Consejos y trucos para gestionar equipos con software de seguimiento informático
Tener una solución de monitoreo a mano puede ayudar a los gerentes a supervisar de manera efectiva a sus empleados remotos y en la oficina. Sin embargo, sin la orientación adecuada, es posible que los administradores no puedan utilizar plenamente el potencial de estas tecnologías.
Para evitar esto, es importante que las empresas sigan las mejores prácticas relacionadas con el monitoreo. Esto incluye, entre otras cosas, proporcionar a los empleados información completa, evitar posibles invasiones de la privacidad y verificar el cumplimiento legal.
Obtenga más información sobre los numerosos consejos y trucos que pueden ayudarle a gestionar equipos de forma eficaz con software de seguimiento de empleados.
¿Qué es el software de seguimiento remoto de empleados?
El software de seguimiento de empleados ayuda a las empresas a observar y controlar las actividades y la conducta de sus empleados durante sus horas de trabajo, normalmente en un entorno remoto o virtual.
Este software puede permitir a los gerentes echar un vistazo a los hábitos laborales de sus empleados, incluido cómo usan su tiempo, los proyectos en los que trabajan y los resultados que logran.
El popular software de seguimiento de empleados como Wolfeye ofrece funciones como seguimiento de actividad (mediante el seguimiento de los movimientos del mouse y del teclado), seguimiento de tareas (registrando a qué sitios web o aplicaciones se accedió) y captura de pantalla (tomando instantáneas periódicas o viendo transmisiones en vivo de las pantallas de los empleados). .
Los datos obtenidos a través de estas funciones pueden aumentar la productividad al fomentar mejores técnicas de gestión del tiempo y hacer que las personas sean más responsables de su propio tiempo.
Además de ayudar a los gerentes a tomar decisiones más informadas sobre el desempeño del personal y la distribución de tareas, también puede monitorear el cumplimiento y el manejo de información comercial crítica para evitar violaciones de seguridad.
Desafíos involucrados en el uso de software de monitoreo informático de empleados
Sin duda, el software de seguimiento informático proporciona muchos beneficios a las empresas, pero los riesgos asociados pueden ser demasiado perjudiciales para ignorarlos. Ser consciente de los posibles desafíos que conlleva el uso de este software puede prepararle para afrontarlos de primera mano.
Bajar la moral
Independientemente de si se cumplen todos los requisitos legales o se obtiene la autorización de los empleados, el seguimiento de los empleados puede tener un impacto negativo en la moral. Los empleados pueden asumir que los gerentes no confían en que ellos harán su trabajo de manera efectiva.
Esto podría socavar su fe en la empresa para la que trabajan y dañar su capacidad para establecer relaciones significativas con los demás.
Preocupaciones legales
No implementar adecuadamente los procedimientos de monitoreo remoto de empleados puede generar serias complicaciones legales. Hay actividades específicas que son ilegales según la Ley de Privacidad de las Comunicaciones Electrónicas de 1986 (ECPA). Estos incluyen espiar a personas y recopilar cierto tipo de información.
Obtener sin saberlo información privada de los empleados podría llevar a que las organizaciones violen las normas de privacidad. Esto podría llevar a la empresa a problemas y dar una impresión equivocada a otros trabajadores y consumidores sobre la empresa.
Preocupaciones sobre la privacidad
El software de seguimiento de empleados a veces puede capturar datos muy confidenciales de los empleados. Esto hace que los empleados se preocupen por quién tendrá acceso a esta información y cómo se manejarán o conservarán estos datos.
Esto generará sentimientos de desconfianza a medida que los empleados permanezcan hipervigilantes ante cualquier actividad posiblemente incriminatoria en sus entornos laborales en lugar de concentrarse en sus tareas laborales diarias.
Falsos positivos
Si bien el software de seguimiento de empleados es increíblemente útil para evaluar la productividad de los empleados, es posible que no proporcione la mejor estimación del desempeño de un empleado.
A los empleados les puede preocupar que su desempeño sea evaluado basándose únicamente en los datos de monitoreo, cuando en realidad están haciendo malabarismos con otras tareas relacionadas con el trabajo, como asistir a reuniones o realizar una lluvia de ideas, que el software de monitoreo no logra capturar.
Consejos y trucos para gestionar equipos con software de seguimiento informático
Acostumbrarse a usted y a sus empleados a las nuevas tecnologías nunca ha sido fácil. Pero puedes seguir estas prácticas para gestionar equipos de forma eficaz mientras utilizas un software de supervisión informática.
Hable con sus empleados
Toda empresa debe priorizar la transparencia, pero se vuelve absolutamente esencial cuando la organización opta por utilizar tecnología que impacta a todos y cada uno de los empleados durante toda la jornada laboral. Instalar un sistema de vigilancia para los empleados sin obtener primero su opinión es negligente y poco ético. Esto podría tener resultados desastrosos, así que asegúrese de que todos estén en sintonía y programe una reunión donde RR.HH. pueda repasar los detalles del sistema que planea implementar.
