Cómo realizar un seguimiento digital de la asistencia de los empleados
Con toda la tecnología actual, el seguimiento digital de la asistencia de sus empleados se ha vuelto aún más fácil que antes. Pero, ¿qué puedes utilizar y cómo puedes hacerlo?
Puede hacer esto de muchas maneras, incluidas las siguientes:
- Utilice una aplicación de seguimiento.
- Tener una reunión al inicio de la jornada laboral.
- Consulte con ellos.
- Vea quién ha iniciado sesión.
- Comprueba su productividad.
No tiene que preocuparse de que sus empleados no se presenten cuando tiene tantas cosas disponibles para usar. Aquí tienes todo lo que puede ayudarte con esta tarea.
Cómo realizar un seguimiento digital de la asistencia de los empleados
Seguir a su empleado puede ser una tarea desalentadora si no tiene experiencia en el mundo del trabajo remoto, pero puede hacerlo. Existen muchos programas y otros medios para determinar si sus empleados llegan en su „día laboral“. Éstos son sólo algunos:
- Utilice una aplicación de seguimiento.
- Tenga una reunión digital al comienzo del día.
- Consulte con ellos.
- Vea quién ha iniciado sesión en su cuenta de trabajo/correo electrónico.
- Comprueba su productividad y actividad.
No es necesario que tomes demasiado de tu día para saber quién asiste al día laboral y quién no. La asistencia puede ser súper fácil y una tarea que no debería agregar más tiempo a su jornada laboral.
Utilice una aplicación de seguimiento
Puede descargar o instalar una aplicación de seguimiento en su computadora. Existen muchos programas que le brindarán asistencia y un informe de actividades.
Todo depende de lo que necesites del programa y algunos programas tienen diferentes opciones. Estos programas pueden verificar algunos de los siguientes o proporcionar estas características:
- pulsaciones de teclas por minuto
- tomar capturas de pantalla de su pantalla
- proporcionar grabaciones de pantalla en vivo
- Ubicación
- Fichar entrada y salida
- Hojas de horas
Hay tantos tipos diferentes de programas entre los que puede elegir. Tendrás que pagar por muchos de los más complejos y te proporcionarán muchas más funciones que puedes utilizar.
Incluso existen algunos programas más simples que brindan asistencia. Si solo desea asistencia, incluso existen algunas formas gratuitas de hacerlo. Incluso puedes hacerlo con G Suite, si tu empresa tiene una cuenta en Google.
Tener una reunión para iniciar la jornada laboral
Este puede llevar un poco más de tiempo, pero es una excelente manera de mantener ese toque personal comunicándose con sus empleados. Puede tener una breve reunión al comienzo del día.
Estas reuniones pueden ser simplemente controles para ver cómo les está yendo a todos, algunas actualizaciones o incluso las expectativas del día o la semana. Es una excelente manera de mantenerse personalmente en contacto con sus empleados mientras obtiene asistencia.
Puede realizar una reunión por departamento y hacer que el jefe del departamento asista, o si es una empresa pequeña, puede realizar un conteo rápido. La mayoría de las aplicaciones de videoconferencia pueden mostrarle quién inició sesión, pero siempre puede hacer que los empleados se registren a través del chat.
Incluso hay complementos gratuitos que tomarán la asistencia por usted si eso es todo lo que desea para su empresa. No tiene que pagar por una aplicación de seguimiento en profundidad si no lo desea.
Consulte con ellos
Si una reunión es demasiado, siempre puede enviar un correo electrónico a todo el departamento para comunicarse con sus empleados. Esto es fantástico si tiene más empleados y una reunión puede ser demasiado larga.
Esta también es una excelente manera de registrarse y asegurarse de que todos estén prestando atención a su correo electrónico. Incluso puedes descargar aplicaciones que te dirán si el correo electrónico ha sido abierto o no, o puedes consultar su cuenta.
También puedes utilizar un chat en vivo como Slack para poder comunicarte con tus empleados. Esta es una excelente manera de mantener abierta la comunicación y, a menudo, puedes saber quién ha iniciado sesión según quién responde.
Ver quién ha iniciado sesión
Esto depende de una variedad de cosas, pero si usa un programa para cualquier proyecto de trabajo como Asana, G Suite, Ringer u otras aplicaciones, puede verificar si sus empleados han iniciado sesión ese día.
