Como rastrear no que os funcionários estão trabalhando
Trabalhar remotamente se tornou cada vez mais uma tendência no mercado de trabalho. Mas muitos empregadores precisam de uma forma de controlar se os funcionários estão fazendo o que dizem e garantir que estão sendo produtivos. Então, como você pode rastrear um funcionário?
Há muitas maneiras de rastrear seus funcionários, incluindo o seguinte:
- Usando um aplicativo de rastreamento como o Wolfeye.
- Garantir que eles tenham um computador de trabalho em casa.
- Rastreie e-mails ou atividades do programa.
- Monitore a produtividade dos funcionários.
- Faça uma lista de tarefas.
Isso o ajudará, como empregador, a garantir que os funcionários permaneçam concentrados nas tarefas e concluam as tarefas que lhes são fornecidas. Continue lendo para descobrir como você pode implementar isso em seu dia de trabalho.
Como rastrear no que os funcionários estão trabalhando
Rastrear funcionários enquanto trabalham remotamente tornou-se mais fácil do que nunca. Você pode rastreá-los de muitas maneiras diferentes, incluindo as seguintes:
- Um aplicativo de rastreamento
- O funcionário usa um computador de trabalho.
- Rastrear via e-mail ou atividade do programa
- Monitorando a produtividade dos funcionários
- Fazendo uma lista de tarefas
Pode ser assustador permitir que seus funcionários trabalhem remotamente em tarefas porque não há confirmação visual do fluxo de trabalho, mas está provado que os funcionários ainda são bastante produtivos remotamente. Tudo que você precisa fazer é implementá-los para aliviar suas preocupações.
Use um aplicativo de rastreamento
Existem tantos aplicativos de rastreamento que seu funcionário pode instalar em seu computador para que você possa ver se eles estão concentrados na tarefa. Existem muitos que são baratos e estão dentro do orçamento da empresa.
Wolfeye é um ótimo aplicativo para usar com uma avaliação gratuita de três dias para que você possa testar todas as vantagens que o acompanham. Muitos aplicativos, como este, oferecem os seguintes recursos:
- Compartilhamento de tela do PC ao vivo
- Capturas de tela
- Informações dos sites visitados
- Começa na inicialização
- Funciona de forma invisível
- Funciona em PC e telefones celulares
Você pode ter certeza de que está pagando pelo monitoramento adequado para garantir que seus funcionários não fiquem sentados assistindo vídeos ou visitando sites que não deveriam estar trabalhando.
Certifique-se de que eles tenham um computador de trabalho
Garantir que seus funcionários tenham um computador de trabalho e o utilizem durante o expediente é uma das melhores maneiras de acompanhar o progresso do trabalho de um funcionário. Isso dá ao empregador acesso completo a tudo o que for concluído naquele computador. Aqui estão alguns outros benefícios também:
- Você pode rastrear o laptop.
- Você tem controle sobre o que é baixado no laptop.
- Mais privacidade da empresa para que os dados tenham menos probabilidade de serem vazados.
- Permite que seu funcionário tenha privacidade em seu próprio computador, já que não precisa usá-lo para trabalhar.
- Você pode usar o laptop para novos funcionários se o antigo funcionário pedir demissão.
Este é um caminho difícil para as pequenas empresas. Eles podem não conseguir pagar os custos iniciais de um computador com laptop entre US$ 500 e US$ 4.500, dependendo dos recursos.
Se seus funcionários tiverem um computador no escritório, você poderá fornecer a eles um laptop em casa. Isso garante que você acesse as informações corretas e ainda forneça privacidade aos seus funcionários em suas casas.
Rastrear e-mail ou atividade do programa
Uma das maneiras mais simples de rastrear seus funcionários é rastrear suas atividades de e-mail. Você pode ver se eles estão enviando e-mails e concluindo as tarefas de redação.
Se você for uma empresa menor que usa o G Suite, poderá rastrear todos os documentos que seus funcionários estão fazendo, o que eles estão fazendo em seus e-mails e acessar o histórico do navegador enquanto estiverem conectados à conta da empresa.
Você também pode acompanhar o progresso de um funcionário com qualquer aplicativo que usar. Algumas empresas usam um aplicativo de call center, enquanto outras usam outros programas. Verifique o progresso de seus funcionários nesses aplicativos para garantir que eles estejam concluindo suas tarefas.
Monitore a produtividade dos funcionários
Você pode monitorar a produtividade de seus funcionários de muitas maneiras diferentes, sem baixar um aplicativo para monitorar a tela do computador. Aqui estão algumas dessas maneiras de garantir que as coisas sejam feitas:
- Eles estão cumprindo vendas, cotas.
