È legale monitorare i dispositivi personali dei dipendenti?
Molti dei luoghi di lavoro odierni sono passati al lavoro da remoto, da casa o altrove. I datori di lavoro hanno bisogno di approcci alternativi per garantire che i loro dipendenti stiano facendo un uso produttivo del loro tempo, solitamente attraverso il monitoraggio. Ma cosa succede se il dipendente utilizza un laptop personale?
Il monitoraggio dei dispositivi personali dei dipendenti è legale negli Stati Uniti se il dipendente dà il consenso. Il modulo di consenso dovrebbe fornire una descrizione dettagliata di ciò che il datore di lavoro controllerà e come. In alcuni stati, non è legalmente richiesto alcun consenso per monitorare i dispositivi che sono strettamente per uso professionale.
Continua a leggere per saperne di più su come monitorare i tuoi dipendenti senza infrangere alcuna legge.
Come monitorare legalmente i dispositivi personali dei dipendenti
Negli Stati Uniti, il monitoraggio dei dispositivi di altre persone è generalmente illegale ai sensi della legge federale , ma ci sono alcune eccezioni . Se sei un datore di lavoro che pensa di monitorare i tuoi dipendenti, devi conoscere l’Electronic Communications Privacy Act ( ECPA ) e altre leggi pertinenti.
Probabilmente avrai notato che è finanziariamente più fattibile per la tua azienda consentire ai tuoi dipendenti di lavorare da casa. Per fare un ulteriore passo avanti, potresti aver chiesto loro di utilizzare i propri laptop quando possibile. Ma l’unico modo per essere certi che siano effettivamente produttivi e che lavorino il numero corretto di ore è tramite il monitoraggio.
Il modo più semplice per farlo è tramite un software di monitoraggio del desktop remoto come Wolfeye Remote Screen . Ma prima di entrare nei dettagli su come utilizzare tale software, è una buona idea coprire tutti gli aspetti legali del monitoraggio dei dispositivi personali dei dipendenti.
L’ECPA ti consente di monitorare legalmente i dispositivi dei tuoi dipendenti se:
- Hai fornito il dispositivo, o
- Hanno fornito il consenso.
Pertanto, il monitoraggio dei dispositivi personali dei tuoi dipendenti richiede loro di darti legalmente il consenso a farlo. Ciò significa semplicemente fornire loro un modulo di consenso e chiedere loro di scaricare il software di tua scelta.
Per assicurarti di non incorrere in problemi legali, assicurati di indicare chiaramente ciò che il software monitorerà prima di chiedere ai tuoi dipendenti di scaricarlo.
Dispositivi personali contro dispositivi aziendali
Come accennato in precedenza, se fornisci ai tuoi dipendenti un dispositivo con cui lavorare (che include laptop, telefoni, tablet, ecc.), non è necessario chiedere il consenso: hai il diritto legale di monitorare i dispositivi che fornisci . La maggior parte dei datori di lavoro informa ancora i propri dipendenti che vengono monitorati.
I moduli di consenso sono un requisito per il monitoraggio dei dispositivi personali perché si può presumere che il dipendente non limiterà l’uso del dispositivo alle attività lavorative. Anche se i tuoi dipendenti utilizzano il dispositivo esclusivamente per lavoro, non puoi considerarlo un dispositivo aziendale a meno che la tua azienda non abbia acquistato il dispositivo .
Mentre ci sono alcuni vantaggi per i dipendenti che utilizzano dispositivi personali al posto di quelli aziendali, ci sono anche alcuni rischi .
Le uniche circostanze in cui i dispositivi personali possono essere monitorati senza consenso sono:
- Dalle forze dell’ordine (se applicabile)
- Quando un genitore sta monitorando il proprio figlio minorenne (di età inferiore ai 18 anni), poiché il bambino non è abbastanza grande per dare il consenso
Molti genitori, infatti, monitorano liberamente i dispositivi dei propri figli senza alcuna ripercussione legale.
Cosa includere in un modulo di consenso al monitoraggio dei dipendenti
Abbiamo stabilito che per monitorare i dispositivi personali dei tuoi dipendenti, il consenso è un requisito non negoziabile. Se tale consenso viene ottenuto in modo improprio o se le specifiche di tale consenso non sono in ordine, potresti trovarti ad affrontare una causa legale molto seria.
Dovresti capire che il consenso è un termine legalmente definito e ci sono momenti in cui il modo in cui viene ottenuto il consenso è molto specifico. Ad esempio, le seguenti sono alcune delle regole particolari fornite in merito al consenso al monitoraggio in Europa (dove si applica il Regolamento generale sulla protezione dei dati ( GDPR )):
- Il consenso deve essere espresso in modo esplicito e prestato senza coercizione .
- Non è obbligatorio . Cioè, qualsiasi dipendente può rifiutare legalmente di dare il consenso a essere monitorato senza timore di alcuna punizione.
- Il dipendente dovrebbe essere libero di revocare il proprio consenso in qualsiasi momento.
È meglio comunicare tutte queste informazioni nel modulo di consenso ed è meglio non fare pressioni sui dipendenti affinché le forniscano. Preparati se una parte della tua forza lavoro rifiuta di dare il consenso e ricorda che non avrai il diritto legale di punirli per questo.
Inoltre, includi una descrizione dettagliata di tutti i dispositivi che intendi monitorare, gli orari in cui monitorerai e esattamente cosa monitorerai. Ciò include informazioni sul fatto che registrerai sequenze di tasti, registrazioni del microfono o qualsiasi altra cosa.
È consigliabile che tutti i potenziali dipendenti siano informati che sarà necessario il loro consenso per monitorarli, anche prima della loro assunzione. Mantenere un ambiente di lavoro sano incoraggerà i tuoi dipendenti (attuali o potenziali) ad acconsentire a essere monitorati, soprattutto se ti assicuri di proteggere la loro privacy.
Vantaggi del monitoraggio dei dipendenti
Ci si potrebbe chiedere se valga la pena dedicare tempo e fatica a monitorare i dispositivi personali o aziendali dei propri dipendenti. Soprattutto perché al giorno d’oggi sempre più persone lavorano da remoto, ci sono molti vantaggi che puoi ottenere come datore di lavoro. Ecco alcuni dei vantaggi più comuni richiesti dai datori di lavoro:
- Il monitoraggio dei dipendenti aumenta la produttività e la responsabilità dei propri dipendenti.
- È più facile gestire i progetti monitorando il tempo dedicato al progetto da diversi reparti. Ciò include l’utilizzo del tempo monitorato per addebitare ai clienti le ore fatturabili.
- Fornisce protezione contro violazioni dei dati, truffe di phishing e malware .
- Fornisce un percorso legale per proteggere le informazioni riservate dei clienti .
Pensieri finali
La linea di fondo è che il monitoraggio dei dipendenti sui propri dispositivi personali o aziendali non è facile, ma è necessario assicurarsi di ottenere le prestazioni per cui si sta pagando. Se passi attraverso i canali legali corretti e crei un ambiente di lavoro sicuro, probabilmente sarai in grado di ottenere il consenso dei tuoi dipendenti per monitorarli legalmente.
Al giorno d’oggi, il monitoraggio elettronico dei dipendenti è comune tanto quanto le telecamere a circuito chiuso nei negozi di alimentari aziendali su larga scala. Non c’è motivo per cui dovresti esitare a proteggere la tua attività e ritenere i tuoi dipendenti responsabili delle ore che affermano di dedicare quando lavorano da remoto.