Como monitorar os funcionários que trabalham em casa
Monitorar funcionários que trabalham em casa é uma ótima maneira de atingir metas de qualidade e produtividade e motivar sua força de trabalho remota a permanecer no caminho certo. Mas com tantas questões éticas e legais envolvendo o monitoramento de funcionários, pode ser um desafio rastrear efetivamente funcionários remotos sem violar os limites da moralidade e da legalidade. Então, como você deve fazer isso?
A melhor maneira de monitorar os funcionários que trabalham em casa é usar um software de monitoramento de PC para rastrear e documentar atividades como conclusão de tarefas e como os funcionários utilizam seu tempo. Você também pode monitorar funcionários remotos usando gerenciamento de projetos, controle de tempo e sistemas de autorrelato.
O restante deste artigo abordará as várias maneiras pelas quais você pode monitorar com eficácia seus funcionários que trabalham em casa sem atrapalhar ninguém. Vamos mergulhar de cabeça.
1. Rastreie todas as atividades com o software de monitoramento de PC
Desde a pandemia, mais empresas tiveram que mudar, permitindo que os funcionários trabalhassem em casa em uma tentativa de manter o fluxo de trabalho. No entanto, isso levantou uma grande preocupação: os funcionários utilizam seu tempo adequadamente quando trabalham em casa?
As empresas sempre utilizaram vários sistemas para rastrear a produtividade dos funcionários e garantir a segurança dos dados no local. No entanto, rastrear funcionários que trabalham em casa é muito mais difícil do que no local, e é aí que o monitoramento do PC é útil.
Como o software de monitoramento de PC pode ajudar?
O software de monitoramento de PC, como o Wolfeye Remote Screen, fornece informações sobre os hábitos do dia de trabalho dos funcionários . Ele permite que você saiba se eles estão sendo produtivos ou gastando tempo em sites e aplicativos que não deveriam estar usando durante o horário de trabalho, monitorando coisas como:
- Atividade do navegador da Web. O software coleta dados do mecanismo de pesquisa, históricos do navegador e links clicados. Isso permite que você acompanhe como cada funcionário utiliza seu tempo online e quais sites estão visualizando.
- Visualização de mídias sociais. Funcionários desperdiçando o tempo da empresa em sites e aplicativos de mídia social é um grande problema. Reduz a produtividade do fluxo de trabalho e o lucro da empresa. O monitoramento do PC pode acompanhar os funcionários que usam a mídia social e o tempo gasto nela.
- Tarefa e atividade do programa. Rastrear os hábitos de tempo dos funcionários trabalhando em tarefas e acessando programas pode ajudá-lo a ver sua produtividade durante o horário de trabalho. Também pode ajudá-lo a identificar os pontos fortes e fracos de funcionários específicos em determinadas tarefas, aplicativos ou programas designados. Além disso, fornece relatórios para que você possa identificar quais programas são benéficos para a produtividade geral de sua equipe.
- Conteúdo de e-mail e mensagens. Este software de monitoramento permite visualizar mensagens instantâneas e e-mails enviados e recebidos, incluindo quaisquer anexos compartilhados. Esse recurso pode ser crucial para dados confidenciais, como informações financeiras ou outras informações confidenciais. Isso o ajudará a identificar e-mails maliciosos e vazamentos de informações confidenciais e a rastrear a produtividade dos funcionários.
Esse monitoramento abrangente aumenta a produtividade por meio de um fenômeno conhecido como efeito Hawthorne . Quando os funcionários sabem que sua atividade está sendo monitorada, eles provavelmente se comportarão melhor, o que aumenta a produtividade.
Sua empresa precisa acompanhar não apenas os dados de projetos, lucros e perdas, mas também a produtividade e o fluxo de trabalho de cada funcionário. Um sistema de monitoramento pode fornecer uma visão geral para ajudar a identificar o que está funcionando e o que não está. Também ajuda a identificar quem é produtivo e quem está atrasado em relação ao restante da equipe.
Para saber mais sobre como o software de monitoramento de funcionários pode ajudar você e sua empresa, confira nosso outro artigo, “ Como funciona o software de monitoramento de computador? ”
2. Utilize o software de gerenciamento de projetos
O software de gerenciamento de projetos é uma excelente ferramenta que visualiza o progresso do projeto. Ele também acompanha as tarefas relevantes delegadas a funcionários individuais, incluindo aqueles que trabalham em casa.
