7 razones para monitorear empleados
El monitoreo de empleados se ha vuelto más común desde la pandemia de coronavirus cuando todos trabajaban desde casa. La demanda se ha mantenido fuerte a pesar de que la gente está de vuelta en la oficina. Las búsquedas de software de monitoreo de empleados como Wolfeye han aumentado en un 75 % desde el cierre en marzo de 2020. Pero, ¿cuáles son las razones para monitorear a los empleados?
Hay 7 razones principales para monitorear a los empleados:
- Para realizar un seguimiento y aumentar la productividad
- Para entender cómo se gasta el tiempo.
- Para evaluar el desempeño de los empleados en la oficina y remotos
- Para evitar que los datos de la empresa sean robados
- Para minimizar las distracciones
- Para evitar el agotamiento
- Para ahorrar dinero a la empresa en software.
Exploremos cada una de estas razones en detalle a continuación. Siga leyendo para obtener más información sobre las motivaciones para el monitoreo de los empleados y cómo un software como Wolfeye puede beneficiar a su organización.
Seguimiento y aumento de la productividad de los empleados
El monitoreo de empleados se puede utilizar como una herramienta para rastrear la productividad de los empleados durante la jornada laboral. Los datos recopilados durante el monitoreo se utilizan para idear estrategias para mejorar el flujo de trabajo. Los datos recopilados relacionados con la productividad incluyen qué aplicaciones usan sus empleados y cuánto tiempo las usan.
Otra forma en que el monitoreo aumenta la productividad es que permite que el liderazgo de la empresa realice un seguimiento de los errores y trabaje para corregirlos de una manera más eficiente en el tiempo. Cuanto más rápido se detecten los errores, antes se podrán corregir.
El monitoreo constante destaca las fortalezas que cada individuo aporta al lugar de trabajo mientras completa las tareas. Saber en qué sobresalen todos aumenta la productividad porque las personas hacen más cuando disfrutan del trabajo que están haciendo.
La productividad es una estadística importante porque si los empleados no se mantienen al tanto de su trabajo, los proyectos no se terminan y la empresa sufre. Su reputación está dañada y perderán ingresos.
Comprender cómo los empleados pasan su tiempo
El monitoreo le da a la gerencia una mejor idea de cómo las personas que trabajan para ellos están usando su tiempo. Cuando los empleados pasan demasiado tiempo en actividades no laborales y socializando, la productividad disminuye. El software de monitoreo puede rastrear el tiempo que las computadoras pasan inactivas y la cantidad de tiempo personal que dedican los empleados.
Además, el software de monitoreo disuade a los empleados de pasar una cantidad excesiva de tiempo evitando el trabajo. Con Wolfeye, los empleadores pueden ver qué software están usando los empleados, en qué reuniones han estado y cuánto tiempo dedican a las tareas.
Los miembros del equipo administrativo pueden utilizar el seguimiento para recibir alertas cuando se produzcan infracciones de la política de la empresa. Esto permite abordar las infracciones a medida que ocurren y evita que vuelvan a ocurrir con frecuencia.
Evaluación del desempeño de los empleados remotos y en la oficina
Software como Wolfeye rastrea y permite medir métricas de rendimiento. También puede ayudar a combinar el trabajo en todo el departamento y resaltar los errores que se cometen. Saber qué áreas necesitan mejorar significa que se pueden hacer planes para abordarlas. Los errores comunes también se pueden eludir a través de este proceso.
Las métricas de rendimiento no solo deben tomarse al final de un proyecto, sino también durante su implementación. De esta manera, los líderes del proyecto pueden brindar orientación y dar retroalimentación, lo que asegura la finalización exitosa del mismo.
Los empleadores pueden ver si sus trabajadores están alcanzando los objetivos de calidad esperados y establecer planes de acción para aquellos que tienen un bajo rendimiento. Los empleados podrán entonces ver dónde necesitan mejorar y trabajar para convertirse en activos completos para su organización.
Protección de datos de la empresa
Las filtraciones de datos en el lugar de trabajo tienen un impacto grave. Las empresas no solo pierden los datos y los proyectos por los que han trabajado tan duro para recopilar y completar, sino también la información clave que necesitan para ejecutar.
Un estudio realizado por Verizon encontró que el 82% de las violaciones de datos fueron causadas por errores humanos. Esto podría ser cometer un error u olvidarse de hacer algo. Lidiar con violaciones de datos cuesta tiempo y dinero a las organizaciones.
