Guía para principiantes sobre software de seguimiento de empleados

Cada vez son más las empresas que incorporan software de seguimiento de empleados en su actividad diaria. Sin embargo, muchos otros no saben mucho al respecto y, por lo tanto, no están seguros de si deberían adoptarlo.

El software de seguimiento de empleados es una herramienta eficaz que proporciona a los empleadores información única sobre cómo sus empleados pasan sus horas de trabajo. El software de seguimiento de empleados le proporciona datos cuantificables, lo que lo hace mucho mejor que el seguimiento manual.

Lea a continuación para obtener más información sobre el software de seguimiento de empleados.

¿Qué es el software de seguimiento de empleados?

El software de seguimiento de empleados puede ayudar a los empleadores a obtener datos completos sobre los empleados y cómo utilizan sus horas de trabajo. Estos datos también incluyen una revisión de los programas utilizados por los empleados, así como la proporción de su tiempo dedicado a tareas y deberes relacionados con el trabajo.

Básicamente, el software de seguimiento de empleados controla todo lo que hace un empleado mientras trabaja, desde los sitios web que visita y los mensajes que envía hasta las aplicaciones que inicia y los archivos que descarga.

Vigilar a los empleados es importante por dos razones: primero, para asegurarse de que nadie viole las reglas y, segundo, para garantizar la productividad y la responsabilidad de los empleados.

Características del software de seguimiento de empleados

La eficacia del software de seguimiento de empleados depende en gran medida de sus capacidades. Por eso cada empresa les presta especial atención y consideración. El software de seguimiento de empleados debe incluir una amplia variedad de capacidades para poder monitorear y evaluar cada acción realizada por los trabajadores.

Gestión de proyectos

Esta característica ayuda en el seguimiento y administración de proyectos en curso dentro de una organización. Ayuda a los directores de proyectos a asignar trabajo, dividir recursos, establecer prioridades y realizar un seguimiento del progreso.

Capturas de pantalla en tiempo real

Esta función permite a los usuarios del software de seguimiento de empleados mantener registros de la pantalla o realizar capturas de pantalla para obtener evidencia visual de las actividades realizadas por los empleados. Tiene aplicaciones en capacitación, control de calidad y cumplimiento normativo.

Panel fácil de usar

Esta característica ayuda a proporcionar una interfaz sencilla para recuperar la información específica que los empleadores necesitan rastrear.

Informes

Esta función proporciona informes y análisis completos que ayudan a los empleadores a obtener información sobre la asignación del tiempo de los empleados, el desempeño, los patrones de productividad y las medidas de cumplimiento. La información recopilada es útil para tomar decisiones y mejorar la eficiencia general.  

Planificación

Con esta herramienta, los líderes de equipo pueden establecer varios parámetros y reglas para generar y distribuir horarios a su personal automáticamente. Gestiona los procesos planificados, reduce los conflictos y garantiza una cobertura total, lo que ahorra esfuerzo y tiempo.

Registro de teclas

Esta característica permite a los empleadores ver cada tecla que el empleado escribe usando su teclado. Puede utilizar esta función para estar atento a comportamientos sospechosos o detectar violaciones de seguridad.

Monitoreo del sitio web

Monitoreo de páginas web significa realizar un seguimiento de los sitios web que visitan los empleados cuando están en horario laboral. Recopila toda la información sobre los sitios web visitados, la duración de cada visita y las páginas web a las que se accede.

Toda esta información se utiliza para realizar un análisis del comportamiento de los empleados en Internet.

Monitoreo de aplicaciones

Esta herramienta facilita el seguimiento y el registro de las aplicaciones que utilizan los empleados. El monitoreo de aplicaciones también realiza un seguimiento de los programas que usan los trabajadores, cuánto tiempo dedican a ellos y cualquier posible uso indebido.

Monitoreo de chat

Con la ayuda del monitoreo del chat en vivo, los supervisores pueden controlar los chats en curso entre los clientes y los agentes de soporte en tiempo real.

Esta herramienta es útil para los gerentes porque les permite evaluar el nivel de servicio al cliente brindado e identificar áreas donde los empleados pueden necesitar instrucción adicional.

Monitoreo de correo electrónico

La monitorización del correo electrónico permite a las empresas vigilar y analizar los correos electrónicos que envían y reciben sus trabajadores. También le permite ver el texto y los archivos adjuntos de los correos electrónicos entrantes y salientes para que pueda controlar cómo se hablan sus empleados entre sí.

