7 razões para monitorar funcionários
O monitoramento de funcionários se tornou mais comum desde a pandemia de coronavírus, quando todos trabalhavam em casa. A demanda permaneceu forte, embora as pessoas estejam de volta ao escritório. As pesquisas por software de monitoramento de funcionários como o Wolfeye aumentaram 75% desde o bloqueio em março de 2020. Mas quais são os motivos para monitorar os funcionários?
Existem 7 razões principais para monitorar os funcionários:
- Para rastrear e aumentar a produtividade
- Para entender como o tempo está sendo gasto
- Para avaliar o desempenho dos funcionários no escritório e remotos
- Para evitar que os dados da empresa sejam roubados
- Para minimizar as distrações
- Para prevenir o esgotamento
- Para economizar o dinheiro da empresa em software
Vamos explorar cada uma dessas razões em detalhes abaixo. Continue lendo para saber mais sobre as motivações para o monitoramento de funcionários e como um software como o Wolfeye pode beneficiar sua organização.
Rastreamento e Aumento da Produtividade dos Funcionários
O monitoramento de funcionários pode ser usado como uma ferramenta para rastrear a produtividade dos funcionários durante o dia de trabalho. Os dados coletados durante o monitoramento são usados para criar estratégias para melhorar o fluxo de trabalho. Os dados coletados relacionados à produtividade incluem quais aplicativos seus funcionários usam e por quanto tempo eles os usam.
Outra maneira pela qual o monitoramento aumenta a produtividade é permitir que a liderança da empresa rastreie os erros e trabalhe para corrigi-los de maneira mais eficiente. Quanto mais rápido os erros forem detectados, mais cedo eles poderão ser corrigidos.
O monitoramento consistente destaca os pontos fortes que cada indivíduo traz para o local de trabalho ao concluir as tarefas. Saber no que cada um se destaca aumenta a produtividade porque as pessoas fazem mais quando gostam do trabalho que estão fazendo.
A produtividade é uma estatística importante porque, se os funcionários não estiverem em dia com o trabalho, os projetos não serão concluídos e a empresa sofrerá. Sua reputação é prejudicada e eles perderão receita.
Entendendo como os funcionários estão gastando seu tempo
O monitoramento dá ao gerenciamento uma ideia melhor de como as pessoas que trabalham sob seu comando estão usando seu tempo. Quando os funcionários gastam muito tempo em atividades não relacionadas ao trabalho e socializando, a produtividade diminui. O software de monitoramento pode rastrear o tempo que os computadores passam ociosos e a quantidade de tempo pessoal gasto pelos funcionários.
Além disso, o software de monitoramento desencoraja os funcionários a gastar uma quantidade excessiva de tempo evitando o trabalho. Usando o Wolfeye, os empregadores podem ver qual software os funcionários estão usando, em quais reuniões eles estiveram e quanto tempo estão gastando em tarefas.
Os membros da equipe administrativa podem usar o rastreamento para receber alertas quando ocorrerem violações da política da empresa. Isso permite que as violações sejam abordadas à medida que ocorrem e evita que ocorram novamente com frequência.
Avaliando o Desempenho de Funcionários Remotos e Presenciais
Softwares como o Wolfeye rastreiam e permitem medir métricas de desempenho. Também pode ajudar a combinar o trabalho em todo o departamento e destacar os erros cometidos. Saber quais áreas precisam de melhorias significa que planos podem ser feitos para abordá-las. Erros comuns também podem ser contornados por meio desse processo.
As métricas de desempenho não devem ser tomadas apenas no final de um projeto, mas também durante sua implementação. Dessa forma, os líderes do projeto podem fornecer orientações e dar feedback, o que garante a conclusão bem-sucedida do mesmo.
Os empregadores podem ver se seus funcionários estão atingindo as metas de qualidade esperadas e definir planos de ação para aqueles que estão com baixo desempenho. Os funcionários poderão ver onde precisam melhorar e trabalhar para se tornarem ativos completos para sua organização.
Protegendo os dados da empresa
As violações de dados no local de trabalho têm um impacto sério. As empresas não apenas perdem os dados e os projetos que trabalharam tanto para coletar e concluir, mas também as informações essenciais de que precisam para executar.
Um estudo conduzido pela Verizon descobriu que 82% das violações de dados foram causadas por erros humanos. Isso pode significar cometer um erro ou esquecer de fazer algo. Lidar com violações de dados custa tempo e dinheiro às organizações.
