Cómo ver los mensajes del equipo de los empleados

¿Es usted un empleador centrado en ver los mensajes del equipo de sus empleados? Verificar los mensajes de su equipo es una excelente manera de monitorear y mantener a sus trabajadores encaminados.

Para ver los mensajes del equipo de su empleado, deberá:

  • Verifique su licencia de Microsoft 365
  • Implementar el cumplimiento de la comunicación
  • Elige a quién monitoreas
  • Administrar una política de seguimiento

Ver los mensajes del equipo de sus empleados ayudará a la productividad de su empresa.

Si va a monitorear los mensajes de su equipo, debe hacerlo de manera legal y ética y hacerles saber a sus empleados que los está monitoreando. En este artículo, aprenderá más sobre cómo ver los mensajes del equipo de sus empleados.

¿Qué es Microsoft Teams?

Microsoft Teams es una plataforma de trabajo cooperativa que permite a los usuarios mantener conversaciones en el lugar de trabajo, chats de vídeo y compartir documentos. El objetivo es proporcionar un espacio profesional para aumentar la productividad de los trabajadores. Puede ser una gran alternativa al correo electrónico. También conecta a los trabajadores y sus aplicaciones y es una excelente herramienta para trabajadores remotos. 

Los equipos están formados por diferentes grupos de empleados dentro de una empresa. Un grupo de Microsoft 365 se diseña cuando se forma un equipo por primera vez. Conecta usuarios y aplicaciones de toda la empresa. Los equipos suelen girar en torno a un proyecto de trabajo y todos los involucrados cumplen su papel. Los trabajadores pueden enviar mensajes directos a otros empleados en privado. El programa se conecta a varias herramientas de Microsoft 365.

¿Pueden los empleadores monitorear los equipos de Microsoft?

Los empleadores pueden acceder a las actividades de los empleados con una licencia de Microsoft 365. Cualquier cosa en Microsoft Teams es un juego limpio. Algunos ejemplos de lo que puedes vigilar:

  • Chats de equipo eliminados
  • Contenido creado y compartido
  • Archivos creados con Microsoft
  • Información en reuniones de equipo
  • Información en programas de Microsoft.
  • Contenido grabado de una reunión de equipo
  • Chats en equipo y chats grupales uno a uno.
  • Nombres de aplicaciones utilizadas en los equipos de Microsoft

Una ventaja es poder acceder a dispositivos, como iPhones o computadoras portátiles, para iniciar sesión en Microsoft Teams. También puede encontrar direcciones IP y sistemas operativos utilizados para iniciar sesión en Microsoft Teams.

Cómo ver los mensajes del equipo de los empleados

Plataformas como Microsoft Teams se han vuelto más frecuentes en situaciones laborales. Teams es una herramienta de comunicación gestionada por la empresa. Muchos empleadores quieren monitorear las conversaciones de sus empleados y existe una manera de hacerlo:

Verifique su licencia de Microsoft 365 

Si tienes un administrador de TI, lo primero que debes saber es que no todas las licencias de Microsoft 365 tienen una función de cumplimiento de comunicaciones. Su departamento debe actualizar a los planes de licencia E3 o E5 para poder monitorear los mensajes. Necesita saber qué tipo de licencia tiene:

  • En admin, ve a facturación
  • Puedes ver tu suscripción en la pestaña Productos. Aquí encontrará información sobre licencias, estado de suscripción y facturación.
  • Para cambiar las columnas que aparecen en la lista, haga clic en las columnas
  • Cambie la selección de columnas y presione guardar
  • Si desea obtener más información sobre una suscripción, haga clic en esa suscripción.

Algunos departamentos de TI solo tienen licencias básicas, estándar o premium, pero existe una suscripción Business Standard 365. Los anteriores son los pasos que debe seguir para poder determinar qué tipo de licencia de Microsoft 365 tiene. Puede asignar licencias de Microsoft 365 a varios trabajadores para cada suscripción. 

¿Qué ocurre después de asignar una licencia?

A continuación se describe lo que ocurre una vez que asigna una licencia a un usuario. Cada suscripción tiene un servicio diferente:

  • Exchange Online Se crea un buzón para el usuario.
  • El permiso de SharePoint Online para ir al sitio del grupo de SharePoint se asigna al usuario
  • Microsoft Teams El usuario tiene acceso a las funciones que corresponden con la licencia.
  • Aplicaciones Microsoft 365 para empresas y negocios, el usuario puede descargar aplicaciones Microsoft 365 en hasta cinco Mac o PC, cinco tabletas y cinco teléfonos inteligentes.

Hay varias formas de trabajar con varios tipos de licencias. El papel que desempeñan determina si está permitido. Diferentes roles pueden tener ciertos privilegios.      

