Einsteigerhandbuch für Software zur Mitarbeiterüberwachung
Immer mehr Unternehmen integrieren Software zur Mitarbeiterüberwachung in ihr Tagesgeschäft. Viele andere wissen jedoch nicht viel darüber und sind sich daher nicht sicher, ob sie es übernehmen sollten.
Mitarbeiterüberwachungssoftware ist ein effektives Tool, das Arbeitgebern einzigartige Einblicke in die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter bietet. Mitarbeiterüberwachungssoftware liefert Ihnen quantifizierbare Daten und ist damit viel besser als die manuelle Überwachung.
Weitere Informationen zur Mitarbeiterüberwachungssoftware finden Sie weiter unten.
Was ist eine Software zur Mitarbeiterüberwachung?
Mitarbeiterüberwachungssoftware kann Arbeitgebern dabei helfen, umfassende Daten über Mitarbeiter und deren Nutzung ihrer Arbeitszeiten zu erhalten. Zu diesen Daten gehört auch eine Überprüfung der von den Mitarbeitern genutzten Programme sowie des Anteils ihrer Zeit, die sie für arbeitsbezogene Aufgaben und Pflichten aufwenden.
Mitarbeiterüberwachungssoftware überwacht im Wesentlichen alles, was ein Mitarbeiter während seiner Arbeitszeit tut, von den Websites, die er besucht, und den Nachrichten, die er sendet, bis hin zu den Anwendungen, die er startet, und den Dateien, die er herunterlädt.
Es ist aus zwei Gründen wichtig, die Mitarbeiter im Auge zu behalten: Erstens, um sicherzustellen, dass niemand gegen die Regeln verstößt, und zweitens, um die Produktivität und Verantwortlichkeit der Mitarbeiter sicherzustellen.
Funktionen der Mitarbeiterüberwachungssoftware
Die Wirksamkeit einer Mitarbeiterüberwachungssoftware hängt stark von ihren Fähigkeiten ab. Deshalb schenkt ihnen jedes Unternehmen besondere Aufmerksamkeit und Rücksichtnahme. Software zur Mitarbeiterüberwachung muss eine Vielzahl von Funktionen umfassen, um jede von den Mitarbeitern durchgeführte Aktion überwachen und bewerten zu können.
Projektmanagement
Diese Funktion unterstützt die Überwachung und Verwaltung laufender Projekte innerhalb einer Organisation. Es hilft Projektmanagern, Arbeit zuzuweisen, Ressourcen aufzuteilen, Prioritäten festzulegen und den Fortschritt zu verfolgen.
Echtzeit-Screenshots
Mit dieser Funktion können Benutzer der Mitarbeiterüberwachungssoftware Aufzeichnungen über den Bildschirm führen oder Screenshots erstellen, um visuelle Beweise für die von Mitarbeitern ausgeführten Aktivitäten zu erhalten. Es findet Anwendung in den Bereichen Schulung, Qualitätskontrolle und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Benutzerfreundliches Dashboard
Diese Funktion hilft dabei, eine einfache Schnittstelle zum Abrufen der gezielten Informationen bereitzustellen, die Arbeitgeber nachverfolgen müssen.
Berichte
Diese Funktion bietet umfassende Berichte und Analysen, die Arbeitgebern helfen, Einblicke in die Zeitverteilung, Leistung, Produktivitätsmuster und Compliance-Maßnahmen der Mitarbeiter zu erhalten. Die gesammelten Informationen sind nützlich für die Entscheidungsfindung und die Verbesserung der Gesamteffizienz.
Terminplanung
Mit diesem Tool können Teamleiter verschiedene Parameter und Regeln festlegen, um Zeitpläne automatisch zu erstellen und an ihre Mitarbeiter zu verteilen. Es steuert die geplanten Prozesse, reduziert Konflikte und sorgt für eine flächendeckende Abdeckung, was Aufwand und Zeit spart.
Keylogging
Mit dieser Funktion können Arbeitgeber jede einzelne Taste einsehen, die der Mitarbeiter über seine Tastatur eingibt. Mit dieser Funktion können Sie verdächtiges Verhalten im Auge behalten oder Sicherheitsverstöße erkennen.
Website-Überwachung
Unter Webseitenüberwachung versteht man die Verfolgung der Websites, die Mitarbeiter während ihrer Arbeitszeit besuchen. Es erfasst sämtliche Informationen über die besuchten Webseiten, die Dauer jedes Besuchs und die aufgerufenen Webseiten.
