7 Gründe für die Überwachung von Mitarbeitern
Seit der Coronavirus-Pandemie, als alle von zu Hause aus arbeiteten, ist die Mitarbeiterüberwachung häufiger geworden. Die Nachfrage ist weiterhin stark, auch wenn die Leute wieder im Büro sind. Suchanfragen nach Mitarbeiterüberwachungssoftware wie Wolfeye sind seit dem Lockdown im März 2020 um 75 % gestiegen. Doch was sind die Gründe für die Mitarbeiterüberwachung?
Es gibt 7 Hauptgründe für die Überwachung von Mitarbeitern:
- Um die Produktivität zu verfolgen und zu steigern
- Um zu verstehen, wie Zeit verbracht wird
- Zur Beurteilung der Leistung von Mitarbeitern im Büro und an entfernten Standorten
- Damit Unternehmensdaten nicht gestohlen werden
- Um Ablenkungen zu minimieren
- Um Burnout vorzubeugen
- Um dem Unternehmen Geld für Software zu sparen
Lassen Sie uns jeden dieser Gründe im Folgenden im Detail untersuchen. Lesen Sie weiter, um mehr über die Beweggründe für die Mitarbeiterüberwachung zu erfahren und darüber, wie Software wie Wolfeye Ihrem Unternehmen zugute kommen kann.
Verfolgung und Steigerung der Mitarbeiterproduktivität
Die Mitarbeiterüberwachung kann als Instrument zur Überwachung der Mitarbeiterproduktivität während des Arbeitstages eingesetzt werden. Die während der Überwachung gesammelten Daten werden verwendet, um Strategien zur Verbesserung der Arbeitsabläufe zu entwickeln. Zu den gesammelten Produktivitätsdaten gehört, welche Anwendungen Ihre Mitarbeiter nutzen und wie lange sie diese nutzen.
Eine weitere Möglichkeit, die Produktivität durch Überwachung zu steigern, besteht darin, dass die Unternehmensleitung Fehler nachverfolgen und zeiteffizienter an deren Behebung arbeiten kann. Je schneller Fehler erkannt werden, desto eher können sie korrigiert werden.
Durch eine konsequente Überwachung werden die Stärken hervorgehoben, die jeder Einzelne bei der Erledigung von Aufgaben am Arbeitsplatz einbringt. Wenn man weiß, worin sich jeder auszeichnet, erhöht sich die Produktivität, weil die Leute mehr erledigen, wenn ihnen die Arbeit, die sie tun, Spaß macht.
Produktivität ist eine wichtige Kennzahl, denn wenn die Mitarbeiter nicht den Überblick über ihre Arbeit behalten, werden Projekte nicht abgeschlossen und das Unternehmen leidet. Ihr Ruf wird geschädigt und sie werden Einnahmen verlieren.
Verstehen, wie Mitarbeiter ihre Zeit verbringen
Durch die Überwachung erhält das Management eine bessere Vorstellung davon, wie die unter ihm arbeitenden Personen ihre Zeit nutzen. Wenn Mitarbeiter zu viel Zeit mit arbeitsfreien Aktivitäten und Geselligkeit verbringen, sinkt die Produktivität. Überwachungssoftware kann die Zeit verfolgen, die Computer im Leerlauf verbringen, und die Zeit, die Mitarbeiter privat verbringen.
Darüber hinaus hält Überwachungssoftware Mitarbeiter davon ab, übermäßig viel Zeit damit zu verbringen, der Arbeit auszuweichen. Mit Wolfeye können Arbeitgeber sehen, welche Software Mitarbeiter verwenden, an welchen Besprechungen sie teilgenommen haben und wie viel Zeit sie für Aufgaben aufwenden.
Mitglieder des Verwaltungsteams können Tracking verwenden, um Benachrichtigungen zu erhalten, wenn Verstöße gegen Unternehmensrichtlinien auftreten. Dadurch können Verstöße sofort angegangen werden und es wird verhindert, dass sie sich häufig wiederholen.
Beurteilung der Leistung von Remote- und In-Office-Mitarbeitern
Software wie Wolfeye verfolgt und ermöglicht die Messung von Leistungsmetriken. Es kann auch dazu beitragen, die Arbeit in der gesamten Abteilung abzugleichen und gemachte Fehler aufzuzeigen. Wenn Sie wissen, welche Bereiche verbessert werden müssen, können Sie Pläne zur Lösung dieser Probleme erstellen. Auch häufige Fehler können durch diesen Prozess umgangen werden.
