Como visualizar as mensagens da equipe do funcionário
Você é um empregador focado em visualizar as mensagens da equipe de seus funcionários? Verificar as mensagens da sua equipe é uma ótima maneira de monitorar e manter seus funcionários sob controle.
Para visualizar as mensagens da equipe do seu funcionário, você precisará:
- Verifique sua licença do Microsoft 365
- Implementar conformidade de comunicação
- Escolha quem você monitora
- Administrar uma política de monitoramento
Visualizar as mensagens da equipe de seus funcionários ajudará na produtividade da sua empresa.
Se você pretende monitorar as mensagens de sua equipe, você deseja fazê-lo de forma legal e ética e informar seus funcionários que você os está monitorando. Neste artigo, você aprenderá mais sobre como visualizar as mensagens da equipe de seus funcionários.
O que são equipes da Microsoft?
Microsoft Teams é uma plataforma de trabalho cooperativa que permite aos usuários conduzir conversas no local de trabalho, chats de vídeo e compartilhamento de documentos. O objetivo é proporcionar um espaço profissional para aumentar a produtividade do trabalhador. Pode ser uma ótima alternativa ao e-mail. Ele também conecta trabalhadores e seus aplicativos e é uma excelente ferramenta para trabalhadores remotos.
As equipes consistem em diferentes grupos de funcionários dentro de uma empresa. Um grupo do Microsoft 365 é projetado quando uma equipe é formada pela primeira vez. Ele conecta usuários e aplicativos em toda a empresa. As equipes tendem a girar em torno de um projeto de trabalho e todos os envolvidos desempenham seu papel. Os trabalhadores podem enviar mensagens diretas a outros funcionários em particular. O programa se conecta a várias ferramentas do Microsoft 365.
Os empregadores podem monitorar equipes da Microsoft?
Os empregadores podem acessar as atividades dos funcionários com uma licença do Microsoft 365. Qualquer coisa no Microsoft Teams é um jogo justo. Alguns exemplos do que você pode ficar de olho:
- Bate-papos de equipe excluídos
- Conteúdo criado e compartilhado
- Arquivos criados usando Microsoft
- Informações em reuniões de equipe
- Informações em programas da Microsoft
- Conteúdo gravado de uma reunião de equipe
- Bate-papos em equipe e bate-papos individuais em grupo
- Nomes de aplicativos usados em equipes da Microsoft
Uma vantagem é poder acessar dispositivos, como iPhones ou laptops, para fazer login no Microsoft Teams. Você também pode encontrar endereços IP e sistemas operacionais usados para fazer login no Microsoft Teams.
Como visualizar as mensagens da equipe do funcionário
Plataformas como o Microsoft Teams tornaram-se mais predominantes em situações de trabalho. Teams é uma ferramenta de comunicação gerenciada pela empresa. Muitos empregadores desejam monitorar as conversas de seus funcionários e há uma maneira de fazer isso:
Verifique sua licença do Microsoft 365
Se você possui um administrador de TI, a primeira coisa que deve saber é que nem todas as licenças do Microsoft 365 possuem um recurso de conformidade de comunicação. Seu departamento deve atualizar para os planos de licença E3 ou E5 para poder monitorar mensagens. Você precisa descobrir que tipo de licença você possui:
- No administrador, vá para faturamento
- Você pode ver sua assinatura na guia Produtos. Aqui você encontrará informações sobre licenças, status de assinatura e cobrança.
- Para alterar as colunas que aparecem na lista, clique nas colunas
- Altere a seleção de colunas e clique em salvar
- Se você quiser mais informações sobre uma assinatura, clique nela.
Alguns departamentos de TI possuem apenas licenças básicas, padrão ou premium, mas existe uma assinatura do Business Standard 365. As etapas acima são as que você precisa seguir para descobrir que tipo de licença do Microsoft 365 você possui. Você pode atribuir licenças do Microsoft 365 a vários funcionários para cada assinatura.
O que acontece depois que você atribui uma licença?
A seguir descreve-se o que ocorre quando você atribui uma licença a um usuário. Cada assinatura tem um serviço diferente:
- Exchange Online Uma caixa de correio é criada para o usuário
- SharePoint Online A permissão para acessar o site da equipe do SharePoint é atribuída ao usuário
- Microsoft Teams O usuário tem acesso a recursos que correspondem à licença
- Microsoft 365 Apps for Enterprise and Business, o usuário pode baixar aplicativos do Microsoft 365 em até cinco Macs ou PCs, cinco tablets e cinco smartphones.
Existem diversas maneiras de trabalhar com diversos tipos de licenças. O papel que desempenham determina se isso é permitido. Diferentes funções podem ter determinados privilégios.
