Cómo monitorear el correo de la empresa
Muchas empresas utilizan el correo electrónico como modo privado de comunicación y lo utilizan para enviar información y datos confidenciales. Sin embargo, a diferencia de otros datos confidenciales de la empresa, los correos electrónicos suelen estar desprotegidos.
Una forma de proteger eficazmente los datos del correo electrónico de la empresa es implementar mecanismos para monitorear dichos correos electrónicos. Esto se puede hacer a través de un software de monitoreo de empleados que permite automáticamente a los gerentes ver los correos electrónicos en los dispositivos propiedad de la empresa.
Lea a continuación para obtener más información sobre cómo el software de monitoreo puede ayudarlo a proteger el correo de su empresa.
¿Por qué las empresas deberían monitorear los correos electrónicos?
Una encuesta de 2007 encontró que el 43% de las empresas monitorean el correo electrónico de sus empleados y el 66% de su uso de Internet.
La mayoría de las empresas que monitoreaban los correos electrónicos de los empleados normalmente utilizaban “herramientas tecnológicas” para automatizar el proceso, lo que podría implicar revisar los correos electrónicos en busca de lenguaje ofensivo o simplemente guardar copias de los correos electrónicos para cuando los gerentes necesitaran uno específico.
Estas estadísticas muestran claramente la prevalencia del monitoreo del correo electrónico, pero uno puede preguntarse por qué las empresas sienten la necesidad de monitorear los correos electrónicos en primer lugar.
El monitoreo del correo electrónico es esencial para proteger su negocio de cualquier incidente desfavorable que pueda ocurrir como resultado de las acciones dañinas de sus empleados o ataques externos, como phishing, spam y otras actividades similares.
A continuación se muestran algunos escenarios en los que es posible que necesite implementar sistemas para monitorear el correo electrónico de la empresa:
Seguimiento de la productividad
El robo de tiempo por parte de los empleados puede ser perjudicial para una empresa. Implica que los empleados dediquen tiempo a la empresa a realizar tareas no relacionadas con el trabajo.
Revisar los correos electrónicos relacionados con el trabajo de un trabajador puede ayudarle a evaluar qué tan bien están utilizando su tiempo y recursos.
Además, al revisar la correspondencia interna por correo electrónico entre su personal, puede obtener una mejor comprensión del estado general de la organización. Esto puede ayudarle a evaluar las políticas comerciales y ajustarlas en consecuencia.
Protección de Datos
Muchas empresas confían a sus empleados información confidencial, incluidos secretos comerciales, registros financieros, propiedad intelectual y más.
Si bien la gran mayoría de los empleados trabajarán honestamente para honrar esa confianza, puede haber algunos empleados deshonestos o negligentes dentro de su empresa que puedan comprometer esta información. La monitorización continua de las comunicaciones de la empresa permite la detección temprana de este tipo de amenazas potenciales, lo que le permite intervenir a tiempo para evitar daños.
Ataques externos
Incluso en ausencia de amenazas internas maliciosas, es posible que un empleado comprometa información sin saberlo a través de spam o mensajes de correo electrónico dañinos.
Los peligros que plantean el spam y los mensajes de correo electrónico dañinos incluyen phishing, problemas de virus, esquemas de ingeniería social y más. Es posible detectar una amenaza potencial al revisar cuidadosamente los correos electrónicos entrantes en busca de contenido cuestionable.
Acoso
El acoso en el lugar de trabajo es un problema importante que afecta a 79,3 millones de trabajadores sólo en Estados Unidos. El acoso puede manifestarse de varias maneras, como conducta sexual inapropiada, intimidación, humillación selectiva y rumores dañinos.
Aunque el ciberacoso es más común en las reuniones en línea, también puede ocurrir y ocurre en el lugar de trabajo a través del correo electrónico. Las empresas pueden poner fin al abuso del correo electrónico y otras dificultades en el lugar de trabajo creando regulaciones exhaustivas sobre el correo electrónico y monitoreando los correos electrónicos de los empleados con tecnologías.