Softwares de monitoramento como o Wolfeye podem ajudar a evitar que os dados sejam roubados. Ele pode procurar ameaças e alertar as pessoas certas se houver a possibilidade de uma violação. Existem também recursos de proteção de dados que podem ser ativados para atender às necessidades exclusivas de uma empresa.
Redução da incidência de Burnout e seus efeitos
Burnout no local de trabalho continua a ser um grande problema em todo o país. De acordo com a Deloitte, 77% dos entrevistados em uma pesquisa com 1.000 pessoas experimentaram burnout pelo menos uma vez. Burnout envolve exaustão mental e física, extrema insatisfação com o trabalho e declínios gerais na saúde mental.
Os sintomas comuns de esgotamento incluem insônia, fadiga, irritabilidade e depressão. A melhor maneira de prevenir o esgotamento dos funcionários é criar uma cultura que entenda a importância e respeite um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal.
O software de monitoramento pode ajudar os empregadores a manter um equilíbrio adequado entre trabalho e casa para todos em sua organização, rastreando o envolvimento geral dos funcionários. Qualquer pessoa com acesso pode ver como um funcionário se concentra e a produtividade diminui e flui ao longo do dia.
Se os dados de rastreamento indicarem sessões curtas de alta produtividade imediatamente seguidas por longos períodos de pouco ou nenhum trabalho realizado, é provável que esse funcionário esteja sofrendo de esgotamento.
Reduzindo o orçamento de software de uma organização
Usar um programa como o Wolfeye ajuda as empresas a gastar menos com software. Em vez de ter vários softwares para monitorar coisas diferentes ou gerar dados, eles podem ter um software abrangente e fazer mais de uma só vez.
O software também pode ajudar as empresas a identificar qual software tem pouco ou nenhum uso, rastreando a atividade dos funcionários. O software subutilizado pode ser removido para reduzir o orçamento ou substituído por algo que atenda melhor às necessidades da empresa.
Quais são os tipos de ferramentas de monitoramento de funcionários?
O software de computador não é a única maneira pela qual as empresas podem monitorar seus funcionários, embora tenha ganhado muita popularidade recentemente. Outras ferramentas usadas para monitorar os funcionários incluem:
- Monitoramento de vídeo : rastreando a produtividade dos funcionários e outras métricas por meio de vigilância ao vivo. Também usado para fins legais e de segurança, pois a filmagem pode ser revisada a qualquer momento
- Cartões-chave : são usados com mais frequência para obter acesso a áreas e marcar turnos. Os cartões-chave também possuem um chip que detalha a localização para fins de atendimento.
- Monitoramento de rede : todas as empresas rastreiam a atividade em suas redes wi-fi até certo ponto. Ele os ajuda a se proteger contra ameaças on-line, acompanhando o tráfego da rede, quais sites são visitados, arquivos abertos e armazenados e o tempo gasto on-line, entre outras coisas.
- Monitoramento de e-mail : o rastreamento de e-mail ajuda a prevenir phishing e outros ataques cibernéticos. O departamento de TI tem acesso completo a todas as atividades nos e-mails de trabalho
- Rastreamento GPS : todos os veículos da empresa possuem rastreamento GPS para fazer entregas e deslocamentos entre locais ou fazer trabalhos de campo. O rastreamento desses dados ajuda as empresas a entender quanto trabalho é feito em diferentes locais
- Keylogging : rastrear tudo o que for digitado no computador durante o trabalho para ver se os funcionários estão cumprindo os requisitos éticos
O monitoramento ocorre dentro do local de trabalho de várias maneiras. Se você trabalha na área da saúde ou em outro setor com muitas informações pessoais e protegidas, os cartões-chave são usados todos os dias, mas provavelmente você não sabia que eles fazem parte do monitoramento.
Como escolher um software de monitoramento de funcionários
Um grande número de software de monitoramento de funcionários foi criado para atender ao aumento da demanda. Por causa disso, pode ser difícil escolher o software que melhor atenda às necessidades organizacionais. Aqui estão alguns fatores a serem considerados ao navegar pelo software de monitoramento para ajudá-lo a fazer essa escolha.
