Monitor para trabajar desde casa
Los empleados mal pagados o excesivos pueden ser perjudiciales para el éxito de una empresa. Y este riesgo aumenta sustancialmente cuando los equipos cambian a un entorno remoto. Después de todo, ¿cómo se aseguran los gerentes de que los empleados trabajen de acuerdo con las horas registradas?
Afortunadamente, el software de seguimiento de empleados hace que esto sea fácil de hacer. Este software permite a los gerentes rastrear de forma remota las actividades informáticas y web de los empleados, lo que puede ayudarlos a identificar cualquier discrepancia en las horas de trabajo de los empleados.
Lea a continuación para obtener más información sobre cómo el software de monitoreo de empleados puede funcionar como una herramienta esencial para el monitoreo remoto de empleados.
¿Por qué monitorear el trabajo desde casa de los empleados?
Antes de decidir implementar una herramienta de monitoreo remoto, es importante considerar las razones por las que debería monitorear a los empleados remotos. Esto también puede ayudarle a determinar los requisitos específicos de su empresa.
Garantizar la rendición de cuentas
La mayor flexibilidad y el control laxo inherentes a los entornos de trabajo remoto tienden a hacer que los empleados sean irresponsables a la hora de mantener un nivel de trabajo. Un beneficio importante del monitoreo remoto es que permite responsabilizar a los trabajadores al imitar la cantidad de monitoreo en los lugares de trabajo tradicionales.
Los empleados que son conscientes de que están siendo monitoreados asumen una mayor responsabilidad por su trabajo y los empleadores también obtienen información sobre la cantidad de trabajo realizado por los trabajadores remotos. Esto ayuda a ambas partes a evitar cualquier problema a largo plazo que pueda surgir en el futuro.
Proporcionar recompensas e incentivos
No es raro que algunos trabajadores sean muy apreciados mientras que otros no son apreciados. La falta de reconocimiento puede parecer inofensiva, pero es increíblemente peligrosa ya que puede provocar que las empresas pierdan empleados que trabajan duro.
El riesgo de subestimación es más frecuente en entornos remotos. A pesar de ser puntuales en las tareas y realizar un trabajo excelente, muchos empleados remotos pasan desapercibidos, simplemente porque la naturaleza de sus trabajos dificulta el seguimiento de su desempeño.
La supervisión remota de los empleados facilita el seguimiento de la productividad y la identificación de los empleados de alto rendimiento. De esta manera, los directivos pueden reconocer el arduo trabajo y recompensar a los empleados en consecuencia. Esto conducirá a un aumento de la motivación de los empleados, lo que a su vez mejorará su desempeño.
Prevenir el agotamiento
Muchas empresas y organizaciones asignan muy pocas responsabilidades a empleados específicos. Por otro lado, algunas personas terminan cargando con la mayor parte de la carga de trabajo. Esta distribución desigual de la carga de trabajo puede ser perjudicial para el bienestar físico y emocional de sus empleados, provocando un agotamiento severo.
La mejor manera de resolver este problema es monitoreando constantemente a sus empleados remotos. Con herramientas de monitoreo de primer nivel como Wolfeye, los gerentes pueden identificar fácilmente qué empleados pueden tener dificultades. Una vez que tenga una idea de qué empleado está dedicando demasiadas horas, puede transferir parte de su carga de trabajo a otros empleados.
Agilizar procesos
Otra ventaja potencial del monitoreo remoto es que brinda a las organizaciones la capacidad de comprender mejor las actividades comerciales e identificar qué ajustes del sistema son esenciales.
A través del monitoreo remoto, las empresas pueden saber qué departamentos están funcionando bien, cuáles tienen dificultades y cuánto tiempo suelen perder los empleados a diario. Además, puede revelar qué recursos se están utilizando de forma eficaz y cuáles no.
Con esta información, los superiores relevantes pueden realizar modificaciones en las operaciones y optimizar aún más los procesos comerciales.
Cómo utilizar el software de monitoreo para empleados que trabajan desde casa
Ahora que hemos descrito todos los beneficios que ofrece un software de monitoreo eficaz como Wolfeye, hablemos de cómo puede utilizar este software para administrar y monitorear de manera eficiente su fuerza laboral remota.
Aclarar expectativas
Las expectativas poco claras o inconsistentes pueden perjudicar realmente el flujo de trabajo de sus empleados. Muchos supervisores no son buenos para dar a sus empleados fechas de entrega específicas. Cuando esto sucede, es un gran dolor de cabeza tanto para las empresas como para sus empleados remotos.
Si bien la dirección cuenta con el trabajo que se entregará, los trabajadores remotos no tienen forma de cumplir con este plazo debido a una mala planificación de la gestión del tiempo.
Existe una variedad de software de seguimiento de empleados que pueden ayudarle a configurar tareas y fechas de entrega sin esfuerzo. Por ejemplo, las empresas pueden publicar un proyecto de forma remota, definir sus requisitos y delegar tareas a los empleados.