Implementar conformidade de comunicação
Você só poderá monitorar seus funcionários se tiver um administrador de conformidade de comunicação para autorizar o recurso globalmente. O administrador de TI pode então acessar os recursos necessários para configurá-lo para monitorar mensagens. Alguns exemplos de trabalhos que o administrador pode precisar realizar:
- Os analistas de conformidade de comunicação podem verificar as políticas e ver metadados, mas nenhuma mensagem
- O Communications Compliance Investigator permite que você veja mensagens e metadados. Eles garantem que a empresa esteja seguindo todas as políticas e regulamentos.
- Conformidade de comunicação O administrador pode implementar a conformidade de comunicação e executar as funções necessárias para gerenciar o monitoramento de mensagens.
A conformidade de comunicações também pode marcar comunicações sinalizadas e investigar emails, Microsoft Teams e mensagens de terceiros. O cumprimento da comunicação procura reforçar a separação entre as políticas e a revisão das mensagens.
Você escolhe quem monitora
Como administrador de conformidade de comunicação, você pode monitorar chats e outras equipes. Você também pode visualizar e-mails com a licença adequada da Microsoft. Os administradores também colocam os usuários em grupos. Você pode escolher membros específicos da equipe para monitorar e ajudar a visualizar as mensagens da equipe. O que você precisa verificar:
- Mensagens de bate-papo das equipes
- Mensagens excluídas
- Bate-papos privados
- Históricos de bate-papo
Você pode registrar a hora do e-mail, o destinatário e o conteúdo. Você pode até ver fotos ou anexos. Você pode visualizar as mensagens de cada funcionário e todas as informações trocadas em toda a empresa. Você também pode ver quantas mensagens são trocadas entre os membros da equipe.
Administrar uma política de monitoramento
Cada grupo de conformidade de comunicação deve ser monitorado. Os usuários serão colocados em grupos e você poderá escolher quais comunicações no Microsoft 365 monitorar. Você precisará determinar quem tem permissão para ver as mensagens da equipe.
Depois que tudo estiver configurado, cada usuário e grupo monitorará as mensagens dos funcionários e reportará violações de conformidade. O objetivo é descobrir “segredos” dentro da empresa e usar as informações para descobrir quem (e quem não está) trabalhando de forma produtiva.
Uma breve visão geral
Você precisa monitorar as mensagens da equipe de funcionários. Aqui está uma breve visão geral das etapas que você precisa seguir para monitorar:
- Conformidade, centro de administração aberto do Microsoft 365. Abra o lado esquerdo e selecione mostrar tudo.
- Em Centros de administração, selecione conformidade
- Pesquisa de conteúdo Abra o lado esquerdo do Centro de administração. Vá para a seção Soluções e clique em pesquisar.
- Clique na guia Nova pesquisa à direita. Você pode pesquisar de acordo com a data, local, remetente ou outro.
- Verifique as mensagens do Teams e outros.
- Centro de administração de equipes Selecione Teams à esquerda tem uma seção chamada análises e relatórios. Clique em relatórios de uso.
- Veja a seção à direita. Você pode ver vários relatórios e até classificá-los por data.
- Verifique outros dados de chamadas, atividade do usuário do Teams e outros
- Usuários Selecione administradores do Microsoft Teams. Clique em usuários à esquerda.
- Gerenciar usuários. Você pode ver todos os nomes de seus funcionários e as atividades da semana anterior.
- Relatórios Clique em Centro de administração do Microsoft Teams. Veja a seção Relatórios à esquerda e clique.
- Veja a produtividade geral. Esta é uma avaliação da empresa como um todo
- Uso mostra como vários funcionários estão respondendo aos aplicativos da Microsoft
Lembre-se de que você não conseguirá ver os bate-papos ou mensagens que não estejam localizadas diretamente no Teams.
A Microsoft deve proteger a privacidade das equipes
Os organizadores de reuniões no Teams podem controlar quem participa de uma reunião. Se alguém que não seja membro quiser vir, deverá ser formalmente convidado. Quando eles ingressam, eles são enviados primeiro para um lobby virtual antes de entrar na reunião. Todos na reunião têm acesso a todas as informações compartilhadas. As reuniões podem ser gravadas e as transcrições são feitas.
Os organizadores da reunião podem fazer todos os registros necessários da reunião. Um aplicativo Teams também pode fazer isso, desde que a empresa e os administradores da rede estejam cientes disso. Terceiros não podem participar das reuniões da equipe sem o seu consentimento ou o do organizador da reunião. Os empregadores também podem gravar chamadas telefônicas para fins de treinamento futuro. Também pode ser útil para a empresa manter esses registros.
Quem pode visualizar os bate-papos do Microsoft Teams?
