Cómo funciona el software de seguimiento de empleados

Existen muchos beneficios al implementar un software de seguimiento de empleados en su organización. Sin embargo, es importante comprender cómo funcionan estas herramientas, especialmente si no está familiarizado con ellas.

El software de seguimiento de empleados funciona rastreando y registrando datos importantes de la actividad de los empleados y generando informes. Por ejemplo, tiene funciones que registran cuándo el usuario se activa, las aplicaciones que visita o cualquier programa que descarga.

Si está buscando implementar un software de monitoreo de empleados en su empresa, lea a continuación para obtener más información sobre cómo funciona.

¿Qué es el software de seguimiento de empleados?

El software de seguimiento de empleados es un programa que permite a los empleadores realizar un seguimiento de lo que hacen sus empleados en el trabajo. No solo hace que los trabajadores inviertan más en su línea de trabajo, sino que también ayuda a reducir la probabilidad de que se roben datos confidenciales.

Software como Wolfeye monitorea la cantidad de tiempo que los trabajadores dedican a tareas no productivas y los programas que usan en sus computadoras. Incluso determina los momentos pico de actividad de cada empleado a lo largo del día.

Esto le brinda a su empresa una mejor visión del flujo de trabajo general, independientemente de si los trabajadores están físicamente presentes en la oficina o no.

Cómo funciona el software de seguimiento de empleados

El software de seguimiento de empleados incluye funcionalidades que capturan y registran datos relacionados con el uso de la computadora por parte del usuario. Por ejemplo, el software de seguimiento de empleados como Wolfeye tiene las siguientes características:

  • Mantiene un registro del tiempo de inicio de sesión del usuario.
  • Registra los programas que se utilizan.
  • Registra los sitios web visitados.

Por ejemplo, cuando un usuario abre una aplicación, el sistema registra el nombre de la aplicación, así como la hora en que se inició y cerró. Esto proporciona a la empresa información detallada sobre la actividad del usuario.

Todos estos datos normalmente se guardan en la nube para evitar la molestia de guardarlos en los servidores de la empresa. Los gerentes pueden iniciar sesión en la aplicación sin esfuerzo y monitorear la actividad de cada trabajador.

Implicaciones legales de monitorear a los empleados

Existen muchos conceptos erróneos sobre la legalidad de la recopilación de datos que podrían disuadirle de implementarla. ¿Es legal monitorear a sus empleados?

Sí, lo es. Las leyes laborales de Estados Unidos permiten a las empresas controlar a sus empleados. Por ejemplo, esto puede significar que puede ver cualquier correo electrónico almacenado en el servidor de la empresa.

Las únicas restricciones legales se refieren a las llamadas telefónicas. Los empleadores no pueden escuchar legalmente las conversaciones telefónicas privadas de sus trabajadores sin el conocimiento y acuerdo de los trabajadores. Para todos los demás fines, el empleador no requiere consentimiento cuando el empleado utiliza dispositivos proporcionados por el trabajo.

Sin embargo, ciertos estados han tomado medidas adicionales hacia los derechos de privacidad de los empleados. Tanto Delaware como Connecticut exigen que las empresas avisen a los trabajadores con antelación antes de controlar sus comunicaciones. Verifique si existen reglas específicas para su estado antes de instalar cualquier software.

Las reglas también pueden variar según el país en el que viva. Los miembros de la Unión Europea reconocen la importancia de la privacidad en el lugar de trabajo. Las empresas deben ser completamente transparentes cuando realizan un seguimiento de las actividades de los empleados.

Cada individuo en la Unión Europea debe dar su consentimiento antes de que se recopile cualquier dato personal, y también debe ser informado del proceso mediante el cual se adquieren los datos y los motivos detrás del mismo. Consulte las leyes de su país como precaución antes de implementar el monitoreo.

Informe siempre a sus empleados de su intención de instalar software y proporcione una explicación exhaustiva de su finalidad prevista para promover la confianza y lograr los mejores resultados. Una mayor transparencia reduce la probabilidad de complicaciones legales.

Cómo implementar con éxito un software de monitoreo

Si le preocupa poder obtener los mejores resultados de su software de monitoreo, siga los consejos a continuación para garantizar una implementación exitosa:

Administración razonable

Piense detenidamente qué sitios web desea bloquear y bloquéelos solo con moderación. Por ejemplo, YouTube puede ser el primer sitio web que te viene a la mente cuando piensas en restringir su uso, pero debes reconsiderarlo. Sus empleados podrían beneficiarse de los numerosos tutoriales útiles disponibles en YouTube. Restrinja y filtre los sitios web de manera razonable y evite exagerar.

Ajustar las expectativas

Es imposible que los empleados trabajen ocho horas seguidas. ¡Los descansos son importantes! La clave para un seguimiento ético y exitoso de los empleados es mantener la empatía con ellos. La clave para un seguimiento ético y exitoso de los empleados es mantener la empatía con ellos.

Recuerde a sus empleados que comprende su necesidad de descansos y que es aceptable que se tomen el tiempo adecuado cuando sea necesario. Establezca ciertas reglas, pero deje espacio para cierta flexibilidad personal.

Evite el espionaje

Tenga cuidado de no utilizar el seguimiento de actividad como técnica de vigilancia. Esta aplicación sólo está destinada a monitorear la productividad y mejorar el desempeño de la empresa. Además, nunca debe utilizar los datos para otros fines que no sean comerciales.

Personaliza el software

Algunos programas le brindan una gran personalización, por lo que puede modificarlos para adaptarlos a sus necesidades. Tenga en cuenta que una talla única no sirve para todos; por lo tanto, si bien una organización puede considerar que ciertas aplicaciones y funciones son improductivas, usted puede considerarlas esenciales.

Asegúrese de incluir pausas para el almuerzo en sus planes de seguimiento y excluya el seguimiento fuera del horario comercial. Evalúe todas sus opciones para obtener el software que mejor se adapte a las necesidades de su equipo.

Desarrollar una política clara

Crear una política que ponga todo por escrito puede hacer que todos los involucrados se sientan más cómodos, especialmente si involucra a sus empleados durante toda la implementación. Brinde algunos antecedentes sobre el programa que está utilizando, incluido lo que puede hacer, sus planes para usarlo y por qué es importante para sus objetivos comerciales.

Cree una atmósfera accesible

Al principio, el uso de software de seguimiento de empleados puede preocupar a sus empleados. Es importante considerar su perspectiva y estar abierto a escuchar sus inquietudes en tales casos. Asegúrese de aclarar cualquier inquietud que tengan para evitar problemas en el futuro.

Conclusión

Por lo tanto, si está pensando en implementar un software de seguimiento de empleados en sus operaciones comerciales, asegúrese de familiarizarse con sus funciones. Esto también le ayudará a tomar decisiones informadas a la hora de decidir qué software comprar.

Fuentes

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