Como rastrear digitalmente a presença dos funcionários
Com toda a tecnologia atual, rastrear digitalmente a presença de seus funcionários tornou-se ainda mais fácil do que antes. Mas o que você pode usar e como pode fazer isso?
Você pode fazer isso de várias maneiras, incluindo as seguintes:
- Use um aplicativo de rastreamento.
- Faça uma reunião no início do dia de trabalho.
- Verifique com eles.
- Veja quem está logado.
- Verifique sua produtividade.
Você não precisa se preocupar com o fato de seus funcionários não aparecerem quando você tem tantas coisas disponíveis para usar. Aqui está tudo o que pode ajudá-lo nesta tarefa.
Como rastrear digitalmente a presença dos funcionários
Rastrear seu funcionário pode ser uma tarefa difícil quando você não tem experiência no mundo do trabalho remoto, mas você pode fazer isso. Existem muitos programas e outros meios para descobrir se seus funcionários estão chegando no “dia de trabalho”. Aqui estão apenas alguns:
- Use um aplicativo de rastreamento.
- Faça uma reunião digital no início do dia.
- Verifique com eles.
- Veja quem está conectado à conta/e-mail de trabalho.
- Verifique sua produtividade e atividade.
Você não precisa tirar muito tempo do seu dia para saber quem está presente no dia de trabalho e quem não está. O atendimento pode ser super fácil e uma tarefa que não deve agregar mais tempo ao seu dia de trabalho.
Use um aplicativo de rastreamento
Você pode baixar ou instalar um aplicativo de rastreamento em seu computador. Existem tantos programas por aí que fornecem frequência e também um relatório de atividades.
Tudo depende do que você precisa do programa e alguns programas possuem opções diferentes. Esses programas podem verificar alguns dos seguintes itens ou fornecer estes recursos:
- teclas digitadas por minuto
- tirar screenshots da tela deles
- fornecer gravações de tela ao vivo
- Localização
- Ponto de entrada e saída
- Planilhas de ponto
Existem tantos tipos diferentes de programas que você pode escolher. Você precisará pagar por muitos dos mais complexos e fornecerão muitos outros recursos que você pode usar.
Existem até alguns programas mais simples que oferecem atendimento. Se você deseja apenas atendimento, existem até algumas maneiras gratuitas de fazer isso. Você pode até fazer isso com o G Suite, se sua empresa tiver uma conta no Google.
Faça uma reunião para começar o dia de trabalho
Este pode consumir um pouco mais de tempo, mas é uma ótima maneira de manter aquele toque pessoal conversando com seus funcionários. Você pode ter uma breve reunião no início do dia.
Essas reuniões podem ser apenas check-ins para ver como estão todos, algumas atualizações ou até mesmo as expectativas do dia ou da semana. É uma ótima maneira de manter contato pessoal com seus funcionários enquanto obtém atendimento.
Você pode fazer uma reunião por departamento e fazer com que o chefe do departamento faça a presença ou, se for uma empresa pequena, pode fazer uma contagem rápida. A maioria dos aplicativos de videoconferência pode mostrar quem estava conectado, mas você sempre pode fazer com que os funcionários façam check-in via chat.
Existem até complementos gratuitos que atenderão você, se isso for tudo que você deseja para sua empresa. Você não precisa pagar por um aplicativo de rastreamento detalhado se não quiser.
Verifique com eles
Se uma reunião for demais, você sempre pode enviar um e-mail para todo o departamento para entrar em contato com seus funcionários. Isso é ótimo se você tiver mais funcionários e uma reunião for muito longa.
Essa também é uma ótima maneira de fazer check-in e garantir que todos estejam prestando atenção em seus e-mails. Você pode até baixar aplicativos que informam se o e-mail foi aberto ou não, ou pode verificar a conta deles.
Você também pode usar um chat ao vivo como o Slack para se comunicar com seus funcionários. Essa é uma ótima maneira de manter a comunicação aberta e muitas vezes você pode saber quem está conectado por quem responde.
Veja quem está logado
Isso depende de várias coisas, mas se você usar um programa para qualquer projeto de trabalho como Asana, G Suite, Ringer ou outros aplicativos, poderá verificar se seus funcionários estão logados naquele dia.
