Ist es legal, die persönlichen Geräte der Mitarbeiter zu überwachen?
Viele der heutigen Arbeitsplätze haben sich in Richtung Remote-Arbeit verlagert – ob von zu Hause oder anderswo. Arbeitgeber brauchen alternative Ansätze, um sicherzustellen, dass ihre Mitarbeiter ihre Zeit produktiv nutzen – normalerweise durch Überwachung. Was aber, wenn der Mitarbeiter einen privaten Laptop verwendet?
Die Überwachung der persönlichen Geräte von Mitarbeitern ist in den USA legal, wenn der Mitarbeiter zustimmt. Das Einwilligungsformular sollte einen detaillierten Überblick darüber geben, was der Arbeitgeber überwachen wird und wie. In einigen Bundesstaaten ist keine Zustimmung gesetzlich erforderlich, um Geräte zu überwachen, die ausschließlich für den professionellen Gebrauch bestimmt sind.
Lesen Sie weiter, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie Ihre Mitarbeiter überwachen können, ohne gegen Gesetze zu verstoßen.
Wie man die persönlichen Geräte der Mitarbeiter legal überwacht
In den Vereinigten Staaten ist die Überwachung der Geräte anderer Personen nach Bundesrecht im Allgemeinen illegal , aber es gibt einige Ausnahmen . Wenn Sie als Arbeitgeber daran denken, Ihre Mitarbeiter zu überwachen, müssen Sie mit dem Electronic Communications Privacy Act ( ECPA ) und anderen relevanten Gesetzen vertraut sein.
Sie haben wahrscheinlich bemerkt, dass es für Ihr Unternehmen finanziell machbarer ist, Ihren Mitarbeitern zu ermöglichen, von zu Hause aus zu arbeiten. Um noch einen Schritt weiter zu gehen, haben Sie sie vielleicht gebeten, wann immer möglich ihre eigenen Laptops zu verwenden. Aber nur durch Überwachung können Sie sicher sein, dass sie tatsächlich produktiv sind und die richtige Anzahl von Stunden arbeiten.
Der einfachste Weg, dies zu tun, ist über eine Remote-Desktop-Überwachungssoftware wie Wolfeye Remote Screen . Bevor Sie jedoch auf die Details der Verwendung solcher Software eingehen, sollten Sie alle rechtlichen Aspekte der Überwachung der persönlichen Geräte der Mitarbeiter abdecken .
Das ECPA erlaubt Ihnen, die Geräte Ihrer Mitarbeiter legal zu überwachen, wenn:
- Sie haben das Gerät bereitgestellt oder
- Sie gaben Zustimmung.
Daher erfordert die Überwachung der persönlichen Geräte Ihrer Mitarbeiter, dass diese Ihnen die gesetzliche Zustimmung dazu erteilen. Das bedeutet einfach, ihnen eine Einverständniserklärung auszuhändigen und sie zu bitten, die Software Ihrer Wahl herunterzuladen.
Um sicherzustellen, dass Sie keine rechtlichen Probleme bekommen, stellen Sie sicher, dass Sie klar angeben, was die Software überwachen wird, bevor Sie Ihre Mitarbeiter bitten, sie herunterzuladen.
Persönliche Geräte vs. Unternehmensgeräte
Wie ich bereits erwähnt habe, müssen Sie nicht um Zustimmung bitten, wenn Sie Ihren Mitarbeitern ein Gerät zum Arbeiten zur Verfügung stellen (einschließlich Laptops, Telefone, Tablets usw.). Sie haben das gesetzliche Recht, die von Ihnen bereitgestellten Geräte zu überwachen . Die meisten Arbeitgeber informieren ihre Mitarbeiter immer noch darüber, dass sie überwacht werden.
Einwilligungsformulare sind eine Voraussetzung für die Überwachung persönlicher Geräte, da Sie davon ausgehen können, dass der Mitarbeiter die Nutzung des Geräts nicht auf arbeitsbezogene Aktivitäten beschränkt. Selbst wenn Ihre Mitarbeiter das Gerät ausschließlich für die Arbeit verwenden, können Sie es nicht als Unternehmensgerät betrachten, es sei denn, Ihr Unternehmen hat das Gerät gekauft .
Es gibt zwar einige Vorteile für Mitarbeiter, die private Geräte anstelle von Unternehmensgeräten verwenden, es gibt aber auch einige Risiken .
Die einzigen Umstände, unter denen persönliche Geräte ohne Zustimmung überwacht werden können, sind:
- Durch die Strafverfolgung (falls zutreffend)
- Wenn ein Elternteil sein minderjähriges Kind (unter 18 Jahren) überwacht, da das Kind nicht alt genug ist, um seine Zustimmung zu geben
Tatsächlich überwachen viele Eltern die Geräte ihrer Kinder ohne rechtliche Konsequenzen.