- Eles estão entregando os projetos no prazo ou com antecedência.
- Seus projetos são bem organizados e limpos.
- O feedback do cliente é bom.
- Não há reclamações de colegas ou clientes.
- Seu funcionário responde rapidamente enquanto está trabalhando.
Agora, não atender a todos esses critérios não significa que seu funcionário não esteja fazendo o que deveria. Se chegar uma reclamação, não significa que eles não estejam funcionando.
Lembre-se de usar a razão e a comunicação correta para garantir que você não tire conclusões precipitadas quando se trata de identificar se seu funcionário não está trabalhando.
Faça uma lista de tarefas
Se você acha que a produtividade de seu funcionário pode estar diminuindo, às vezes você precisa ajudá-lo a se organizar. Alguns funcionários não se dão bem sem estrutura, como um escritório ou alguém que os redirecione de volta às suas tarefas.
Você pode fazer uma lista de tarefas para seus funcionários trabalharem, para que eles façam todo o trabalho que precisa ser feito durante o dia. Existem até programas que você e seu funcionário podem acessar e que podem ajudar a mantê-los concentrados nas tarefas.
Às vezes, fornecer um esboço do que você deseja é a maneira mais fácil de comunicar suas necessidades como empregador e o que você espera de seus funcionários. Os funcionários adoram saber quais são suas expectativas.
O que torna um bom aplicativo de rastreamento?
Existem tantos aplicativos de rastreamento que é difícil escolher um. Então, o que constitui um bom aplicativo de rastreamento que você pode usar para rastrear seus funcionários.
Os aplicativos melhoraram com o aumento dos empregos remotos e você pode encontrar todos os tipos de vantagens. Mas encontrar o aplicativo certo pode ser um pouco difícil. Então, o que constitui um bom aplicativo de rastreamento?
Para descobrir o que constitui um bom aplicativo de rastreamento, a melhor pergunta a se fazer é: o que você deseja de um aplicativo de rastreamento? Então, aqui estão algumas coisas que você pode perguntar para ver se um aplicativo de rastreamento é para você:
- Possui rastreamento de localização?
- Fornece gravação ao vivo?
- Tem capturas de tela?
- Os planos atendem às minhas necessidades, pacotes, grandes corporações versus pequenas corporações?
- Existem testes gratuitos?
Você deseja um programa que ofereça uma avaliação gratuita para que possa ver quais recursos ele possui. Nem todas as interfaces são iguais e, portanto, dar uma espiada nela ajudará você a decidir se o programa é adequado para você.
Wolfeye: uma ótima opção
Wolfeye é um programa de rastreamento mais recente que oferece muitos recursos para garantir que seus funcionários estejam trabalhando. Muitas dessas vantagens são perfeitas para uma empresa que deseja manter o controle sobre seus funcionários. Consulte a tabela para ver se é adequado para você:
Prós | Contras |
● Teste gratuito de 3 dias ● Compartilhamento de tela do PC ao vivo ● Melhor para empresas menores ● Capturas de tela ● Dados de rastreamento do histórico do navegador ● 97 euros ou cerca de US$ 104 por ano por um computador. ● Monitore o comportamento do Internet ● Fornece um painel de atividades dos funcionários | ● Empresa mais recente ● Somente em países selecionados ● Suporta apenas computadores Windows. |
Um de seus melhores recursos é o compartilhamento de tela do Live PC, que permite ao empregador acessar o computador do funcionário a qualquer momento. Você não precisa solicitar que eles compartilhem a tela, basta acessá-la e ver se eles estão trabalhando.
Você pode obter um relatório de seus funcionários e como são suas atividades. Isso mantém você atualizado sem ter que pesquisar cada gravação para garantir que o funcionário está fazendo o que precisa.
Ele também oferece um teste gratuito de 3 dias que dá acesso a todos os recursos que o Wolfeye tem a oferecer. Você pode ver se este programa é adequado para você. Se você decidir que não, basta cancelar e passar para outro programa (que nem todos oferecem uma avaliação gratuita).
Dicas para manter seu funcionário concentrado
Como empregador, é sua função manter seus funcionários concentrados. Esta tarefa às vezes parece difícil, especialmente agora que a maioria dos funcionários trabalha remotamente, mas é possível. Aqui estão algumas dicas para mantê-los concentrados na tarefa:
- Mantenha-os organizados.