Monitoreo de cámara web

Esta función permite a las empresas ver la transmisión de la cámara web de cualquier empleado desde lejos por razones de seguridad o como prueba visual. Ayuda a controlar lo que hacen los empleados, si siguen las regulaciones de la empresa y otras cosas.

Pasos para configurar un software de seguimiento de empleados

Sólo hay tres etapas básicas involucradas en la creación de un sistema de seguimiento de empleados.

  • Regístrese para su servicio preferido.
  • Instale y descargue un agente de monitoreo para recopilar datos de seguimiento desde un punto final.
  • Inicie sesión en su cuenta en el sitio web para monitorear los resultados.

En comparación con los sistemas autohospedados tradicionales, tiene mayor flexibilidad y comodidad a su disposición con el software basado en la nube porque no está alojado físicamente en su lugar de trabajo. Reducir la costosa y engorrosa infraestructura es una excelente manera de ahorrar dinero y tiempo.

Riesgos de utilizar software de seguimiento de empleados

Después de leer las funciones descritas anteriormente, es posible que tenga la tentación de seguir adelante y registrarse en una herramienta de monitoreo de inmediato. Pero antes de seguir adelante, considere los siguientes riesgos al utilizar dichas herramientas y tenga en mente un plan sobre cómo mitigarlos:

Disminución de la moral

Múltiples estudios han demostrado que el uso de software de seguimiento de empleados es una forma eficaz de aumentar la producción. Sin embargo, también hay muchos datos disponibles sobre sus impactos negativos. Un estudio publicado en el Journal of Organizational Behavior Research encontró que algunos trabajadores veían esta práctica como una intrusión en sus asuntos privados. Les preocupa que la vigilancia constante pueda acabar con su entusiasmo y moral en el trabajo.

Dependiendo de cuán intrusivo sea un sistema de seguimiento de empleados, podría hacer que las personas se sientan aún más bajo escrutinio, lo que genera mayores niveles de estrés. Este problema es particularmente grave cuando se introduce software de monitoreo sin una explicación adecuada.

Plantea preocupaciones sobre la privacidad

Una encuesta realizada por ExpressVPN encontró que el 59% de los trabajadores están preocupados por la vigilancia. Mientras tanto, el 43% de las personas dice que esto es una violación de confianza. Casi la mitad de los trabajadores (48%) aceptaría un recorte salarial para proteger su privacidad.

Por lo tanto, es esencial garantizar a los empleados que se respetará su privacidad. Consideremos a Wolfeye como un buen ejemplo. El objetivo de esta aplicación es el seguimiento del rendimiento, no el espionaje. Las empresas pueden utilizar este software únicamente para analizar datos de productividad.

No recopilará datos privados y confidenciales como mensajes secretos, números de seguro social o contraseñas.

Monitoreo de empleados: consideraciones legales

Aunque la legalidad de monitorear a los empleados depende mucho del contexto y de la industria, hay algunas consideraciones generales a tener en cuenta:

Leyes que rigen

Las leyes de protección de datos y privacidad, las leyes laborales y otras leyes específicas del sector también entran en esta categoría.

Un número creciente de países está aprobando leyes de privacidad de datos como el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea y la Ley de Privacidad del Consumidor de California, lo que aumenta los riesgos para proteger adecuadamente los datos de los usuarios.

Lo mismo podría decirse de la información sobre los empleados, cuyo intercambio podría ser ilegal según leyes de confidencialidad como HIPAA (Ley de Responsabilidad y Portabilidad del Seguro Médico). También debe conocer los requisitos y restricciones legales que pertenecen directamente a su empresa.

Consentimiento del empleado

Cuando se trata de determinar el alcance de sus operaciones de vigilancia, la mayoría de los empleadores en los Estados Unidos tienen una cantidad significativa de libertad gracias a las leyes de privacidad federales y estatales del país.

Algunas leyes locales y estatales exigen el consentimiento de los empleados, pero la mayoría no exige que las empresas informen a los trabajadores que están siendo monitoreados.

Estados como Connecticut y Delaware tienen leyes que prohíben que los empleadores realicen cualquier tipo de seguimiento electrónico a sus empleados sin avisar con suficiente antelación. La Ley de Privacidad de las Comunicaciones Electrónicas (ECPA) de los Estados Unidos proporciona una justificación legal para dos tipos de vigilancia de los empleados:

  1. Si una empresa puede demostrar que tiene un “ propósito comercial legítimo ” para monitorear las comunicaciones electrónicas de sus empleados, entonces el gobierno le concede permiso para hacerlo.
  2. Un empleador también puede monitorear las comunicaciones en el lugar de trabajo si ha recibido el consentimiento previo del empleado . Por lo general, esto se hace a través del proceso de incorporación como parte de la documentación regular que se completa el primer día de empleo.