Brinde a su personal un resumen completo de la plataforma y cualquier otra información que puedan necesitar con respecto al seguimiento de los empleados.
Hágales saber cómo la plataforma realiza un seguimiento de los empleados, qué tipos de datos recopila, qué puede hacer con esos datos, si son legales o no, y qué tipos de situaciones requieren usos específicos para esos datos.
Informe a su personal que tienen la opción de acercarse a los supervisores de recursos humanos si sienten que están siendo tratados injustamente o en violación de alguna ley.
Es más probable que los empleados acepten un sistema de seguimiento en poco tiempo si la empresa es sincera y honesta acerca de su propósito y cómo se utilizará.
Elaborar una política de seguimiento
Sin estándares claros y documentados que describan cómo el sistema rastreará a los empleados y qué datos recopilará, su personal podría sentirse reacio a sentirse cómodo con un sistema de monitoreo de empleados.
Es una buena idea establecer pautas para el uso apropiado de los recursos en línea, los correos electrónicos de los clientes y las aplicaciones web y de escritorio.
A pesar de la falta de un mandato federal, las leyes estatales relativas a la privacidad en el lugar de trabajo y la supervisión de los empleados difieren. Como resultado, es importante informar a los empleados si están siendo rastreados en equipos propiedad de la empresa. Por este motivo, una política bien pensada siempre debe plasmarse por escrito.
Una política se puede redactar de forma independiente o crearse conjuntamente con los miembros de su personal. Obtener las firmas de todos los miembros del equipo en el acuerdo es un método excelente para implementar una política que ha sido desarrollada y aprobada por todo el grupo.
Evite las invasiones de privacidad
Recordar esta regla básica puede ayudarle a evitar una gran cantidad de problemas asociados con el seguimiento de los empleados. La realidad es que los empleados cuyos trabajos desde casa son permanentes no pueden dejar los dispositivos proporcionados por la empresa en sus oficinas.
Mantienen los dispositivos de su empresa en sus hogares, por lo que es probable que de vez en cuando los utilicen para cosas personales como Twitter, YouTube o para comprar cosas en línea.
Teniendo esto en cuenta, es probable que monitorear dichos dispositivos fuera del horario designado resulte en violaciones de privacidad. Es importante hacer todo lo posible para evitar violaciones y limitarse a obtener únicamente la información que necesita para mejorar los procesos de la empresa.
Monitorear a los empleados durante las horas de trabajo
En términos generales, es mejor realizar un seguimiento de las actividades de los usuarios únicamente mientras los empleados están en el trabajo. Es importante asegurarse de que el sistema no active ninguna alerta si su política les permite usar Facebook durante la hora del almuerzo o YouTube fuera del horario de atención.
La mayoría del software moderno permite a las empresas personalizar las horas de monitoreo en horas específicas solo según sus preferencias.
Supervise sólo lo que necesita
Existe una amplia variedad de software de seguimiento de empleados en el mercado que satisfacen todas las necesidades. Por ejemplo, hay programas que pueden monitorear cada movimiento de un trabajador mientras está trabajando, y también hay programas que pueden operar en modo sigiloso sin ser detectados.
Asegúrese de elegir un software personalizable que solo monitoree las métricas que realmente necesita. Esto no sólo puede ser más conveniente, sino que también ayuda a proteger la privacidad de los empleados.
Si herramientas como el registro de pulsaciones de teclas son importantes para usted, asegúrese de que su equipo sepa cómo se utilizarán estas funciones. Un beneficio de ser transparente es que ayuda a fomentar la confianza y evita que usted vea inadvertidamente información confidencial de los empleados, como datos médicos o números de cuentas bancarias.
Evite monitorear los dispositivos propiedad de los empleados
El software de seguimiento de empleados sólo debe instalarse en dispositivos propiedad de la empresa.
Si desea monitorear a un empleado que no tiene un teléfono o computadora portátil de la empresa, proporciónele un dispositivo proporcionado por la empresa y deje en claro que la computadora o el teléfono tiene instalado un software de monitoreo.
Evite la microgestión
La libertad de establecer el propio horario y prioridades es un importante punto de venta del trabajo remoto junto con la mayor autonomía que conlleva.
Como gerente, todo lo que tiene que hacer es evitar hacer cualquier cosa que pueda sabotear los beneficios del sistema. Como, por ejemplo, la microgestión.
Por ejemplo, no tendrá que molestarse en preguntar a los miembros de su equipo cómo les está yendo varias veces durante el día porque el software de monitoreo de su computadora le ofrecerá toda la información que necesita para saber en qué están trabajando en un momento dado.