Implementar el cumplimiento de la comunicación 

Solo puede monitorear a sus empleados si tiene un administrador de cumplimiento de comunicaciones que autorice la función globalmente. Luego, el administrador de TI puede acceder a las funciones necesarias que lo configuran para monitorear mensajes. Algunos ejemplos de los trabajos que el administrador puede necesitar asumir:

  • Los analistas de cumplimiento de comunicaciones pueden verificar las políticas y ver metadatos, pero no mensajes
  • Communications Compliance Investigator le permite ver mensajes y metadatos. Se aseguran de que la empresa siga todas las políticas y regulaciones.
  • El administrador de cumplimiento de comunicaciones puede implementar el cumplimiento de comunicaciones y realizar las funciones necesarias para gestionar el monitoreo de mensajes.

El cumplimiento de las comunicaciones también puede marcar las comunicaciones marcadas e investigar el correo electrónico, Microsoft Teams y mensajes de terceros. El cumplimiento de la comunicación busca reforzar la separación entre políticas y la revisión de mensajes.

Tú eliges a quién monitorear

Como administrador de cumplimiento de comunicaciones, puede monitorear los chats y otros equipos. También puede ver correos electrónicos con la licencia de Microsoft adecuada. Los administradores también agrupan a los usuarios. Puede elegir miembros específicos del equipo para monitorear y ayudarlo a ver los mensajes del equipo. Lo que necesitas comprobar:

  • Mensajes de chat de equipos
  • Mensajes eliminados
  • charlas privadas
  • Historiales de chat

Puede registrar la hora del correo electrónico, el destinatario y el contenido. Incluso puedes ver imágenes o archivos adjuntos. Podrás visualizar los mensajes de cada empleado y toda la información que se intercambia en toda la empresa. También puedes ver cuántos mensajes se intercambian entre los miembros del equipo.

Administrar una política de seguimiento

Cada grupo de cumplimiento de comunicaciones debe ser monitoreado. Los usuarios se ubicarán en grupos y usted podrá elegir qué comunicaciones en Microsoft 365 monitorear. Deberá determinar quién tiene permiso para ver los mensajes del equipo.

Una vez que todo se haya configurado, cada usuario y grupo monitoreará los mensajes de los empleados e informará las violaciones de cumplimiento. El objetivo es descubrir “secretos” dentro de la empresa y utilizar la información para descubrir quién (y quién no) trabaja de forma productiva.

Una breve reseña

Necesita monitorear los mensajes del equipo de empleados. A continuación se ofrece una breve descripción general de los pasos que debe seguir para realizar el seguimiento:

  • Cumplimiento, abra el centro de administración de Microsoft 365. Abra el lado izquierdo y seleccione mostrar todo.
  • En Centros de administración, seleccione cumplimiento
  • Búsqueda de contenido Abre el lado izquierdo del centro de administración. Vaya a la sección Soluciones y haga clic en buscar.
  • Haga clic en la pestaña Nueva búsqueda a la derecha. Puede buscar según la fecha, ubicación, remitente u otro.
  • Consulta los mensajes de Teams y otros.
  • Centro de administración de Teams Seleccione Teams a la izquierda tiene una sección llamada análisis e informes. Haga clic en informes de uso.
  • Ver la sección de la derecha. Puede ver varios informes e incluso ordenarlos por fecha.
  • Consulta otros datos Llamadas, actividad de usuarios de Teams y otros
  • Usuarios Seleccione administradores de Microsoft Teams. Haga clic en usuarios a la izquierda.
  • Administrar usuarios. Puede ver todos los nombres de sus empleados y la actividad de la semana pasada.
  • Informes Haga clic en Centro de administración de Microsoft Teams. Vea la sección Informes a la izquierda y haga clic.
  • Ver productividad general. Esta es una evaluación de la empresa en su conjunto.
  • Uso Muestra cómo responden varios trabajadores a las aplicaciones de Microsoft

Recuerde, no podrá ver los chats ni ningún mensaje que no se encuentre directamente en Teams.

Microsoft debe proteger la privacidad de los equipos

Los organizadores de reuniones en Teams pueden controlar quién asiste a una reunión. Si alguien que no es miembro quiere venir, debe ser invitado formalmente. Cuando se unen, primero se les envía a un lobby virtual antes de ingresar a la reunión. Todos los participantes de la reunión tienen acceso a toda la información que se comparte. Las reuniones se pueden grabar y se toman transcripciones.

Los organizadores de la reunión pueden tomar los registros necesarios de la reunión. Una aplicación Teams también puede hacerlo, siempre que la empresa y los administradores de red lo sepan. Los terceros no pueden asistir a las reuniones del Equipo sin su consentimiento o el del organizador de la reunión. Los empleadores también pueden grabar llamadas telefónicas para futuras capacitaciones. También puede resultar útil para la empresa mantener dichos registros.