Dondequiera que esté en el flujo de trabajo, este software lo mantendrá en contacto con su equipo y le brindará actualizaciones frecuentes sobre su progreso.
Hacerlo le ahorrará el tiempo y el esfuerzo de esperar a que llegue el trabajo. En cambio, puede monitorear el rendimiento del personal, establecer líneas de comunicación claras y pedirles que completen su trabajo antes de la fecha límite.
Establecer KPI
Para aprovechar al máximo su software de seguimiento de empleados, es importante personalizarlo para recopilar datos sobre los KPI exactos necesarios para lograr los objetivos de su negocio. Al establecer KPI, asegúrese de que sus indicadores sean:
Específico
Defina KPI claros y medibles en lugar de objetivos generalizados. En lugar de apuntar a la luna con un objetivo vago como “aumentar los ingresos”, pruebe con algo más específico como “aumento del 5% en los ingresos por ventas mensuales”.
Realista
Tome nota de sus recursos y activos para asegurarse de que sus KPI sean razonables y alcanzables. Por ejemplo, antes de establecer una meta para la cantidad de proyectos que los empleados deben terminar cada mes, tenga en cuenta su carga de trabajo y capacidad actuales.
Limitados en el tiempo
Establezca fechas de finalización específicas para KPI. Por ejemplo, considere un KPI como “enviar el informe antes de finales de febrero” que exige la conclusión de una tarea dentro de un período de tiempo determinado.
Comentarios consistentes
Si desea que sus empleados sepan cuál es su situación en términos de desempeño, debe brindarles comentarios con frecuencia y no solo durante su revisión anual. De esta manera, sus empleados podrán determinar exactamente en qué se están quedando cortos y cómo solucionar el problema.
Muchos software de seguimiento remoto de empleados permiten a los gerentes evaluar el desempeño de sus empleados en tiempo real. Esto ayuda a los gerentes a brindar retroalimentación objetiva y constructiva. También les proporciona evidencia para respaldar sus comentarios y sugerencias para que los empleados puedan comprender mejor los requisitos específicos.
Seguimiento de asistencia
El software de seguimiento de empleados puede ser una excelente alternativa al registro manual de horas y a las montañas de correos electrónicos enviados a Recursos Humanos por los trabajadores solicitando tiempo libre.
Sin duda, puede ser una verdadera molestia para los departamentos de recursos humanos realizar un seguimiento de la asistencia diaria de cada empleado. Esto es especialmente cierto en el caso de un equipo grande que incluye trabajadores tanto en la oficina como remotos.
Si sus empleados informan con frecuencia inconsistencias en su asistencia, es posible que desee considerar invertir en software de monitoreo. El uso de este software también podría ayudar a su departamento de recursos humanos a lidiar con la sobrecarga de datos.
El software de monitoreo remoto de empleados es crucial para aumentar la eficiencia y la producción en cualquier equipo, sin importar cuán pequeño o distante sea. Ya sea que estén físicamente allí o no, este software permite a los empleados iniciar y cerrar sesión en el trabajo sin esfuerzo.
Las funciones de seguimiento del tiempo de este software son altamente personalizables, lo que facilita que sus trabajadores remotos soliciten tiempo libre con solo unos pocos clics. Esto elimina la necesidad de realizar un seguimiento de los correos electrónicos y reduce el papeleo. Los registros se actualizarán si sus empleados envían una solicitud de licencia y el departamento de recursos humanos la aprueba.
Un software de seguimiento eficaz también registra el número de horas extra que han trabajado los empleados, que luego los gerentes pueden tener en cuenta al momento de la compensación o evaluación.
Monitoreo web/aplicaciones
En ausencia de monitoreo manual, los empleados remotos tienen acceso a una gran cantidad de sitios web y aplicaciones para distraerlos de la realización de tareas importantes. En tales casos, resulta importante para una empresa realizar un seguimiento de las actividades web y de aplicaciones de los empleados.
Afortunadamente, en lugar de tener que interrogar a los miembros de su personal uno a uno, puede utilizar un software de seguimiento remoto de empleados para realizar un seguimiento preciso.
Hoy en día, es fácil encontrar software de seguimiento de empleados como Wolfeye que proporciona a los gerentes actualizaciones periódicas sobre cuánto tiempo pasan sus empleados en diversas aplicaciones, documentos y sitios web.
Este software incluso proporciona datos sobre el tiempo de inactividad de sus empleados para que los gerentes puedan obtener una imagen completa de las actividades de sus empleados.
Hacer un seguimiento de estos datos puede ayudarle a comprender por qué sus empleados pueden no cumplir con los plazos. También puede ayudar a brindar a los trabajadores cierto margen de maniobra para cumplir con los plazos a pesar de atender asuntos personales.
