Plantilla de política de videovigilancia en el lugar de trabajo

La videovigilancia en el lugar de trabajo tiene numerosos beneficios, desde prevenir robos hasta reducir el acoso. Sin embargo, conlleva el riesgo de violar la privacidad de los empleados. Una política de videovigilancia en el lugar de trabajo bien redactada puede informar a los empleados sobre la vigilancia y ayudar a evitar problemas legales en el futuro.

Para redactar una política eficaz en el lugar de trabajo, es fundamental considerar primero las leyes aplicables en materia de videovigilancia. A continuación, redacte la política de acuerdo con estas leyes e incluya información importante como el alcance de la vigilancia y la recopilación de datos.

Continúe leyendo a continuación mientras brindamos más información sobre cómo redactar una política eficaz de videovigilancia en el lugar de trabajo.

¿Qué es una política de videovigilancia en el lugar de trabajo?

Una política de videovigilancia en el lugar de trabajo es un documento legal que informa a los empleados sobre la videovigilancia en el lugar de trabajo y obtiene su consentimiento formal.

El propósito de este documento es evitar que todas las partes interesadas, incluidos empleadores, empleados y clientes, se encuentren con problemas legales en el futuro.

Una política eficaz de videovigilancia para empleados aborda cómo se aplicarán las leyes relativas a la vigilancia en el lugar de trabajo, como la Ley de Privacidad de las Comunicaciones Electrónicas. También deben incluir el propósito, la ubicación y el momento del seguimiento de los empleados.

Este tipo de divulgación transparente tiene el potencial de elevar la moral de los empleados y brindarles cierta comprensión del espacio personal y las expectativas de privacidad mientras están en el trabajo.

Leyes a considerar al redactar una política de videovigilancia en el lugar de trabajo

Navegar por las leyes laborales puede ser complejo, especialmente teniendo en cuenta que las leyes estatales y federales difieren en lo que respecta a la videovigilancia en el lugar de trabajo. En tales casos, recomendamos encarecidamente consultar a un experto legal mientras redacta la póliza.

Mientras tanto, aquí hay algunas consideraciones legales al redactar la política:

Propósito comercial legítimo

La ECPA exige que los empleadores tengan un propósito comercial legítimo para realizar videovigilancia en el lugar de trabajo. Cuando piense en un propósito comercial legítimo, considere los beneficios que traerá la vigilancia. A continuación se muestran algunos ejemplos de un propósito comercial legítimo:

  • Minimizar el riesgo de robo
  • Prevención de posibles riesgos de seguridad para los clientes
  • La prevención de la violencia, amenazas y agresiones en el lugar de trabajo.
  • Documentar incidentes mediante el uso de secuencias de vídeo.

Ubicación de la vigilancia

Si bien la videovigilancia puede estar permitida a la luz de un propósito comercial legítimo, todavía existen algunas limitaciones sobre dónde se puede llevar a cabo. Por ejemplo, la ECPA prohíbe la videovigilancia en las siguientes áreas:

  • baños
  • Cafeterías
  • Cambiando de áreas
  • Zonas comunes del lugar de trabajo

Vestidores

La ley continúa prohibiendo la vigilancia en el lugar de trabajo en cualquier otra área donde los empleados puedan tener una “expectativa razonable de privacidad”.

Sin embargo, es posible realizar vigilancia de estas áreas en caso de que el empleado dé su consentimiento explícito e informado.

Vigilancia sindical

Leyes como la Ley Nacional de Relaciones Laborales brindan importantes protecciones a los sindicatos al prohibir la videovigilancia para registrar sus actividades. Así, por ejemplo, puede que no esté permitido registrar ningún caso de reunión sindical.

Además, antes de implementar la vigilancia, los empleadores deben negociar con los empleados sindicales.

Trabajadores de licencia

Si tiene la intención de vigilar a los trabajadores mientras están de licencia, puede brindarle cierto alivio saber que ha habido fallos anteriores contra empleados que impugnaron la supervisión de sus acciones mientras estaban de licencia médica o de compensación laboral.

Sin embargo, tenga en cuenta que estos casos obviamente involucraron a empleados que abusaron de sus derechos de licencia.

Así, por ejemplo, un caso involucró a un trabajador enfermo que pasó el día en el gimnasio, y otro utilizó la FMLA cuando su solicitud de vacaciones anuales fue rechazada.

El tribunal podría fallar a favor de los empleados si se descubriera que la vigilancia del empleador excedió los límites de la razón y disuadió a los trabajadores que tenían una necesidad genuina de licencia de utilizar sus derechos legales.

Qué incluir en la política de videovigilancia en el lugar de trabajo

Ahora que hemos analizado las diversas leyes relativas a la videovigilancia en el lugar de trabajo, hablemos de todo lo que debe asegurarse de incluir en el borrador de la política.

Introducción

En esta sección, intentará informar a sus empleados sobre el fundamento de la política de seguimiento de los empleados de la empresa y proporcionarles detalles sobre el software de seguimiento que se utilizará.

El uso eficaz de esta sección contribuye en gran medida a garantizar que sus empleados estén bien informados, lo que se traduce en una mejor moral y expectativas claras de privacidad en el lugar de trabajo.

Asegúrese de mantener esta sección completa. Incluya detalles sobre los posibles beneficios para los empleados para aumentar su comodidad con la implementación de este software.

Alcance de la política

En esta sección es necesario especificar a quién se aplica la política de seguimiento de empleados.

Se considera parte de la empresa a cualquier persona cuyo trabajo con la firma pueda verse afectada por la política, ya sean empleados, autónomos, socios remunerados o voluntarios, o no.

Métodos de seguimiento

Especifique los métodos que piensa utilizar para monitorear a sus empleados y el lugar de trabajo.

Entre en más detalles sobre el tipo de seguimiento, su uso previsto, su implementación en el lugar de trabajo y cualquier efecto potencial sobre el derecho a la privacidad de los empleados. Asegúrese de especificar si la vigilancia se aplicará a cualquier trabajo remoto.

Recopilación de datos

Especifique qué información recopilará el sistema de seguimiento de empleados y cómo afectará el derecho a la privacidad del empleado. También es fundamental especificar cómo se manejarán los datos adquiridos para garantizar la protección de los datos de los empleados.

El almacenamiento de datos es un tema muy controvertido en relación con varias leyes, lo que lo convierte en una parte crucial de la estrategia de seguimiento.

Firma

Esta sección suele incluirse al final de la política de videovigilancia en el lugar de trabajo. Todas las partes afectadas por la videovigilancia deberían poder firmar la póliza, incluido el empleador o la empresa, el empleado y cualquier testigo.

Indica que la empresa tiene la intención de seguir la política de videovigilancia y ayuda a proteger a todos de cualquier problema legal que pueda surgir de la vigilancia de los empleados.

Cada vez que hay una alteración en el método que la empresa o el empleador utiliza para vigilar a sus empleados, todos los interesados ​​deben revisar y volver a firmar la política de seguimiento de los empleados.

Conclusión

La implementación de videovigilancia en el lugar de trabajo conlleva muchos desafíos únicos para cada empresa. Es por eso que recomendamos obtener asesoramiento legal experto mientras redacta la póliza. Sin embargo, también se recomienda familiarizarse con componentes específicos de la póliza utilizando la información del artículo anterior.

Fuentes

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