Tipos de software de monitoreo informático
Con una tendencia creciente de trabajo remoto e híbrido, también surge una creciente necesidad de monitorear a los empleados. Pero con la gran variedad de software de monitoreo informático que hay en el mercado, puede resultar difícil decidir cuál es el mejor para su negocio.
El primer paso es familiarizarse con los diferentes tipos de software de seguimiento, incluido el software de seguimiento de actividades, el software de seguimiento de la productividad, el software de gestión del rendimiento, el software de recursos humanos y más.
Repasemos cada uno de estos software en detalle para que pueda decidir cuál implementar.
¿Por qué implementar un software de seguimiento de empleados?
El software de monitoreo informático puede aportar varios beneficios a una empresa, pero es especialmente útil para las empresas que buscan cambiar a una configuración remota o para aquellas que necesitan una mejor supervisión de las actividades de sus empleados.
Este software suele estar equipado con diferentes funciones, como informes y análisis, que proporcionan a los empleadores datos completos sobre las actividades diarias de sus empleados.
Echemos un vistazo a todos los demás beneficios de una buena solución de monitoreo informático.
Destacados Ausentismo
Contratar un equipo competente puede no ser suficiente si muchos de los empleados de su empresa permanecen ausentes durante sus horas de trabajo.
Un software de monitoreo por computadora puede permitir una mayor comprensión de los comportamientos de asistencia, como cuándo registran sus empleados, si hacen horas extras y se toman licencias.
Esta información, junto con otras herramientas de generación de informes contenidas en el software, puede ayudarle a abordar el ausentismo o la falta de compromiso laboral antes de que comience a afectar a la organización.
Previene empleados desconectados
El sueño de cualquier empresario es tener un equipo de empleados dedicados que no sólo puedan realizar su trabajo sino también resolver desafíos complejos y generar soluciones innovadoras. Sin embargo, tener un equipo capacitado o mantener alerta a personas competentes todo el día no es nada fácil.
El software de seguimiento de empleados facilita la detección de empleados que no están comprometidos durante el horario laboral y el tratamiento correspondiente. Este software brinda actualizaciones en tiempo real sobre el comportamiento de los empleados y mide su nivel de compromiso a través de varias métricas estándar y personalizables.
Facilite la gestión remota de empleados
Con un software de monitoreo de computadora como Wolfeye, ya no tendrá que cuestionar la productividad de su equipo cuando trabaja de forma remota.
Este programa realizará un seguimiento del tiempo que cada trabajador dedica a diversas tareas, sitios web y aplicaciones. Además, al no tener que pagar cantidades exorbitantes en alquiler de oficinas, puede reducir significativamente sus costos operativos totales.
Mejor supervisión
Los empleados cometen errores involuntarios cuando no comprenden completamente todas sus instrucciones mientras trabajan en un proyecto. Sin embargo, ya sea que los errores se cometan intencionalmente o no, pueden tener implicaciones importantes para una organización empresarial y afectar su crecimiento.
Por eso es crucial monitorear de cerca el trabajo de sus empleados para detectar errores antes de que causen problemas importantes.
Tener un software de monitoreo informático bien diseñado y personalizado le permite notificar a los trabajadores sobre las próximas fechas de entrega, monitorear su progreso y detectar errores desde el principio, lo que le ahorra tiempo y esfuerzo.
Previene las violaciones de datos
Los empleados que comprometen la seguridad de su empresa al revelar información confidencial causan un daño permanente a la imagen de la empresa y a su punto de venta único.
Sin embargo, el software de monitoreo informático, combinado con otras herramientas de seguridad de datos, permite a las empresas detectar posibles violaciones de datos desde el principio y evitar que datos cruciales lleguen a las manos equivocadas.
Mejorar la productividad
El software de monitoreo por computadora le permite monitorear una gran cantidad de trabajadores simultáneamente. Cuando los trabajadores son conscientes de que usted está observando lo que hacen, es más probable que eviten distracciones y trabajen de manera más eficiente.
Tipos de software de monitoreo informático
Por lo tanto, el software de monitoreo informático sin duda tiene numerosos beneficios para una empresa. Sin embargo, a las empresas les puede resultar difícil decidir entre la gran variedad de herramientas disponibles. Antes de tomar una decisión, repasemos los tipos de herramientas de seguimiento más comunes.
Monitoreo de actividad
El software de monitoreo de actividad como Wolfeye es uno de los programas más efectivos pero controvertidos para monitorear cada movimiento de sus empleados en la oficina, desde el momento en que inician sesión hasta el momento en que se van. Este software permite a los gerentes vigilar todo lo que hacen sus trabajadores, encontrar los empleados con mayor rendimiento y cualquier recurso que requiera reasignación. También brinda amplias oportunidades para brindar apoyo a los empleados que puedan tener dificultades.