Recursos Necessários
A coisa mais importante a considerar são os recursos que você deseja que o software inclua. Afinal, o software será inútil se não tiver a funcionalidade que você precisa. Se você precisar de ideias, alguns dos recursos mais populares usados no software de monitoramento são:
- Monitoramento de páginas da Web : um registro em tempo real das páginas da Web visitadas pelos funcionários, incluindo a data e a hora de cada visita
- Monitoramento de aplicativos : um registro em tempo real do software usado pelos funcionários em seus computadores, incluindo a data e a hora do uso
- Monitoramento de bate-papo ao vivo : rastreia dados de conversa em aplicativos como Microsoft Teams e Slack, timestamps mostram a data e hora, onde a conversa aconteceu, quem participou e o que foi dito
- Monitoramento de e-mail : monitoramento de aplicativos, mas para contas de e-mail
- Monitoramento de dispositivo removível : rastreamento de unidades flash e outros equipamentos que podem ser removidos de um computador. Mostra se esses dispositivos foram usados e quais arquivos foram carregados no computador ou baixados dele
- Capturas de tela : capturas de tela aleatórias são tiradas da tela de um funcionário para que os gerentes possam ver a atividade.
- Monitoramento por webcam : permite que os gerentes liguem as webcams para ver se os funcionários estão em suas mesas ou não
- Bloqueio de hardware : impede que os funcionários baixem hardware que a empresa não deseja que eles usem
Todos esses recursos monitoram a atividade e dão aos gerentes uma ideia do que seus funcionários estão fazendo o tempo todo, se estiverem seguindo os procedimentos da empresa e se o tempo estiver sendo bem utilizado. No entanto, alguns recursos, como rastreamento de webcam, são questionáveis em termos de ética e legalidade no local de trabalho, portanto, considere isso também.
Custo do software
Não é nenhum segredo que qualquer tipo de software tem um preço alto. Mantenha o orçamento que você tem para o software de monitoramento de funcionários enquanto faz compras. O preço desse monitoramento é baseado em quantos usuários estarão nele por mês. A maioria dos softwares tem uma contagem mínima de cinco usuários para se qualificar para taxas de negócios.
O software é executado no local usando uma configuração física ou digitalmente por meio da nuvem. O primeiro tem um custo inicial maior devido à mão de obra necessária para a configuração. Um grupo de profissionais de TI também precisa manter o servidor funcionando. O software em nuvem vem sem esses custos, mas é executado por terceiros, então você confia seus dados a eles.
O custo médio do software varia de US$ 40 a US$ 60 por usuário por ano. O custo mínimo é de $ 20 por usuário por ano, e o mais caro é de cerca de $ 150 por usuário por ano. O custo difere dependendo de quantos usuários existem e de quantos recursos o software inclui.
Facilidade de uso do software
O software não precisa apenas dos recursos certos, mas também precisa ser fácil de usar. Dessa forma, a maioria das pessoas pode usar ou aprender a usá-lo, mesmo que não se considerem conhecedores de tecnologia. A facilidade de uso do software tem um impacto direto na produtividade. Quanto mais tempo os usuários gastam confusos sobre o software, menos tempo eles têm para as tarefas atribuídas
Todo software deve ter uma maneira de obter suporte para ajudar, para que os problemas possam ser resolvidos à medida que surgem.
O que torna um software amigável ao usuário?
O melhor software é aquele que qualquer pessoa com um conhecimento básico de informática pode usar corretamente. Aqui estão alguns dos recursos que definem um software amigável:
- Processo simples de instalação e atualização
- Uma interface simplificada e colorida para minimizar a sobrecarga
- A navegação pelo software para acessar as informações é fácil de entender
- Processos de operação rápida
- Não há necessidade de software extra para acessar funções essenciais
- Segurança padrão da indústria integrada
Se o software que você escolher atender a todos ou a maioria desses critérios, sua equipe não deverá ter problemas para usá-lo para realizar seu trabalho. Um software acessível significa menos tempo e dinheiro gastos em treinamento e menos frustração entre os funcionários. É uma coisa positiva para todas as partes envolvidas.
Conclusão
Os motivos para comprar um software de monitoramento de funcionários incluem aumentar a produtividade, entender como o tempo é gasto, avaliar o desempenho, minimizar as distrações, proteger os dados, evitar o esgotamento e diminuir o orçamento do software. Existem muitos tipos de software de monitoramento e é fundamental que o escolhido tenha os recursos certos, caiba no orçamento e seja fácil de usar.