Alle diese Informationen werden für die Analyse des Internetverhaltens der Mitarbeiter genutzt.
Anwendungsüberwachung
Dieses Tool erleichtert die Nachverfolgung und Protokollierung der von Mitarbeitern genutzten Apps. Durch die Anwendungsüberwachung wird außerdem verfolgt, welche Programme die Mitarbeiter verwenden, wie viel Zeit sie damit verbringen und ob ein möglicher Missbrauch vorliegt.
Chat-Überwachung
Mithilfe der Live-Chat-Überwachung können Vorgesetzte laufende Chats zwischen Kunden und Supportmitarbeitern in Echtzeit im Auge behalten.
Dieses Tool ist für Manager hilfreich, da es ihnen ermöglicht, das Niveau des bereitgestellten Kundendienstes zu beurteilen und Bereiche zu ermitteln, in denen Mitarbeiter möglicherweise zusätzliche Anweisungen benötigen.
E-Mail-Überwachung
Mithilfe der E-Mail-Überwachung können Unternehmen die E-Mails, die ihre Mitarbeiter senden und empfangen, im Auge behalten und analysieren. Außerdem können Sie den Text und die Anhänge ein- und ausgehender E-Mails einsehen, sodass Sie im Auge behalten können, wie Ihre Mitarbeiter miteinander kommunizieren.
Webcam-Überwachung
Mit dieser Funktion können Unternehmen aus Sicherheitsgründen oder zur Erbringung visueller Beweise den Webcam-Feed eines Mitarbeiters aus der Ferne beobachten. Es hilft dabei, im Auge zu behalten, was Mitarbeiter tun, ob sie Unternehmensvorschriften befolgen und andere Dinge.
Schritte zum Einrichten einer Mitarbeiterüberwachungssoftware
Die Einrichtung eines Mitarbeiterüberwachungssystems umfasst nur drei grundlegende Schritte.
- Registrieren Sie sich für Ihren bevorzugten Service.
- Installieren Sie einen Überwachungsagenten und laden Sie ihn herunter, um Tracking-Daten von einem Endpunkt zu sammeln.
- Melden Sie sich auf der Website bei Ihrem Konto an, um die Ergebnisse zu überwachen.
Im Vergleich zu herkömmlichen selbst gehosteten Systemen steht Ihnen mit cloudbasierter Software mehr Flexibilität und Komfort zur Verfügung, da diese nicht physisch an Ihrem Geschäftssitz gehostet wird. Die Reduzierung teurer und umständlicher Infrastruktur ist eine großartige Möglichkeit, Geld und Zeit zu sparen.
Risiken bei der Verwendung von Mitarbeiterüberwachungssoftware
Nachdem Sie die oben beschriebenen Funktionen gelesen haben, könnten Sie versucht sein, sich sofort für ein Überwachungstool zu registrieren. Bevor Sie jedoch fortfahren, bedenken Sie die folgenden Risiken beim Einsatz solcher Tools und überlegen Sie sich, wie Sie diese mindern können:
Verfall der Moral
Mehrere Studien haben gezeigt, dass der Einsatz von Software zur Mitarbeiterüberwachung eine wirksame Möglichkeit ist, den Output zu steigern. Es liegen jedoch auch zahlreiche Daten zu den negativen Auswirkungen vor. Eine im Journal of Organizational Behavior Research veröffentlichte Studie ergab, dass einige Arbeitnehmer die Praxis als Eingriff in ihre Privatangelegenheiten betrachteten. Sie befürchten, dass eine ständige Überwachung ihren Enthusiasmus und ihre Arbeitsmoral zerstören könnte.
Je nachdem, wie aufdringlich ein Mitarbeiterverfolgungssystem ist, kann es dazu führen, dass sich die Mitarbeiter noch stärker unter Beobachtung fühlen, was zu einem höheren Stressniveau führt. Dieses Problem ist besonders schwerwiegend, wenn Überwachungssoftware ohne entsprechende Erklärung eingeführt wird.
Wirft Bedenken hinsichtlich der Privatsphäre auf
Eine von ExpressVPN durchgeführte Umfrage ergab, dass 59 % der Arbeitnehmer Angst vor Überwachung haben. Mittlerweile sagen 43 % der Menschen, dass dies ein Vertrauensbruch sei. Fast die Hälfte der Arbeitnehmer (48 %) würde eine Lohnkürzung in Kauf nehmen, um ihre Privatsphäre zu schützen.