Permítales concentrarse y controlar su tiempo y se lo agradecerán mucho.
Asegúrese de utilizar un software de monitoreo confiable
El software de monitoreo seguro y eficaz incluirá varias funciones como integraciones, copias de seguridad en la nube, advertencias inmediatas y seguimiento en vivo. Como beneficio adicional, su programa de monitoreo debería notificarle sobre la eficiencia de los trabajadores, los hábitos de uso negativos y cualquier comportamiento dañino del personal.
Si su empresa depende de trabajadores remotos, invertir en software de monitoreo como Wolfeye puede fortalecer redes que de otro modo serían vulnerables y aumentar la productividad.
Hacer de la rendición de cuentas una prioridad
Cualquiera que sea el motivo que dé para utilizar una herramienta de seguimiento, los empleados deben saber que el seguimiento es necesario para su negocio y sus trabajos. En última instancia, tiene poco interés en seguir sus actividades en las redes sociales. En cambio, su objetivo debería ser aumentar el retorno de la inversión (ROI) anualmente.
Al fomentar una cultura de responsabilidad, puede asegurar a los empleados que esto no es un ataque a su carácter o ética laboral. Por el contrario, el objetivo final de cualquier medición de la productividad debería ser el bienestar de la empresa.
Una cultura responsable es aquella en la que los empleados se apoyan unos a otros y trabajan juntos en beneficio de la empresa.
Algunos ejemplos de esto son la celebración de reuniones de productividad mensuales o anuales, la oferta de incentivos al personal que constantemente hace todo lo posible y la publicación de horas de productividad en un foro abierto. También significa enseñar y capacitar a su personal para que esté preparado para una forma de trabajar más productiva.
Compensación justa
Una de las principales cosas que podría preocupar a un empleado que trabaja desde casa es si le pagan lo suficiente por el trabajo que realiza todos los días. Por ejemplo, ¿cómo pueden garantizar que las horas extras que realicen serán debidamente registradas y compensadas?
Es importante para ellos tener una manera de tener siempre información correcta sobre lo que están haciendo para que puedas ver cuánto trabajo aportan a la empresa. Ahí es exactamente donde el software de monitoreo informático puede ayudarle.
Puede darles tareas y proyectos en los que trabajar, o puede tomar nota del tiempo que dedican a sitios web y aplicaciones relacionados con el trabajo y considerarlo como su participación.
Esta situación beneficia a todas las partes: sus trabajadores remotos tendrán una forma confiable de realizar un seguimiento de sus horas trabajadas y usted tendrá evidencia de que está pagando por el trabajo que realmente se realizó.
Cómo Wolfeye puede ayudarte
Wolfeye es un software de monitoreo de empleados que fue diseñado no solo para monitorear a los empleados sino también para ayudar a los gerentes o supervisores a administrar sus equipos de manera efectiva.
Este programa tiene una variedad de características que garantizan que los gerentes estén siempre al tanto de las actividades de sus empleados. Hablemos de algunas de las funciones más útiles de este software de monitoreo.
Monitoreo de actividad
Wolfeye mantiene a los empleadores actualizados con información detallada sobre cada actividad de los empleados a través de su increíble herramienta de registro de teclas.
Monitoreo en vivo
Este software permite a los gerentes acceder a las pantallas de sus empleados y monitorearlos en tiempo real. Esto es particularmente útil en entornos remotos donde no es posible visitar manualmente un escritorio y echar un vistazo a los escritorios de los empleados.
Soporte multicanal
Si necesita un sistema de monitoreo de 360 grados, entonces Wolfeye es el indicado. Este software no solo proporciona datos de productividad, sino que también monitorea a los empleados a través de una variedad de canales, incluidos el correo electrónico y las redes sociales.
Productividad
Los informes de productividad de este software pueden ayudarle a garantizar que los empleados con alto rendimiento sean compensados y, al mismo tiempo, le permiten brindar retroalimentación y apoyo a los empleados con dificultades.
Capturas de pantalla automatizadas
Wolfeye toma capturas de pantalla automáticas aleatorias de las pantallas de los empleados para que los gerentes puedan tener una buena idea de sus tareas diarias. Esta característica hace que sea completamente imposible para los empleados utilizar el software.
Inicio discreto
La función de inicio discreto de este software puede permitir que se ejecute sin problemas en segundo plano sin que los empleados lo sepan. Sin embargo, recomendamos encarecidamente a los empleadores que revisen sus leyes locales antes de utilizar esta función.
Conclusión
Antes de implementar un software de monitoreo, asegúrese de conocer las mejores prácticas para utilizar todo su potencial. Esto garantiza que usted obtenga el valor de su dinero y al mismo tiempo mejora los niveles de productividad de su fuerza laboral a largo plazo.