Pero el litigio aún puede ocurrir incluso si ambas partes dan su consentimiento. Hoy en día, la mayoría de las demandas de seguimiento iniciadas por empleados incluyen despidos relacionados con mala conducta de los empleados con vehículos o dispositivos electrónicos proporcionados por la empresa.

A medida que las tecnologías de seguimiento continúan evolucionando, puede haber un aumento en la cantidad de demandas presentadas contra empleadores que utilizan tecnologías de vanguardia en el trabajo.

Las empresas deben asegurarse de examinar los estándares legales que deben cumplirse con respecto al consentimiento y asegurarse de que los empleados estén adecuadamente informados sobre las operaciones de monitoreo, así como sobre los derechos que poseen. Cuando se requiera el consentimiento de los empleados, asegúrese de documentarlo y mantener registros del mismo.

Políticas de salvaguardia

Las empresas deben tomar precauciones para salvaguardar los datos de seguimiento. Proteja la información confidencial de los empleados almacenándola de forma segura y limitando quién puede acceder a ella. Cifre, anonimice y almacene datos según lo requieran las reglas de protección de datos que puedan aplicarse.

Legitimidad

Como se mencionó anteriormente, las empresas deben asegurarse de que existan propósitos comerciales legítimos para sus operaciones de monitoreo.

El nivel de monitoreo debe corresponder a la importancia que usted le da a la información monitoreada, como seguridad, productividad, cumplimiento o protección. No invada la privacidad de sus empleados realizando vigilancia innecesaria o excesiva.

Confidencialidad

Las empresas pueden garantizar la confidencialidad determinando de antemano quién tendrá acceso a los datos de seguimiento y cómo los utilizarán. Restrinja el acceso a la información solo a aquellos que la necesiten y solo para los fines especificados, como evaluar el desempeño, investigar violaciones de seguridad o controlar el cumplimiento.

Es una buena idea hablar con un abogado sobre las reglas y regulaciones que se aplican a su negocio y área, a menos que ya tenga un especialista legal interno.

Implementación efectiva de software de monitoreo de empleados

Supongamos que llega a la conclusión de que monitorear a los empleados en la oficina puede ser beneficioso y, como resultado, ha decidido controlar cómo sus empleados utilizan sus horas de trabajo. Incluso ha seleccionado la solución que se adapta a sus necesidades y ahora está preparado para comenzar a monitorear a su personal.

Antes de comenzar, hay algunas cosas que siempre debe recordar hacer y otras que debe evitar para mantener a la gerencia fuera de problemas y a su personal contento.

Hágale saber a su equipo

El propósito del seguimiento de los empleados es mejorar el nivel de transparencia que existe entre el equipo y la dirección. Por lo tanto, si va a monitorear a su personal, es justo hacérselo saber.

No invada la privacidad de los empleados

Evite utilizar el seguimiento de empleados para obtener información sobre la vida privada de sus trabajadores, incluso si el software registra algo privado. Una cosa es vigilar el desempeño de sus trabajadores, pero es inmoral e ilegal utilizar esta información para investigar sus vidas personales.

Realice un seguimiento para aumentar la productividad

Los empleados estarán más motivados si pueden evaluar cómo se comparan con otros miembros del equipo. En pocas palabras, nadie quiere ser el miembro del equipo que tiene el peor desempeño general.

No intimidar a los empleados

Si desea mejorar la productividad de sus empleados, utilice la confianza y la apertura como herramientas en lugar de la intimidación. Esto es especialmente cierto cuando se trata de trabajadores mayores o con más experiencia.

Vea el panorama general

Le recomendamos que utilice herramientas de seguimiento para identificar tendencias generales de productividad en lugar de analizar cada acción de cada uno de sus empleados. También se recomienda dejar a su personal cierto margen de maniobra para incidentes aislados.

No microgestionar

La microgestión de los esfuerzos de su equipo reducirá la moral de su equipo y tiene el potencial de aumentar la tasa de rotación de empleados. Permita a su personal la libertad de tomar sus propias decisiones y utilice el seguimiento de los empleados como nada más que una herramienta para mantenerlos encaminados.

Conclusión

Entonces, ahora que tiene una comprensión integral de lo que implica el software de monitoreo de empleados y lo que debe considerar, puede seguir adelante y emplearlo en su negocio. Puede resultar una herramienta invaluable para el éxito de su empresa.

Fuentes

Artículos.

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