Come sapere se i dipendenti utilizzano i dispositivi di lavoro per uso personale

Se gestisci una piccola impresa, devi monitorare ciò che i tuoi dipendenti stanno facendo sui loro computer di lavoro per prevenire il furto di tempo e il rischio di perdita di dati. Ma come puoi farlo?

Puoi scoprire se i tuoi dipendenti utilizzano dispositivi di lavoro per uso personale installando un software di monitoraggio del desktop, utilizzando uno strumento di collaborazione sul posto di lavoro, creando un’e-mail aziendale per i tuoi dipendenti o chiedendo al reparto IT di controllare i siti a cui si accede tramite l’azienda Wifi.

Se vuoi saperne di più su queste tecniche per monitorare i dipendenti e scoprire quali potrebbero essere adatte alla tua attività, continua a leggere! Questo è esattamente ciò di cui parleremo nell’articolo di oggi.

1. Installa il software di monitoraggio del desktop sui dispositivi della tua azienda

I dispositivi di monitoraggio desktop sono un punto di svolta per datori di lavoro e manager che desiderano monitorare l’attività dei propri dipendenti sui dispositivi aziendali.

Questo è di gran lunga il modo più efficace per scoprire cosa stanno facendo i dipendenti sui computer aziendali perché offre loro diverse opzioni per monitorare i propri dipendenti.

Quali sono queste caratteristiche? Bene, ciò dipenderà dal software di monitoraggio desktop che scegli e dal tuo piano di abbonamento. Ma ecco un elenco di alcuni esempi del tipo di dati che puoi tracciare attraverso questi:

  • Puoi tenere traccia di tutte le sequenze di tasti sul tuo computer aziendale, il che significa che sarai in grado di scoprire cosa stanno digitando i tuoi dipendenti.
  • Potrai vedere quando i tuoi dipendenti sono online e quando sono inattivi.
  • Puoi tenere traccia dell’utilizzo dei social media da parte dei dipendenti durante l’orario di lavoro.
  • Sarai in grado di monitorare le attività sui social media dei tuoi dipendenti, anche se accedono dai loro account privati.
  • Puoi vedere i contenuti esatti degli schermi dei tuoi dipendenti in tempo reale tramite screenshot acquisiti automaticamente dal software o tramite una trasmissione della vita registrata in modo discreto degli schermi dei tuoi dipendenti.

Ora ci sono un sacco di buoni software di monitoraggio desktop là fuori tra cui puoi scegliere, ma per risparmiarti la fatica della ricerca, eccone uno che ti consiglio di dare un’occhiata:

 

Wolfeye

schermo remoto Wolfeye è un software di monitoraggio del desktop progettato specificamente per i proprietari di piccole imprese che desiderano monitorare l’utilizzo dei computer aziendali da parte dei propri dipendenti e per i genitori che desiderano tenere d’occhio i computer di casa dei propri figli.

Poiché questo software è posizionato per essere utilizzato da proprietari di piccole imprese e famiglie, è anche molto più economico rispetto ad altri software; puoi ottenere un abbonamento di 1 anno a soli $ 97 per PC.

Cosa ottieni in cambio? Bene, puoi accedere completamente a quasi tutte le attività che si svolgono sul tuo computer aziendale attraverso l’incredibile gamma di funzionalità offerte da Wolfeye.

Le sue caratteristiche più notevoli sono:

  • Monitoraggio dello schermo del PC in tempo reale: puoi vedere tutto ciò che accade sullo schermo del tuo computer aziendale in tempo reale.
  • Schermate e siti Web visitati – Wolfeye ti invierà periodicamente schermate dello schermo del computer e registrerà un elenco di tutti i siti Web visitati.
  • Presenza non rilevabile – Wolfeye si avvia automaticamente e in modo invisibile ogni volta che si avvia il PC di destinazione.
  • Sorveglianza remota : puoi vedere cosa sta succedendo sui dispositivi aziendali, anche se non vengono utilizzati all’interno dei locali aziendali.

2. Convinci i dipendenti a lavorare sullo strumento di collaborazione nell'area di lavoro

Un altro ottimo modo per tenere d’occhio le attività dei tuoi dipendenti è spostare tutte le comunicazioni interne (e gli incarichi applicabili) su qualsiasi popolare strumento di collaborazione nell’area di lavoro. Esempi di tali strumenti includono Slack, ClickUp , Google Workspace, Microsoft Teams, Asana e altri.

In qualità di datore di lavoro, di solito hai il diritto di contattare queste attività di collaborazione ed estrarre chat e dati della tua attività. In genere, ti sarà consentito farlo solo se hai quanto segue:

  • Il piano corretto per il tuo strumento di collaborazione nell’area di lavoro e
  • L’approvazione o l’autorizzazione della società di collaborazione proprietaria dello strumento di collaborazione per estrarre i dati dei dipendenti.

