8 großartige Beispiele für Mitarbeiterüberwachung
Unternehmen können nicht darauf hoffen, effizient zu sein, wenn ihre Mitarbeiter die Bürozeiten damit verbringen, untätig zu sitzen oder mit Freunden zu plaudern. Daher müssen Arbeitgeber Maßnahmen ergreifen, um die Mitarbeiter zu überwachen. Aber was sind einige Beispiele für Mitarbeiterüberwachung?
Einige großartige Beispiele für die Mitarbeiterüberwachung sind die Verwendung von Mitarbeiterüberwachungs-Apps, virtuellen Arbeitsbereichen, geschäftlichen E-Mails, Smartcards, Datenwiederherstellungssoftware, Videoüberwachung, Netzwerkverwaltungssoftware und Software zur Verhinderung von Datenverlust (DLP).
In diesem Beitrag werde ich über einige hervorragende Tools und Methoden sprechen, mit denen Sie Ihre Mitarbeiter im Auge behalten können. Wenn Sie also Schwierigkeiten haben, Ihre Mitarbeiter zu beaufsichtigen, lesen Sie weiter!
1. Software zur Mitarbeiterüberwachung
Bei körperlicher Arbeit ist es leicht zu erkennen, wer arbeitet und wer nicht. Alles, was Sie tun müssen, ist, sich das Live-Videoüberwachungsmaterial eines beliebigen Teils des Büros anzusehen und zu sehen, was Ihr Mitarbeiter vorhat.
Da jedoch immer mehr Jobs darin bestehen, vor einem Bildschirm zu sitzen und Tasten zu drücken, ist es schwer zu sagen, ob Mitarbeiter tatsächlich arbeiten; oder die Verwendung von Arbeitsgeräten für den privaten Gebrauch. Der einzige Weg, um sicher zu sein, wäre, auf den Bildschirm jedes Mitarbeiters zu schauen und zu sehen, was er tatsächlich tut.
Da dies jedoch unpraktisch ist, müssen Manager einen anderen Weg finden, um zu sehen, was ihre Mitarbeiter auf dem Bildschirm tun. Hier kommt Bildschirmüberwachungssoftware ins Spiel . Sie ermöglicht es Arbeitgebern, zu sehen, was auf den Bildschirmen der Arbeitsgeräte der Mitarbeiter vor sich geht – im Grunde das digitale Äquivalent zur Videoüberwachung.
Wie funktioniert es? Arbeitgeber müssen lediglich die Mitarbeiterüberwachungssoftware auf die PCs des Unternehmens herunterladen und die Abonnementgebühr für die Software bezahlen. Sobald dies erledigt ist, können sie fast alles, was auf Arbeitsgeräten vor sich geht, von überall auf der Welt aus der Ferne überwachen.
Jede Mitarbeiterüberwachungssoftware verfügt über einzigartige Funktionen. Einige Standardfunktionen können Sie jedoch von fast jeder Überwachungssoftware erwarten. Diese sind:
Zeiterfassung
Die Zeiterfassung ist eine Standardfunktion in fast jedem Mitarbeiterüberwachungsgerät. Durch diese Funktionen können Arbeitgeber genau nachverfolgen, wann ein Arbeitsgerät verwendet, wann es geschlossen wird, wann bestimmte Apps geöffnet und wann sie geschlossen werden.
Darüber hinaus können Mitarbeiter durch Zeiterfassung messen, ob sie Arbeitsgeräte effizient für das Unternehmen nutzen oder während der Arbeitszeit Zeit in sozialen Medien verbringen.
Live-Bildschirmaufzeichnung und Screenshots
Live-Bildschirmaufnahmen erfolgen entweder in Form von Screenshots oder Live-Bildschirmaufzeichnungen. Mit dieser Funktion können Arbeitgeber jederzeit die genauen Inhalte auf dem Bildschirm eines Arbeitsgeräts sehen, sodass Arbeitgeber immer genau wissen, wofür Arbeitsgeräte verwendet werden.
Darüber hinaus bietet die Live-Aufzeichnungsfunktion häufig die Möglichkeit, Bildschirmaufzeichnungen aufzunehmen und zu speichern. Auf diese Weise können Arbeitgeber die Nutzung aller Arbeitsgeräte des Unternehmens überprüfen, wann immer sie frei sind.
Website-/App-Tracking
Website- und App-Tracking-Funktionen von Mitarbeiterüberwachungssoftware ermöglichen es Arbeitgebern, eine vollständige Liste aller Websites oder Anwendungen anzuzeigen, die auf einem Arbeitscomputer verwendet werden, sowie die dafür aufgewendete Zeit. Auf diese Weise können Arbeitgeber feststellen, ob ein Arbeitsgerät zum Spielen oder zum Verweilen in sozialen Medien verwendet wird.