Isso é um pouco assustador porque talvez você não consiga verificar todos os funcionários, mas há muitas maneiras de rastrear para ver se seu funcionário fez login e começou a trabalhar. Você só precisa descobrir quais recursos seus programas têm a oferecer.
Verifique sua produtividade e atividade
Nem sempre você precisa baixar um aplicativo de rastreamento para ver a atividade ou produtividade de um funcionário. Você pode ver isso apenas pelo trabalho que eles fornecem e pelo progresso dos projetos.
Se você perceber que eles fizeram apenas três ligações para o departamento de vendas, pode ser necessário descobrir se eles vêm trabalhar ou não, principalmente se forem remotos. Mas se eles estão fazendo todas as ligações ou concluindo os projetos no prazo e bem, então estão fazendo o trabalho.
Se você usa vários programas ou até mesmo o G Suite, poderá ver a atividade e a produtividade de seus funcionários. Você não precisa baixar um aplicativo de rastreamento porque todas as informações podem ser encontradas nesses programas.
É sempre bom verificar os programas que você já possui para ver se eles fornecem relatórios de atividades. Alguns até têm um painel simples que você pode consultar para comparar funcionários e outras atividades.
Acompanhamento de inscrições para atendimento
Com o trabalho remoto se tornando cada vez mais popular, existem muitos aplicativos de rastreamento que você pode fazer com que seus funcionários instalem em seus computadores ou em seus computadores.
Alguns aplicativos de rastreamento podem ser um pouco mais e melhores para empresas maiores, enquanto existem outros aplicativos de atendimento que são mais baratos e oferecem o recurso mínimo de ver quem está trabalhando. Aqui estão alguns desses aplicativos:
- Olho de Lobo
- Clockificar
- Veriato
- BambuHR
- Base inicial
- Ondulando
Esses não são todos os aplicativos disponíveis, mas são os mais populares quando você procura gravação de presença. Se nada disso parece perfeito para você, definitivamente existe um que pode atender às suas necessidades.
Olho de Lobo
Wolfeye é uma ótima opção de rastreamento, especialmente se você deseja transmissão ao vivo. Aqui estão alguns dos recursos que você também pode esperar deste programa:
Prós | Contras |
● Gravação de tela ao vivo ● Capturas de tela ● Monitoramento do histórico do navegador ● Teste gratuito de 3 dias ● 97 euros ou US$ 107 por ano por usuário. ● 60 dias de devolução do dinheiro garantido ● Incrível para pequenas empresas | ● Funciona apenas com Windows ● Somente para países selecionados.
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Você pode obter relatórios sobre as atividades de seus funcionários para ver o que eles estão fazendo durante o dia de trabalho e registrar sua presença.
Oferece muitas vantagens e por isso se procura algo que não só proporcione atendimento mas também outras funcionalidades, então é perfeito para a sua empresa.
Clockificar
Se você é uma empresa menor, o Clockify pode ser a melhor opção para você. É um serviço gratuito que oferece atendimento aos seus funcionários. Aqui está tudo o que você precisa saber sobre este programa:
Prós | Contras |
● Serviço gratuito ● Preenchimento do quadro de horários ● Função de entrada e saída ● Folha de pagamento e acompanhamento de orçamento ● Horas faturáveis ● Ideal para indivíduos ou pequenas empresas | ● Às vezes paralisa ● Necessidade de pagar por determinados recursos. ● Se o sinal estiver fraco, talvez seja necessário fazer login continuamente. |
Esta opção é ótima, especialmente se você for um contratante independente ou uma empresa menor. Você terá que pagar por alguns dos recursos, mas pelos recursos básicos você terá acesso gratuitamente.
Veriato
Veriato é um dos aplicativos de rastreamento mais populares. É ótimo para empresas maiores por causa de seus recursos. Aqui estão algumas coisas que ele tem a oferecer e outras que faltam:
Prós | Contras |
● Relatório de monitoramento de funcionários. ● Rastreamento de ameaças internas ● Registro de pressionamento de tecla ● Alertas de violações ● Gravações de tela ● Capturas de tela ● Descontos para empresas maiores | ● Sem teste gratuito ● Melhor para empresas maiores |
Se você é uma empresa menor, esta pode não ser para você. É um aplicativo bastante simples e fácil de instalar, mas custa um pouco mais caro se você só precisa de atendimento.