El software de monitoreo como Wolfeye puede ayudar a evitar el robo de datos. Puede buscar amenazas y alertar a las personas adecuadas si existe la posibilidad de una infracción. También hay funciones de protección de datos que se pueden activar para adaptarse a las necesidades únicas de una empresa.
Disminución de la incidencia del agotamiento y sus efectos
El agotamiento en el lugar de trabajo sigue siendo un problema importante en todo el país. Según Deloitte, el 77% de los encuestados en una encuesta de 1000 personas experimentaron agotamiento al menos una vez. El agotamiento implica agotamiento mental y físico, insatisfacción extrema con el trabajo y deterioro general de la salud mental.
Los síntomas comunes del agotamiento incluyen insomnio, fatiga, irritabilidad y depresión. La mejor manera de prevenir el agotamiento de los empleados es crear una cultura que comprenda la importancia y respete un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida.
El software de monitoreo puede ayudar a los empleadores a mantener un equilibrio adecuado entre el trabajo y el hogar para todos en su organización mediante el seguimiento del compromiso general de los empleados. Cualquier persona con acceso puede ver cómo un empleado se concentra y la productividad va y viene a lo largo del día.
Si los datos de seguimiento indican sesiones cortas de alta productividad seguidas inmediatamente por largos períodos de poco o ningún trabajo realizado, es probable que ese empleado esté experimentando agotamiento.
Reducir el presupuesto de software de una organización
El uso de un programa como Wolfeye ayuda a las empresas a gastar menos en software. En lugar de tener múltiples piezas de software para monitorear diferentes cosas o generar datos, pueden tener un software que sea completo y haga más cosas a la vez.
El software también puede ayudar a las empresas a identificar qué software tiene poco o ningún uso mediante el seguimiento de la actividad de los empleados. El software infrautilizado puede eliminarse para reducir el presupuesto o reemplazarse con algo que se adapte mejor a las necesidades de la empresa.
¿Cuáles son los tipos de herramientas de monitoreo de empleados?
El software de computadora no es la única forma en que las empresas pueden monitorear a sus empleados, aunque recientemente ha ganado una gran popularidad. Otras herramientas utilizadas para monitorear a los empleados incluyen:
- Monitoreo de video : seguimiento de la productividad de los empleados y otras métricas a través de la vigilancia en vivo. También se utiliza con fines legales y de seguridad, ya que las imágenes se pueden revisar en cualquier momento.
- Tarjetas de acceso : se utilizan con mayor frecuencia para obtener acceso a áreas y fichar turnos. Las tarjetas de acceso también tienen un chip que detalla la ubicación con fines de asistencia.
- Monitoreo de red : todas las empresas rastrean la actividad en sus redes wifi hasta cierto punto. Les ayuda a protegerse contra las amenazas en línea al realizar un seguimiento del tráfico de la red, qué sitios web se visitan, los archivos abiertos y almacenados y el tiempo que pasan en línea, entre otras cosas.
- Monitoreo de correo electrónico : el seguimiento de correo electrónico ayuda a prevenir el phishing y otros ataques cibernéticos. El departamento de TI tiene acceso completo a toda la actividad en los correos electrónicos de trabajo
- Seguimiento por GPS : todos los vehículos de la empresa cuentan con seguimiento por GPS para realizar entregas y desplazamientos entre ubicaciones o realizar trabajos de campo. El seguimiento de estos datos ayuda a las empresas a comprender cuánto trabajo se realiza en diferentes sitios.
- Registro de teclas : rastrear todo lo que se escribe en la computadora mientras se trabaja para ver si los empleados cumplen con las normas éticas.
El monitoreo se lleva a cabo dentro del lugar de trabajo en todo tipo de formas. Si trabaja en el cuidado de la salud o en otra industria con mucha información personal y protegida, las tarjetas de acceso se usan todos los días, pero probablemente no sabía que son parte del monitoreo.
Cómo elegir un software de monitoreo de empleados
Se ha creado una gran cantidad de software de monitoreo de empleados para satisfacer la creciente demanda. Debido a esto, puede ser difícil elegir el software que mejor se adapte a las necesidades de la organización. Aquí hay algunos factores a considerar al navegar por el software de monitoreo para ayudarlo a tomar esa decisión.
