Is het legaal om de persoonlijke apparaten van werknemers te monitoren?
Veel van de huidige werkplekken zijn overgestapt op werken op afstand, zowel thuis als elders. Werkgevers hebben alternatieve benaderingen nodig om ervoor te zorgen dat hun werknemers productief met hun tijd omgaan, meestal door toezicht. Maar wat als de werknemer een persoonlijke laptop gebruikt?
Het monitoren van persoonlijke apparaten van werknemers is legaal in de VS als de werknemer toestemming geeft. Het toestemmingsformulier moet een gedetailleerd overzicht geven van wat de werkgever zal controleren en hoe. In sommige staten is geen toestemming wettelijk vereist om apparaten te monitoren die uitsluitend voor professioneel gebruik zijn bedoeld.
Lees verder om meer te weten te komen over hoe u uw werknemers kunt controleren zonder wetten te overtreden.
Hoe u de persoonlijke apparaten van werknemers legaal kunt controleren
In de Verenigde Staten is het monitoren van andermans apparaten over het algemeen illegaal volgens de federale wetgeving , maar er zijn enkele uitzonderingen . Als u een werkgever bent die overweegt uw werknemers te monitoren, moet u bekend zijn met de Electronic Communications Privacy Act ( ECPA ) en andere relevante wetten.
U heeft vast gemerkt dat het voor uw bedrijf financieel haalbaarder is om uw werknemers thuis te laten werken. Om nog een stap verder te gaan, heb je ze misschien gevraagd om waar mogelijk hun eigen laptops te gebruiken. Maar de enige manier waarop u er zeker van kunt zijn dat ze daadwerkelijk productief zijn en het juiste aantal uren werken, is via monitoring.
De eenvoudigste manier om dat te doen is via software voor het monitoren van externe desktops , zoals Wolfeye Remote Screen . Maar voordat we ingaan op de details van het gebruik van dergelijke software, is het een goed idee om alle juridische aspecten van het monitoren van de persoonlijke apparaten van werknemers te behandelen.
Met de ECPA kunt u de apparaten van uw werknemers legaal controleren als:
- U heeft het apparaat verstrekt, of
- Ze gaven toestemming.
Als zodanig vereist het monitoren van de persoonlijke apparaten van uw werknemer dat zij u wettelijk toestemming geven om dit te doen. Dat betekent gewoon dat u hen een toestemmingsformulier geeft en hen vraagt de software van uw keuze te downloaden.
Om ervoor te zorgen dat u geen juridische problemen tegenkomt, moet u duidelijk aangeven wat de software gaat controleren voordat u uw werknemers vraagt om het te downloaden.
Persoonlijke apparaten versus zakelijke apparaten
Zoals ik eerder al zei, als u uw werknemers een apparaat geeft om mee te werken (inclusief laptops, telefoons, tablets, enz.), hoeft u geen toestemming te vragen – u hebt het wettelijke recht om de apparaten die u verstrekt te controleren . De meeste werkgevers laten hun werknemers nog steeds weten dat ze worden gecontroleerd.
Toestemmingsformulieren zijn een vereiste bij het monitoren van persoonlijke apparaten, omdat u ervan uit kunt gaan dat de werknemer het gebruik van het apparaat niet zal beperken tot werkgerelateerde activiteiten. Zelfs als uw werknemers het apparaat alleen voor werk gebruiken, kunt u het niet als een zakelijk apparaat beschouwen, tenzij uw bedrijf het apparaat heeft gekocht .
Hoewel er enkele voordelen zijn voor werknemers die persoonlijke apparaten gebruiken in plaats van zakelijke apparaten, zijn er ook nogal wat risico’s .
De enige omstandigheden waarin persoonlijke apparaten zonder toestemming kunnen worden gecontroleerd, zijn:
- Door wetshandhaving (indien van toepassing)
- Wanneer een ouder toezicht houdt op zijn kind dat wettelijk minderjarig is (jonger dan 18 jaar), aangezien het kind niet oud genoeg is om toestemming te geven
In feite controleren veel ouders de apparaten van hun kinderen vrijelijk zonder enige juridische gevolgen.