Riesgos de implementar software de seguimiento de empleados
Implementar un buen software de monitoreo remoto puede cambiar las reglas del juego en términos de productividad, pero no está exento de riesgos. Los empleadores deben ser conscientes de estos riesgos potenciales para poder abordarlos a tiempo. Hablemos de algunos de los riesgos más comunes asociados con la implementación de software de seguimiento de empleados.
Monitoreo excesivo
A medida que la empresa implementa el monitoreo de los empleados, es normal que los gerentes sientan la necesidad de “tomar medidas enérgicas” contra los empleados remotos y hacer que todos trabajen según los requisitos de la empresa.
Sin embargo, es importante recordar que el monitoreo excesivo es como una plaga que puede propagar sentimientos de resentimiento y desconfianza en su fuerza laboral remota. Además, ser monitoreados en su propia casa puede hacer que muchos trabajadores remotos se sientan estresados y ansiosos.
Esto puede deteriorar rápidamente el sentido de confianza y unidad que tienen los trabajadores en el trabajo. También marca un cambio en el abandono de la preocupación por los empleados como personas y hacia un trato más como una mercancía, centrándose en cuántas horas dedican a la oficina en lugar de en los resultados que producen.
Desafortunadamente, a largo plazo, esto puede afectar negativamente la satisfacción y la moral de los empleados.
Cultura laboral tóxica
Como se indicó anteriormente, el monitoreo remoto de los empleados, cuando se usa de manera inapropiada, puede causar desconfianza y resentimiento severos. Estos sentimientos entre los empleados pueden dar lugar a una cultura laboral tóxica que obstaculiza la productividad.
Las únicas empresas que pueden aprovechar los beneficios del software de monitoreo remoto son aquellas que aún mantienen la confianza esencial que requiere una cultura laboral saludable.
Cuando se utiliza correctamente, el seguimiento puede motivar a los empleados mediante controles diarios y una mayor participación. Estas empresas también ofrecen a sus empleados un amplio margen de maniobra en cuanto a sus horas de trabajo y sólo evalúan la productividad en función de los resultados.
Sin embargo, incluso con tanta libertad y margen de maniobra, es importante lograr un equilibrio. Por eso es fundamental que los gerentes proporcionen mucha claridad en sus expectativas y responsabilicen a sus empleados.
Transparencia
Cuando las políticas y procedimientos de la gerencia con respecto al monitoreo de los empleados no son claros, puede generar escepticismo sobre sus acciones.
Un entorno de trabajo remoto exitoso requiere confianza mutua. Si los empleados no confían en sus empleadores, perderán interés en su trabajo e incluso pueden buscar empleo en otro lugar.
Ser transparente y abierto durante la implementación ayuda a los empleados a comprender por qué están siendo monitoreados y cómo se utilizan los datos.
La comunicación abierta y la confianza también son características distintivas de un entorno laboral de apoyo que prioriza el bienestar emocional y psicológico de los empleados.
Legalidad
Los empleadores en los Estados Unidos generalmente tienen la autoridad legal para monitorear las actividades en línea de sus empleados en las computadoras propiedad de la empresa mientras están trabajando. Esto incluye el uso de redes sociales, envío y recepción de correos electrónicos y cualquier comunicación en plataformas de mensajería instantánea.
Sin embargo, diferentes países tienen diferentes requisitos legales. Cada jurisdicción tiene su propio conjunto único de leyes y regulaciones que los empleadores deben seguir en lo que respecta a la privacidad de los empleados, la seguridad de los datos y otros requisitos de cumplimiento.
Debido a la naturaleza siempre cambiante de las leyes laborales y de privacidad, se recomienda encarecidamente buscar el asesoramiento de abogados que se especialicen en la industria y jurisdicción de su empresa antes de tomar decisiones.
Además, las leyes relativas al seguimiento de los empleados también varían según el estado de los Estados Unidos. Los empleadores en Connecticut y Delaware, por ejemplo, pueden monitorear legalmente las actividades en línea y los correos electrónicos de sus trabajadores siempre que lo notifiquen con anticipación.
Asegúrese de consultar con un abogado las regulaciones de su jurisdicción sobre el monitoreo de empleados remotos.
Los avances recientes en la legislación sobre privacidad en el lugar de trabajo han puesto énfasis en la apertura, la seguridad y las prácticas éticas de recopilación de datos.
Tomemos el caso de la Enmienda a la Ley de Derechos Civiles de Nueva York de 2021, que exigía que los empleadores de Nueva York avisaran a los trabajadores con antelación antes de controlar su uso de Internet, teléfono o correo electrónico.
Conclusión
Si bien es cierto que la gran mayoría de los trabajadores prefieren trabajar desde casa, esto puede complicar las cosas para las empresas, que luchan por controlar la productividad en esos entornos. Afortunadamente, implementar un software de seguimiento de empleados puede facilitar este trabajo a las empresas.