So überwachen Sie Firmenpost
Viele Unternehmen nutzen E-Mail als privates Kommunikationsmittel und versenden damit vertrauliche Informationen und Daten. Allerdings sind E-Mails im Gegensatz zu anderen sensiblen Unternehmensdaten oft ungeschützt.
Eine Möglichkeit, Unternehmens-E-Mail-Daten effektiv zu schützen, besteht darin, Mechanismen zur Überwachung dieser E-Mails zu implementieren. Dies kann durch eine Mitarbeiterüberwachungssoftware erreicht werden, die es Managern automatisch ermöglicht, E-Mails auf unternehmenseigenen Geräten anzuzeigen.
Lesen Sie weiter unten, um mehr darüber zu erfahren, wie Überwachungssoftware Ihnen beim Schutz Ihrer Unternehmenspost helfen kann.
Warum sollten Unternehmen E-Mails überwachen?
Eine Umfrage aus dem Jahr 2007 ergab, dass 43 % der Unternehmen die E-Mails ihrer Mitarbeiter und 66 % ihrer Internetnutzung überwachen.
Die meisten Unternehmen, die die E-Mails ihrer Mitarbeiter überwachten, nutzten in der Regel „technologische Tools“, um den Prozess zu automatisieren. Dazu gehörte beispielsweise, E-Mails auf anstößige Sprache zu überprüfen oder einfach Kopien von E-Mails aufzubewahren, wenn Manager eine bestimmte E-Mail benötigten.
Diese Statistiken zeigen deutlich die Verbreitung der E-Mail-Überwachung, aber man fragt sich vielleicht, warum Unternehmen überhaupt das Bedürfnis verspüren, E-Mails zu überwachen.
Die E-Mail-Überwachung ist unerlässlich, um Ihr Unternehmen vor ungünstigen Vorfällen zu schützen, die durch schädliche Handlungen Ihrer Mitarbeiter oder externe Angriffe wie Phishing, Spam und andere ähnliche Aktivitäten entstehen können.
Hier sind einige Szenarien, in denen Sie möglicherweise Systeme zur Überwachung von Unternehmens-E-Mails einrichten müssen:
Produktivität verfolgen
Zeitdiebstahl durch Mitarbeiter kann einem Unternehmen schaden. Dabei verbringen Mitarbeiter ihre Zeit im Unternehmen mit nicht arbeitsbezogenen Aufgaben.
Wenn Sie die arbeitsbezogenen E-Mails eines Mitarbeiters überprüfen, können Sie möglicherweise beurteilen, wie gut er Ihre Zeit und Ressourcen nutzt.
Darüber hinaus können Sie durch die Überprüfung der internen E-Mail-Korrespondenz Ihrer Mitarbeiter ein besseres Verständnis für den Gesamtzustand der Organisation gewinnen. Dies kann Ihnen helfen, Geschäftsrichtlinien zu bewerten und sie entsprechend anzupassen.
Datenschutz
Viele Unternehmen vertrauen ihren Mitarbeitern vertrauliche Informationen an, darunter Geschäftsgeheimnisse, Finanzunterlagen, geistiges Eigentum und mehr.
Während die überwiegende Mehrheit der Mitarbeiter ehrlich arbeitet, um dieses Vertrauen zu wahren, kann es in Ihrem Unternehmen einige unehrliche oder nachlässige Mitarbeiter geben, die diese Informationen gefährden könnten. Durch die kontinuierliche Überwachung der Unternehmenskommunikation können solche potenziellen Bedrohungen frühzeitig erkannt werden, sodass Sie rechtzeitig eingreifen und Schäden verhindern können.
Externe Angriffe
Auch ohne böswillige Insider-Bedrohungen ist es möglich, dass ein Mitarbeiter unwissentlich Informationen durch Spam oder schädliche E-Mail-Nachrichten kompromittiert.
Zu den Gefahren, die von Spam und schädlichen E-Mail-Nachrichten ausgehen, gehören Phishing, Virenprobleme, Social-Engineering-Maßnahmen und mehr. Es ist möglich, eine potenzielle Bedrohung frühzeitig zu erkennen, indem eingehende E-Mails sorgfältig auf fragwürdige Inhalte überprüft werden.
Mobbing
Mobbing am Arbeitsplatz ist ein großes Problem, von dem allein in den Vereinigten Staaten 79,3 Millionen Arbeitnehmer betroffen sind. Mobbing kann sich auf verschiedene Weise äußern, beispielsweise durch sexuelles Fehlverhalten, Einschüchterung, gezielte Demütigung und schädliche Gerüchte.
Obwohl Cybermobbing in Online-Meetings häufiger vorkommt, kann und wird es auch am Arbeitsplatz per E-Mail vorkommen. Unternehmen können E-Mail-Missbrauch und anderen Problemen am Arbeitsplatz Einhalt gebieten, indem sie umfassende E-Mail-Regeln einführen und die E-Mails ihrer Mitarbeiter mithilfe von Technologien überwachen.