Questi dati ti saranno utili? Beh, sì e no. Vedi, quando estrai le chat e le analisi dei tuoi dipendenti dallo strumento di collaborazione gestito dall’azienda, ottieni l’accesso a una tonnellata di dati.

Ora, questi dati includono informazioni che potrebbero esserti utili, ma includono principalmente il rumore. Quindi, come datore di lavoro, è improbabile che ti ritroverai a esaminare regolarmente o frequentemente questi dati.

Tuttavia, questa è una buona opzione se gestisci un’attività e desideri tenere traccia dei progressi del tuo dipendente e se desideri risolvere eventuali controversie.

Due grandi aree di lavoro in cui è possibile monitorare tali dati includono:

 

Slack

Slack è una piattaforma di comunicazione dello spazio di lavoro digitale che consente alle aziende di scegliere la propria struttura/organizzazione di comunicazione.

In qualità di proprietario/gestore aziendale, puoi richiedere una chat e altre analisi dei dati da Slack e (a condizione che tu sia abbonato al piano „plus“) Slack approverà la tua richiesta e ti invierà questi dati.

 

Microsoft Teams

Microsoft Teams è uno spazio di comunicazione e collaborazione aziendale. Utilizzando Teams, puoi accedere ai dati dei tuoi dipendenti tramite eDiscovery, uno strumento di ricerca che consente loro di navigare attraverso chat ed e-mail private in Teams. Tuttavia, devi prima ottenere l’approvazione e l’autorizzazione per la conformità legale per accedere a questa funzione.

3. Crea e-mail aziendali per i tuoi dipendenti

In qualità di datore di lavoro, hai accesso completo a tutte le e-mail che i dipendenti inviano o ricevono sulla propria e-mail aziendale. Pertanto, la creazione di e-mail aziendali per ciascun dipendente potrebbe essere un’ottima idea se si desidera monitorare quali e-mail inviano o ricevono da parti interne o esterne.

Non si ferma qui. Come datore di lavoro, puoi anche optare per un software keylogger che crea copie di tutte le e-mail inviate e ricevute tramite l’e-mail aziendale e di qualsiasi bozza di e-mail che i tuoi dipendenti potrebbero aver creato ma mai inviato.

Tuttavia, è importante notare che essere così invadenti probabilmente metterà a dura prova il tuo rapporto con i tuoi dipendenti.

La privacy dei dipendenti è importante, ma se senti la necessità di accedere alle loro e-mail, assicurati di essere completamente trasparente con i tuoi dipendenti al riguardo e assicurati di dare loro la possibilità di inviare e-mail private contrassegnandole come „riservate“.

Quanto ti saranno utili questi messaggi di posta elettronica? Bene, per quanto riguarda il monitoraggio quotidiano delle attività dei dipendenti, non molto. Non è pratico esaminare ogni e-mail che ogni dipendente della tua organizzazione invia o riceve quotidianamente.

Tuttavia, quando si tratta di risolvere i conflitti, la ricerca in queste e-mail potrebbe aiutare a risolvere i problemi.

4. È possibile monitorare i siti a cui accedono i dipendenti attraverso la rete aziendale

Indipendentemente dal fatto che i tuoi dipendenti utilizzino i loro dispositivi personali o di lavoro, se sono connessi alla rete Wi-Fi aziendale, la tua azienda avrà accesso a tutti i siti Web che i tuoi dipendenti cercano su Internet.

Potresti non essere in grado di vedere cosa fanno i tuoi dipendenti su questo sito Web, ma questo ti dirà almeno se i tuoi dipendenti stanno cercando contenuti relativi al lavoro su Internet o utilizzano l’orario di ufficio per fare acquisti online.

Conclusione

In sintesi, monitorare l’utilizzo dei dispositivi di lavoro da parte dei dipendenti è importante per:

  • Assicurarsi che i dipendenti non utilizzino il tempo e le risorse aziendali per le loro questioni personali.
  • Garantire che i dati aziendali rimangano protetti e che nessun dipendente diffonda informazioni intenzionalmente o meno a terzi.

Detto questo, i datori di lavoro possono generalmente monitorare l’attività dei dipendenti sui dispositivi di lavoro in quattro modi. Questi sono:

  • Dispositivi di monitoraggio desktop
  • Strumenti di collaborazione nell’area di lavoro gestiti dall’azienda
  • Email aziendali
  • Wi fi aziendale

Puoi utilizzare una qualsiasi di queste soluzioni (o una combinazione di esse o tutte contemporaneamente) per monitorare i tuoi dipendenti, ma assicurati di sapere come filtrare i „dati di disturbo“.

Fonti

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