Leistungskennzahlen sollten nicht nur am Ende eines Projekts erhoben werden, sondern auch während seiner Umsetzung. Auf diese Weise können Projektleiter Orientierung geben und Feedback geben, was den erfolgreichen Abschluss des Projekts sicherstellt.
Arbeitgeber können sehen, ob ihre Mitarbeiter die erwarteten Qualitätsziele erreichen, und Aktionspläne für diejenigen erstellen, die leistungsschwach sind. Die Mitarbeiter können dann erkennen, wo sie sich verbessern müssen, und darauf hinarbeiten, dass sie zu einem umfassenden Mehrwert für ihr Unternehmen werden.
Unternehmensdaten schützen
Datenschutzverletzungen am Arbeitsplatz haben schwerwiegende Auswirkungen. Unternehmen verlieren nicht nur die Daten und Projekte, an deren Sammlung und Fertigstellung sie so hart gearbeitet haben, sondern auch wichtige Informationen, die sie für die Durchführung benötigen.
Eine von Verizon durchgeführte Studie ergab, dass 82 % der Datenschutzverletzungen durch menschliche Fehler verursacht wurden. Dabei kann es sich entweder um einen Fehler oder um das Vergessen handeln. Der Umgang mit Datenschutzverstößen kostet Unternehmen Zeit und Geld.
Überwachungssoftware wie Wolfeye kann dabei helfen, den Diebstahl von Daten zu verhindern. Es kann nach Bedrohungen Ausschau halten und die richtigen Personen alarmieren, wenn die Möglichkeit eines Verstoßes besteht. Darüber hinaus gibt es Datenschutzfunktionen, die entsprechend den individuellen Anforderungen eines Unternehmens aktiviert werden können.
Verringerung der Häufigkeit von Burnout und seiner Auswirkungen
Burnout am Arbeitsplatz bleibt landesweit ein großes Problem. Laut Deloitte erlebten 77 % der Befragten einer 1.000-Personen-Umfrage mindestens einmal ein Burnout. Burnout geht mit geistiger und körperlicher Erschöpfung, extremer Unzufriedenheit mit der Arbeit und einer allgemeinen Verschlechterung der psychischen Gesundheit einher.
Häufige Burnout-Symptome sind Schlaflosigkeit, Müdigkeit, Reizbarkeit und Depression. Der beste Weg, einem Burnout bei Mitarbeitern vorzubeugen, besteht darin, eine Kultur zu schaffen, die die Bedeutung einer gesunden Work-Life-Balance versteht und diese respektiert.
Überwachungssoftware kann Arbeitgeber dabei unterstützen, ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Arbeit und Privatleben für alle Mitarbeiter in ihrem Unternehmen aufrechtzuerhalten, indem sie das gesamte Mitarbeiterengagement verfolgt. Jeder mit Zugriff kann sehen, wie sich ein Mitarbeiter konzentriert und wie die Produktivität im Laufe des Tages abnimmt und abnimmt.
Wenn die Tracking-Daten auf kurze Sitzungen mit hoher Produktivität hinweisen, denen unmittelbar lange Zeiträume folgen, in denen kaum oder gar keine Arbeit geleistet wird, ist es wahrscheinlich, dass der Mitarbeiter unter einem Burnout leidet.
Senkung des Softwarebudgets einer Organisation
Der Einsatz eines Programms wie Wolfeye hilft Unternehmen, weniger für Software auszugeben. Anstatt über mehrere Softwarekomponenten zu verfügen, um verschiedene Dinge zu überwachen oder Daten zu generieren, können sie über eine umfassende Software verfügen, mit der mehr auf einmal erledigt werden kann.
Die Software kann Unternehmen auch dabei helfen, zu erkennen, welche Software kaum oder gar nicht genutzt wird, indem sie die Aktivitäten der Mitarbeiter verfolgt. Nicht ausreichend genutzte Software kann entweder entfernt werden, um das Budget zu reduzieren, oder durch etwas ersetzt werden, das den Anforderungen des Unternehmens besser entspricht.
Welche Arten von Tools zur Mitarbeiterüberwachung gibt es?