Daher ist es wichtig, den Mitarbeitern zu versichern, dass ihre Privatsphäre respektiert wird. Betrachten Sie Wolfeye als Beispiel. Der Zweck dieser Anwendung ist die Leistungsverfolgung, nicht das Ausspionieren. Unternehmen können diese Software ausschließlich zur Analyse von Produktivitätsdaten verwenden.
Es werden keine privaten und sensiblen Daten wie geheime Nachrichten, Sozialversicherungsnummern oder Passwörter erfasst.
Mitarbeiterüberwachung: Rechtliche Überlegungen
Obwohl die Rechtmäßigkeit der Überwachung von Mitarbeitern sehr kontext- und branchenspezifisch ist, sind einige allgemeine Überlegungen zu beachten:
Geltende Gesetze
Auch Datenschutzgesetze, Arbeitsgesetze und andere branchenspezifische Gesetze fallen in diese Kategorie.
Immer mehr Länder erlassen Datenschutzgesetze wie die Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union und den Consumer Privacy Act in Kalifornien und erhöhen damit die Anforderungen an einen angemessenen Schutz der Benutzerdaten.
Das Gleiche gilt für Informationen über Mitarbeiter, deren Weitergabe gemäß Vertraulichkeitsgesetzen wie HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) illegal sein könnte. Sie sollten sich auch aller rechtlichen Anforderungen und Einschränkungen bewusst sein, die direkt Ihr Unternehmen betreffen.
Zustimmung des Arbeitnehmers
Wenn es darum geht, den Umfang ihrer Überwachungsmaßnahmen festzulegen, genießen die meisten Arbeitgeber in den Vereinigten Staaten durch die Datenschutzgesetze auf Bundes- und Landesebene erhebliche Freiheiten.
Einige lokale und bundesstaatliche Gesetze erfordern die Einwilligung der Arbeitnehmer, die meisten schreiben jedoch nicht vor, dass Unternehmen die Arbeitnehmer darüber informieren müssen, dass sie überwacht werden.
Staaten wie Connecticut und Delaware haben Gesetze, die es Arbeitgebern verbieten, ihre Mitarbeiter ohne ausreichende Vorankündigung elektronisch zu überwachen. Der Electronic Communications Privacy Act (ECPA) der Vereinigten Staaten bietet eine rechtliche Rechtfertigung für zwei Arten der Mitarbeiterüberwachung:
- Wenn ein Unternehmen nachweisen kann, dass es einen „ legitimen Geschäftszweck “ mit der Überwachung der elektronischen Kommunikation seiner Mitarbeiter verfolgt, erhält es von der Regierung die Erlaubnis dazu.
- Ein Arbeitgeber ist auch berechtigt, die Kommunikation am Arbeitsplatz zu überwachen, wenn er zuvor die Zustimmung des Arbeitnehmers eingeholt hat . Dies erfolgt in der Regel im Rahmen des Onboarding-Prozesses als Teil der regulären Dokumentation, die am ersten Tag der Beschäftigung ausgefüllt wird.
Aber auch wenn beide Parteien zustimmen, kann es zu einem Rechtsstreit kommen. Heutzutage beinhalten die meisten von Mitarbeitern eingeleiteten Überwachungsklagen Kündigungen im Zusammenhang mit Fehlverhalten von Mitarbeitern mit vom Unternehmen bereitgestellten Fahrzeugen oder elektronischen Geräten.
Da sich Tracking-Technologien ständig weiterentwickeln, könnte die Zahl der Klagen gegen Arbeitgeber, die am Arbeitsplatz modernste Technologien einsetzen, zunehmen.
Unternehmen sollten unbedingt prüfen, welche rechtlichen Standards im Hinblick auf eine Einwilligung einzuhalten sind, und darauf achten, dass die Mitarbeiter ausreichend über die Überwachungsmaßnahmen und die ihnen zustehenden Rechte informiert werden. Wenn die Zustimmung von Mitarbeitern erforderlich ist, stellen Sie sicher, dass Sie diese dokumentieren und dokumentieren.
Schutzrichtlinien
Unternehmen müssen Vorkehrungen zum Schutz der Überwachungsdaten treffen. Schützen Sie vertrauliche Mitarbeiterinformationen, indem Sie sie sicher speichern und den Zugriff darauf beschränken. Verschlüsseln, anonymisieren und speichern Sie Daten gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen.