Esto es un poco desalentador porque es posible que no pueda controlar a todos los empleados, pero hay muchas formas de realizar un seguimiento para ver si su empleado inició sesión y comenzó a hacer su trabajo. Sólo necesita descubrir qué características tienen para ofrecer sus programas.
Verifique su productividad y actividad
No siempre es necesario descargar una aplicación de seguimiento para ver la actividad o productividad de un empleado. Puedes verlo por el trabajo que brindan y el progreso de los proyectos.
Si ves que solo hicieron tres llamadas en el departamento de ventas, es posible que tengas que averiguar si vendrán a trabajar o no, especialmente si son remotos. Pero si realizan todas las llamadas o completan los proyectos a tiempo y bien, entonces están haciendo el trabajo.
Si utilizas bastantes programas o incluso utilizas G Suite, podrás ver la actividad y productividad de tus empleados. No es necesario descargar una aplicación de seguimiento porque toda la información se puede encontrar en esos programas.
Siempre es bueno revisar los programas que ya tienes para ver si brindan informes de actividad. Algunos incluso tienen un panel simple que puedes consultar para comparar empleados y otras actividades.
Seguimiento de solicitudes de asistencia
Dado que el trabajo remoto se vuelve cada vez más popular, ha habido muchas aplicaciones de seguimiento que sus empleados pueden instalar en sus computadoras o que usted puede instalar en sus computadoras.
Algunas aplicaciones de seguimiento pueden ser un poco más y mejores para empresas más grandes, mientras que hay otras aplicaciones de asistencia que son más económicas y brindan la característica mínima de ver quién está trabajando. Estas son algunas de esas aplicaciones:
- ojo de lobo
- Clockificar
- Veriato
- BambúHR
- Base
- Ondulación
Estas no son todas las aplicaciones que existen, pero son las más populares cuando buscas un registro de asistencia. Si ninguno de estos le parece perfecto, definitivamente hay uno que puede satisfacer sus necesidades.
ojo de lobo
Wolfeye es una excelente opción para el seguimiento, especialmente si desea tener transmisión en vivo. Estas son algunas de las características que también puede esperar con este programa:
Ventajas | Contras |
● Grabación de pantalla en vivo ● Capturas de pantalla ● Monitoreo del historial del navegador ● Prueba gratuita de 3 días ● 97 euros o 107 dólares al año por usuario. ● 60 días de devolución de dinero garantizados ● Increíble para pequeñas empresas | ● Funciona sólo con Windows ● Sólo para países seleccionados.
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Puede obtener informes sobre la actividad de sus empleados para poder ver lo que hacen durante su jornada laboral y tomar su asistencia.
Ofrece muchas ventajas, por lo que si está buscando algo que no solo proporcione asistencia sino también otras funciones, entonces esto es perfecto para su empresa.
Clockificar
Si es una empresa más pequeña, Clockify puede ser una mejor opción para usted. Es un servicio gratuito que brinda asistencia a sus empleados. Aquí encontrará todo lo que necesita saber sobre este programa:
Ventajas | Contras |
● Servicio gratuito ● Relleno de la hoja de horas ● Función de entrada y salida ● Seguimiento de nómina y presupuesto ● Horas facturables ● Ideal para particulares o pequeñas empresas | ● A veces se detiene ● Necesidad de pagar por determinadas funciones. ● Si tiene una señal débil, es posible que deba iniciar sesión continuamente. |
Esta opción es excelente, especialmente si es un contratista independiente o una empresa más pequeña. Tendrás que pagar por algunas de las funciones, pero para las funciones básicas, tienes acceso gratuito.
Veriato
Veriato es una de las aplicaciones de seguimiento más populares. Es ideal para empresas más grandes debido a sus características. Aquí hay algunas cosas que tiene para ofrecer y algunas cosas que le faltan:
Ventajas | Contras |
● Informe de seguimiento de empleados. ● Seguimiento de amenazas internas ● Registro de pulsaciones de teclas ● Alertas de infracciones ● Grabaciones de pantalla ● Capturas de pantalla ● Descuentos para empresas más grandes. | ● Sin prueba gratuita ● Mejor para empresas más grandes |
Si es una empresa más pequeña, es posible que esta no sea para usted. Es una aplicación bastante sencilla y fácil de instalar, pero es un poco más cara si todo lo que necesitas es asistencia.