Computersoftware ist nicht die einzige Möglichkeit für Unternehmen, ihre Mitarbeiter zu überwachen, obwohl sie in letzter Zeit stark an Popularität gewonnen hat. Weitere Tools zur Mitarbeiterüberwachung sind:
- Videoüberwachung : Verfolgung der Mitarbeiterproduktivität und anderer Kennzahlen durch Live-Überwachung. Wird auch aus Sicherheits- und Rechtsgründen verwendet, da das Filmmaterial jederzeit überprüft werden kann
- Schlüsselkarten : Diese werden am häufigsten verwendet, um Zugang zu Bereichen zu erhalten und sich in Schichten einzustempeln. Schlüsselkarten verfügen auch über einen Chip, der den Standort für Anwesenheitszwecke anzeigt.
- Netzwerküberwachung : Alle Unternehmen verfolgen in gewissem Umfang die Aktivität in ihren WLAN-Netzwerken. Es hilft ihnen, sich vor Online-Bedrohungen zu schützen, indem es unter anderem den Netzwerkverkehr, die besuchten Websites, geöffnete und gespeicherte Dateien und die online verbrachte Zeit verfolgt
- E-Mail-Überwachung : E-Mail-Tracking hilft, Phishing und andere Cyberangriffe zu verhindern. Die IT-Abteilung hat vollständigen Zugriff auf alle Aktivitäten in Bezug auf geschäftliche E-Mails
- GPS-Tracking : Alle Firmenfahrzeuge verfügen über GPS-Tracking für Lieferungen, Fahrten zwischen Standorten oder Feldarbeiten. Die Verfolgung dieser Daten hilft Unternehmen zu verstehen, wie viel Arbeit an verschiedenen Standorten geleistet wird
- Keylogging : Verfolgen Sie alles, was während der Arbeit am Computer eingegeben wird, um zu sehen, ob die Mitarbeiter die ethischen Grundsätze einhalten
Die Überwachung findet am Arbeitsplatz auf vielfältige Weise statt. Wenn Sie im Gesundheitswesen oder in einer anderen Branche mit vielen persönlichen und geschützten Informationen arbeiten, werden Schlüsselkarten jeden Tag verwendet, aber Sie wussten wahrscheinlich nicht, dass sie Teil der Überwachung sind.
So wählen Sie eine Mitarbeiterüberwachungssoftware aus
Um der gestiegenen Nachfrage gerecht zu werden, wurde eine große Anzahl an Software zur Mitarbeiterüberwachung entwickelt. Aus diesem Grund kann es schwierig sein, die Software auszuwählen, die den Anforderungen des Unternehmens am besten entspricht. Hier sind einige Faktoren, die Sie beim Durchsuchen von Überwachungssoftware berücksichtigen sollten, um Ihnen bei Ihrer Entscheidung zu helfen.
Erforderliche Funktionen
Das Wichtigste, was Sie berücksichtigen sollten, sind die Funktionen, die die Software enthalten soll. Denn die Software ist nutzlos, wenn sie nicht über die von Ihnen benötigte Funktionalität verfügt. Wenn Sie Ideen brauchen, sind einige der beliebtesten Funktionen von Überwachungssoftware:
- Webseitenüberwachung : Ein Echtzeitprotokoll der von Mitarbeitern besuchten Webseiten, einschließlich Datum und Uhrzeit jedes Besuchs
- Anwendungsüberwachung : Ein Echtzeitprotokoll der Software, die Mitarbeiter auf ihren Computern verwenden, einschließlich Datum und Uhrzeit der Nutzung
- Live-Chat-Überwachung : Verfolgt Konversationsdaten in Apps wie Microsoft Teams und Slack. Zeitstempel zeigen Datum und Uhrzeit an, wo die Konversation stattgefunden hat, wer teilgenommen hat und was gesagt wurde
- E-Mail-Überwachung : Anwendungsüberwachung, jedoch für E-Mail-Konten
- Überwachung von Wechseldatenträgern : Verfolgung von Flash-Laufwerken und anderen Geräten, die von einem Computer entfernt werden können. Zeigt an, ob diese Geräte verwendet wurden und welche Dateien auf den Computer hochgeladen oder von diesem heruntergeladen wurden
- Screenshots : Es werden zufällige Screenshots vom Bildschirm eines Mitarbeiters erstellt, damit Manager die Aktivität sehen können.
