Cómo monitorear a los empleados que trabajan desde casa
Supervisar a los empleados que trabajan desde casa es una excelente manera de lograr los objetivos de calidad y productividad y motivar a su fuerza de trabajo remota para que se mantenga al día. Pero con tantos problemas éticos y legales relacionados con el monitoreo de los empleados, puede ser un desafío rastrear de manera efectiva a los empleados remotos sin violar los límites de la moralidad y la legalidad. Entonces, ¿cómo deberías hacerlo?
La mejor manera de monitorear a los empleados que trabajan desde casa es usar un software de monitoreo de PC para rastrear y documentar actividades como la finalización de tareas y cómo los empleados utilizan su tiempo. También puede monitorear a los empleados remotos mediante la gestión de proyectos, el seguimiento del tiempo y los sistemas de autoinforme.
El resto de este artículo cubrirá las diversas formas en que puede monitorear de manera efectiva a sus empleados que trabajan desde casa sin pisar los dedos de los pies de nadie. Vamos a sumergirnos.
1. Realice un seguimiento de toda la actividad con el software de monitoreo de PC
Desde la pandemia, más empresas han tenido que dar un giro al permitir que los empleados trabajen desde casa en un intento por mantener el flujo de trabajo. Sin embargo, esto ha generado una gran preocupación: ¿los empleados utilizan su tiempo de manera adecuada cuando trabajan desde casa?
Las empresas siempre han utilizado varios sistemas para rastrear la productividad de los empleados y garantizar la seguridad de los datos en el sitio. Sin embargo, rastrear a los empleados que trabajan desde casa es mucho más difícil que hacerlo en el sitio, y ahí es donde el monitoreo de la PC resulta útil.
¿Cómo puede ayudar el software de monitoreo de PC?
El software de monitoreo de PC como Wolfeye Remote Screen brinda información sobre los hábitos de la jornada laboral de los empleados . Le permite saber si están siendo productivos o dedican tiempo a sitios web y aplicaciones que no deberían usar durante las horas de trabajo al monitorear cosas como:
- Actividad del navegador web. El software recopila datos del motor de búsqueda, historiales de navegación y enlaces en los que se hace clic. Esto le permite realizar un seguimiento de cómo cada empleado utiliza su tiempo en línea y qué sitios web están viendo.
- Visualización de redes sociales. Los empleados que hacen perder el tiempo de la empresa en sitios web y aplicaciones de redes sociales son un gran problema. Reduce la productividad del flujo de trabajo y las ganancias de la empresa. El monitoreo de PC puede realizar un seguimiento de los empleados que usan las redes sociales y el tiempo que pasan en ellas.
- Actividad de tareas y programas. El seguimiento de los hábitos de tiempo de los empleados que trabajan en tareas y el acceso a los programas puede ayudarlo a ver su productividad durante las horas de trabajo. También puede ayudarlo a identificar las fortalezas y debilidades de empleados específicos en ciertas tareas, aplicaciones designadas o programas. Además, proporciona informes para que pueda identificar qué programas son beneficiosos para la productividad general de su personal.
- Contenido de correo electrónico y mensajería. Este software de monitoreo le permite ver la mensajería instantánea y los correos electrónicos enviados y recibidos, incluidos los archivos adjuntos compartidos. Esta característica puede ser crucial para datos confidenciales, como información financiera u otra información confidencial. Lo ayudará a identificar correos electrónicos maliciosos y fugas de información confidencial y realizar un seguimiento de la productividad de los empleados.
Un seguimiento tan completo aumenta la productividad a través de un fenómeno conocido como el efecto Hawthorne . Cuando los empleados saben que su actividad está siendo monitoreada, es probable que se comporten de la mejor manera, lo que aumenta la productividad.
Su empresa necesita realizar un seguimiento no solo de los datos de proyectos, ganancias y pérdidas, sino también de la productividad y el flujo de trabajo de cada empleado. Un sistema de monitoreo puede proporcionar una vista general para ayudar a identificar lo que funciona y lo que no. También ayuda a identificar quién es productivo y quién va a la zaga del resto del equipo.
Para obtener más información sobre cómo el software de monitoreo de empleados puede ayudarlo a usted y a su empresa, consulte nuestro otro artículo, “¿ Cómo funciona el software de monitoreo de computadoras? ”
2. Utilizar software de gestión de proyectos
El software de gestión de proyectos es una excelente herramienta que visualiza el progreso del proyecto. También realiza un seguimiento de las tareas relevantes delegadas a empleados individuales, incluidos los que trabajan desde casa.