Productividad del empleado
El software de productividad de los empleados ayuda a las empresas a prosperar al mejorar la productividad de los empleados, ya sea que trabajen en el sitio o de forma remota. Las empresas suelen tener dificultades para mantener una lista precisa de sus trabajadores remotos.
Aquí es donde realmente brilla el software de productividad de los empleados. Monitorear la productividad de los empleados puede ayudar a las empresas de muchas maneras y generar mejores resultados e ingresos más rentables.
Gestión del rendimiento
El software de gestión del desempeño de los empleados es útil tanto para los gerentes como para los empleados. Puede ayudar a mejorar la productividad, identificar los mejores talentos, empleados que tienen problemas, menor rotación, ausencias, etc.
Este software permite a los gerentes y líderes de equipo generar y analizar datos de los empleados en tiempo real, lo que a su vez ayuda a las organizaciones a expandirse con mayores ganancias.
Asistencia y tiempo
Emplear la forma más eficiente de realizar un seguimiento automático del tiempo y la asistencia de los trabajadores. Este software realiza un seguimiento de todo el tiempo que los trabajadores dedican a diversas tareas, incluidos sus horarios de llegada y salida, así como sus períodos productivos e improductivos.
Entre los muchos beneficios de utilizar este software se encuentran mayores niveles de productividad y compromiso de los empleados, mayor rentabilidad y visibilidad del gasto financiero de la empresa.
software de recursos humanos
Este software es una parte importante para manejar y organizar todas las necesidades y objetivos de recursos humanos de una organización. El software de recursos humanos le permite tener un control total de todas las tareas relacionadas con recursos humanos, incluida la administración de nóminas y licencias.
También hace un gran trabajo al dirigir tiempo y esfuerzos importantes hacia iniciativas que son más productivas.
Cómo elegir la solución de monitoreo adecuada
Ahora que nos hemos familiarizado con varios software, veamos paso a paso cómo elegir el adecuado para su negocio.
Determine sus necesidades
Lo primero es lo primero: descubra por qué necesita una herramienta para controlar a sus empleados. Esto le ayudará a identificar sus necesidades de seguimiento precisas.
Piense en cosas como el uso de Internet, el control del tiempo, la asistencia, la productividad y el acceso a datos confidenciales como ejemplos de acciones de las que le gustaría realizar un seguimiento.
Investigar la ley
Investigue las reglas y regulaciones de su área con respecto a la confidencialidad y protección de datos antes de decidirse por una herramienta de monitoreo. Conozca las leyes y reglas de privacidad que se aplican al monitoreo de empleados. Encuentre una solución que cumpla con estos estándares y proteja la privacidad de los empleados.
Consulte las herramientas disponibles
Busque las numerosas herramientas de seguimiento de empleados disponibles. Intente encontrar proveedores de servicios que tengan un historial de clientes satisfechos y buenas evaluaciones.
Asegúrese de que funcione con sus sistemas actuales y preste mucha atención a sus características, funcionalidad y usabilidad.
Comparar características
Piense en las funciones que ofrece cada herramienta y vea si son relevantes para lo que necesita para el monitoreo. Busque herramientas que puedan bloquear sitios web, registrar pulsaciones de teclas, tomar capturas de pantalla, realizar un seguimiento de las aplicaciones y generar informes y análisis.
Asegúrese de que la herramienta pueda ajustarse para adaptarse a los requisitos específicos de su organización.
Considere la integración y la escalabilidad
Piense en qué tan bien la herramienta puede manejar su negocio en crecimiento. Descubra si el programa puede conectarse a los sistemas que ya tiene implementados, como los de gestión de proyectos, seguimiento del tiempo o recursos humanos.
La integración perfecta puede hacer que la recopilación y generación de informes de datos sea más rápida y sencilla.
La facilidad de uso
La facilidad de uso de una herramienta de monitoreo es una de las cosas más importantes que pueden hacer o deshacer su implementación exitosa. Compruebe que la navegación y la interfaz de usuario de la herramienta sean sencillas y claras.
Piense en cuánto tiempo les tomará a los gerentes y trabajadores acostumbrarse a utilizar la herramienta.
Seguridad de datos
Dado que el seguimiento de los empleados implica información confidencial, es importante dar prioridad a las funciones de seguridad y privacidad de la herramienta.
Encuentre una solución que ofrezca almacenamiento seguro, cifrado, restricción de acceso y anonimato de datos. Conozca las funciones de seguridad y manejo de datos de la herramienta para evitar agujeros de seguridad.
Costo y asistencia
Verifique los paquetes de pago de la herramienta de monitoreo informático, teniendo en cuenta los costos adicionales por complementos o asistencia técnica, así como los pagos recurrentes o los modelos de licencia.