- Webcam-Überwachung : Ermöglicht Managern das Einschalten von Webcams, um zu sehen, ob Mitarbeiter an ihren Schreibtischen sitzen oder nicht
- Hardware-Blockierung : Verhindert, dass Mitarbeiter Hardware herunterladen, die das Unternehmen nicht verwenden möchte
Alle diese Funktionen überwachen die Aktivität und geben Managern jederzeit einen Überblick darüber, was ihre Mitarbeiter tun, ob sie die Unternehmensabläufe befolgen und ob die Zeit sinnvoll genutzt wird. Einige Funktionen wie das Webcam-Tracking sind jedoch hinsichtlich der Ethik und Legalität am Arbeitsplatz fraglich, daher sollten Sie dies ebenfalls in Betracht ziehen.
Softwarekosten
Es ist kein Geheimnis, dass Software jeglicher Art einen hohen Preis hat. Behalten Sie beim Einkaufen das Budget, das Sie für Software zur Mitarbeiterüberwachung haben, bei. Der Preis für diese Überwachung richtet sich nach der Anzahl der Benutzer pro Monat. Die meisten Softwareprogramme haben eine Mindestbenutzeranzahl von fünf Benutzern, um sich für Business-Tarife zu qualifizieren.
Die Software wird entweder vor Ort mit einem physischen Setup oder digital über die Cloud ausgeführt. Ersteres verursacht aufgrund des Arbeitsaufwands für die Einrichtung höhere Vorabkosten. Eine Gruppe von IT-Experten muss auch den Server am Laufen halten. Cloud-Software kommt ohne diese Kosten aus, wird aber von einem Drittanbieter betrieben, sodass Sie Ihre Daten diesem anvertrauen.
Die durchschnittlichen Kosten für Software liegen zwischen 40 und 60 US-Dollar pro Benutzer und Jahr. Die Mindestkosten betragen 20 US-Dollar pro Benutzer und Jahr, die teuersten liegen bei etwa 150 US-Dollar pro Benutzer und Jahr. Die Kosten variieren je nachdem, wie viele Benutzer es gibt und wie viele Funktionen die Software umfasst.
Benutzerfreundlichkeit der Software
Die Software muss nicht nur über die richtigen Funktionen verfügen, sondern auch benutzerfreundlich sein. Auf diese Weise kann die Mehrheit der Menschen es nutzen oder erlernen, auch wenn sie sich selbst nicht für technisch versiert halten. Die Benutzerfreundlichkeit von Software hat einen direkten Einfluss auf die Produktivität. Je mehr Zeit Benutzer verwirrt über Software verbringen, desto weniger Zeit bleibt ihnen für zugewiesene Aufgaben
Für jede Software sollte es eine Möglichkeit geben, den Support zu kontaktieren, damit auftretende Probleme gelöst werden können.
Was macht eine Software benutzerfreundlich?
Die beste Software ist die, die jeder mit Computer-Grundkenntnissen richtig bedienen kann. Hier sind einige der Merkmale, die benutzerfreundliche Software ausmachen:
- Einfacher Installations- und Updatevorgang
- Eine optimierte und farbenfrohe Benutzeroberfläche, um die Überforderung zu minimieren
- Die Navigation durch die Software zum Zugriff auf Informationen ist leicht zu verstehen
- Schnelle Betriebsabläufe
- Für den Zugriff auf wesentliche Funktionen ist keine zusätzliche Software erforderlich
- Integrierte Sicherheit nach Industriestandard
Wenn die von Ihnen gewählte Software alle oder die meisten dieser Kriterien erfüllt, sollte Ihr Team keine Probleme damit haben, ihre Arbeit damit zu erledigen. Eine zugängliche Software bedeutet, dass weniger Zeit und Geld für Schulungen aufgewendet wird und die Frustration bei den Mitarbeitern geringer ist. Es ist für alle Beteiligten eine positive Sache.
Abschluss
Zu den Gründen für den Kauf einer Mitarbeiterüberwachungssoftware gehören die Steigerung der Produktivität, das Verständnis des Zeitaufwands, die Leistungsbeurteilung, die Minimierung von Ablenkungen, der Schutz von Daten, die Vorbeugung von Burnout und die Reduzierung des Softwarebudgets. Es gibt viele Arten von Überwachungssoftware und es ist wichtig, dass die ausgewählte Software über die richtigen Funktionen verfügt, zum Budget passt und benutzerfreundlich ist.