- Forneça expectativas e objetivos claros.
- Seja realista.
- Permita pausas.
- Procure feedback.
- Otimize seu fluxo de trabalho.
Tudo isso pode melhorar o ambiente de trabalho e dar aos seus funcionários mais motivação para permanecerem concentrados nas tarefas.
Mantenha-os organizados
Mantenha seus funcionários organizados. Quando o empregador está uma bagunça, fica difícil manter os funcionários concentrados nas tarefas e leva muito mais tempo para que os projetos e tarefas sejam concluídos.
Certifique-se de ter uma estrutura dentro de sua empresa que só ajudará a otimizar sua produtividade. Não há problema em mudar as coisas dentro dessa estrutura para melhorá-la, mas certifique-se de não estar apenas lançando algo novo para seus funcionários todos os dias.
Sempre haverá alguns funcionários que poderão trabalhar de forma independente e permanecer concentrados nas tarefas, enquanto outros poderão precisar de um pouco mais de estrutura. Cada funcionário é diferente.
Como chefe, você precisa descobrir qual é a melhor maneira de mantê-los organizados e concentrados nas tarefas, seja uma lista de verificação ou algo tão simples como um lembrete.
Forneça expectativas e metas claras
Sempre tenha expectativas claras em relação aos seus funcionários. Quando eles sabem o que fornecer a você, é mais provável que você obtenha isso deles. Não deixe apenas as interpretações para eles.
Descreva todas as metas que você tem para aquele dia, semana ou até mês. Isso fornece uma linha de chegada para os funcionários que os ajudará a cruzá-la. Eles podem começar a planejar o que precisa ser feito e quando.
Seja realista
Seja realista com suas expectativas e objetivos. Sempre haverá atrasos inesperados em um projeto, então seja realista. Não fique chateado se algo fora do controle do seu funcionário causar um contratempo.
Não imponha muitas metas aos seus funcionários. Isso pode criar esgotamento e aumentar o risco de seus funcionários pedirem demissão ou simplesmente não se preocuparem com o trabalho que estão realizando. Você não quer perder um trabalho de qualidade por causa do esgotamento.
Permitir pausas
Permita algumas pausas para seus funcionários. Sim, eles estão trabalhando remotamente, mas podem ter alguns momentos de folga durante o dia de trabalho. É uma parte normal do dia de trabalho.
Mesmo quando os funcionários estão no escritório, eles fazem uma pausa no computador para tomar um café, fazer um lanche ou ir ao banheiro.
Até incentive pausas! As pausas são importantes para proporcionar aumento de produtividade. Pode ser assustador ficar sentado em frente ao computador o dia todo. O movimento ajuda o fluxo sanguíneo e proporciona melhor cognição. As pausas são boas!
Procure feedback
Sempre peça feedback de seus funcionários. Eles estão no chão vendo tudo. Eles podem ter informações sobre como ajudar a melhorar a produtividade e a eficiência em quaisquer projetos e trabalhos em que você esteja trabalhando.
O feedback também melhora o ambiente de trabalho. Mostra aos seus funcionários que eles fazem parte da empresa e que sua visão é importante. Funcionários que não se sentem parte da empresa não apresentarão tanta produtividade.
Não leve esse feedback para o lado pessoal. É ótimo que seus funcionários estejam dispostos a se abrir com você e você nem sempre precisa implementar todos os seus comentários.
Otimize seu fluxo de trabalho
Otimize seu fluxo de trabalho redirecionando tarefas básicas usando outros programas. Você pode usar programas como o Asana para ajudá-lo a otimizar seu fluxo de trabalho. Ajuda de maneiras como:
- Envie e-mails ou mensagens automatizadas.
- Os bate-papos com IA podem minimizar a necessidade de os funcionários conversarem.
- Ajuda a priorizar quais tarefas precisam ser concluídas.
- Mantém todos atualizados sobre o que precisa ser feito e o que foi concluído.
- Forneça feed ao vivo e atualizado sobre projetos, tarefas e outros itens.
Você deseja que seus funcionários priorizem as tarefas mais importantes em detrimento das tarefas menores. Você deseja se livrar de tarefas que podem ocupar seu tempo. Procure aplicativos para ajudá-lo a fazer isso e use-os quando necessário.
Conclusão
Os funcionários podem ser rastreados de muitas maneiras diferentes. Você não precisa se contentar com uma rota em detrimento da outra. Para otimizar a produtividade da sua empresa, implemente diversas opções e siga estas dicas para manter seus funcionários concentrados.