Tastenanschlag-Tracking
Die Tastenanschlagverfolgung ist eine weitere Standardfunktion in den meisten Anwendungen zur Mitarbeiterüberwachung. Es teilt Arbeitgebern genau mit, was ihre Mitarbeiter auf ihren Arbeitsgeräten getippt haben – d. h. sie können nachvollziehen, ob ihre Mitarbeiter während der Bürozeiten arbeitsbezogene E-Mails schreiben oder einfach nur mit Freunden chatten.
Jetzt, da Sie wissen, was Anwendungen zur Mitarbeiterüberwachung sind, möchten Sie vielleicht eine davon testen. Um Ihnen die Recherchearbeit zu ersparen, habe ich unten zwei Empfehlungen aufgelistet:
Wolfeye – Bestes Preis -Leistungs-Verhältnis
Wolfeye ist die perfekte Mitarbeiterüberwachungssoftware für kleine Unternehmen, die nur wenige Mitarbeiter überwachen müssen und über ein geringes Budget verfügen. Der Abonnementplan der Software enthält alle Funktionen, die kleine Unternehmen benötigen, um ihre Mitarbeiter genau im Auge zu behalten. Beispiele für solche Funktionen sind Dinge wie:
- Zeitgesteuerte Screenshots
- Live-Bildschirmaufnahme
- Liste der besuchten Websites
- Unsichtbarer App-Start und mehr.
Der beste Teil? Sie können all diese Funktionen für nur 97 US-Dollar pro Jahr erhalten – ein Schnäppchen im Vergleich zu anderen Überwachungs-Apps.
DeskTime – Für größere Unternehmen
Wenn Sie viele Mitarbeiter zu überwachen haben und bereit sind, viel Geld in deren Überwachung zu investieren, dann ist DeskTime die perfekte Mitarbeiterüberwachungslösung für Sie.
Diese für größere Unternehmen optimierte App ist vollgepackt mit Funktionen, die Sie benötigen, um die Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter zu verfolgen, Projekte zu planen und zu verwalten und zeitaufwändige Aufgaben zu automatisieren.
Einige der bemerkenswertesten Funktionen dieser Anwendung sind die folgenden:
- Automatische Zeiterfassung
- Produktivitätsbericht
- Private Zeitoption
- App-Tracking
- Bildschirmaufnahme
- Projekt Überwachung
- Website-/App-Tracking und mehr
2. Online-Arbeitsbereichsüberwachung
Online-Arbeitsbereiche sind virtuelle Tools, in denen Menschen zusammenarbeiten und miteinander kommunizieren, um an Projekten zu arbeiten oder ein virtuelles Unternehmen zu führen.
Online-Arbeitsbereiche sind sowohl für virtuelle als auch für physische Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Für virtuelle Unternehmen fungieren Online-Arbeitsbereiche als Zentrum für die gesamte Zusammenarbeit und Kommunikation, da es keine andere Möglichkeit gibt, wie Mitarbeiter und Manager miteinander interagieren können.
Auf der anderen Seite können diese Tools für physische Unternehmen helfen, die Kommunikation zu strukturieren und beim Projektmanagement zu helfen.
In beiden Fällen interessiert die Führungskraft, wie jeder Mitarbeiter seinen virtuellen Raum nutzt, ob er an den ihm übertragenen Aufgaben arbeitet oder nicht und welche Fortschritte er täglich macht.
Glücklicherweise verfügen Tools für die virtuelle Zusammenarbeit wie Slack, Microsoft Teams und Google Workspace über integrierte Analysefunktionen, die es Workspace-Administratoren (Arbeitgebern) ermöglichen, individuelle und kollektive Leistungen zu verfolgen.
Welche Art von Daten können sie mithilfe dieser Arbeitsbereiche überwachen? Nun, praktisch alles, was im Arbeitsbereich passiert.
Die genauen Analyseoptionen hängen von Software zu Software ab, aber im Allgemeinen können Sie als Administrator des virtuellen Arbeitsbereichs (vorausgesetzt, Sie haben den richtigen Plan abonniert) alle Chat-Aufzeichnungen des Arbeitsbereichs anzeigen, einschließlich einzelner Chats zwischen zwei Teammitgliedern.
Sie können auch sehen, wer online ist und wie seine Anmeldemuster sind (dh an welchen Tagen melden sie sich normalerweise im Bereich an und für wie lange).
Abgesehen davon können Sie in virtuellen Arbeitsbereichen Projekte planen, Teilziele festlegen, Fristen festlegen und sie Einzelpersonen oder Teams innerhalb Ihres Arbeitsbereichs zuweisen.