Legitimität
Wie bereits erwähnt, müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Überwachungsmaßnahmen legitimen Geschäftszwecken dienen.
Der Grad der Überwachung sollte der Bedeutung entsprechen, die Sie den überwachten Informationen beimessen, z. B. Sicherheit, Produktivität, Compliance oder Sicherheit. Beeinträchtigen Sie nicht die Privatsphäre Ihrer Mitarbeiter durch unnötige oder übermäßige Überwachung.
Vertraulichkeit
Unternehmen können die Vertraulichkeit gewährleisten, indem sie im Voraus festlegen, wer Zugriff auf die Überwachungsdaten hat und wie sie diese verwenden. Beschränken Sie den Zugriff auf die Informationen nur auf diejenigen, die ihn benötigen, und nur für die angegebenen Zwecke, z. B. zur Leistungsbewertung, zur Untersuchung von Sicherheitsverstößen oder zur Überwachung der Compliance.
Es ist eine gute Idee, mit einem Anwalt über die Regeln und Vorschriften zu sprechen, die für Ihr Unternehmen und Ihren Bereich gelten, es sei denn, Sie haben bereits einen internen Rechtsspezialisten.
Effektive Implementierung einer Mitarbeiterüberwachungssoftware
Nehmen wir an, Sie kommen zu dem Schluss, dass die Überwachung der Mitarbeiter im Büro von Vorteil sein kann, und haben sich daher entschieden, die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter im Auge zu behalten. Sie haben bereits die auf Ihre Anforderungen zugeschnittene Lösung ausgewählt und können nun mit der Überwachung Ihrer Mitarbeiter beginnen.
Bevor Sie beginnen, gibt es ein paar Dinge, die Sie immer beachten sollten, und einige, die Sie vermeiden sollten, um das Management vor Ärger zu bewahren und Ihre Mitarbeiter zufrieden zu stellen.
Informieren Sie Ihr Team
Der Zweck der Mitarbeiterüberwachung besteht darin, die Transparenz zwischen Team und Management zu verbessern. Wenn Sie also Ihre Mitarbeiter überwachen wollen, ist es nur fair, sie darüber zu informieren.
Eindringen Sie nicht in die Privatsphäre Ihrer Mitarbeiter
Vermeiden Sie die Mitarbeiterverfolgung, um Einblicke in das Privatleben Ihrer Mitarbeiter zu erhalten, selbst wenn die Software etwas Privates aufzeichnet. Es ist eine Sache, die Leistung Ihrer Mitarbeiter im Auge zu behalten, aber es ist unmoralisch und illegal, diese Informationen zu nutzen, um Einblicke in ihr Privatleben zu erhalten.
Überwachen Sie, um die Produktivität zu steigern
Mitarbeiter werden motivierter sein, wenn sie beurteilen können, wie sie im Vergleich zu anderen im Team abschneiden. Einfach ausgedrückt: Niemand möchte zu dem Team gehören, das insgesamt die schlechteste Leistung erbringt.
Einschüchtern Sie Ihre Mitarbeiter nicht
Wenn Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter steigern möchten, nutzen Sie Vertrauen und Offenheit als Werkzeuge statt Einschüchterung. Dies gilt insbesondere für ältere oder erfahrenere Arbeitnehmer.
Sehen Sie sich das Gesamtbild an
Wir empfehlen Ihnen, Überwachungstools zu verwenden, um allgemeine Produktivitätstrends zu identifizieren, anstatt jede Aktion jedes einzelnen Ihrer Mitarbeiter zu untersuchen. Darüber hinaus empfiehlt es sich, Ihren Mitarbeitern Spielraum für Einzelfälle zu geben.
Führen Sie kein Mikromanagement durch
Das Mikromanagement der Bemühungen Ihres Teams wird die Moral Ihres Teams beeinträchtigen und möglicherweise die Fluktuationsrate der Mitarbeiter erhöhen. Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Freiheit, ihre eigenen Entscheidungen zu treffen, und nutzen Sie die Mitarbeiterüberwachung lediglich als Hilfsmittel, um sie auf dem Laufenden zu halten.
Abschluss
Nachdem Sie nun umfassend verstanden haben, was Software zur Mitarbeiterüberwachung bedeutet und was Sie beachten sollten, können Sie sie in Ihrem Unternehmen einsetzen. Es kann sich als unschätzbar wertvolles Instrument für den Erfolg Ihres Unternehmens erweisen.