O software de gerenciamento de projetos oferece várias vantagens para empresas com funcionários remotos. Ajuda em coisas como:
- Planejamento e organização de projetos.
- Rastreamento em tempo real.
- Projeção de riscos e custos orçamentários.
- Centralização do fluxo de trabalho e dos dados.
- Definição de metas e recompensas por marcos.
Coletivamente, esses benefícios melhoram a comunicação, clareza de objetivos e produtividade entre os membros da equipe.
A comunicação eficaz, em particular, é essencial para qualquer local de trabalho que queira acompanhar o fluxo de trabalho do projeto. Coisas como mudanças de status, progresso e atribuições de tarefas precisam ser comunicadas de forma eficaz e oportuna.
O software de gerenciamento de projetos é projetado para agilizar a comunicação por meio da centralização. Quando todos os comentários, planos, sugestões e decisões são documentados em uma plataforma, é mais fácil para indivíduos, equipes e departamentos colaborarem para um objetivo comum. O efeito líquido é o aumento do moral, melhor qualidade do trabalho e uma maior taxa de sucesso do projeto.
Além de agilizar a comunicação, o software de gestão de projetos permite zelar pela produtividade e gestão do tempo de seus colaboradores trabalhando de casa. Isso é facilitado por ferramentas integradas de controle de tempo que permitem que funcionários remotos registrem o tempo gasto em tarefas específicas.
Exemplos populares de ferramentas de gerenciamento de projetos são Asana, Trello e ClickUp.
3. Use o software de controle de tempo para trabalhadores remotos
O software de rastreamento de tempo permitirá que você acompanhe como seus funcionários usam seu tempo durante o dia de trabalho. Alguns softwares fornecem cronômetros de início e término manuais para tarefas iniciais e finais, enquanto outros possuem recursos de monitoramento automático.
As ferramentas de controle de tempo fornecem estrutura para os funcionários. Isso ajuda a torná-los mais conscientes da gestão do tempo e os motiva a utilizar seu tempo de forma eficaz.
As ferramentas de controle de tempo também são benéficas para os empregadores. Eles os ajudam a monitorar a produtividade monitorando os méritos do desempenho, como frequência, tempo gasto em tarefas específicas e duração e frequência dos intervalos.
4. Implemente um sistema de autorrelato
Inicie um sistema de autorrelato que exija que os funcionários que trabalham em casa enviem um relatório de sua produtividade diária. Para aplicá-lo, responsabilize-os por seu fluxo de trabalho e comunicação com colegas de equipe e supervisores.
Essa estratégia manterá seus funcionários envolvidos na conclusão de tarefas. Também é uma ótima maneira de comunicar dúvidas e preocupações e manter os funcionários essenciais atualizados sobre seu progresso.
Além disso, informações autorreferidas podem fornecer informações sobre quais projetos, recursos ou programas estão funcionando, o que você pode fazer para ajudar sua força de trabalho remota a otimizar seu fluxo de trabalho e o que está impedindo alguns indivíduos.
O único problema com o monitoramento de funcionários remotos por meio de um sistema de autorrelato é que ele depende demais da confiança.
Você precisa confiar em seus funcionários para fornecer relatórios precisos. Isso é mais fácil dizer do que fazer com equipes maiores porque alguns indivíduos podem mentir ou fornecer uma avaliação tendenciosa de sua carga de trabalho e responsabilidades. Felizmente, você pode resolver essa brecha emparelhando um sistema de auto-relato com outros métodos de monitoramento discutidos acima.
Pensamentos finais
Pode ser um desafio, tanto para a empresa quanto para os funcionários, ajustar o fluxo de trabalho no local para posições remotas. Para garantir que a produtividade e o gerenciamento do tempo não sejam problemas para quem trabalha em casa, considere uma das soluções de monitoramento remoto discutidas acima.
Lembre-se de que você não precisa necessariamente se ater a uma solução. Desde que você tenha tempo e infraestrutura, você pode combinar várias soluções para um monitoramento remoto eficaz.