¿Quién puede ver los chats de Microsoft Teams?

Puede implementar e-discovery en Teams y monitorear las pulsaciones de teclas durante los chats. Puede grabar un registro de todas las conversaciones de Teams y los mensajes de Teams son visibles. El administrador de Teams tiene la clave. Pueden ayudarle a acceder a las cuentas y descubrir qué empleados son los más productivos. Sin embargo, puede ser mucho trabajo por poca recompensa.

¿Deben los empleados saber que están siendo vigilados?

En una palabra, sí. No sólo es algo justo; Es ilegal monitorear a sus trabajadores sin su consentimiento. Espiarlos puede hacer que se sientan desconfiados, reducir inadvertidamente su productividad y hacer que sus empleados se sientan incómodos con usted y con la empresa para la que trabajan en general. Puede evitar esta situación explicando por qué desea monitorear a sus empleados.

Decirles por qué está haciendo esto puede ayudar a limitar las consecuencias negativas para usted o su empresa. Puede hacer que sus empleados sientan que pueden confiar en usted y que lo respetarán si les dice la verdad. Decirles también lo protege contra cualquier repercusión legal en caso de que sientan que monitorearlos es injusto. Ver los mensajes del equipo de sus empleados puede considerarse invasivo, pero legalmente puede serlo.

 Compartir la noticia de que supervisará a sus empleados también puede ayudarlos a motivarlos y evitar que pierdan el tiempo en Internet o publiquen en las redes sociales durante el horario laboral. También serán más conscientes de lo que escriben en los mensajes del equipo y no revelarán ningún “secreto” de la empresa mientras estén en la plataforma. Puede ayudar a que todos sean más cuidadosos en caso de incumplimiento.

La Ley de Privacidad de las Comunicaciones Electrónicas de 1986 protege las comunicaciones por cable, orales y computarizadas mientras están en progreso, en tránsito o archivadas en las computadoras. Protege contra la invasión de la privacidad y prohíbe a los empleadores interceptar las comunicaciones electrónicas de sus trabajadores. Sin embargo, una empresa puede controlar las comunicaciones personales de sus empleados con su consentimiento.  

Cómo decírselo a sus empleados

Decirles a sus empleados que los está monitoreando es una hazaña desafiante. Prepárate para cualquier chisme o rumor sobre lo que estás haciendo y por qué. Si se está preparando para implementar software espía en las computadoras de sus empleados, existen varias formas de suavizar el golpe:

Sea específico y claro

Dígales a los empleados sus intenciones y sea claro y específico acerca de por qué elige monitorearlos. Esto ayudará a calmar su preocupación sobre si usted se dirige a ellos. Explíqueles que el software que instala es una forma de evitar que caigan en la trampa de hacer un mal uso del tiempo de la empresa. Hágales saber que no tiene intención de invadir su privacidad.

También debe indicar en qué tipo de capacidad está utilizando este software espía. Podrían ser las pulsaciones de teclas o la cantidad de mensajes que envía y recibe con otros miembros del equipo. Dígales que no tiene nada que ver con que usted no confíe en ellos, sino que es una forma de regular la empresa y garantizar que se mantenga en el buen camino. Los mensajes del equipo también deben monitorearse con fines de capacitación.

Monitorear solo por razones válidas

Solo supervise los mensajes del equipo de sus empleados si existe una razón válida para hacerlo. No busca monitorear sus mensajes fuera de Teams, pero quiere asegurarse de que todo funcione sin problemas. Hazles saber que tendrás acceso al contenido de chats, correos electrónicos, mensajes directos con otros trabajadores o cualquier mensaje que no exista en Teams. 

El seguimiento de los empleados siempre debe ser profesional y nada más. No planeas invadir su negocio personal, pero Microsoft Teams es una plataforma empresarial y debes saber lo que está pasando en TU negocio. Evitará malentendidos si sus empleados saben que tiene buenas razones para monitorearlos.

¿Cómo puede ayudar Wolfeye?

Wolfeye es un equipo de software espía o monitoreo remoto de pantalla que puede utilizar para asegurarse de que sus empleados estén haciendo su trabajo. Puede ver la pantalla de la PC en vivo como si estuviera mirando por encima del hombro de su empleado. Puede tomar capturas de pantalla y consultar el historial de navegación de sus empleados. Wolfeye es una solución sencilla y de primera línea para un problema empresarial complicado.

Conclusión

Si desea ver los mensajes del equipo de sus empleados, hay una lista de pasos que debe seguir. El primer paso es verificar su licencia de Microsoft 365 y el último es ver cómo responden los usuarios al programa. Tú eliges a quién monitorear a través de los chats del equipo y los historiales de chat. Siempre que supervise a sus empleados por el motivo correcto, comprobar los mensajes de Teams es el camino correcto a seguir.

Fuentes

Artículos.

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