Wat moet worden opgenomen in een toestemmingsformulier voor monitoring van werknemers
We hebben vastgesteld dat toestemming een niet-onderhandelbare vereiste is om de persoonlijke apparaten van uw werknemers te controleren. Als die toestemming op ongepaste wijze is verkregen, of als de details van die toestemming niet in orde zijn, kunt u te maken krijgen met een zeer ernstige rechtszaak.
U moet begrijpen dat toestemming een wettelijk gedefinieerde term is en dat er momenten zijn waarop de manier waarop toestemming wordt verkregen zeer specifiek is. Hieronder volgen bijvoorbeeld enkele van de specifieke regels die worden gegeven met betrekking tot toestemming voor monitoring in Europa (waar de Algemene Verordening Gegevensbescherming ( AVG ) van toepassing is):
- De toestemming moet uitdrukkelijk en zonder dwang worden gegeven .
- Het is niet verplicht . Dat wil zeggen, elke werknemer kan wettelijk weigeren om toestemming te geven om gecontroleerd te worden zonder angst voor enige vergelding.
- Het moet de werknemer vrij staan om zijn toestemming op elk moment in te trekken.
Het is het beste om al deze informatie in het toestemmingsformulier te communiceren en het is het beste om werknemers niet onder druk te zetten om het te geven. Wees voorbereid als een deel van uw personeelsbestand weigert toestemming te geven, en onthoud dat u geen wettelijk recht hebt om hen ervoor te straffen.
Voeg ook een gedetailleerd overzicht toe van alle apparaten die u wilt monitoren, de tijden waarop u gaat monitoren en wat u precies gaat monitoren. Dit omvat informatie over of u toetsaanslagen, microfoonopnamen of iets anders gaat opnemen.
Het is raadzaam dat alle potentiële werknemers worden geïnformeerd dat u hun toestemming nodig hebt om hen te controleren, zelfs voordat ze worden aangenomen. Door een gezonde werkomgeving te behouden, worden uw werknemers (huidige of potentiële) aangemoedigd om ermee in te stemmen dat ze worden gecontroleerd, vooral als u ervoor zorgt dat u hun privacy beschermt.
Voordelen van werknemersmonitoring
U vraagt zich misschien af of het de tijd en moeite waard is om de persoonlijke of zakelijke apparaten van uw werknemer te monitoren. Zeker nu steeds meer mensen op afstand werken, zijn er veel voordelen die u als werkgever kunt behalen. Hier zijn enkele van de meest voorkomende voordelen die werkgevers claimen:
- Monitoring van werknemers verhoogt de productiviteit en verantwoordelijkheid van hun werknemers.
- Het is gemakkelijker om projecten te beheren door de tijd bij te houden die door verschillende afdelingen aan het project is besteed. Dit omvat ook het gebruik van de geregistreerde tijd om declarabele uren aan klanten in rekening te brengen.
- Het biedt bescherming tegen datalekken, phishing-scams en malware .
- Het biedt een legale manier om gevoelige klantinformatie te beschermen .
Laatste gedachten
Het komt erop neer dat het monitoren van werknemers op hun persoonlijke of zakelijke apparaten niet eenvoudig is, maar het is noodzakelijk om ervoor te zorgen dat u de prestaties krijgt waarvoor u betaalt. Als u de juiste juridische kanalen gebruikt en een veilige werkomgeving creëert, kunt u waarschijnlijk toestemming van uw werknemers krijgen om hen legaal te controleren.
Tegenwoordig is het elektronisch monitoren van werknemers net zo gewoon als CCTV-camera’s in grootschalige zakelijke supermarkten. Er is geen reden om te aarzelen om uw bedrijf te beschermen en uw werknemers verantwoordelijk te houden voor de uren die ze beweren te besteden aan het werken op afstand.
