, en
- De goedkeuring of autorisatie van het samenwerkingsbedrijf dat eigenaar is van die samenwerkingstool om de gegevens van uw werknemers op te halen.
Heb je iets aan deze gegevens? Nou, ja en nee. Zie je, wanneer je de chats en analyses van je werknemers uit je door het bedrijf beheerde samenwerkingstool haalt, krijg je toegang tot een heleboel gegevens.
Deze gegevens bevatten informatie die nuttig voor u kan zijn, maar bevatten meestal ruis. Het is dus onwaarschijnlijk dat u als werkgever regelmatig of vaak door deze gegevens gaat.
Toch is dit een goede optie als u een bedrijf runt en de voortgang van uw werknemer wilt volgen en als u eventuele geschillen wilt beslechten.
Twee geweldige werkruimten waar u dergelijke gegevens kunt controleren, zijn onder andere:
Slack
Slack is een digitaal werkruimtecommunicatieplatform waarmee bedrijven hun communicatiestructuur/organisatie kunnen kiezen.
Als bedrijfseigenaar/manager kunt u een chat- en andere gegevensanalyse aanvragen bij Slack, en (mits u bent geabonneerd op het „plus“-abonnement) zal Slack uw verzoek goedkeuren en u deze gegevens sturen.
Microsoft Teams
Microsoft Teams is een zakelijke communicatie- en samenwerkingsruimte. Met Teams hebt u toegang tot de gegevens van uw werknemers via eDiscovery, een zoekfunctie waarmee ze door privéchats en e-mails in Teams kunnen surfen. U moet echter eerst worden goedgekeurd en goedgekeurd voor wettelijke naleving om toegang te krijgen tot deze functie.
3. Maak zakelijke e-mails voor uw werknemers
Als werkgever heb je volledige toegang tot alle e-mails die werknemers versturen of ontvangen op hun zakelijke e-mail. Het maken van zakelijke e-mails voor elke medewerker kan dus een goed idee zijn als u wilt controleren welke e-mails ze verzenden naar of ontvangen van interne of externe partijen.
Het stopt hier niet. Als werkgever kunt u ook kiezen voor keylogger-software die kopieën maakt van alle e-mails die via de zakelijke e-mail zijn verzonden en ontvangen, en van eventuele concept-e-mails die uw werknemers mogelijk hebben gemaakt maar nooit hebben verzonden.
Het is echter belangrijk op te merken dat als u zo opdringerig bent, uw relatie met uw werknemers waarschijnlijk onder druk komt te staan.
De privacy van werknemers is belangrijk, maar als u de behoefte voelt om toegang te krijgen tot hun e-mails, zorg er dan voor dat u volledig transparant bent tegenover uw werknemers en zorg ervoor dat u hen de mogelijkheid geeft om privé-e-mails te verzenden door ze als „vertrouwelijk“ te markeren.
Hoe nuttig zullen deze e-mailberichten voor u zijn? Nou, wat betreft de dagelijkse monitoring van de activiteiten van werknemers, niet veel. Het is onpraktisch om elke e-mail door te nemen die elke medewerker in uw organisatie dagelijks verzendt of ontvangt.
Als het echter gaat om het oplossen van conflicten, kan het doorzoeken van deze e-mails helpen bij het oplossen van problemen.
4. U kunt sites monitoren waartoe uw werknemers toegang hebben via het bedrijfsnetwerk
Of uw werknemers nu hun persoonlijke of zakelijke apparaten gebruiken, als ze verbonden zijn met het wifi-netwerk van het bedrijf, heeft uw bedrijf toegang tot elke website die uw werknemers op internet doorzoeken.
U kunt misschien niet zien wat uw medewerkers op deze website doen, maar zo weet u in ieder geval of uw medewerkers werkgerelateerde content op internet zoeken of hun kantooruren gebruiken om online te winkelen.
Conclusie
Kortom, het monitoren van het gebruik van werkapparatuur door werknemers is belangrijk om:
- Zorg ervoor dat werknemers geen zakelijke tijd en middelen gebruiken voor hun persoonlijke zaken.
- Zorg ervoor dat de bedrijfsgegevens beschermd blijven en dat geen enkele medewerker opzettelijk of onopzettelijk informatie lekt naar externe partijen.
Dat gezegd hebbende, kunnen werkgevers de activiteit van werknemers op werkapparaten over het algemeen op vier manieren volgen. Dit zijn:
- Apparaten voor desktopbewaking
- Door het bedrijf beheerde samenwerkingstools voor werkruimten
- Zakelijke e-mails
- Wifi van het bedrijf
U kunt elk van deze oplossingen (of een combinatie ervan of allemaal tegelijk) gebruiken om uw werknemers te monitoren, maar zorg ervoor dat u weet hoe u ‚ruisgegevens‘ eruit kunt filteren.