Características necesarias
Lo más importante a considerar son las funciones que desea que incluya el software. Después de todo, el software será inútil si no tiene la funcionalidad que necesita. Si necesita ideas, algunas de las características más populares utilizadas en el software de monitoreo son:
- Supervisión de páginas web : un registro en tiempo real de las páginas web que visitan los empleados, incluida la fecha y la hora de cada visita
- Monitoreo de aplicaciones : un registro en tiempo real del software que los empleados usan en sus computadoras, incluidas la fecha y la hora de uso
- Monitoreo de chat en vivo : rastrea los datos de la conversación en aplicaciones como Microsoft Teams y Slack, las marcas de tiempo muestran la fecha y la hora, dónde tuvo lugar la conversación, quién participó y qué se dijo
- Monitoreo de correo electrónico : monitoreo de aplicaciones pero para cuentas de correo electrónico
- Supervisión de dispositivos extraíbles : seguimiento de unidades flash y otros equipos que se pueden extraer de una computadora. Muestra si se usaron estos dispositivos y qué archivos se cargaron en la computadora o se descargaron de ella
- Capturas de pantalla : se toman capturas de pantalla aleatorias de la pantalla de un empleado para que los gerentes puedan ver la actividad.
- Monitoreo de cámaras web : permite a los gerentes encender las cámaras web para ver si los empleados están en sus escritorios o no.
- Bloqueo de hardware : evita que los empleados descarguen hardware que la empresa no quiere que usen
Todas estas características monitorean la actividad y les dan a los gerentes una idea de lo que están haciendo sus empleados en todo momento si están siguiendo los procedimientos de la empresa y si el tiempo se está utilizando bien. Sin embargo, algunas características, como el seguimiento de la cámara web, son cuestionables en términos de ética y legalidad en el lugar de trabajo, por lo que es posible que también desee considerar eso.
Costo del software
No es ningún secreto que el software de cualquier tipo conlleva un alto precio. Mantenga el presupuesto que tiene para el software de monitoreo de empleados mientras compra. El precio de este monitoreo se basa en cuántos usuarios van a estar en él por mes. La mayoría del software tiene un número mínimo de cinco usuarios para calificar para las tarifas comerciales.
El software se ejecuta en el sitio utilizando una configuración física o digitalmente a través de la nube. El primero tiene un costo inicial mayor debido a la mano de obra requerida para la configuración. Un grupo de profesionales de TI también tiene que mantener el servidor en funcionamiento. El software en la nube viene sin estos costos, pero lo ejecuta un tercero, por lo que usted les confía sus datos.
El costo promedio del software oscila entre $ 40 y $ 60 por usuario por año. El costo mínimo es de $20 por usuario por año, y el más caro ronda los $150 por usuario por año. El costo varía según la cantidad de usuarios y la cantidad de funciones que incluye el software.
Facilidad de uso del software
El software no solo necesita las funciones adecuadas, sino que también debe ser fácil de usar. De esta manera, la mayoría de las personas pueden usarlo o aprender a usarlo, incluso si no se consideran expertos en tecnología. La facilidad de uso del software tiene un impacto directo en la productividad. Cuanto más tiempo pasan los usuarios confundidos acerca del software, menos tiempo tienen para las tareas asignadas
Cada software debe tener una forma de comunicarse con el soporte para ayudar a que los problemas se puedan resolver a medida que surjan.
¿Qué hace que un software sea fácil de usar?
El mejor software es aquel que cualquier persona con conocimientos básicos de informática puede utilizar correctamente. Estas son algunas de las características que definen el software fácil de usar:
- Sencillo proceso de instalación y actualización
- Una interfaz optimizada y colorida para minimizar la sobrecarga
- La navegación a través del software para acceder a la información es fácil de comprender
- Procesos de operación rápida
- No hay necesidad de software adicional para acceder a las funciones esenciales
- Seguridad estándar de la industria integrada
Si el software que elige cumple con todos o la mayoría de estos criterios, su equipo no debería tener problemas para usarlo para realizar su trabajo. Un software accesible significa que se utiliza menos tiempo y dinero en capacitación, y menos frustración entre los empleados. Es algo positivo para todas las partes involucradas.
Conclusión
Las razones para comprar software de monitoreo de empleados incluyen aumentar la productividad, comprender cómo se gasta el tiempo, evaluar el desempeño, minimizar las distracciones, proteger los datos, prevenir el agotamiento y disminuir el presupuesto del software. Hay muchos tipos de software de monitoreo y es clave que el elegido tenga las características adecuadas, se ajuste al presupuesto y sea fácil de usar.