Darüber hinaus können Sie Erinnerungen für Aufgaben festlegen, die sich ihrer Frist nähern, und ihren Fortschritt erfassen. Auf diese Weise können Sie in virtuellen Kollaborationsräumen den Fortschritt Ihrer Mitarbeiter bei verschiedenen Aufgaben genau im Auge behalten und sogar ihre Leistung über verschiedene Zeiträume hinweg bewerten.
Bei so vielen verfügbaren Überwachungsoptionen sind virtuelle Arbeitsbereiche eines der besten Überwachungsinstrumente im Arsenal eines Arbeitgebers – insbesondere in Bezug auf Kommunikation und Fortschrittsbewertung.
3. E-Mail-Überwachung am Arbeitsplatz
E-Mail-Überwachung ist eine weitere Option, mit der Arbeitgeber sehen können, was ihre Mitarbeiter vorhaben. Unternehmen können E-Mail-Hosting-Dienste abonnieren und ihre eigene personalisierte und private E-Mail-Domain erhalten.
Auf diese Weise können sie jedem Mitarbeiter eine eindeutige geschäftliche E-Mail-Adresse zuweisen. Nun, diese E-Mails sind keine privaten Kanäle. Arbeitgeber haben Administratorrechte für die gesamte Domäne und können alle E-Mails überprüfen, die über die geschäftliche E-Mail-Adresse eines Mitarbeiters gesendet oder empfangen werden.
Darüber hinaus können Arbeitgeber auch alle nicht gesendeten Nachrichten (auch bekannt als Entwürfe) auf dem Konto eines einzelnen Mitarbeiters durchsuchen.
Durch die E-Mail-Überwachung können Arbeitgeber alle an externe Parteien gesendeten Nachrichten verfolgen und sehen, ob Mitarbeiter ihre Arbeitszeit für geschäftliche Korrespondenz oder persönliche E-Mail-Kontakte verwenden.
In der Praxis ist die E-Mail-Überwachung kein alltägliches Mitarbeiterüberwachungstool. Denn es wäre für Arbeitgeber fast unmöglich, jede Mail zu lesen, die an jedes Mitarbeiterkonto gesendet wird.
Daher eignet sich diese Aufsichtsmethode eher für periodische Situationschecks, dh es ist nur sinnvoll, dass Arbeitgeber alle paar Monate die E-Mails der Mitarbeiter durchgehen oder wenn sie eine entstandene Situation untersuchen wollen.
4. Überwachung durch Datenwiederherstellungssoftware
Anwendungen zur Datenwiederherstellung sind nicht für die Mitarbeiterüberwachung konzipiert, aber wenn sie richtig eingesetzt werden, können sie Arbeitgebern dabei helfen, die Surfaktivitäten ihrer Mitarbeiter zu verfolgen.
Datenwiederherstellungssoftware hilft dabei, die Daten eines Unternehmens wiederherzustellen, falls sie versehentlich gelöscht wurden. Wie hängt das mit der Mitarbeiterüberwachung zusammen? Nun, das Verfolgen der Browsing-Aktivitäten der Mitarbeiter ist ein wesentlicher Bestandteil der Mitarbeiterüberwachung. Mitarbeiter können jedoch ihre Suchaktivitäten löschen , bevor Arbeitgeber sie durchgehen können.
Wenn Arbeitgeber die Browser ihrer Arbeitsgeräte mit einer Datenwiederherstellungssoftware sichern, können sie ihren Suchverlauf wiederherstellen und herausfinden, was Mitarbeiter vorhatten. Auf diese Weise kann eine Datenüberwachungssoftware zur Überwachung der Mitarbeiter verwendet werden.
5. Intelligente ID-Karten
Smart-ID-Karten sind eine hervorragende Möglichkeit, Mitarbeiter in den physischen Räumlichkeiten Ihres Unternehmens zu überwachen. Smart ID-Karten (oder Smart Cards) enthalten Chips, die mit Scannern an Türen gescannt werden können. Bei jedem Scan einer Karte prüft das System, ob der Inhaber berechtigt ist, diesen Teil des Firmengeländes zu betreten. Wenn ja, dürfen sie hinein; wenn nicht, wird ihnen der Zugriff verweigert.
Auf diese Weise wissen Manager, wer zu welchen Zeiten auf welche Teile des Firmengeländes Zutritt hat, und können die Mitarbeiter viel einfacher zur Rechenschaft ziehen.
Eine weitere großartige Möglichkeit, wie Smartcards Unternehmen dabei unterstützen, die Mitarbeiter zur Rechenschaft zu ziehen, besteht darin, dass sie es Arbeitgebern ermöglichen, die Anwesenheit ihrer Mitarbeiter zu verfolgen. Wenn ein Mitarbeiter das Firmengelände betritt, scannt er seine Karte am Eingang und das System registriert automatisch die genaue Zeit, zu der er das Gebäude betreten hat.