Was in eine Einwilligungserklärung zur Mitarbeiterüberwachung aufzunehmen ist
Wir haben festgestellt, dass die Zustimmung zur Überwachung der persönlichen Geräte Ihrer Mitarbeiter eine nicht verhandelbare Voraussetzung ist. Wenn diese Zustimmung nicht ordnungsgemäß eingeholt wird oder wenn die Einzelheiten dieser Zustimmung nicht in Ordnung sind, könnten Sie sich mit einer sehr ernsten Klage konfrontiert sehen.
Sie sollten verstehen, dass die Einwilligung ein gesetzlich definierter Begriff ist, und es gibt Zeiten, in denen die Art und Weise, wie die Einwilligung eingeholt wird, sehr spezifisch ist. Im Folgenden finden Sie beispielsweise einige der besonderen Regeln für die Zustimmung zur Überwachung in Europa (wo die Datenschutz-Grundverordnung ( DSGVO ) gilt):
- Die Einwilligung muss ausdrücklich erklärt und ohne Zwang erteilt werden .
- Es ist nicht zwingend erforderlich . Das heißt, jeder Mitarbeiter kann ohne Angst vor Vergeltung gesetzlich die Zustimmung zur Überwachung verweigern.
- Dem Arbeitnehmer sollte es freistehen, seine Einwilligung jederzeit zu widerrufen .
Es ist am besten, alle diese Informationen in der Einverständniserklärung mitzuteilen, und es ist am besten, die Mitarbeiter nicht dazu zu drängen, sie zu geben. Seien Sie darauf vorbereitet, wenn ein Teil Ihrer Belegschaft die Zustimmung verweigert, und denken Sie daran, dass Sie kein gesetzliches Recht haben, sie dafür zu bestrafen.
Fügen Sie außerdem eine detaillierte Übersicht über alle Geräte bei, die Sie überwachen möchten, die Zeiten, zu denen Sie überwachen werden, und genau, was Sie überwachen werden. Dazu gehören Informationen darüber, ob Sie Tastenanschläge, Mikrofonaufnahmen oder irgendetwas anderes aufzeichnen.
Es ist ratsam, alle potenziellen Mitarbeiter darüber zu informieren, dass Sie ihre Zustimmung benötigen, um sie zu überwachen, noch bevor sie eingestellt werden. Die Aufrechterhaltung eines gesunden Arbeitsumfelds wird Ihre (aktuellen oder potenziellen) Mitarbeiter ermutigen, einer Überwachung zuzustimmen, insbesondere wenn Sie sicherstellen, dass Sie ihre Privatsphäre schützen.
Vorteile der Mitarbeiterüberwachung
Sie fragen sich vielleicht, ob es die Zeit und Mühe wert ist, die privaten oder geschäftlichen Geräte Ihrer Mitarbeiter zu überwachen. Gerade da heutzutage immer mehr Menschen aus der Ferne arbeiten, haben Sie als Arbeitgeber viele Vorteile. Hier sind einige der häufigsten Vorteile , die Arbeitgeber in Anspruch nehmen:
- Mitarbeiterüberwachung erhöht die Produktivität und Verantwortlichkeit ihrer Mitarbeiter.
- Es ist einfacher , Projekte zu verwalten, indem die von verschiedenen Abteilungen für das Projekt aufgewendete Zeit verfolgt wird. Dazu gehört auch die Verwendung der nachverfolgten Zeit, um Kunden abrechenbare Stunden in Rechnung zu stellen.
- Es bietet Schutz vor Datenschutzverletzungen, Phishing-Betrug und Malware .
- Es bietet einen legalen Weg zum Schutz sensibler Kundeninformationen .
Abschließende Gedanken
Das Fazit ist, dass die Überwachung von Mitarbeitern auf ihren privaten oder geschäftlichen Geräten nicht einfach ist, aber es ist notwendig, um sicherzustellen, dass Sie die Leistung erhalten, für die Sie bezahlen. Wenn Sie die richtigen rechtlichen Kanäle einschlagen und ein sicheres Arbeitsumfeld schaffen, können Sie wahrscheinlich die Zustimmung Ihrer Mitarbeiter einholen, um sie legal zu überwachen.
Heutzutage ist die elektronische Überwachung von Mitarbeitern genauso üblich wie CCTV-Kameras in großen Lebensmittelgeschäften von Unternehmen. Es gibt keinen Grund, warum Sie zögern sollten, Ihr Unternehmen zu schützen und Ihre Mitarbeiter für die Stunden zur Rechenschaft zu ziehen, die sie vorgeben, wenn sie remote arbeiten.