So überwachen Sie Firmenpost
Nachdem wir nun alle verschiedenen Vorteile besprochen haben, die die E-Mail-Überwachung mit sich bringen kann, besprechen wir nun, wie Sie die E-Mails Ihres Unternehmens überwachen können.
Unternehmen haben im Wesentlichen zwei Möglichkeiten, ihre E-Mails zu überwachen:
Überwachungssoftware
Hierbei handelt es sich um eine spezielle Software mit zahlreichen Funktionen, mit der Manager die Aktivitäten der Mitarbeiter, einschließlich der E-Mail-Aktivitäten, verfolgen können.
Solche Programme können den gesamten ausgehenden und eingehenden E-Mail-Verkehr überwachen, fragwürdige Verhaltensweisen erkennen und bestimmte Wörter oder Anhänge als Spam markieren. Mitarbeiter werden möglicherweise aufgefordert, Überwachungssoftware auf vom Unternehmen bereitgestellten Geräten zu installieren oder diese mit dem E-Mail-System zu verbinden.
Remotedesktop
Diese Tools legen besonderen Wert auf Desktop-Zugriff und -Überwachung, indem sie Arbeitgebern die Möglichkeit bieten, die Bildschirmaktivitäten ihrer Mitarbeiter in Echtzeit zu überwachen. Mit dieser Funktion können Unternehmen die E-Mail- und Gerätenutzung ihrer Mitarbeiter in Echtzeit überwachen.
Es wird Unternehmen empfohlen, eine umfassende Überwachungslösung wie Wolfeye in Betracht zu ziehen, die sowohl Überwachungs- als auch Remote-Desktop-Funktionen umfasst.
Wolfeye ist eine 360-Grad-Überwachungslösung, die Ihnen ein vollständiges Bild der Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter sowie umfangreiche Berichtsfunktionen liefert.
Best Practices für die E-Mail-Überwachung
Obwohl die E-Mail-Überwachung enorme Vorteile für den Datenschutz und die Produktivität der Mitarbeiter bietet, ist es dennoch wichtig, proaktive Maßnahmen zu ergreifen, um die mit solchen Arten der Überwachung verbundenen Risiken zu minimieren.
Denn wenn die Überwachung falsch durchgeführt wird, kann sie die Arbeitsmoral der Mitarbeiter senken und das Gegenteil von dem bewirken, was Sie beabsichtigt haben.
Im Folgenden sind einige der Best Practices aufgeführt, die Unternehmen bei der Überwachung von Unternehmens-E-Mails berücksichtigen sollten:
Erwartungen klären
Informieren Sie Ihre Mitarbeiter darüber, dass das Unternehmen alle gesendeten und empfangenen E-Mails verwaltet und überwacht und dass sie Unternehmens-E-Mails nur für arbeitsbezogene Angelegenheiten verwenden sollten. Dies trägt dazu bei, künftige rechtliche Probleme zu vermeiden und die Erwartungen der Mitarbeiter an den Datenschutz am Arbeitsplatz zu klären.
Legen Sie Richtlinien fest
Legen Sie klare Richtlinien für die E-Mail-Kommunikation fest, um mögliche Gefahren durch ahnungslose Mitarbeiter, wie zum Beispiel Phishing-Angriffe, zu vermeiden.
Zu diesen Richtlinien gehören beispielsweise die Verwendung eines Verschlüsselungstools beim Versenden kritischer Unternehmensdokumente oder -daten und das Vermeiden fragwürdiger Links in E-Mails.
Richtlinie zur Datenaufbewahrung
Bestimmen Sie, welche Arten von E-Mails wie lange und auf welche Weise innerhalb des Unternehmens gespeichert werden sollen. Denken Sie daran, dass eine sorgfältige Datenaufbewahrung ein wichtiger Bestandteil der ethischen Mitarbeiterüberwachung ist.
Konsequenzen skizzieren
Beschreiben Sie die möglichen Konsequenzen, die sich auf Mitarbeiter ergeben können, die sich nicht an die vom Unternehmen vorgegebenen Vorschriften halten. Diese können je nach Bedrohung unterschiedlich sein und von vorübergehender Aussetzung bis hin zu dauerhaften Entlassungen reichen.
Überwachen Sie spezifische Indikatoren
Halten Sie bei der Überwachung und Filterung von Geschäftskorrespondenz Ausschau nach allgemeinen Indikatoren für E-Mail-Risiken. Phishing-Versuche beinhalten oft bestimmte verräterische Signale, wie etwa falsch geschriebene Domainnamen oder eine Kombination aus echten und gefälschten Links. Wenn Sie genau wissen, worauf Sie achten müssen, können Sie rechtzeitig eingreifen.
Abschluss
Eine wirksame E-Mail-Überwachungsstrategie sollte mehrere Überwachungsaspekte umfassen, die es Managern ermöglichen, detaillierte Einblicke in die Prozesse des Unternehmens und mögliche Insider-Bedrohungen zu erhalten.
Wir empfehlen Managern dringend, ein umfassendes Überwachungstool in Betracht zu ziehen, das eine solche Strategie erleichtern kann.