Asegúrese de evaluar hasta qué punto el proveedor respalda sus productos con asistencia al cliente, incluida documentación, materiales de capacitación y respuestas a preguntas e inquietudes.
Periodo de prueba
Utilice pruebas o demostraciones gratuitas proporcionadas por proveedores de herramientas siempre que pueda. De esta manera, puede evaluar personalmente la compatibilidad de la herramienta y recopilar información de partes interesadas clave, como empleados, RR.HH. y TI. Estos conocimientos pueden guiarlo hacia una mejor elección.
Tira la palanca
Después de pensar detenidamente todo lo dicho anteriormente, sopese los beneficios y los inconvenientes de cada herramienta y elija la que mejor se adapte a sus objetivos y presupuesto. Asegúrese de que la implementación se realice sin problemas creando un plan de implementación que aborde inquietudes como la capacitación y la comunicación del personal.
Aproveche al máximo su software de monitoreo de computadora
No basta simplemente con implementar un software de monitoreo, también debe asegurarse de implementar las mejores prácticas como las siguientes.
Mantener la transparencia
Cada equipo tiene su propio conjunto de normas y prácticas en áreas como comunicación, gestión de tareas, asignación de tiempo y dinámica de equipo. Su valor depende de la claridad con la que describen el propósito de la empresa y de cómo contribuyen al éxito general del negocio.
Pero la implementación de software para empleados podría potencialmente alterar estas rutinas. Por eso es tan importante que los gerentes sean transparentes con sus equipos acerca de sus planes de seguimiento.
Quizás se pregunte por qué se recomienda ser transparente cuando se puede obtener información mucho más precisa con un seguimiento discreto.
Para empezar, en varios países la ley exige notificar a los trabajadores que sus dispositivos, ya sean propiedad de la empresa o no, a partir de entonces estarían sujetos a software de monitoreo.
Además, ser transparente también puede ayudar a que sus empleados se sientan cómodos con el software. Es mejor tratar a los empleados como miembros importantes de la empresa y hacerles saber por qué se deben tomar ciertas medidas y qué beneficios obtendrán ellos y la empresa del seguimiento.
Consultar empleados
Compartir sus planes para implementar herramientas de monitoreo en el lugar de trabajo también brinda a los trabajadores la oportunidad de expresar sus opiniones sobre el tema.
Es responsabilidad de la gerencia escuchar todas las quejas, brindar respuestas adecuadas y hacer ajustes a las decisiones basadas en ellas, independientemente de si se refieren a privacidad, desafíos técnicos, falta de aplicación o algo completamente diferente.
La dirección también debe confiar en los empleados para seleccionar el software de seguimiento de empleados más adecuado para las necesidades de su empresa, ya que serán ellos quienes interactuarán constantemente con la herramienta.
Evite el monitoreo selectivo
Involucrar a todos los empleados es crucial a la hora de realizar cambios a nivel empresarial. No puede haber diferentes niveles de supervisión para cada persona. Esto le proporcionará datos sobre la fuerza laboral inexactos e incompletos, además de ser injusto.
La vigilancia de los empleados tiene más éxito en las empresas cuando incluso los empleados de mayor rango están sujetos al mismo nivel de vigilancia. Esta es una gran oportunidad para que la alta dirección, en particular la alta dirección, demuestre su apoyo al seguimiento y su impacto positivo en el negocio.
Además, también se recomienda designar a una sola persona para administrar el programa y garantizar que solo los trabajadores necesarios tengan acceso a los datos.
Por ejemplo, puede ser el gerente de recursos humanos o los gerentes de equipo, ya que son ellos quienes considerarán las cifras de productividad al evaluar el desempeño del personal.
Comparte tus hallazgos
Tiene sentido querer utilizar programas específicos para monitorear a los empleados de modo que pueda recopilar todos los datos analíticos de la fuerza laboral que necesita para administrar su negocio como un reloj. Por lo tanto, una vez que el programa comience a recopilar datos, debe evaluarlos lo suficientemente rápido como para obtener los conocimientos iniciales y ponerlos en práctica.
Si tiene problemas que no vio venir o que no esperaba, asegúrese de informarles a los trabajadores pertinentes. Esta cultura de responsabilidad motivará a los empleados a esforzarse y superar sus expectativas.
Por supuesto, mientras lo hace, reconocer abiertamente el comportamiento excepcionalmente profesional de los empleados puede elevar la moral en todos los ámbitos y ayudar a reducir cualquier animosidad restante hacia el software.
Conclusión
Si bien monitorear a los empleados puede generar varios beneficios organizacionales, lo más importante es utilizar el tipo correcto de software para asegurarse de aprovechar al máximo su estrategia de monitoreo.