Você pode implementar a descoberta eletrônica no Teams e monitorar as teclas digitadas durante os bate-papos. Você pode gravar um registro de todas as conversas do Teams e as mensagens do Teams ficam visíveis. O administrador do Teams detém a chave. Eles podem ajudá-lo a acessar contas e descobrir quais funcionários são mais produtivos. No entanto, pode ser muito trabalhoso com pouco retorno.
Os funcionários devem saber que estão sendo vigiados?
Em uma palavra, sim. Não é apenas uma coisa justa a fazer; é ilegal monitorar seus trabalhadores sem o consentimento deles. Espioná-los pode fazê-los sentir-se desconfiados, diminuir inadvertidamente a produtividade e fazer com que seus funcionários se sintam desconfortáveis com você e com a empresa para a qual trabalham em geral. Você pode evitar essa situação explicando por que deseja monitorar seus funcionários.
Contar a eles por que você está fazendo isso pode ajudar a limitar quaisquer consequências negativas para você ou sua empresa. Isso pode fazer com que seus funcionários sintam que podem confiar em você e que irão respeitá-lo se você lhes contar a verdade. Contá-los também protege você contra quaisquer repercussões legais caso eles considerem que monitorá-los é injusto. Visualizar as mensagens da equipe de seus funcionários pode ser visto como invasivo, mas legalmente você pode.
Compartilhar a notícia de que você estará monitorando seus funcionários também pode ajudar a motivá-los e impedi-los de perder tempo na internet ou postar nas redes sociais durante o horário de trabalho. Eles também estarão mais conscientes do que digitam nas mensagens da equipe e não divulgarão nenhum “segredo” da empresa enquanto estiverem na plataforma. Pode ajudar todos a serem mais cuidadosos em caso de violação.
A Lei de Privacidade das Comunicações Eletrônicas de 1986 protege as comunicações por fio, orais e computadorizadas enquanto elas estão em andamento, em trânsito ou sendo arquivadas em computadores. Protege contra a invasão de privacidade e proíbe os empregadores de interceptarem as comunicações electrónicas dos seus trabalhadores. No entanto, uma empresa pode monitorizar as comunicações pessoais dos seus funcionários com o seu consentimento.
Como contar aos seus funcionários
Dizer aos seus funcionários que você os está monitorando é uma tarefa desafiadora. Prepare-se para qualquer fofoca ou boato sobre o que você está fazendo e por quê. Se você está se preparando para implementar spyware nos computadores de seus funcionários, há várias maneiras de amenizar o golpe:
Seja específico e claro
Diga aos funcionários suas intenções e seja claro e específico sobre por que você está optando por monitorá-los. Isso ajudará a amenizar a preocupação deles sobre se você os está almejando. Explique a eles que o software que você instala é uma forma de evitar que caiam na armadilha de usar indevidamente o tempo da empresa. Deixe-os saber que você não pretende invadir a privacidade deles.
Você também deve abordar em que tipo de capacidade está usando esse spyware. Podem ser pressionamentos de tecla ou quantas mensagens você envia e recebe outros membros da equipe. Diga a eles que não tem nada a ver com você não confiar neles, mas é uma forma de regular a empresa e garantir que ela permaneça no caminho certo. As mensagens da equipe também devem ser monitoradas para fins de treinamento.
Monitore apenas por motivos válidos
Monitore as mensagens da equipe de seus funcionários apenas se houver um motivo válido para fazê-lo. Você não deseja monitorar suas mensagens fora do Teams, mas deseja garantir que tudo corra bem. Informe-os que você terá acesso ao conteúdo de chats, e-mails, mensagens diretas com outros funcionários ou quaisquer mensagens que não existam no Teams.
O monitoramento dos funcionários deve ser sempre profissional e nada mais. Você não planeja invadir seus negócios pessoais, mas o Microsoft Teams é uma plataforma corporativa e você deve saber o que está acontecendo no SEU negócio. Isso evitará mal-entendidos se seus funcionários souberem que você tem bons motivos para monitorá-los.
Como o Wolfeye pode ajudar?
Wolfeye é um equipamento de spyware ou monitoramento remoto de tela que você pode usar para garantir que seus funcionários estejam fazendo seu trabalho. Você pode ver a tela do PC ao vivo como se estivesse olhando por cima do ombro do funcionário. Você pode fazer capturas de tela e verificar o histórico de navegação do seu funcionário. Wolfeye é uma solução fácil e de primeira linha para um problema de negócios complicado.
Conclusão
Se você deseja visualizar as mensagens da equipe do seu funcionário, há uma lista de etapas que você precisa seguir. A primeira etapa é verificar sua licença do Microsoft 365 e a última é ver como os usuários respondem ao programa. Você escolhe quem monitora por meio de bate-papos em equipe e históricos de bate-papo. Contanto que você monitore seus funcionários pelo motivo certo, verificar as mensagens do Teams é o caminho certo a seguir.