BambuHR
O BambooHR é um ótimo serviço de atendimento e tem muitas vantagens quando se trata de tarefas destinadas ao RH. Você pode usá-lo em desktops e dispositivos móveis! Aqui estão alguns outros recursos que ele oferece:
Prós | Contras |
● Software de RH completo ● Controle de tempo ● Folga remunerada ● Registros de funcionários ● Aplicativo móvel | ● Não é realmente um software de monitoramento ● Mais para RH ● Talvez você não precise de todos os recursos que ele oferece.
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Se você precisar de algo nesse sentido e ajuda na integração e outras tarefas de RH, esta é a opção certa para você.
Base inicial
O Homebase é ótimo para empresas menores que desejam acompanhar o comparecimento. Tem uma opção gratuita, mas se você estiver expandindo ou quiser mais recursos, pode sempre atualizar para as opções pagas. Aqui estão alguns dos prós e contras deste programa:
Prós | Contras |
● Opção básica gratuita ● teste gratuito de 14 dias ● Cancele a qualquer momento ● Relógios de ponto ● Folha de pagamento ● Folha de ponto off-line dos funcionários ● Vantagens e recursos de RH ● Aplicativo móvel ● Funciona com iOS | ● Mais para RH do que para um aplicativo de rastreamento. ● Relata que demora um pouco para carregar ao acessar uma nova tela. ● Às vezes, os clientes não recebem mensagens. ● Restrições terríveis no recurso de saque. |
Se você está procurando um rastreador de atendimento básico para uma pequena empresa, pode obter este aplicativo gratuitamente, pelo menos até ter mais de 20 funcionários. Você pode atualizar ou até mesmo cancelar a qualquer momento.
Houve algumas reclamações sobre problemas de comunicação, especialmente com empresas de maior volume, mas houve muitos que elogiaram seus recursos.
Ondulando
Rippling é uma ótima opção para pequenas empresas devido ao seu preço. Quando empresas maiores o utilizam, o preço fica um pouco caro. Aqui estão alguns dos outros recursos que você pode obter com este aplicativo:
Prós | Contras |
● Monitora o tempo e a presença ● Analisar e aprovar horários ● Ponto de entrada do funcionário ● Executar folha de pagamento ● Diferentes opções dependendo do que você precisa. ● Melhor para pequenas empresas. | ● Não é a melhor opção para empresas maiores. ● Os recursos não são tão extensos quanto alguns dos outros aplicativos. ● Problemas com a apresentação de declarações fiscais. |
Este aplicativo é ótimo para pequenas empresas. Ele fornece todos os tipos de recursos dependendo do que você precisa, ou seja, TI, RH, Finanças e muito mais. Ou você pode escolher uma opção mais básica. Tudo depende apenas do que você está procurando.
Por que você deve comparecer para trabalho remoto
Com o trabalho remoto, pode ser um pouco mais difícil ver se alguém está presente. Você não pode simplesmente sair fisicamente do escritório e anotar quem entrou e quem não entrou.
Como empregador, é importante ter presença. Aqui estão os vários motivos pelos quais você deve ver quem está “marcado” e quem não está:
- Garante que os funcionários comecem bem o dia de trabalho.
- Garante que o empregador receba o que pagou.
- Fornece aquele tipo de ambiente de trabalho.
- Coloca os funcionários na mentalidade de trabalho.
- Mantém o controle do tempo utilizado ou das horas trabalhadas.
- Ajuda a monitorar a produtividade e a atividade.
Nem sempre você precisa usar um aplicativo de atendimento, principalmente se já usa um aplicativo de rastreamento, mas é bom ver quantas horas seus funcionários estão trabalhando e manter aquele fluxo de trabalho que você consegue quando trabalha em um escritório.
Conclusão
Como tudo é digital, ficou mais fácil descobrir quem está fazendo seu trabalho e quem não está. É fácil ver quem fez login no dia de trabalho e quem não fez.
Você pode baixar um aplicativo para manter o comparecimento ou pode verificar se existe uma maneira com um programa que você já está usando. Você nunca sabe quais recursos eles podem ter.