BambúHR
BambooHR es un excelente servicio de asistencia y tiene muchas ventajas cuando se trata de tareas destinadas a RR.HH. ¡Puedes usarlo en computadoras de escritorio y dispositivos móviles! Aquí hay algunas otras características que proporciona:
Ventajas | Contras |
● Todo el software de recursos humanos ● Seguimiento del tiempo ● Tiempo libre remunerado ● Registros de empleados ● Aplicación móvil | ● No es realmente un software de monitoreo. ● Más para RR.HH. ● Es posible que no necesite todas las funciones que ofrece.
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Si necesita algo en ese sentido y ayuda con la incorporación y otras tareas de recursos humanos, es el indicado para usted.
Base
Homebase es ideal para empresas más pequeñas que buscan realizar un seguimiento de la asistencia. Tiene una opción gratuita, pero si se está ampliando o desea más funciones, siempre puede actualizar a las opciones de pago. Éstos son algunos de los pros y los contras de este programa:
Ventajas | Contras |
● Opción básica gratuita ● Prueba gratuita de 14 días ● Cancelar en cualquier momento ● Relojes de tiempo ● Nómina ● Hoja de horas de los empleados sin conexión ● Ventajas y funciones de recursos humanos ● Aplicación móvil ● Funciona con iOS | ● Más para RRHH que para una aplicación de seguimiento. ● Informa que tarda un poco en cargarse cuando se accede a una nueva pantalla. ● A veces, los clientes no reciben mensajes. ● Terribles restricciones en la función de retiro de efectivo. |
Si está buscando un rastreador de asistencia básico para una pequeña empresa, puede obtener esta aplicación de forma gratuita, al menos hasta que tenga más de 20 empleados. Puedes actualizar o incluso cancelar en cualquier momento.
Ha habido algunas quejas sobre los problemas de comunicación, especialmente con empresas de mayor volumen, pero ha habido muchos que elogian sus características.
Ondulación
Rippling es una excelente opción para las pequeñas empresas debido a su precio. Cuando las empresas más grandes lo utilizan, el precio se vuelve un poco caro. Estas son algunas de las otras funciones que puede obtener con esta aplicación:
Ventajas | Contras |
● Realiza un seguimiento del tiempo y la asistencia ● Revisar y aprobar horas ● El empleado registra su entrada ● Ejecutar nómina ● Diferentes opciones dependiendo de lo que necesites. ● Mejor para empresas más pequeñas. | ● No es la mejor opción para empresas más grandes. ● Las funciones no son tan amplias como algunas de las otras aplicaciones. ● Problemas con la presentación de declaraciones de impuestos. |
Esta aplicación es ideal para empresas más pequeñas. Proporciona todo tipo de funciones según lo que necesite, es decir, TI, recursos humanos, finanzas y más. O puedes optar por una opción más básica. Todo depende de lo que estés buscando.
Por qué debería asistir al trabajo remoto
Con el trabajo remoto, puede resultar un poco más difícil ver si hay alguien presente. No puedes simplemente salir físicamente de tu oficina y tomar nota de quién registró su entrada y quién no.
Como empleador, es importante estar presente. Estas son las muchas razones por las que deberías ver quién está „registrado“ y quién no:
- Garantiza que los empleados comiencen bien su día de trabajo.
- Garantiza que el empleador obtenga lo que pagó.
- Proporciona ese tipo de sensación de ambiente de trabajo.
- Hace que los empleados adopten la mentalidad laboral.
- Realiza un seguimiento del tiempo utilizado o de las horas trabajadas.
- Ayuda a realizar un seguimiento de la productividad y la actividad.
No siempre es necesario utilizar una aplicación de asistencia, especialmente si ya utiliza una aplicación de seguimiento, pero es bueno ver cuántas horas trabajan sus empleados y mantener el flujo de trabajo que obtiene cuando trabaja en una oficina.
Conclusión
Al ser todo digital, se ha vuelto más fácil saber quién está haciendo su trabajo y quién no. Es fácil ver quién ha iniciado sesión para el día laboral y quién no.
Puede descargar una aplicación para mantener la asistencia o puede verificar si hay alguna manera con un programa que ya esté usando. Nunca se sabe qué características pueden tener.
Fuentes
- https://www.wolfeye.de/us/
- https://www.rippling.com/