Cómo monitorear el correo de la empresa
Ahora que hemos analizado todos los diversos beneficios que puede aportar la supervisión del correo electrónico, analicemos cómo puede supervisar el correo electrónico de su empresa.
Hay dos formas principales para que las empresas controlen sus correos electrónicos:
Software de monitoreo
Se trata de un software especializado repleto de funciones que permite a los gerentes realizar un seguimiento de la actividad de los empleados, incluida la actividad del correo electrónico.
Estos programas pueden monitorear todo el tráfico de correo electrónico entrante y saliente, detectar comportamientos cuestionables y marcar determinadas palabras o archivos adjuntos como spam. Es posible que se solicite a los empleados que instalen software de monitoreo en los dispositivos proporcionados por la empresa o que lo conecten al sistema de correo electrónico.
Escritorio remoto
Estas herramientas enfatizan especialmente el acceso y el monitoreo al escritorio al brindar a los empleadores la opción de monitorear la actividad de la pantalla de sus empleados en tiempo real. Con esta función, las empresas pueden monitorear el uso del dispositivo y el correo electrónico de sus empleados en tiempo real.
Se recomienda que las empresas busquen una solución de monitoreo integral como Wolfeye que incorpore funciones de monitoreo y escritorio remoto.
Wolfeye es una solución de monitoreo de 360 grados que le brindará una imagen completa de las actividades de sus empleados, junto con amplias funciones de generación de informes.
Mejores prácticas para la supervisión del correo electrónico
Aunque el monitoreo del correo electrónico tiene enormes beneficios para la protección de datos y la productividad de los empleados, es importante tomar medidas proactivas para minimizar los riesgos asociados con este tipo de monitoreo.
Después de todo, cuando se hace incorrectamente, el seguimiento puede bajar la moral de los empleados y hacer lo contrario de lo que se pretendía.
A continuación se detallan algunas de las mejores prácticas que las empresas deben considerar al monitorear el correo electrónico de la empresa:
Aclarar expectativas
Informe a su personal que la empresa gestiona y supervisa todos los correos electrónicos (enviados y recibidos) y que solo deben utilizar el correo electrónico de la empresa para asuntos relacionados con el trabajo. Esto ayuda a evitar problemas legales en el futuro y aclara las expectativas de los empleados sobre la privacidad en el lugar de trabajo.
Establecer los principios
Establezca pautas claras para la comunicación por correo electrónico para evitar peligros potenciales a manos de empleados desprevenidos, como ataques de phishing.
Algunos ejemplos de estas pautas incluyen el uso de una herramienta de cifrado al enviar documentos o datos críticos de la empresa y mantenerse alejado de enlaces cuestionables en los correos electrónicos.
Política de retención de datos
Determinar qué tipo de correos electrónicos se deben guardar, por cuánto tiempo y por qué medio dentro de la empresa. Recuerde que la retención cuidadosa de los datos es una parte importante del seguimiento ético de los empleados.
Consecuencias generales
Describa las posibles repercusiones que se pueden imponer a los empleados que no cumplan con las normas especificadas por la empresa. Estos pueden diferir según la amenaza y pueden incluir desde una suspensión temporal hasta despidos permanentes.
Monitorear indicadores específicos
Esté atento a los indicadores comunes de riesgos del correo electrónico cuando monitoree y filtre la correspondencia comercial. Los intentos de phishing a menudo implican ciertas señales reveladoras, como nombres de dominio mal escritos o una combinación de enlaces reales y falsos. Saber exactamente qué buscar puede ayudarle a intervenir a tiempo.
Conclusión
Una estrategia eficaz de seguimiento del correo electrónico debe comprender múltiples aspectos de seguimiento que permitan a los gerentes obtener información detallada sobre los procesos de la empresa y cualquier posible amenaza interna.
Recomendamos encarecidamente a los gerentes que consideren una herramienta de seguimiento integral que pueda facilitar dicha estrategia.