El software de gestión de proyectos ofrece varias ventajas para las empresas con empleados remotos. Ayuda con cosas como:
- Planificación y organización de proyectos.
- Seguimiento en tiempo real.
- Proyección de riesgos y costos presupuestarios.
- Centralización de flujo de trabajo y datos.
- Establecimiento de objetivos y recompensas por hitos.
En conjunto, estos beneficios mejoran la comunicación, la claridad de los objetivos y la productividad entre los miembros del equipo.
La comunicación efectiva, en particular, es esencial para cualquier lugar de trabajo que busque realizar un seguimiento del flujo de trabajo del proyecto. Cosas como los cambios de estado, el progreso y las asignaciones de tareas deben comunicarse de manera efectiva y oportuna.
El software de gestión de proyectos está diseñado para agilizar la comunicación a través de la centralización. Cuando todos los comentarios, planes, sugerencias y decisiones se documentan en una plataforma, es más fácil para las personas, los equipos y los departamentos colaborar hacia un objetivo común. El efecto neto es un aumento de la moral, una mejor calidad del trabajo y una mayor tasa de éxito del proyecto.
Además de agilizar la comunicación, el software de gestión de proyectos te permite vigilar la productividad y la gestión del tiempo de tus empleados que trabajan desde casa. Esto se ve facilitado por las herramientas integradas de seguimiento del tiempo que permiten a los empleados remotos registrar el tiempo dedicado a tareas específicas.
Ejemplos populares de herramientas de gestión de proyectos son Asana, Trello y ClickUp.
3. Use el software de seguimiento de tiempo para trabajadores remotos
El software de seguimiento del tiempo le permitirá realizar un seguimiento de cómo sus empleados utilizan su tiempo a lo largo de la jornada laboral. Algunos software proporcionan temporizadores de inicio y detención manuales para comenzar y finalizar tareas, mientras que otros tienen funciones de monitoreo automático.
Las herramientas de seguimiento del tiempo brindan estructura a los empleados. Esto ayuda a que sean más conscientes de la gestión del tiempo y los motiva a utilizar su tiempo de manera efectiva.
Las herramientas de seguimiento del tiempo también son beneficiosas para los empleadores. Los ayudan a realizar un seguimiento de la productividad al monitorear los méritos del desempeño como la asistencia, el tiempo dedicado a tareas específicas y la duración y frecuencia de los descansos.
4. Implementar un sistema de autoinforme
Inicie un sistema de autoinforme que requiera que los empleados que trabajan desde casa envíen un informe de su productividad diaria. Para hacerlo cumplir, hágalos responsables de su flujo de trabajo y comunicación con compañeros de equipo y supervisores.
Esta estrategia mantendrá a sus empleados comprometidos en completar tareas. También es una excelente manera de comunicar preguntas e inquietudes y mantener actualizados a los miembros esenciales del personal sobre su progreso.
Además, la información autoinformada puede dar una idea de qué proyectos, recursos o programas están funcionando, qué puede hacer para ayudar a su fuerza de trabajo remota a optimizar su flujo de trabajo y qué está frenando a algunas personas.
El único problema con el monitoreo de empleados remotos a través de un sistema de autoinforme es que depende demasiado de la confianza.
Debe confiar en sus empleados para proporcionar informes precisos. Esto es más fácil decirlo que hacerlo con equipos más grandes porque algunas personas pueden mentir o proporcionar una evaluación sesgada de su carga de trabajo y responsabilidades. Afortunadamente, puede abordar este vacío legal combinando un sistema de autoinforme con otros métodos de monitoreo discutidos anteriormente.
Pensamientos finales
Puede ser un desafío tanto para la empresa como para los empleados adaptarse del flujo de trabajo en el sitio a posiciones remotas. Para garantizar que la productividad y la administración del tiempo no sean problemas para quienes trabajan desde casa, considere una de las soluciones de monitoreo remoto discutidas anteriormente.
Recuerde que no necesariamente tiene que ceñirse a una solución. Siempre que tenga el tiempo y la infraestructura, puede combinar varias soluciones para un monitoreo remoto efectivo.