Wenn Mitarbeiter das Firmengelände verlassen, scannen sie auf ähnliche Weise ihre Karten am Eingang erneut, um das System darüber zu informieren, wann sie die Arbeit verlassen.
6. Netzwerküberwachung
Arbeitgeber können auch überwachen, auf welche Websites Mitarbeiter über den Router des Unternehmens zugreifen. Dies wird als Netzwerküberwachung bezeichnet, und viele Unternehmen verwenden es, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter nicht auf bösartige Websites zugreifen, die die Unternehmensdaten bedrohen könnten.
Ein weit verbreiteter Irrglaube in Bezug auf die Netzwerküberwachung ist, dass es Arbeitgebern ermöglicht, alle Chats zu lesen, die über das Unternehmensnetzwerk gesendet oder empfangen werden.
Das stimmt einfach nicht. Arbeitgeber können keine Chats sehen, die über das Netzwerk des Unternehmens gesendet werden, es sei denn, sie werden über ungesicherte Websites gesendet. Ungesicherte Sites sind unverschlüsselt, sodass jeder, der das Netzwerk verwaltet, alle auf der Site ausgeführten Aktivitäten sehen kann.
Abgesehen davon, was Mitarbeiter im Internet suchen, kann die Netzwerküberwachung auch verwendet werden, um Mitarbeiter zu verfolgen, die Zugriff auf sensible Geschäftsdateien anfordern. Wenn vertrauliche Informationen über das Unternehmen durchsickern, wissen die oberen Manager auf diese Weise, welche Mitarbeiter für den Verstoß verantwortlich gemacht werden müssen.
7. Software zur Verhinderung von Datenverlust (DLP).
Software zur Verhinderung von Datenverlust ist ein Sicherheitstool, das die vertraulichen Informationen eines Unternehmens schützt, indem es seine Dateien nach verschiedenen Sensibilitätsstufen klassifiziert und dann proportional zur Sensibilitätsstufe Verifizierungsprüfungen vorschreibt.
Auf diese Weise verhindert die Anwendung den unbefugten Zugriff auf die Informationen eines Unternehmens und bewahrt sie vor einer Datenpanne.
Wenn eine autorisierte Person auf sensible Dateien zugreift, nimmt die Software dies zu Rechenschaftszwecken zur Kenntnis.
Wenn andererseits eine Datenschutzverletzung erkannt wird, blockiert die Software den Zugriff auf die Daten, um zu verhindern, dass sie durchgesickert sind.
8. CCTV oder Videoüberwachung
Videoüberwachung ist eine weit verbreitete Methode der Mitarbeiterüberwachung. IT-Teams werden eingestellt, um eine Reihe von Kameras einzurichten, die strategisch über das gesamte Geschäftsgelände verteilt sind, sodass fast alle Teile des Gebäudes von Kameras überwacht werden (mit Ausnahme von Orten wie Badezimmern natürlich).
Das von diesen Kameras aufgenommene Filmmaterial wird in den Sicherheitsraum des Unternehmens eingespeist, wo Mitglieder des Sicherheitsteams alle Aktivitäten im Gebäude überwachen.
Darüber hinaus wird das gesamte aufgezeichnete Filmmaterial normalerweise für mindestens ein paar Monate auf externen Servern gesendet und gespeichert, falls es für Ermittlungen benötigt wird.
Aus diesen Gründen ist die Videoüberwachung eine großartige Möglichkeit, um Folgendes sicherzustellen:
- Mitarbeiter stehlen nichts von der Arbeit
- Mitarbeiter sitzen während der Arbeit nicht untätig, und
- Mitarbeiter haben keinen Zugang zu Teilen des Gebäudes, zu denen sie keine Zugangsberechtigung haben.
Abschließende Gedanken
Zusammenfassend müssen Unternehmen in Tools und Ressourcen investieren, die ihnen helfen können, den Arbeitsfortschritt ihrer Mitarbeiter zu verfolgen; Andernfalls werden sie niemals in der Lage sein, die Effizienz ihres Betriebs zu steigern.
Glücklicherweise gibt es im digitalen Zeitalter mehrere Tools und Ressourcen, mit denen Unternehmen ihre Mitarbeiter in Schach halten können:
- Software zur Mitarbeiterüberwachung
- Online-Arbeitsbereichsüberwachung
- E-Mail-Überwachung
- Netzwerküberwachung
- Videoüberwachung
- Smartcards
- Software zur Datenwiederherstellung
- Verhinderung von Datenverlust
Verwenden Sie die Option, mit der Sie Ihre Mitarbeiter je nach Art Ihres Unternehmens am besten im Auge behalten können.
