Cómo monitorear todas las computadoras de los empleados en la oficina
A medida que las empresas se expanden, a los empleadores les resulta difícil monitorear manualmente las actividades de cada empleado en el lugar de trabajo. Estas situaciones crean la necesidad de una herramienta que permita a los empleadores monitorear las computadoras de todos los empleados.
Esto puede ser en forma de software de seguimiento de empleados. Este software vigila las actividades que realizan los empleados en sus computadoras, incluidos los diferentes sitios web visitados, los archivos descargados y/o cargados y cualquier dispositivo portátil insertado en las computadoras.
En este artículo, exploraremos cómo monitorear las computadoras de los empleados y los beneficios que pueden aportar.
Cómo monitorear todas las computadoras de los empleados en la oficina
Hoy en día, la mayoría de las empresas utilizan software de seguimiento de empleados como Wolfeye para rastrear las computadoras de sus empleados en la oficina. Con el software de seguimiento de empleados, los empleadores pueden ver exactamente cuánto tiempo dedican sus trabajadores a actividades relacionadas con el trabajo, qué programas están utilizando sus empleados y más.
La mayoría del software de seguimiento de empleados del mercado tiene las siguientes características que facilitan el seguimiento de los empleados:
Monitoreo de actividad web
El monitoreo de la actividad web realiza un seguimiento de los sitios web que ven los empleados. En la mayoría de los casos, incluirá la fecha y la hora en que se accedió a la página web. En muchos casos, puedes crear categorías de sitios web que están restringidos o que podrían causar problemas.
El software de seguimiento de empleados más eficaz detectará dichos incidentes y proporcionará una alerta al administrador del sistema.
Seguimiento de aplicaciones
El monitoreo de aplicaciones de software es similar al monitoreo de sitios web. Si un trabajador está jugando o utilizando software no relacionado con el trabajo durante el horario laboral, un administrador puede observar cuándo y durante cuánto tiempo ocurrió. Algunos programas pueden incluso realizar capturas de pantalla o grabar este tipo de acciones.
Monitoreo de chat
Este tipo de monitoreo generalmente monitorea las interacciones de chat en vivo en muchas plataformas, como mensajería y redes sociales. Los chats con fecha y hora revelan no solo la ubicación del chat sino también los participantes y los temas que se discutieron.
Monitoreo de correo electrónico
Monitorear correos electrónicos es muy parecido a monitorear el chat en vivo, pero funciona en todas las grandes plataformas de correo electrónico. Los archivos adjuntos, si los hay, normalmente se vuelven a crear y se ponen a disposición de los administradores para que los vean.
Monitoreo de dispositivos
Las unidades flash y otros dispositivos de almacenamiento extraíbles representan una importante amenaza a la seguridad de la información empresarial confidencial.
Muchas herramientas de seguimiento para el lugar de trabajo revelan qué datos se descargaron y/o cargaron y si se conectaron o no dispositivos portátiles a los activos de la empresa.
Registro de teclas
Keylogging mantiene un registro de cada tecla presionada por el usuario en cualquier aplicación durante la sesión. El software muestra registros con fecha y hora que incluyen información sobre el programa utilizado y el archivo o sitio web donde se pulsaron las teclas.
Capturas de pantalla
Las capturas de pantalla son una función que se incluye en muchos sistemas de software de seguimiento de empleados diferentes. Las capturas de pantalla se toman a intervalos regulares y permiten a los administradores ver las actividades de los empleados en cualquier momento dado. En algunos casos, los administradores pueden incluso ver breves videoclips de lo que estaba haciendo un usuario en un momento dado.
Monitoreo de cámara web
Algunos programas para monitorear el lugar de trabajo pueden acceder a la cámara web de un usuario de forma remota. Al activar sus cámaras, los administradores pueden comprobar si un empleado está en su escritorio.
Cómo mantener la privacidad de los empleados mientras se utiliza el software de seguimiento de empleados
Los empleadores deben tener en cuenta las preocupaciones sobre la privacidad de los empleados al introducir software de seguimiento de empleados. En principio, las empresas tienen derecho a monitorear las actividades de los empleados en las computadoras de su propiedad, pero deben lograr un equilibrio entre ese derecho y las leyes de privacidad y recopilación de datos.
Privacidad
Se debe informar a los empleados qué información quieren recopilar sus empleadores sobre ellos en el lugar de trabajo para establecer expectativas de privacidad razonables. La implementación de una política de monitoreo electrónico puede ayudar a educar a los trabajadores sobre el uso que hace la empresa del software de monitoreo de empleados.
Transparencia
Para mantener la confianza, asegúrese de que su personal sepa qué información se recopila, por qué se recopila y cómo se utilizará.
Invasión limitada
Un enfoque de seguimiento de los empleados que prioriza la privacidad simplemente realiza un seguimiento de lo mínimo necesario para lograr el objetivo que se ha fijado.
Por ejemplo, si el propósito es realizar un seguimiento de la asistencia de los empleados, el empleador no necesita realizar un seguimiento de la actividad del trabajador en las redes sociales. Capturar imágenes de cámaras y rastrear pulsaciones de teclas individuales sería significativamente más invasivo de lo necesario.
Beneficios de utilizar software de monitoreo en Office
Monitorear la computadora en el lugar de trabajo puede ser beneficioso tanto para los empleadores como para los empleados. A continuación se analizan algunos de los beneficios esperados que se pueden obtener mediante el uso de software de monitoreo por computadora.
El monitoreo aumenta la productividad
El software de seguimiento puede aumentar la productividad de los empleados. Los empleadores o gerentes, con la ayuda de un software de monitoreo informático, pueden realizar un seguimiento de dónde pasan sus horas de trabajo los empleados.
El software de seguimiento garantiza que el empleado no pierda el tiempo y complete la tarea asignada dentro del plazo previsto. Además de esto, si los empleados saben que están siendo monitoreados, se vuelven más disciplinados y dedican sus energías a la tarea durante las horas de trabajo.
El seguimiento ayuda a planificar los recursos
El software de seguimiento también realiza un seguimiento del tiempo dedicado a los proyectos y tiene en cuenta los recursos asignados para el proyecto en particular. Los datos del software de monitoreo pueden ayudarlo a administrar sus recursos de manera diferente. Por ejemplo, puede comprobar cuánta mano de obra necesita para un proyecto en particular consultando los datos proporcionados por el software.
El monitoreo aumenta el compromiso de los empleados
El software de seguimiento es útil cuando se trata del compromiso de los empleados con el trabajo. Los empleados comprometidos suelen ser más innovadores y productivos y resultan beneficiosos para impulsar el éxito del equipo. El seguimiento puede ayudarle a descubrir los factores que intervienen en la desconexión de los empleados, como el uso de las redes sociales en los ordenadores de la oficina, etc.
El monitoreo protege los datos de la empresa
El software de monitoreo supervisa las actividades en la computadora y rastrea a qué sitios web se accede y qué archivos se descargan y cargan. De esta forma, vigila las actividades y protege los datos de la empresa. Esto es especialmente importante si su empresa maneja datos confidenciales.
Además, tener un software de monitoreo en la computadora también evita que los empleados visiten sitios web maliciosos. De esta forma, tus datos en el ordenador no estarán en riesgo.
Conclusión
Entonces, si está buscando una manera fácil de monitorear todas las computadoras de los empleados en la oficina, puede hacerlo utilizando un software de monitoreo informático eficaz. Este software tiene muchas otras funciones que pueden ayudarle a tomar decisiones administrativas.